浅谈如何做好工程总承包项目的档案管理工作

项目管理以及与企业管理的关系~

项目管理与企业管理的关系：
企业管理是对企业的生产经营活动进行组织、计划、指挥、监督和调节等一系列职能的总称。
项目管理作为一项新的管理思想和方法引入企业，必然与原有的企业管理模式发生冲突，以下就两者的协调发展进行了探索。
现代科技下，协同软件对企业管理的帮助体现在三个方面：
1、搭起战略和执行之间的桥梁：以超强的执行力保证战略目标得以快速实现；
2、实现管理从艺术到科学的进化：以科学的管理体系而非个人能力来驾驭大型组织；
3、让管理变得简单而有效：以简单制胜和中层制胜的思想来解决管理上的根本问题。

扩展资料内容
1、 项目范围管理
是为了实现项目的目标，对项目的工作内容进行控制的管理过程。它包括范围的界定，范围的规划，范围的调整等。
2、 项目时间管理
是为了确保项目最终的按时完成的一系列管理过程。它包括具体活动界定，活动排序，时间估计，进度安排及时间控制等各项工作。很多人把GTD(Getting Things Done)时间管理引入其中，大幅提高工作效率。
3、 项目成本管理
是为了保证完成项目的实际成本、费用不超过预算成本、费用的管理过程。它包括资源的配置，成本、费用的预算以及费用的控制等项工作。
参考资料来源：百度百科-项目管理
参考资料来源：百度百科-企业管理

项目管理与企业管理的关系：
企业管理是对企业的生产经营活动进行组织、计划、指挥、监督和调节等一系列职能的总称。
项目管理作为一项新的管理思想和方法引入企业，必然与原有的企业管理模式发生冲突，以下就两者的协调发展进行了探索。
现代科技下，协同软件对企业管理的帮助体现在三个方面：
1、搭起战略和执行之间的桥梁：以超强的执行力保证战略目标得以快速实现；
2、实现管理从艺术到科学的进化：以科学的管理体系而非个人能力来驾驭大型组织；
3、让管理变得简单而有效：以简单制胜和中层制胜的思想来解决管理上的根本问题。



扩展资料
内容

1、 项目范围管理
是为了实现项目的目标，对项目的工作内容进行控制的管理过程。它包括范围的界定，范围的规划，范围的调整等。
2、 项目时间管理
是为了确保项目最终的按时完成的一系列管理过程。它包括具体活动界定，活动排序，时间估计，进度安排及时间控制等各项工作。很多人把GTD(Getting Things Done)时间管理引入其中，大幅提高工作效率。
3、 项目成本管理
是为了保证完成项目的实际成本、费用不超过预算成本、费用的管理过程。它包括资源的配置，成本、费用的预算以及费用的控制等项工作。
参考资料来源：百度百科-项目管理
参考资料来源：百度百科-企业管理

一、工程总承包的组织和策划

工程总承包的定义

工程总承包是指依据合同约定对建设项目的设计、采购、施工和试运行实施全过程或若干阶段的承包。工程总承包可以是全过程的承包，也可以是分阶段的承包。工程总承包的范围、承包方式、责权利等由合同约定。

工程总承包管理的组织

最高管理者应确保组织相关岗位的职责、权限得到分配、沟通和理解。在《质量管理体系要求》GB/T 19001中，“组织”被定义为实现目标，由职责、权限和相互关系构成自身功能的一个人或者一组人。组织结构就是组织正式确定的使工作任务得以分配、组合和协调的框架体系。在实际的工程项目管理活动中，最高管理者应合理地设置组织机构，建立项目管理机制，分配职能和权利，包括选择合适的人员从事某项工作等。组织结构和组织的岗位不是一成不变的，应结合组织内外部环境进行优化和调整，以提高组织绩效、实现组织目标。从组织行为角度来看工程总承包全过程管理，组建工程总承包项目团队在工程项目管理中非常重要，没有高质量的团队就没有高质量的项目，而根据项目目标组建适宜的项目管理团队是工程项目成功的前提和保障。

工程总承包项目有关要求

在《质量管理体系要求》GB/T 19001中，“要求”是顾客或其他相关方的需求或期望的具体、明确的体现。顾客和相关方的需求和期望有时比较模糊、抽象，将这些需求和期望变得比较明确、显性和直接，就形成了“要求”。组织不仅要理解顾客对产品和服务的要求，由于相关方对组织稳定提供符合顾客要求及适用法律法规要求的产品和服务的能力具有影响或潜在影响，也应理解相关方的要求。在充分理解顾客和其他相关要求的基础上，对相关要求进行评审，确定组织是否具有满足顾客和相关方要求的能力。顾客资源是工程企业最重要的战略资源之一，是工程建设企业赖以生存发展的前提和基础。赢得和拥有顾客就意味着工程建设企业拥有了在市场中继续生存的理由，而赢得顾客、拥有顾客和管理顾客是工程企业获得可持续发展的动力源泉。工程企业应以顾客满意为目标，而满足顾客要求，是顾客满意的前提与基础。工程建设企业应在满足顾客及相关方要求的前提下，与其保持良好、有效的沟通，减少与顾客及相关方之间的冲突，为顾客提供优质服务。在提高顾客满意度的同时，提高工程企业的声誉，并赢得市场。

工程总承包策划控制

为满足产品和服务提供的要求，并实施应对风险和机遇所确定的措施，组织应通过以下措施对所需质量管理体系及其过程进行策划、实施和控制：确定产品和服务的要求；建立过程、产品和服务接收的准则；确定所需的资源以使产品和服务符合要求；按照准则实施过程控制；在必要的范围和程度上，确定并保持、保留成文信息，以确信过程已经按策划进行，以证实产品和服务符合要求。

策划的输出应适合于组织的运行。组织应控制策划的变更，评审非预期变更的后果，必要时采取措施减轻不利影响。组织应确保外包过程受控，项目策划应满足合同要求，同时应符合工程所在地对社会环境、依托条件、项目干系人需求，以及项目对技术、质量、安全、费用、进度、职业健康、环境保护、相关政策和法律法规等方面的要求。项目策划的范围应涵盖项目活动的全过程所涉及的全要素。项目策划还要涉及项目的优化与深化，考虑应急条件、模块化、装配式建筑等费用问题。项目策划应结合项目特点，根据合同和工程总承包企业管理的要求，明确项目目标和工作范围，分析项目风险以及采取的应对措施，确定项目各项管理原则、措施和进程。

工程总承包组织和策划关注的重点工作

1

第一，在工程总承包组织管理中，应关注：工程总承包项目管理原则；任命项目经理和组建项目部；项目部的职能和岗位设置及管理；项目部各岗位人员能力要求；项目经理的职责和权限等。

2

第二，在工程总承包项目有关要求中，应关注：顾客沟通；确定项目有关要求；项目有关要求的评审；项目有关要求的风险评审；项目有关要求的更改；项目投标管理要求；项目有关要求和投标报价知识管理等。

3

第三，在工程总承包策划控制中，应关注：企业工程总承包业务策划和控制；项目的策划和控制；项目风险和机遇管理的策划；项目知识管理的策划和控制等。

二、工程总承包项目的设计和开发

设计是做好工程总承包项目的前提

组织应建立、实施和保持适当的设计和开发过程，以确保后续产品和服务的提供。产品和服务的设计和开发是产品实现的一个重要过程，对生产的产品和提供的服务最终能否满足顾客和法律法规要求、能否满足组织的战略要求包括相关方的要求，有着极其重要的作用。组织应做好设计和开发的策划、输入、控制、输出和更改工作。

设计应满足合同要求

设计是将项目发包人的要求转化为项目产品描述的过程，即按合同要求编制建设项目设计文件的过程。设计应满足合同约定的技术性能、质量标准和工程的可施工性、可操作性及可维修性的要求。

设计控制要求

根据工程总承包项目的特性，应充分体现工程总承包项目特点，考虑投标报价时的方案优化，设计阶段的深化设计，新材料、新设备、新工艺、新技术的应用，以及信息技术（包括BIM的应用等）、项目创优、施工图审核配合、设计与采购和施工接口关系、设计对试运行的指导作用等方面的要求，综合确定总承包工程设计项目的控制要求。

设计和开发关注的重点工作

在设计和开发中应关注：设计合同控制；设计策划；设计输入；设计控制；设计输出；设计变更；设计分包的控制；设计与采购、施工和试运行接口的控制等。

三、工程总承包项目采购管理

采购定义

采购是指为完成项目而从执行组织外部获取设备、材料和服务的过程，包括采买、催交、检验和运输的过程。

采购是EPC工程总承包全过程管理中的重要环节，是项目的利润核心。其工作内容包括：选择询价厂商、编制询价文件、获得报价书、评标、合同谈判、签订采购合同、催交与检验、运输与交付、仓储管理等。通常说的广义采购，包括设备、材料的采购和设计、施工及劳务采购。本文介绍的采购是指设备、材料的采购，而把设计、施工、劳务及租赁采购称为项目分包。

实施采购

采购部门应按照设计部门提出的技术要求及采购文件进行物资采购，严格控制采购产品的质量。依据采购计划并结合工程实际进度，通过招标、谈判等方式，选择合格的供应商，以经济合理的价格签订物资供货及服务合同，优质高 效地组织监造、催交货、物流运输、安装调试、验收、资料交接，以及项目所有物资的收发存储等工作，通过工程项目采购全流程管理 , 控制好物质采购的数量、价格与进度 , 贯彻项目采购全生命周期成本的理念。

采购控制要求

工程总承包企业应对工程总承包项目采购过程和采购产品的质量实施控制，确保采购物资满足合同要求和工程使用要求。

1

工程总承包企业应根据工程总承包项目的技术、质量、职业健康安全、环境、供货能力、价格、售后服务和可靠的供货来源等要求，并基于供应商的资质、能力和业绩等，确定并实施供应商评价、选择、再评价，以及绩效监视和后评价的准则。

2

应保持对供应商的评价、选择、绩效监视和再评价的记录。在下列情况下，应确定对供应商提供的过程、产品和服务实施控制：一是供应商提供的产品和服务将构成工程总承包项目的一部分。例如，从外部供方采购的用于工程总承包工程的设备、构配件、建筑材料，以及供应商提供的技术服务、技术指导等；二是在特殊情况下，由供应商代表本企业直接向顾客提供的产品、过程或服务。

采购管理关注的重点工作

在项目采购管理中应关注：项目采购原则的制定；供应商管理；采购合同管理；采购工作程序；采购执行计划；采购的控制；采购与设计、施工和试运行的接口控制；外部供方管理等。

四、工程总承包项目实施过程控制

应在受控条件下提供生产和服务

生产和服务提供过程，直接影响产品或服务的质量。工程总承包的组织组织应确定要求，针对产品或服务的性质，对所有与生产服务提供过程相关的活动进行考虑和有效控制，以满足组织或顾客的各种要求。

工程总承包项目实施过程控制

控制是项目管理的重要活动之一，控制的目的就是使产品和服务质量满足顾客以及法律法规等方面提出的要求。控制的对象包括产品和服务形成全过程各个阶段的活动。为了使项目相关活动得到有效控制，组织需要规定适宜的要求，让所有相关人员遵守规定的要求，采取措施达到要求，提供预期的产品和服务，识别需要进行的改进之处。控制具有动态性，因为项目要求会随着时间的进展而不断变化，因此，组织需要不断研究新的控制方法，才能更好地满足新的要求。项目控制是项目管理者根据项目跟踪提供的信息，对比原计划 ( 或既定目标 )、找出偏差、分析原因、研究纠偏对策，实施纠偏措施的全过程。工程总承包项目实施过程控制主要包括综合变更控制、范围变更控制、质量控制、风险控制、费用控制和进度控制等内容。

工程总承包项目实施过程控制的原则

工程总承包项目部应对工程总承包项目实施的全过程进行控制，确保项目实施过程始终处于受控状态。工程总承包项目实施过程包括项目启动、策划、实施、控制和收尾等，项目管理内容包括项目进度、质量、安全和环境、费用、资源、沟通和信息、合同、风险、收尾等。

工程总承包项目实施过程控制的要求

1

项目经理应行使项目管理职能，实行项目经理负责制；

2

项目部应获得适用的法律法规、技术标准规范及验收规范、作业指导书、工程图纸、工程总承包合同、设计分包合同、采购合同、施工分包合同等文件，并按要求实施；

3

应配置与项目适宜的监视和测量资源，并实施监视和测量。对于工程总承包中过程结果不能由后续的检查、试验加以验证的过程，在策划时应予以确定，并明确对所使用的设备认可和人员资格的认定，使用的特定方法和程序等，必要时实施再确认；

4

在工程勘察、设计阶段，工程总承包企业应按照合同要求进行深化设计，做好投资控制，并控制施工图设计进度。施工图应进行设计可施工性分析，确保工程质量。施工图设计完成后，设计应配合项目变更进行施工图审查及修编工作；

5

在项目采购（分包）工作中，组织签订采购（分包）合同，进行采购（分包）合同交底，执行采购（分包）合同，进行采购 ( 分包 ) 总结及评价等；

6

在施工和试运行管理过程重点做好质量控制、安全、职业健康和环境保护控制、进度控制、合同及费用管理、档案（信息）管理、风险管理和沟通协调管理等；

7

项目进入收尾阶段后应进行现场清理、项目竣工结算、竣工资料移交、项目总结、项目团队绩效考核、EPC项目部解散、工程保修与回访等工作；

8

应进行工程划分并报批，根据工程划分确定质量控制点、级别及检验批；

9

项目部应对原材料、设备、构配件进行进场检查验收，有复试要求的材料按规定要求进行复验；

10

应正确使用监视和测量资源，实施监视和测量；

11

应采取措施防范人为错误。措施可包括：增加标识；设置警示、联动、限位装置；改进工器具的性能；用自动化代替手工作业；实行班前培训、班后检查，必要时实施样板引路；创造良好的作业环境和人文环境，安排合理台班时间，防止操作人员过度疲劳等；

12

应对过程工序、最终产品的验收交付和交付后活动按规定要求实施控制。

工程总承包项目实施过程控制关注的重点工作

在项目实施控制过程中，应关注：项目施工管理；施工与设计、采购和试运行的接口控制；项目试运行管理；试运行与设计、采购和施工的接口控制；项目风险管理；项目质量管理；项目职业健康安全和环境管理；项目进度管理；项目费用管理；项目资源管理；项目沟通与信息管理；工程总承包合同管理；项目收尾；标识和可追溯性管理；顾客或外部供方的财产的控制；工程总承包项目的防护；工程总承包项目移交后的服务；工程总承包项目更改的控制；工程总承包项目放行的控制；工程总承包项目不合格品的控制等。

五、工程总承包项目绩效评价

绩效评价

组织应通过监视、测量、分析和评价、内部审核以及管理评审活动对绩效进行评价，确定和选择改进机会，并采取必要措施，以满足顾客要求和提升顾客满意度。工程总承项目应明确检查的内容、范围和频次，应分阶段、多维度地组织对项目实施的中间成果和最终成果实施检查。采取总结、统计分析、调查对标等方式，确定改进的需求并实施改进，以不断提升顾客的满意度。

检查

（1）项目策划阶段的检查

工程总承包企业生产管理部门应依据项目策划的有关规定，对工程总承包项目的策划过程和策划文件进行监督检查，重点检查策划的及时性，策划文件的适宜性、完整性，以及策划要求实施的有效性，确保策划过程和策划结果满足要求。

（2）项目实施过程的监督检查

工程总承包企业生产部门应根据项目具体情况制定监督检查计划，根据项目特点及实施的不同阶段，确定检查内容和检查重点。监督检查人员按照监督检查计划实施监督检查，监督检查结束后编制并下发监督检查报告。监督检查报告应包括检查内容、检查发现的问题及整改要求，应跟踪确认问题整改到位。相关职能部门应按照与项目部签订的项目管理目标责任书，对项目部进行考核。

（3）中间成果和最终成果的检查

工程总承包企业应建立设计成品质量检查和评定制度，对设计成果进行抽查或复查，及时发现设计文件存在的质量问题，减少对工程质量的影响。对检查结果进行评定和通报，减少同类设计错误的重复发生。应在项目竣工验收前，组织相关设计人员参加工程的“三查四定”，对已完工程与设计要求的符合性进行检查。项目部在项目竣工验收前组织施工分包单位“三查四定”，查找工程质量隐患并及时整改。工程完工后，项目部应向建设单位提出竣工验收申请，并配合其组织的工程竣工验收。发包方、监理、质量检查机构或政府主管部门对项目质量检查发现的问题，应组织相关施工分包单位或供应商进行整改或处理，保留相关记录。项目实施过程中对检验批、分项、分部（子分部）工程的质量要求验收，应按工程总承包项目的放行的控制要求进行。

改进

（1）工程总承包业务的改进需求

工程总承包企业应建立工程总承包业务改进机制，采取总结、统计、分析、调查、对标等方式，确定改进的需求，并实施改进。

1

收集、整理各层面、各类检查发现的工程总承包项目管理的典型问题，进行归类、统计和原因分析，确定需改进的内容；

2

收集工程总承包项目发生的各类采购、施工质量不合格、质量事故、事件，进行原因分析，确定改进需求；

3

在项目实施过程中通过与外部相关方沟通，收集与项目管理有关的意见和建议，确定改进的需求；

4

通过工程项目回访、顾客意见调查收集顾客或相关方的意见，进行统计分析，确定改进的需求；

5

通过调研、交流、学习，或开展同行业先进企业对标，查找本企业工程总承包管理的差距，确定改进的需求；

6

通过工程总承包项目总结，对项目运行管理中的经验、创新点予以总结和积累，对出现的问题或教训认真分析原因，确定改进的需求；

7

对合同履行情况进行总结和评价，查找问题，确定改进需求等。

（2）确定质量改进措施

对设计成果质量抽查或复查发现问题、设计文件外部审查、设计回访、设计原因导致的设计变更等设计质量问题进行统计、分类，分析原因，确定改措施；

1

对工程总承包项目质量事故、事件的调查分析，确定原因，制定改进措施；

2

对工程总承包项目施工过程中和验收过程中发现的质量不合格进行原因分析，确定改进的措施；

3

对采购的设备、材料、构配件在进厂检验或安装、使用后发现的不合格品进行统计分析，确定改进措施；

4

在工程保修期内收集发生的保修事项，分析故障原因，确定改进措施等。

实施改进

工程总承包企业应根据确定的改进内容制定有针对性的改进措施，确保改进措施的实施能够实现改进的效果：

1

改进管理方法；

2

采取措施提高管理人员、技术人员的能力、水平；

3

调整或增加项目资源配置（人员、软件、标准规范、作业指导文件、测量设备等）；

4

完善管理体系、项目管理制度、管理流程、管理界面、技术和管理接口等；

5

改进知识管理程序；编制设计模板、标准化设计等；

6

必要时，可考虑业务的调整等。应实施确定的改进措施，并验证措施的有效性和实施效果。

绩效评价

（1）工程总承包业务的经营绩效评价

工程总承包企业应通过以下方面的内容，评价工程总承包业务的经营绩效：

1

工程总承包业务年度经营目标的制定及完成情况；

2

制定和完成的年度经营指标应适应企业中长期发展规划的目标；

3

一年来工程总承包业务新市场的开辟情况，总承包业务的增长情况；

4

一年来工程总承包业务的中标率增长情况；

5

工程总承包业务人均产值指标增长情况；

6

工程总承包业务的盈利能力、利润率指标在同行中所处的位置等。

针对上述绩效指标与竞争对手、同行标杆企业进行对比分析，找出优势、劣势和差距。

（2）工程总承包业务的管理绩效评价

工程总承包企业应通过以下方面的内容，评价工程总承包业务的管理绩效：

1

本企业项目管理体系、绩效考核体系、激励机制、人才培养机制等对工程总承包业务发展的支撑作用；

2

工程总承包项目获得的相关方的赞扬、表扬，以及获得的优质工程奖、鲁班奖、专利，或其他奖项；

3

工程总承包项目应用新材料、新设备、新工艺、新技术成果的情况；

4

管理人员队伍建设、人员培养等方面取得的成效；

5

通过学习、培训、项目管理实践，培养工程总承包管理的高素质人才的情况；

6

对项目管理体系、管理流程的改进情况；

7

工程总承包业务的外部评价情况等。

（3）工程总承包项目的绩效

工程总承包企业可通过对已完成的工程总承包项目，通过以下方面评价项目的绩效：

1

项目管理目标责任书的完成情况；

2

项目绩效指标的完成情况；

3

项目知识管理取得的成效；

4

项目风险控制的效果；

5

项目进度控制、费用控制的效果；

6

工程质量状况，主要包括工程竣工验收、试运行、开车及性能考核的情况；

7

对分包方实施控制的效果：对分包方重复发现同类问题的情况、分包方问题整改的及时性、效果等；

8

项目实施过程中是否发生质量、职业健康、安全和环境事故的情况；

9

保修责任期内出现故障的情况；

10

项目资料的完整性及整理归档的及时性；

11

是发包方或监理单位对项目部的评价等。

六、结语

《建设项目工程总承包管理规范》GB/T 50358-2017主要是从质量、安全、费用、进度、职业健康、环境保护和风险管理入手，并将其贯穿于设计、采购、施工和试运行全过程，全面阐述了工程总承包项目管理的全过程。在《规范》应用的基础上，研究工程总承包全过程的组织行为和管理与《质量管理体系要求》GB/T 19001-2016的“策划 - 实施 - 检查 - 处置的PDCA”过程方法和基于风险的思维是一致的。新时代的背景下，做好EPC工程总承包全过程管理，关键是制定规则和遵守规则。在实践中，企业管理者只有遵守规则，才能实现高质量发展方式持经达变，增加企业的组织动力，使企业在工程建设领域行稳致远。

从以下几方面做好工程总承包项目的档案管理工作：

一、建立健全建设项目档案管理制度

      对建设单位和各参建方在建设项目档案管理职责、文件收集与积累、竣工文件的编制要求、审核与归档范围和保管期等做出全方位的规定，对受控文件进行全过程管理，为解决建设项目文件在形成和积累以及竣工档案在编制过程中的一些质量需要注意的事项，在工程文件管理中实行“三同步”既：工程一开始就与编制竣工文件同步进行;工程进行中就与竣工文件的积累、整编、审定同步进行;工程竣工时，要与提交一套合格的竣工文件同步进行，在很大程度上确保了建设项目档案的齐全、完整、准确，同时使执行者便于操作和掌握。

二、明确各部门职责

　　按照国档发[1988]4号《基本建设项目档案资料管理暂行规定》中的规定，工程建设项目实行总承包时，各施工承包单位负责收集、整理、编制其分包范围内的档案资料，交总承包单位汇总、整理。工程竣工时由总承包单位向业主整体移交。

三、明确文件材料归档要求

     具体归档整理内容包括以下几个方面：立卷原则、方法;立卷过程中应遵循的要求;立卷归档要求;卷内文件的排列方法;案卷的组合、编目;案卷封皮、卷内目录及备考表的编制;案卷的装订;工程文件材料的归档范围、保管期限及文件材料的编号;工程文件材料移交份数、移交的时间及移交的程序。

四、做好竣工资料移交工作

1. 要实现竣工资料编制与工程同步进行。

2. 单位工程进行整体评定前，施工单位要先向总承包单位移交本单位工程的全部竣工资料，总承包专业工程师负责对移交资料的质量进行审查。确认无误后报监理单位审核，对不符合要求的资料，应督促编制单位予以完善和补充。

3. 竣工资料移交工序: 工程完成后向总承包单位移交，并对竣工档案移交资料的完整性、准确性和系统性负责。

4. 竣工资料整体完成后，总承包项目经理组织相关部门对竣工资料进行整体验收，按照项目文件管理办法，向业主和院档案管理处整体移交并办理交接手续。

五、总承包档案管理中应注意的问题

1. 明确专人主抓，工程初期进行工程资料管理策划;

2. 工程前期确定工程项目文件的立卷归档办法，明确要求;

3. 工程前期对分包商、项目部资料人员进行档案管理知识培训，提高业务水平和素质;

4. 加强中间过程管理，保证资料整理与工程进度同步，以保证工程竣工资料的准确、系统。

姜桂洲, 陈建文 ( 中南电力设计院, 湖北 武汉 430071) 摘要: 本文通过工程总承包项目档案管理的实践, 介绍了在工程总承包项目中相关单位的档案管理职责、管理方式, 文件材料的收集范围以及整理方法, 指出了做好工程总承包项目档案管理工作应注意的问题。关键词: 工程总承包; 档案收集范围; 管理方法. 中图分类号: TM621 文献标识码: B 文章编号: 1671 9913 ( 2005) 03 0078 03 How to Work Well the File Management in the Engineering General Contract Project JIANG Gui zhou, CHEN Jian wen ( Cent ral Souther n Chi na El ectr ic Power Desi gn I nsti t ut e, Wuhan 430071, Chi na) Abstract: T hough the practice of the f ile management in the engineer ing gener al contract project, this paper expands the duty and the way of the file management of all involve parties, and the collect ion scope and the arr anging method of recor d materials in the engineering general contr act project. Which w ill be helpful to managing the files in the engineering general contract project. Key words: the engineering general cont ract; the scope of file collection; t he management method. 随着电力设计行业业务范围的不断扩大, 电力设计院普遍开展了工程总承包工作, 而且所占的业务份额越来越大。工程总承包的档案内容完全不同于单纯的勘测设计档案, 它除了有保存价值的文件材料自己要留存归档外, 通常在总承包合同中还包含了向业主整体移交工程档案的内容, 因此工程总承包的档案管理有着自己的特殊性。工程总承包项目档案从收集、归档、整理编目、到妥善保管及向业主移交, 需要总承包商、设计、施工、设备供应、安装、调试、试运行、监理等工程参建单位共同来完成, 它是一项需要各方密切配合的工作, 参与的各方存在着一种互动的关系。总承包商是建设项目档案工作的组织核心, 对整个项目档案负有组织、协调和指导的责任, 只有总承包商做好参建单位的组织协调和管理, 使他们明确各自在建设项目档案中的责任, 并给予积极配合, 才能保证整个项目档案工作的顺利进行。现就近年我们参加火电厂工程总承包项目档案工作的实践, 对工程总承包项目档案的管理谈几点看法: 1 总承包商的档案管理职责国家档案局中央档案馆关于认真贯彻落实 * 收稿日期: 2005 05 24 作者简介: 姜桂洲 ( 1945 ) , 男, 湖北人, 高级工程师。 78 档案管理 国务院办公厅关于加强基础设施工程质量管理, 进一步加强建设项目档案工作的通知 中要求: 各建设单位档案部门除做好自身的项目档案工作外, 要负责对参建单位项目档案领导人责任制进行监督。因此工程总承包商在项目档案管理中负有两方面的职责: 一是对分包商档案工作的业务监督 、指导的职责; 二是档案收集、整理、存档及向业主移交的职责。 ( 一) 档案业务监督、指导工作: 1 将工程总承包项目档案工作纳入工程负责人的责任制; 项目文件材料的收集, 管理纳入工程建设计划, 纳入各部门的职责范围和岗位责任制, 并定期进行检查考核; 将档案管理纳入到合同管理之中, 将档案是否移交完整与工程结算挂勾。 2 整个工程总承包项目建立档案管理网络, 建立建全统一的档案管理制度标准和规范; 配备统一的管理软件, 实现档案的现代化管理。 3 监督、指导各分包商, 将工程档案管理工作与工程建设同步进行; 统一执行档案分类办法和档案整编标准。 ( 二) 档案的收集、整理、移交工作: 1 指导工程总承包项目各部门收集、整理工程建设的前期文件和有关设备、工艺、涉外、试运行、竣工验收等文件, 及时向档案部门归档。 2 接收分包商文件材料的归档, 并进行审核、验收。对全部建设项目档案进行汇总整理。 3 按国家有关规定, 在建设项目竣工验收后三个月内向业主移交建设项目竣工档案。 2 工程总承包项目中的文件材料的归档范围和整理方法工程总承包项目涉及面广, 产生文件材料的环节比较多, 因此, 作为总承包商对建设项目归档的内容一定要心中有数, 以保证收集档案的完整性。同时提交给业主的档案应按电力企业分类办法进行整理移交, 以保证电力企业档案管理的一致性。 ( 一) 工程总承包项目中文件材料的归档范围 1 工程管理性文件: ( 1) 与设计、施工、制造、安装调试、监理质检等单位的合同、协议。 ( 2) 招标、投标文件。 ( 3) 与分包商的来往文件。 ( 4) 工程会议文件。 ( 5) 工程统计报表。 2 设计文件。 3 采购文件 ( 含订货合同、设备文件等) 。 4 施工文件: ( 1) 开竣工报告; 技术要求、图纸会审、施工记录、施工勘测、岩土试验报告、混凝土、原材料试验报告、基础处理、质量验评等。 ( 2) 原材料证书。 ( 3) 设计变更、工程联系单。 ( 4) 观测记录。 5 安装、调试文件: ( 1) 开竣工报告、技术交底、技术要求、图纸会审、施工组织设计、原材料证书、设计变更、事故缺陷处理报告等。 ( 2) 安装、验收记录, 质量评定。 ( 3) 交接试验记录、调校记录。 ( 4) 系统调试方案、报告等。 6 竣工文件: ( 1) 竣工验收文件。 ( 2) 工程遗留问题。 ( 3) 竣工验收会议决议、交接证书等。 ( 4) 工程决算。 7 试生产文件: ( 1) 启动试运文件。 ( 2) 试运行记录。 8 工程监理、质量监督文件。 ( 二) 文件材料的整理方法 1 移交业主的档案按原国家电力公司总文档 [ 2002] 29 号文 !火电企业档案分类表 ( 6 9) 大类�6�6 进行整理。 2 以电力设计院为总承包商的工程建设项目向本院归档的文件材料的整理, 按 !电力工程勘测设计科技档案分类编号办法�6�6 执行, 其档案分类编号的基本模式如下: 分类编号办法中未设定工程总承包项目分类代字, 各单位可自行设定。 3 坚持档案工作与工程建设同步进行文件收集工作是档案工作最基础、最重要 79 档案管理 的工作, 也是难度较大的一项工作, 特别是总承包工程子项目多、工程周期长, 一般 2 # 300MW 火电厂施工周期二年左右; 施工安装调试单位多, 有的达几十家, 而且工作交叉多, 你中有我, 我中有你, 工程进程经常要穿插进行; 工程建设中产生的文件庞杂, 客观上给总承包工程档案的收集工作带来了一定困难。如果等到整个工程竣工时再进行档案的收集, 一起算总账, 恐怕就会积重难返了。由于有的施工单位先期撤离, 施工现场较乱, 时间长了文件很可能丢失。为了确保工程总承包项目档案收集齐全、完整, 坚持档案工作与工程建设同步进行是一条切实可行的措施。坚持同步管理就是要求项目文件的收集, 整理、归档和项目档案的验收, 要与项目的勘测设计、建设施工和竣工验收同步进行。同步管理要从以下几个方面着手: 从开展工程总承包项目一开始, 建档工作即应开始。完整的前期文件很重要, 尤其是在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据和凭证作用, 也是工程竣工验收时检查的重点内容之一; 在工程建设各阶段中, 档案的形成、收集、整理都要同时跟上; 工程项目竣工时, 竣工档案的收集、整编、审定工作要与工程竣工验收准备工作同步进行。实践证明, 为了有效的实现在工程总承包项目中档案工作与工程建设同步, 采取单项工程分步移交的方式是有效可行的, 也就是说某一个单项工程完成后, 及时对该单项工程的档案整理归档。否则由于时间紧、档案数量大, 集中归档很难保证整理、审核的质量, 造成工程档案的完整率和合格率下降。 4 做好工程总承包项目档案的验收工作做好工程总承包项目档案的验收工作是工程竣工验收的基础。原国家电力公司 !火电机组达标投产考核标准�6�6 中工程档案是六项考核标准之一, 并明确各项考核项目的考评得分均要求在 80 分以上, 否则达标投产考核不预通过。为了使所承建的火电机组顺利达标, 做好工程总承包项目档案的验收工作至关重要。一般各分包商所承建工程形成的档案均由分包商收集、整理并向总承包商归档。总承包商应认真的按档案管理标准对归档的文件材料进行审查, 审查的重点是: 1 各专业、各阶段档案的内容是否齐全, 应归原件的是否为原件。2 检查有关责任者的签字、盖章手续是否完备。3 检查字迹图表质量是否符合归档要求, 是否满足今后计算机扫描等现代化管理的需要。4 是否按规定的分类方案进行系统化的整理和编目。总之, 总承包商只有在档案接收时严把验收关, 才能保证在机组达标时档案管理顺利通过考核。 5 工程总承包项目中档案管理应注意的几个问题工程总承包工作在电力设计系统开展时间不长, 工程总承包项目的档案管理也是一个新的课题, 还在不断探讨之中。从实践中, 我们认为在工程总承包项目档案管理中特别要注意以下几个问题: ( 一) 工程总承包项目初期总承包商一定要把档案管理提到领导议事日程上来, 并要明确一位负责人分管档案工作。 ( 二) 要按照国家档案局和行业有关档案管理标准, 制定本工程的档案管理制度, 明确各自的职责、并与经济责任制挂钩, 如: 文件材料未按要求归档, 不进行工程结算等。 ( 三) 由于工程总承包项目参建单位多, 且分包商基本无专职档案人员, 因此总承包商应对分包商的专兼职档案人员进行培训, 以提高他们的业务素质, 为以后档案整理、归档打好基础。 ( 四) 工程总承包项目要统一规定档案分类办法、案卷格式、档案装具和档案管理软件, 以保证整个工程总承包项目档案管理的一致性, 实现档案管理的标准化。 80 档案管理

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奈曼旗15155152381： 浅谈如何做好工程总承包项目的档案管理工作 - ？
柞哄洛珂： 姜桂洲, 陈建文 ( 中南电力设计院, 湖北 武汉 430071) 摘要: 本文通过工程总承包项目档案管理的实践, 介绍了在工程总承包项目中相关单位的档案管理职责、管理方式, 文件材料的收集范围以及整理方法, 指出了做好工程总承包项目档...

奈曼旗15155152381： 如何加强工程项目建设的档案管理 - ？
柞哄洛珂： 原发布者:龙源期刊网【摘要】本文结合工作实际论述了对工程档案整理方面的认识,根据档案归档要求,结合目前的工程档案现状,谈一些在工程项目档案管理方面的看法. 【关键词】工程档案管理;过程控制;验收 工程档案是一个项目从...

奈曼旗15155152381： 如何做好建筑工程档案管理 - ？
柞哄洛珂： 摘要:档案管理工作是企业管理工作的一部分,是维护历史真实面貌的一项重要工作.在当今工程建设管理日益现代化和建筑市场不断完善规范的条件下,工程档案的作用更加重要;它是施工管理的一个组成部分,是工程建设及其竣工的必要条件,也是对工程进行、维护、管理、使用和改造的原始依据,而工程档案的管理则被更加强调,工程档案管理的好坏直接关系到工程质量的优劣,影响着企业的经济效益.

奈曼旗15155152381： 如何做好工程项目管理中工程档案的收集和整理工作 - ？
柞哄洛珂： 在项目立项、设计阶段注意检查征地拆迁方面收集的资料是否齐全,尤其是拆迁户在拆迁过程中形成的材料应收集齐全.例如:征用地申请,红线图、坐标图、征地拆迁、安置、补偿批准文件等. 应注意招投标过程中产生的资料收集是否齐全,...

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奈曼旗15155152381： 如何做好建筑工程技术档案管理 - ？
柞哄洛珂： 摘要:建筑工程技术档案是技术经验的总结,是企业的技术资产,是企业的宝贵财富.加强建筑工程技术档案管理,发挥档案的作用,为企业技术创新服务,提升企业的竞争力,是新的历史条件下,对建筑工程技术档案工作者提出的要求.做好档案管理工作,是企业健康发展的需要.关键词:特点人员要求质量管理一、建筑工程技术档案的特点建筑工程技术档案不同于普通的档案,属于科技档案,它的特点主要有:专业性、成套性、阶段性、更改性、纪实性.(剩余2696字)

奈曼旗15155152381： 总承包单位建筑工程资料的阶段管理措施有哪些 - ？
柞哄洛珂： 一、工程开工前 1、我单位在与业主、设计、监理、分包、供货单位签订合同或协议时,对资料的技术标准、涉及内容、提供时间、套数及费用等问题予以明确.对物资进场报验的范围和要求、资料报验、报审的时间和验收、审批的时间及各自...

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柞哄洛珂： (一)做好工程开工前的准备工作:1、熟悉施工图纸,提出疑问并解决工程开工前的准备是最重要的,首先熟悉设计施工图、设计说明,从事不同的工作就从不同的角度去看,抓住重点. 2、填写和准备工程开工必备的资料.填写建筑工程施...

奈曼旗15155152381： 如何做好基建工程项目竣工验收时档案资料的归档 - ？
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奈曼旗15155152381： 工程档案管理员具体要做什么 - ？
柞哄洛珂： 1、及时收集、分析市场信息,加强对工程资料的现代化管理.2、及时收集、整理工程施工各类图纸以及补充资料,做好工程资料收发、运转、管理等工作,做到生产管理,做好文件资料管理规范、完整.3、掌握施工技术质量资料的归档要求,积极参与施工生产管理,做好资料的管理和监控.4、做好工程图纸的收发和审核,对工程资料和图纸等进行独立组合案卷和归档.5、处理好各项公共关系,包括与业主、项目经理、技术主管,上级主管部门以及其他相关部门的关系,同时还要处理好与档案管理部门的关系.