成功女秘书的能力和职业素养

如何提升个人职业能力和职业素养~

职业素养提升的主要目的是据此影响并修正员工的行为，管理者是指挥兵将的将军，将军就要起到表率作用，本课程围绕管理的七个凡有，和卓越管理者的三个角色展开讲解，意在帮助更多的管理者对管理有更深的认知。

1、保持积极的心态
　　人与人之间只有很小的差别，但这种很小的差别却往往造成巨大的差异，很小的差别就是所具备的心态是积极的还是消极的，巨大的差异就是成功与失败。也就是说，心态是命运的控制塔，心态决定我们人生的成败。我们生存的外部环境，也许不能选择，但另一个环境，即心理的、感情的、精神的内在环境，是可以由自己去改造的。成功的不一定都是企业家、领袖人物。成功，是指方方面面取得的成功，其标志在于人的心态，即积极、乐观地面对人生的各种挑战。
2、要有明确的目标
　　有了目标，内心的力量才会找到方向，漫无目标的努力或漂荡终归会迷路，而你心中的那座无价的金矿，也因得不到开采而与平凡的尘土无异。你过去和现在的情况并不重要，你将来想获得什么成就才是最重要的。有目标才会成功，如果你对未来没有理想，就做不出什么大事来。设定目标后订出中长期计划来，而且还要怀着迫切要求进步的愿望。成功是需要完全投入的，只有完全投入到你所从事的职业中去，才会有成功的一天；只有全身心地热爱你的生活，才会有成功的一天。
3、多走些路
　　做个主动的人。要勇于实践，你的成功也就是因为多走了些路，找到了别人未找到的另外一点东西。抓住机会，掌握机会，做个积极主动的人，并养成及时行动的好习惯。
4、正确的思考方法
　　成功等于正确的思想方法加信念加行动。要想成为思想方法正确的人，必须具备顽强坚定的性格，挖掘潜力，进行“我行”、“我是优秀的”、“还须再改进”的心理暗示。
5、高度的自制力
　　自制是一种最艰难的美德，有自制力才能抓住成功的机会。成功的最大敌人是自己，缺乏对自己情绪的控制，会把许多稍纵即逝的机会白白浪费掉。如愤怒时不能遏制怒火，使周围的合作者望而却步；消沉时，放纵自己的萎靡。
6、建立自信心
　　一个人能否做成、做好一件事，首先看他是否有一个好的心态，以及是否能认真、持续地坚持下去。信心大、心态好，办法才多。所以，信心多一分，成功多十分；投入才能收获，付出才能杰出。永远不要被缺点所迷惑。当然，成功卓越的人只有少数，失败平庸的人却很多。成功的人在遭受挫折和危机的时候，仍然是顽强、乐观和充满自信，而失败者往往是退却，甚至是甘于退却。我们应该学会自信，成功的程度取决于信念的程度。
7、创新致胜
　　创造力是最珍贵的财富。如果你有这种能力，就能把握事业成功的最佳时机，从而创造伟大的奇迹。创新思维比常规思维更具明显的优势特点：A、具有独创性；B、机动灵活；C、有风险意识。创新思维无论取得什么样的成果，都具有重要的认识论和方法论的意义，因为即便他的不成功结果，也会向人们提供了以后少走弯路的教训。常规性思维虽然看起来“稳妥”，但它的根本缺陷是不能为人们提供新的启示。创新必胜，保守必败。
8、充满热忱
　　你有信仰就年轻，绝望就年老。失去了热忱，就损伤了灵魂。热忱是一种最重要的力量，有史以来没有任何一件伟大的事业不是因为热忱而成功的。热忱要有高尚的信念，如果热忱出于贪婪和自私，成功也会昙花一现。唯有热忱的态度，才是成功推销自己的重要因素。热忱的心态，是做任何事情都必需的条件。热忱是一种积极意识和状态，能够鼓励和激励他人采取行动，而且还具有感染和鼓舞他人的力量。
9、富有合作精神
　　合作是企业振兴的关键。而企业家的威信又是合作的关键。合作，企业就繁荣；纷争，企业就衰退。合作就有力量，合作是老板才能的基础，合作加速成功。
10、正确对待失败
　　失败是正常的，颓废是可耻的，重复失败则是灾难性的。失败为成功之母，要从挫折中吸取教训。成功是一连串的奋斗。要敢于屡败屡战，要摒弃消极思想，全力以赴，不消极等待，在吸取教训中改善求进，“成功是经过多次错误甚至大错之后才得到的”，用毅力克服阻碍，做自己的对手，战胜自己。
11、永葆进取心
　　拥有进取心，你才能成为杰出人物。进取心是成功的要素，应学会不为报酬而工作的精神，要有任劳任怨的敬业精神，勤学好问，不耻下问是放之四海而皆准的行为准则。
12、合理安排时间和金钱
　　记住，浪费时间，就是浪费机会。效率就是生命，要把精力集中在那些回报率大的事情上，别把时间花费在对成功无益的事情上。每天都有一个处理事情的先后顺序及进度，并身体力行，定期检查，杜绝懒惰和拖拖拉拉。金钱不是万恶之源，贪财才是万恶之源。金钱可以使你自信和充分地表现自我，养成储蓄的习惯，经济独立才有真自由。在金钱交往中，无论是公共关系，还是私人关系，应遵守互惠互利的原则，才能健康的长久发展。成功者要有赚钱的素质。

专业秘书的定义是：一位秘书是一位主管的助手，他们具备熟练的办公技能，无需旁人指挥而能负责完成任务，表现积极主动，运用判断力行事，在他（她）的许可权内做决策，他们同时也是沟通、协调及合作的中枢，使大家能合力为达成公司目标努力。参谋助手、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查，是秘书工作的几项基本职能。要顺利履行这些职能，就要求秘书人员是一个“通才”、“全才”，甚至是“超才”。　1.　专业秘书必须具有良好的语言能力、个性成熟稳定、谨守本分、保密、尽忠职守、学识涵养丰富、有良好的沟通与协调的能力，此外利落出色的外形也能使他们加分。同时，秘书要有大将风度，还必须做得与众不同，才能在秘书群体中脱颖而出。
2.秘书的人际关系网络也很重要，凡是外出都应带上名片。。
　　秘书在公司常能取得第一手信息，掌握先机，由此也拥有广泛的个人发挥空间，除此之外，秘书还拥有良好的人脉关系，并有较多机会应用自己的敏锐度观察了解主管的工作模式及想法。如果秘书比较了解老板的人际关系，并注意到老板人际关系的影响，就会获得意想不到的好处。但同时秘书也应注意，尤其是人力资源主管和大老板的秘书讲话都要注意，员工容易把秘书的言论代表老板或公司的观点。
3.秘书处事九大法则：1）要严守机密，取得老板的信任；2）一定要公私分明，对所有的客户一视同仁；3）工作准确迅速；4），随时让人感觉到自己的存在；5）积极搜集资讯，传递资讯；6）随时随地做好联络工作；7）提早做好所有准备工作；8）要做到诚恳有礼，时常微笑；9）保持良好的仪容仪表；

秘书的工作细节中，秘书接受主管的命令时，也应注意一些问题。主管呼叫时，必须立刻有精神的回应，并携带笔记用品及Ｍｅｍｏ（Ｍｅｍｏｒｙ）纸至主管处，用５Ｗ１Ｈ的方法记下命令的内容。５Ｗ１Ｈ即：Ｗｈａｔ（做什么）；Ｗhen（何时完成）；Ｗｈｅｒｅ（使用场所）；Ｗｈｏ，（相关人员是谁）；Ｗｈｙ（理由与目的）；Ｈｏｗ（方法与手段）；此外有时还要注意（Ｈｏｗ　ｍａｎｙ）多大与多少以及Ｈｏｗ　ｍｕｃｈ（预算），当然，这由公司的性质和任务而定。要耐心听主管把话说完，并向主管简洁地重复确认命令的重点。值得提醒的是，不清楚的地方一定要立即当场澄清，否则做完后达不到要求时，主管会认为秘书没有能力。此外，完成主管下达的任务必须注意时效，并及时向发出命令的人汇报，不可越级上报。报告时应先说结论，再说过程，做到简明扼要。老板下达一个命令之后，可能会因为眼前有更重要的事务要处理而来不及询问，但他会记住下过的命令，并注意观察秘书有没有用心去做。对秘书而言，任务没有及时完成，也必须按时回馈，以此表示自己在努力完成这项任务。

　　

　　

首先，并不是所有的人都适合做秘书。秘书必须细心、主动、周到、忠诚，像老板一样热爱公司，一切为公司的利益着想。所以，在选择秘书这个职业的时候——如果你不是只想混口饭吃的话——最好慎重考虑，这个职业跟自己的性格、兴趣以及期望是不是相符。

其次，秘书必须要清楚地知道自己的身份。秘书也可以期待当“将军”，但是除非机遇从天而降，否则最好是把“大秘书”这样的职位当作自己的目标。秘书工作带有很强的服务性质，所以一心想取代主管的秘书是无法做好工作的。此外，在与其他同事相处的时候，谦和是很重要的品质，狐假虎威的秘书让人讨厌，会给事务的处理带来阻碍。

再次，秘书是处理事务工作的，所以要永远“对事不对人”。如果上司将一件工作全权交给另一个人来做，并要求秘书辅助此事的话，那么秘书要做的就是服从这个项目主管的命令，全力协助他处理好事情，而不是时不时地向上司打小报告。如果连项目主管都夸奖你是一个得力助手，你这个秘书的角色就算扮演好了。

接下去，秘书不是决策者，不能随意“做决定”。

最后，主动细心是一个成功秘书最重要的条件。一个好秘书一定知道什么事情是重要的，哪些细节会给上司带来帮助，谁又是老板眼中的“大人物”……

要做一个好秘书，多方位的能力是很重要的，比如打字、速记、文案，还有一定的语言能力等等。把握好保密原则也是一个好秘书的基本素质之一。

一个被公司需要的、不可替代的好秘书，配得上一份高工资，也配得上公司的尊重。当新秘书被老板差遣做这个那个或被老板责骂的时候，千万不要把时间浪费在抱怨上，而是要低下头检讨：为什么先前没有想到如何把工作做好？

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