管理好时间,跟低效率说拜拜!11招教你成为「高效职人」
编辑/黄家佳
汤玛斯·爱迪生说:「时间是人类唯一拥有的共通资本,也是唯一不能失去的东西。」
办公室中,总有一群人效率奇高,好像一天有48小时,他是怎么做到的?
TalentSmart的主席、《Emotional Intelligence 2.0》的共同作者Travis Bradberry在《Entrepreneur》网站发文指出,要做到高效率高产量,是有图可循的。不需要加班,不需要强迫自己,只需要「用对方式」。
以下是Bradberry的文章《成为高效职人的11个秘诀》。
1、没有「稍后再看」这回事
效率高的人永远不会把邮件或信息标记为「稍后再看」,因为这意味着要花第二次的时间来处理。这是对时间巨大的浪费。通常,他们在接到信息的当下,就会立马选择回复或删除。对其他事情也是一样。
2、下班前就已经整理好明天的工作
Bradberry指出,效率高的员工通常会在每天离开办公室之前就整理好明天的工作。这样做有两个好处:第一是让你自己知道你今天都做了什么,二是确保明天仍是效率高涨的一天。其实,每天结束前整理整理,根本不会用到几分钟时间。
就像班杰明·富兰克林说的:「每花一分钟在「整理」这件事情上,每一小时的时间就被节约下来了。」
3、先苦后甘
每天都把最无聊的工作摆在第一位,完成了才开始做其他的事情,这是成就高效率的不二法门,也是「拖延症」的最佳解药。另外,这在心情上也是一种帮助,因为最无聊的已经做完了,接下来的一天,都会是充满乐趣的。
4、通常不理会所谓的「紧急状况」
工作中经常会有所谓的「紧急状况」需要我们去处理,可是久了就会发现,这些状况根本常常是些鸡毛蒜皮的小事。不但不值得花时间,还会耽误我们的工作进度。所以,高效率的人通常会选择忽视,或者把这些事委托给别人。他们的目的只有一个:别妨碍 *** 正事!
5、跳出来掐时间
众所周知,开会是公司里最费时的事。如果没人催促,会议可以无止尽地一直开下去……不过,套用一句Michael Altshuler的名言:「坏消息是,时间总是过得很快;好消息是,你可以试着去掌控它。」高效率的人这时候就会选择跳出来,提醒大家时间不多了。他会竭尽所能地督促大家更有效率,在规定的时间内完成这次会议。
6、懂得拒绝
每个高效职人都知道,说「不」是保证效率的基本配备。真的在忙的时候,他们绝对会毫不犹豫地说「不」,不留一点余地。这么做,是为了保证自己的工作进度和质量。
美国加利福尼亚大学旧金山校区的一项调查显示,一个人越不敢说不,压力就越大,甚至会抑郁。所以,一定要学会拒绝。
7、只在指定时间查看E-mail
Bradberry说,效率高的员工通常不会动不动就去看一下电子邮件,也不会让E-mail一直打扰到他的工作。通常,高效职人会有一个「重要发件人名单」,只有他们的邮件需要随时回复,其他的,一律等我有空了再说!不过,他们也不是没有礼貌,像有些人会设置自动回复,上面写明每天查看邮件的时间,让对方至少心里有个底。
8、一次只做一件事
斯坦福大学的研究报告表明,一心多用,真的没有比较好。即便有些人声称自己真的有这种能力,结果也显示,他们只是想太多。每当他们一次处理多件事情时,他们总是没办法组织他们的想法,也不能排除干扰讯息,什么都是乱糟糟。实验证明,一次只做一件事的动作反而更快。
Bradberry也指出,一心多用本来就不符合我们的生理构造——人脑一次最多只能专注在一件事情上。
9、断开网络
如果真的有必要,请勇敢地断开网络。不过在这之前,记得找个信任的人当临时秘书。这种做法虽然看上去有一点点极端,但真的很管用。它能帮助你切断一切的干扰,让你专注在自己的工作上。
10、会把工作委派给别人
高效职人不是不忙,而是懂得把工作委派给别人。Bradberry指出,高效职人很清楚地知道,他们不是办公室里唯一的员工,也不是那个最聪明、最厉害的人;所以只要是他们能做的,其他人一定也做得到。所以,能派给别人的,就不要自己做。
11、善用科技助手
其实,现在市面上也有很多APP可以帮助我们管理办公事务。比如有一款叫“IFTTT”的,它可以设定在某些重要事件发生的时,给你自动提示。比如股票涨到多少钱,会提示你要不要卖出,最大的客户发来讯息的时候,问你要不要回复。这样,你就不用常常停下来自己去看消息了。
原文出处:Entrepreneur
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