人事档案管理在人力资源管理中的作用浅析

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浅析人事 档案 管理在人力资源管理中的作用

　　摘要：

　　人事档案在人力资源管理过程中起着非常重要的作用，它是识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。科学的人事档案管理能促进人力资源的开发和使用。人事档案管理必须适应现代管理化管理的要求，积极拓展服务职能，为人力资源开发提供强有力的保障。

　　关键词：

　　人事档案管理;人力资源管理;作用

　　人力资源管理是一种管理员工关系的战略方法，它强调开发员工的潜能对获取持续竞争优势有至关重要的作用。人力资源管理是以“人”为中心，高层管理人员应尽可能地培育并保持最佳员工队伍，最大限度地实现个人目标和组织目标的有机统一，使组织成长与个人能力发展相适应。

　　人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记录和反映个人经历、德能勤绩、工作表现，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史

　　记录。人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据，是国家档案的

　　重要组成部分。

　　由此可见，人事档案与人力资源管理的关系十分密切。人事档案是人力资源管理过程中产生各种信息的有效载体，人事档案的内容(包括个人 简历 、德能勤绩等)是人力资源管理过程中识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。人力资源管理与人事档案管理互为作用，

　　互相促进，人力资源的广泛使用能促进人事档案的发展，而人事档案的科学化管理，又会推

　　动人力资源的开发。

　　一、人事档案管理对人力资源开发的促进作用

　　1.有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力。人事档案全面记录了员工的个人经历、德才表现及发展过程，通过档案可以了解员工的过去，掌握现在，从而预测其发展潜力，及时发现人才，避免压制人才，埋没人才;依据人事档案提供的信息，可以使各类人才扬长避短，各司其职，最大限度地发挥人才效力。

　　2.促进人力资源的合理配置。利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息，从而对其进行科学管理，根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，在组织内进行合理配置，因事而择人，因人以治事，把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，充分发挥人才的特长，促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动，避免人才挤压和用非所学的现象产生，为企事业的发展迅速、合理地配置人力资源。

　　3.有利于人力资源需求预测的科学化与规范化。影响人力资源需求的因素主要来自组织内部，有效的人事档案对分析组织内部人力资源状况是否适应组织的变革与发展要求，制定科学的人力资源计划起着重要作用，脱离人事档案管理而做的人力资源需求预测必然是盲

　　目的。

　　二、人事档案管理不足对人力资源开发的负面作用

　　人力资源管理随着时代的发展出现了新的趋势(最好用简洁的字眼概括地指出是什么“新趋势”，如流动性、电子化(或叫“网络化”)，而目前人事档案管理存在的不足，已经不能适应人力资源发展的需求，并对其发展产生了负面影响，主要表现在以下方面：

　　1.档案材料失真现象妨碍了人力资源的合理配置。真实性是档案的基本特性，没有真实性，人事档案也就失去了利用价值，失真现象削弱了人事档案的严肃性。我们在工作中发现有的档案材料中年龄越填越小，学历越填越高，工龄越填越长，有的档案材料甚至出现涂改痕迹。这些情况的出现，使档案丧失了真实性、权威性、严肃性，使得人力资源计划中的配置计划、退休解聘计划、补充计划不能正确制定，必将对当前配置及未来人力资源的供求造成负面影响，从而有可能使组织错过发展机遇。

　　2.档案材料内容简单雷同，降低了人事档案对人力资源开发的参考价值。人事档案是一个人在社会实践活动中成长的真实写照，本应全面、历史、客观地反映一个人的真实面貌，使考察者在翻阅档案时能够一目了然，如见其人。然而，如今人事档案材料单一，内容抽象，鉴定、考察材料中套话、空话多，体现不出个性特色，失去真正意义上的参考价值，进而影响到员工的正常晋升和选拔，挫伤了员工的积极性，导致组织蒙受不必要的损失。

　　3.个人档案材料分散、缺失，破坏了人事档案的整体性，降低了人力资源的效力。人事档案归档过程应是一个前后衔接、有机统一的整体，但长期以来，由于宣传力度不够，个人不够重视，致使档案材料分散、缺失。如由于工作调动，致使一部分材料滞留在原单位;学生参加工作，档案留在学校;取得学历文凭，学历材料存放在自己手里，等等。现阶段人才流动性大，各单位为引进高素质人才，采取一系列措施吸引人才，包括为引进人才重新建档。弃档、重新建档现象，破坏了人事档案内容的完整统一，降低了人力资源的效力。

　　4.人事档案管理手段落后，制约了人力资源的开发。现代人力资源管理要求人事档案管理科学化，及时有效地提供各种信息，为人力资源管理提供服务。但现阶段人事档案管理仍处于传统的管理模式，以手工操作、检索为主，管理人员满足于看摊守点，缺乏创新精神和竞争意识，无法为人力资源开发提供有效的服务。

　　三、改进人事档案管理，为现代人力资源管理服务

　　人事档案管理必须要适应现代化管理的要求，积极拓展管理职能，使人事档案工作真正适应人力资源管理的新要求，为人力资源开发提供强有力的保障。

　　1.切实提高档案管理人员的素质。在知识经济时代，随着现代化水平的不断提高，旧有的管理模式已不能适应现代人力资源管理的需要。在引进高素质人才充实到档案管理部门的同时，要注重对现有人员进行培训，全面提高档案管理人员的素质，使他们能够适应新形势下的新要求;要让他们端正思想，摆正位置，增强服务意识，改变过去坐等上门的被动服务方式，积极主动地与各部门沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为人力资源管理服务，为高层决策服务。档案管理人员要肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任，提高全民档案意识，形成人人关心档案的局面。

　　2.建立健全合理的人事档案管理 制度 。在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况的规章制度，必须进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案 管理制度 ，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在材料的收集上要做到及时、完整;在材料的鉴别上必须做到去伪存真，确保材料的真实性;在材料归档中要做到分类准确，装订整齐;在递转档案中要做到按章办事，确保档案材料安全可靠;在别人查阅、传阅档案时，要热情服务而又不失原则，注意档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系，及时更新、补充档案新材料。这一切，都离不开严格合理的规章制度。

　　3.加快人事档案工作科学化、现代化进程。随着时代的发展，档案材料越积越多，传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，容易延误时间，而且出错率较高。建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。人事档案现代化信息管理系统是以员工个人人事信息为基础的信息联网系统，通过微机终端和系统互联，可以实现个人信息微机检索和联网查询，及时更新档案信息，最大效益地为育才、用才、激才、留才提供服务，更好地为单位各项事业的发展做出贡献。

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雁塔区14760829594： 企业人事管理的概念、特征、作用是什么? - ？
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雁塔区14760829594： 机关事业单位人事档案管理的重要性有哪些 - ？
曹薇卤米： 人事管理中企业所有者将人视为成本,在他们看来,雇员的所得正是他们的所失,在他们眼里这仅仅是一个简单的零合游戏,所以劳资关系比较紧张,人事部门经常陷于劳资纠纷的陷阱之中,他们被迫通过服务,保障,职工参与等手段缓和劳资关系.在人力资源管理中视人为可开发并能带来收益的资源,企业将主动建立互相信任,充分参与,合作的关系,是一种双赢游戏.

雁塔区14760829594： 人事档案管理与一般档案管理不同之处 - ？
曹薇卤米： 在人们的工作生活中,档案的确扮演着重要的角色.它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹,是工作经历的记录.现在很多人误认为人事档案没用,要不要都可以.而在现代劳动用工管理中,人事档案的作用包括两个方面:对职工个人而言,人事档案管理部门可以据此为员工提供办理护照、港澳通行证的政审手续;提供婚姻状况证明;为流动人员提供身份认定和办理社会保险;为员工代办申报职称;根据档案确定退休年龄;根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄;代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整;出具与人事档案有关的证明材料等等. 【提示】人事档案一般由人力资源部门或单位政工科专人管理;普通档案则由办公室档案员管理.

雁塔区14760829594： 档案很重要吗? - 做任何工作都一定要有档案吗?假如丢了怎么办?？
曹薇卤米： 档案的确很重要: 个人档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料.起着凭证、依据和参考的作用,在个人转正定级、职称申报、确定身份...

雁塔区14760829594： 人事档案管理系统有什么优势? ？
曹薇卤米： 管控人工成本,创造管理利润,借助人事管理系统企业可以明晰多级组织结构图,实现各级管理者全面掌握所属员工各类信息,实施有效、及时控制的需要.基于对单位人员规模和各序列用工总量两个途径的主动节流,对员工进行精细化信息管理,控制员工规模,较大限度地发挥现有员工人均产出能力,简化不必要的中间层管理,节省了管理开支.

雁塔区14760829594： 人事档案重要么,有啥用?假如毕业实习时一年内换好几家公司,还能转成人事档案么? - ？
曹薇卤米： 人事档案本质上说没啥用,但是有用的地方都是些形式上的要求,比如说申领一些资格的什么要档案存放地开个证明什么的,所以说,档案还是应该妥善保管,一年内转好几次公司档案照样转,没问题的.还没毕业的话新公司开个接受函,旧公司出个退函,到学校就业办公室重新改下派遣就行.

雁塔区14760829594： 培训机构管理系统有哪些特色功能? ？
曹薇卤米： 一、基本管理功能:培训学校管理系统具有强大的办公管理,有工作任务、工作计划、工作总结、教学日志、公告通知、文档管理、个人便签等功能,方便学校日常的办公...