如何建立采购申请制度

如何建立规范的采购制度与监督机制~

的采购制度和监督机制，以控制采购成本。
1、建立原材料采购计划和审批流程。
厨师长或厨房部的负责人每天晚上根据本酒楼的经营收支、物资储备情况确定物资采购量，并填制采购单报送采购部门。采购计划由采购部门制订，报送财务部经理并呈报总经理批准后，以书面方式通知供货商。
2、建立严格的采购询价报价体系。
财务部建立专门的物价员，定期对日常消耗的原辅料进行广泛的市场价格咨询，坚持货比三家的原则，对物资采购的报价进行分析反馈，发现有差异及时督促纠正。对于每天运用的蔬菜、肉、禽、蛋、水果等原材料，根据市场行情每半个月公开报价一次，并召开定价例会，定价人员由运用部门负责人、采购员、财务部经理、物价员、库管人员组成，对供应商所提供物品的质量和价格两方面进行公开、公平的选择。对新增物资及大宗物资、零星急紧采购的物资，须附有经批准的采购单才能报帐。
3、建立严格的采购验货制度。
库存管理员对物资采购实际执行过程中的数量、质量、标准与计划以及报价，通过严格的验收制度进行把关。对于不需要的超量进货、质量低劣、规格不符及未经批准采购的物品有权拒收，对于价格和数量与采购单上不一致的及时进行纠正；验货结束后库管员要填制验收凭证，验收合格的货物，按采购部提供单价，活鲜品种入海鲜池，由海鲜池人员二次验货，并做记录。对于外地或当地供货商所供的活鲜品种，当夜死亡或过夜死损，事先与供货商制订好退货或活转死折价收购协议，并由库管及海鲜池双方签字确认并报财务部。
4、建立严格的报损报丢制度。
对于高档海鲜酒楼经常遇到的原材料、烟酒的变质、损坏、丢失应当制订严格的报损报丢制度，并制订合理的报损率，报损由部门主管上报财务库管，按品名、规格、称斤两填写报损单，报损品种需由采购部经理鉴定分析后，签字报损。报损单汇总每天报总经理。对于超过规定报损率的要说明原因。
5、严格控制采购物资的库存量。
根据本酒楼的经营情况合理设置库存量的上下限，如果库存完成计算机管理可以由计算机自动报警，及时补货；对于滞销菜品，通过计算机统计出数据及时减少采购库存量，或停止长期滞销菜的供应，以避免原材料变质造成的损失。

楼主：建立完善企业的物资采购制度呀，介绍个版本供你参考。
**单位物资采购管理制度
第一条 总则
为加强企业规范化管理，确保公司能购到高品质低成本的产品，从而达到降低成本之目的，特制定本制度。
第二条 目的
选择合格的供应商并对采购过程进行严格的控制，确保供货商提供的物料满足公司的规定要求。
第二条 适用范围
本制度适用于公司各项物料采购时，价格之审核、下单、订购、验收等，除另有规定外，悉依本制度处理。
第三条 权责
（1） 由采购部门负责对物料的采购工作。
（2） 设计部负责提供产品相关技术要求、质量保证条件等。
（3） 仓管和采购部负责对采购回的物料进行验收。
第四条 采购计划的制定
（1）采购部根据公司的《月生产计划》及库存情况编制《月采购计划》经总经理批准后实施采购。
（2）采购部还需根据公司业务的淡旺季的需求，核对仓库的库存量，确定物料的品种、规格、数量等方面的实际缺口，编制当月《采购月计划》。
（3）《采购月计划》经总经理核准后，采购部与财务部各持一份，采购部依《采购月计划》进行采购作业。财务部根据《采购月计划》安排采购所需的资金。
第五条 采购的实施
1、选择供应商
1）、供应商的选择需从批准的【合共供应商名单】中选取；
2）、采购部一般应挑选三家以上的供应商询价，以作比价、议价依据；
3）、采购部主管在审价时，认为需要再进一步议价的，则由采购主管亲自与供应商议价；
4）、总经理在核价时，均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价；
2、价格调查
1）、已核定之物料，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据；
2）、本公司各有关部门，均有义务协助提供价格讯息，以利采购部比价参考；
3）、已核定之物料采购单价如需上涨或降低，应附上书面之原因说明；
4）、采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价；
5）、采购部应随时掌握市场价的浮动数据，以利于更好的把握市场；
3、 询价和比价
1）、根据采购物料的品种、规格、标准、数量、和交付期的不同，采购人元应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象；
2）、采购人员根据过去采购的情况，市场变化情况，以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格；
3）、在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对，以保证供应商可以提供的物料符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商；
4）、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送请购部门确认；
5）、专业材料或用品，采购部应会同使用部门共同询价与议价；
6）、在供应商的报价条件不能满足要求时，采购人员应与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致。
4、 订购作业
1）、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员需填写正式的采购订单，订单需要列明至少下列条款：
a、 供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；
b、 采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明；
c、 订单所采购的数量/重量：单位包装数量/重量；包装件数；
d、 价格：单价，合计价、合同总额，定金或预付款
e、 交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。
f、 付款方式
g、 标识：物料本身或包装上的文字标记（订单号、供应商、品名、规格、单位包装的数量/重量、批号）。
h、 所需的质量证明资料（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等）。
i、 质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法。
j、 装箱清单（送货单）和销售发票的要求。
2）、采购订单经物控部负责人审核后，加盖公司合同公章生效。采购单一式二份，双放各保存一份。采购部负责采购订单的存档。
3）、采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。
第六条 验收与付款
1、 依相关检验与入库规定进行验收工作。
2、 依财务管理规定，办理供应商付款工作。
第七条 本制度经公司最高主管总经理审核通过后公布实施，修正时亦同。

明确审批流程，其中包括各部门相关负责人审批，明确审批中注意事项。如时间、遇到部门负责人不在等。

如果是一家公司的话，应该将钱款和采购人员分开，每次采购必须报账，采购清单需交给财物保管，这样才能流程清晰。

转载以下资料供参考

采购申请审批制度
第1章 总则
第1条 企业为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本制度。
第2条 本企业内所有部门的请购，除另有规定外，均依本制度的规定办理。
第3条 责权单位。
1．采购部负责企业所需物资的采购工作。
2．财务部负责采购物资的货款支付工作。
3．物资使用部门和仓库部门提出采购申请。
4．财务总监、总裁根据权限审批采购项目。
第2章 请购审批规定
第4条 原材料或零配件的请购。
1．需求部门请购。
（1）原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。
（2）仓库材料保管员接到请购单后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比较。
（3）当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，则同意请购。
2．仓储部门请购。
（1）仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。
（2）仓库主管签字的请购单需要通过两方面的审批。
①采购员审查请购单，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。如果采购员认为请购申请合理，则根据所掌握的市场价格，编制采购预算。
②经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核，如果该项请购在经营目标和采购预算范围内，财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续。
③采购部应将处理过的请购单归档备案。
第5条 临时性商品的请购。
1．临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。
2．使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用途。
3．请购单须由使用部门负责人审批同意，并须经财务部、财务总监和总裁签字后，采购部方可办理采购手续。
第6条 经常性服务项目的请购。
1．经常性服务项目指的是由同一服务机构或企业所提供的某些经常性服务项目，例如公用事业、期刊杂志、保安等服务项目。
2．使用部门需要这些服务时，提出请购单，由财务部、总裁进行审核、审批。
第7条 特殊服务项目的请购。
1．特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请。
2．总裁、董事会或股东大会进行审议批准。
3．审议人员参照过去的服务质量和收费标准，分析申请人提供的需要内容，包括选定的广告商、事务所及费用水平是否合理等，经总裁批准后，这些特殊服务项目才能进行采购。
第8条 资本支出和租赁合同。
1．对于资本支出和租赁合同，应该由经办部门提出请购，总裁、董事会或股东大会进行决策。
2．对重要的、技术性较强的请购项目，应当组织专家进行论证，集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。
第3章 请购单规定
第9条 请购单的开列和递送。
1．请购单的开列。
（1）请购经办人员应根据库存量管理基准、用料预算以及库存情况开立请购单。
（2）请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请购单。
（3）各部门在生产、基建、维护工作中需采购的各类物资、工具、仪器仪表以及房屋装修、维修等各类开支，都必须按计划内采购请购单和计划外采购请购单所列内容填报。
（4）请购单经使用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导签字批准，并根据内部管理要求编号，送采购部门。
2．需用日期相同且属同一供应商提供的统购材料，请购部门应根据请购单附表，以一单多品方式，提出请购。
3．紧急请购时，由请购部门于请购单中注明原因，并加盖“紧急采购”章。
4．材料检验必须经过特定方式进行的，请购部门应于请购单上注明要求。
5．物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制请购单，提出请购申请。
第10条 免开请购单部分。
1．总务性用品免开请购单，并可以总务用品申请单委托总务部门办理采购。总务用品分类如下。
（1）礼仪用品，如花篮和礼物等。
（2）招待用品，如饮料和香烟等。
（3）书报、名片、文具等。
（4）打字、刻印、账票等。
2．零星采购及小额零星采购材料项目。
第11条 请购事项的撤销。
1．撤销请购事项时应由原请购部门立即通知采购部门停止采购，同时在请购单第1、2联加盖红色“撤销”的标记并注明撤销原因。
2．采购部门撤销请购时，注意办理以下事项。
（1）采购部门在原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。
（2）原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门通知撤销，并由物料管理部门将原请购单退回原请购部门。
（3）原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。
第4章 附则
第12条 本制度经总裁审批，自颁布之日起执行。
第13条 本制度由采购部负责解释。

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石茅加替： 提供以下建议,供你参考 供应商方面,要分级别,考虑采购不同物资,物资的重要程度等,比如不重要物资供应商可以有采购员自行选择,重要物资需要有采购部门认定,甚至是所有相关部门组成审定小组,对供应商进行实地考察. 对于采购物资,也要分级别,次要物资考核价格为主,重要物资重点考核,供应商评审、采购合同都要齐全,并逐层报批.针对价格也可以采用比价方法,通过以往价格,结合实际情况考察当今价格. 库存管理方面主要是不相容职务的分离,定期盘点、监察,出库方法等等的规定 大致就这些,希望对你有帮助

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石茅加替： 货运有风险?保运通为您提供专业的货运保障! 1.制定并完善采购制度和采购流程: (1)根据公司的长期计划,拟定采购部门的工作方针和目标; (2)负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法,确保贯彻执行; (3)制订...

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石茅加替： 采购过程基本能得到控制,但提以下三点建议: 1、“清购单”最好由生产部门提出申请,仓库核实库存,然后报供销科审批; 2、供销科“对不符合计划”的内容,如果本部门做不了主,应当报公司采购领导小组评审(公司应当成立采购领导小组),而不是报总经理批准,因为他不是全才; 3、所有供货商应得到公司采购领导小组评审,然后由供销科决定具体采购供货商,而不是由采购员自己决定供货商.