商务秘书接待礼仪
商务秘书接待礼仪
接待,指迎接招待的意思,通常用在地位比较高的人之前。下面整理了一些商务秘书接待礼仪,欢迎大家参考!
一、 接待前的准备工作
(一) 接待环境布置 1、环境布置 接待环境应该清洁、整齐、明亮、美观,没有异味。前台或会客室可摆放花束、绿色植物,表现出“欢迎您”的气氛,会使对方产生好感。办公桌上的文件、文具、电话等物要各归其位、摆放整齐。不常用的东西和私人物品,应该放在抽屉里固定的地方,以便用时马上能找到。 2、办公用品准备 (1)前厅。 应为客人准备座椅,让客人站着等候是不恭敬的。座椅样式应该线条简洁、色彩明快。还应配有茶几。 (2)会客室。 桌椅应摆放整齐,桌面保持清洁没有水渍、污渍。墙上可挂与环境协调的画。挂公司领导或国家领导的合影,或某次成功的大型公关活动的照片,可提高公司的可行度。桌上可放介绍公司情况的资料。另外,茶具、茶叶、饮料要准备齐全。接待一般客人可用一次性纸杯,接待重要客人还是用正规茶具为好。会客室应具良好照明及空调设备。要配备一部电话,复印机、传真机等即便不放在会客室内,也不要离得太远。 客人走后,要及时清理会客室,清洗茶具、烟灰缸,换空气,然后关好门。否则,会使下一批客人感到不受重视。 (二) 前台值班 在前台值班室,当没有客人时,秘书应做好: 1、布置接待室 2、了解上次活动安排 3、填写公司职员出入登记表 4、填写客人预约登记簿
二、 接待的基本礼仪
(一)接待客人的基本礼仪
秘书接待客人时应该注意以下几点: 1、无论接待什么样的客人,都需做到公平和礼貌,应按先来后到的原则接待每一个客人。 2、无论接待什么样的客人,都要和颜悦色、千万不能皱眉头。 3、接待客人时态度要郑重,但说话要留有余地。 4、对于有预约的客人要迅速转达他的要求,不让客人等候。 5、为避免出错,对于客人说的一些重要事项要确认一遍。6、尽快记住客人的相貌和姓名,了解他们与本公司的关系。 7、要请客人填写接待登记簿。 8、上司没确认要见的客人,就不要让他进去。 9、在不了解对方身份时,若对方问到上司在不在甚至上司的整个工作日程安排,则不要直接回答在不在,而应尽可能地从对方那里了解一些有用信息。 10、陌生客人来访时,一定要注意听清有关他的姓名、所在公司等基本情况的介绍;根据情况的不同,对来客的意图和目的要打听清楚,但在打听时不失礼仪。
(二)介绍的礼仪
在作介绍的过程中,介绍者与被介绍者的态度要热情得体、举止大方,在整个介绍过程应面带微笑。一般情况下,介绍时,双方应当保持站立姿势,相互热情应答。 1、自我介绍 在某种场合自我介绍对秘书来说非常必要。介绍的内容以具体场合而定,公务场合除介绍自己以外还要介绍自己的职务。 2、为他人作介绍 当你要将某人介绍给别人时确认被介绍的双方哪一方更应该被尊重。按礼宾顺序应该是:向年长者引见年轻者,不论男女都是按这样的顺序作介绍;向女士引见男士,向职位高的引见职位低的人,同时连同双方的单位、职称一起简单作介绍。在人数众多的.场合,如果其中没有职位、身份特殊的人在场,又是年龄相仿的人聚会,则可按照一定的次序一一介绍。为他人作介绍时,应简洁清楚,不能含糊其辞。介绍时,还可简要地提供一些情况,如双方的职业、籍贯等等,便于不相识的两人相互交谈。如果你是单独介绍两人相识,应该事先了解一下他们彼此是否都有想认识对方的愿望,免得造成不必要的尴尬。在向他人介绍某人时,不可用手指指指点点,而应有礼貌地以手掌示意。 在社交场合,国际通行的是“女士优先”原则,即需要把男士介绍给女士。 被介绍者正确的做法应是:如果原本是坐着,此时应站起来,走上前去,在距离对方一臂左右的距离站好,注视对方,面带微笑,待介绍以后,握手或点头致意。 3、被他人介绍
(三)握手的礼仪
1、握手的姿式。 一般地,握手的两个人手掌相握呈垂直状态,表示平等而自然的关系,这是最稳妥的握手方式。如要表示谦虚或恭敬,则可掌心向上同他人握手。而如果是伸出双手去捧接,就更是谦恭备至了。但切不可掌心向下握住对方的手,这通常是傲慢无礼的表示。握手时应伸出右手,决不能伸左手与人相握。 2、握手的顺序。 在上下级之间,应先上级伸出手后,下级才能接握;在长幼之间,应长辈先伸手后,晚辈才能接握;在男女之间,应女方先伸手后,男方才能接握。 3、握手的力度也应注意。 一般情况,相互间握下即可。如果是热烈握手,可以使劲摇晃几下,这是十分友好的表示 4、握手的时间通常以三至五秒为宜,除非关系亲近的人可以长时间握手外,一般都是握一下即可。握手时应两眼注视对方的眼睛,表示诚意。
(四)交换名片
1、名片的内容 名片分公务名片和社交名片 (1) 公务名片 公务名片的主要内容主要包括所在单位和部门、姓名、职务或职称、地址、电话等联络方式。名片上数字不宜太多,名字在名片中应该是最大的几个字,头衔不应太多。名片颜色最好为白色,显朴素、大方。 公务名片上一般不印私人电话号码。若不介意私人时间被打扰则可以印。若他人名片上没有私人电话号码,则不必问对方。 (2) 社交名片 社交名片用于社交场合。随身携带的名片应放在名片盒或名片夹,不要直接放在衣袋或钱包里,这样既不利于保存,也是对自己的不尊重。女性可把名片放在手提包里,男性可放在西服上衣内侧口袋里或公文包内。 2、交换名片礼仪 (1)递名片时机 初次见面的人在做完自我介绍或被他人介绍后,便可递交名片。告辞是递交名片也是常见。在谈话时如果提及公司地址、联系方式等内容也可递交名片。 (3) 递名片礼仪 一般来说,应是来访者、男性、身份低者先向被来访者、女性、身份高者递名片,后者应在接到名片是回赠对方自己定的名片。递交名片时应站起来(在餐桌上就免了),以齐胸的高度递上。双手拿着名片上方,让名片上的字体正面朝向对方,以便对方接过后就能马上看清楚。如果对方也同时拿出名片,来访者、男性、身份低者应使自己的名片低于对方的名片,以示尊敬。如果对方不止一人,应按职位从高到低或按位置从近到远递上。 (4) 接名片礼仪 当别人站起来递名片时,你应该马上站起来双手接过。接收对方名片后,不可立马放进口袋,而应看清楚对方姓名、身份。如果对方的名字中某个字认不准的话,应恭维地向对方请教。拜读完后要郑重的把它放在桌上,注意不要把文件压在上面。如果在会谈,可把名片按对方座次摆在自己面前,便于名片与人对号,加深印象。如遇到自己名片正好用完,无法回赠对方时,可说明原因,表歉意,并手写姓名、地址、联络方式送给对方。 3、名片保存与整理 事后把名片名片盒或名片夹,按一定次序把名片归档。
商务秘书接待礼仪
(一)接待客人的基本礼仪 秘书接待客人时应该注意以下几点: 1、无论接待什么样的客人,都需做到公平和礼貌,应按先来后到的原则接待每一个客人。 2、无论接待什么样的客人,都要和颜悦色、千万不能皱眉头。 3、接待客人时态度要郑重,但说话要留有余地。 4、对于有预约的客人要迅速转达他的要求,...
秘书的接待礼仪须知
1、秘书人员在与客人交谈过程中,没有听清对方的话语时,要礼貌地说:”对不去,我刚才没有听清您的话,麻烦您再说一遍”,这样才会使得交流顺畅,不易产生误解。2、来宾表示感谢时,秘书人员应说:“不用谢,这是应该的。”等客气回语。 3、对于来宾的提问一时间没法回答的,秘书应先致歉后查询...
秘书接待基本礼仪知识
秘书接待基本礼仪知识 社交礼仪 1、有人敲门,应回答“请进”,或到门口相迎;2、客人进来,应起立热情迎接。如果家中不够干净齐整,显得零乱,要做些必要的整理,并向客人致歉;3、敬茶须用双手端送,放在客人右边。如果夏天酷热,要递扇子,或开电扇;4、吃饭时来客,要热情地邀请客人一同进餐。客人...
秘书接待礼仪集合15篇
秘书接待礼仪1 对于秘书来说,这方面的准备包括接待环境和接待物品的准备。1、环境准备首先从自然环境入手。接待室应该舒适、美观、整洁,秘书人员可以的会客室拜访一些花卉和一些绿色植物,特别需要注意的是不宜摆放香味刺鼻及易让人过敏的植物。其次是人文环境的准备。根据接待目的的不同,需要从不同的方...
秘书接待工作如何做好
秘书接待工作如何做好3 送客礼仪 (1)主动帮助宾客确认并拿取所携带的行李物品,并帮助宾客小心提送到车上。 (2)根据客人身份的尊贵程度,将客人送至电梯间、公司大门口或直至将客人送上车。 (3)送客人到电梯时,要为客人按电梯按钮,在电梯门关上前道别。 (4)如果要陪同客人乘坐电梯,通常是客人先进电梯,主人后...
秘书接待仪容仪表须知
秘书接待仪容仪表须知 秘书接待客人需要懂礼仪,下面一起去看看秘书接待仪容仪表是怎么样的吧,希望对大家有帮助!1、妆容和着装 (1)妆容 化妆并不是一种随心所欲的涂抹,而是一种审美的艺术过程。其基本原则如下:化妆是为了突出自己美的部分,掩饰自己不足或有缺陷的部分;色彩的选用取决于肤色和服装的...
公务接待礼仪
十二、饮茶礼仪 1、公务接待时,一般由秘书或专职人员为客人上茶,接待重要客人时,最好由本单位在场的最高职务者为客人上茶。 2、上茶顺序:先客人,后主人;先主宾,后次宾;先女士,后男士;先长辈,后晚辈;先上级,后下级。 如果来宾较多,且差别不大,宜采用以下四种顺序上茶: (1)以上茶者为起点,由近及远上茶...
秘书服务礼仪:接待工作的原则
1.热情周到,以礼相待;2.对等对口。即根据来访者的身份安排相应级别的领导和人员接待;按来访者所在单位性质及来访内容,请相应的主管校领导和职能部门接待。3、立即停止工作,有礼貌地招呼客人。遇到身份高、年事高的来客,可以起立,点头微笑致意、招呼。4、如客人需要其他部门接待,秘书可向客人指示...
商务接待礼仪注意事项
【商务接待礼仪注意事项】 (一)客人要找的负责人不在时,要明确告诉对方负责人到何处去了,以及何时回本单位。请客人留下电话、地址,明确是由客人再次来单位,还是我方负责人到对方单位去。 (二)客人到来时,我方负责人由于种种原因不能马上接见,要向客人说明等待理由与等待时间,若客人愿意等待,应该向客人提供饮料、...
秘书接待的礼仪10篇
秘书接待的礼仪1 利用宣传和传播的手段,使一个社会组织和它的公众相互了解和适应,这便是公共关系的任务。秘书工作起着信息的汇总和传播的作用,建立良好的相互了解和信任的关系,树立组织及秘书本人在各界公众中的良好形象和信誉,是秘书公关的主要内容。在公共关系中,要做好这些工作,离不开礼仪,应...
孔启喜普: 1、着装大方得体,体现出素养与品味 2、言行举止得当,体现出一种成熟稳重 3、陪同的态度做到不卑不亢,对客人尊重而有礼有节,但不能过于迎奉拍马
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孔启喜普: 1、接待准备对于前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人,应首先了解对方到达的车次、航班,安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接.若因某种原因,相应身份的主人不能前往,前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释.2、...
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孔启喜普: 当秘书与来访者交谈完毕或领导与来访客人会见结束,一般秘书都应有礼貌地送别客人.“出迎三步,身送七步”是迎送宾客最基本的礼仪.当客人起身告辞时,秘书应马...
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孔启喜普: (一)迎宾礼节.迎宾礼仪是办公室日常接待的重要工作.正确的迎宾工作,除了热情和真诚,礼仪常识必不可少.迎来送往,是日常接待工作的主要方面. 1.办公室日常迎宾.秘书在办公室接待来访的客人,既有预先约定的,也有临时无约...
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孔启喜普: 接到有关单位即将来访的通知后,首先要了解清楚客人的身份、人数、来意和大致停... 接待人员应事先安排好会见场所和陪同人员,并应向该领导介绍客人的有关情况.在...
新抚区19637206063: 商务接待的礼仪是什么? - ?
孔启喜普: 对贵客或远道而来的客人,要指派专人出面,提前到达双方约定的地点(或适当的地点),恭候客人的到来;接待人员要提前到达机场、码头或车站,以示对客人的尊重. 客人抵达后,若宾主双方早就认识,双方直接行见面礼,若是初次见面,...
新抚区19637206063: 论现代秘书应必备的接待礼仪 - ?
孔启喜普: 浅析秘书的接待礼仪 摘 要:秘书部门是组织的窗口,秘书有大量的人际往来活动,必然会产 生大量的接待工作.本文主要从秘书接待工作的含义及作用、接待的准备和秘 书工作的原则及技巧这几个方面加以论述.关键词:接待;礼仪 秘书部门...
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孔启喜普: 1. 电话礼仪:在接听电话时,你所代表的是单位而不是个人,所以不仅要言语文明、音调适中,还要让对方能感受到你的微笑.同时,更不要忘记每一个重要的电话都要做详细的电话记录,包括来电的时间、来电的单位及联系人、通话内容等....