公司档案管理办法

档案管理办法是什么?~

档案管理办法：

档案管理体制：

1、公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部可设立专门档案室，配备专了、兼职行政主管分管公司主体档案工作。

2、根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。

3、公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案案安全保管条件时，要委托有关档案部门代为保管。


档案管理工作：

1、档案材料的收集。

建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限。
对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全。
及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。
2、档案的归档、立卷与管理。

区分全宗，确定立档单位。
分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。
归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。
整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。
对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。
每年对档案进行一次清理。
3、档案的保管。

防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。
公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案。
做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
4、档案的鉴定。

从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。
确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。
公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。
5、档案的销毁。

对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。
办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁。
销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。
6、档案借阅、利用工作。

凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
借阅期限不得超过一星期（如三个星期），到期归还；如需再借，应办理续借手续。
借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

档案保管办法的具体内容包括：
( 1) 日常性的保管与保护工作。它包括温湿度的观察监测、库房清洁、库房的安全保卫和企业档案的人柜上架整理等。
( 2) 预防性的保管与保护工作。主要指针对企业档案的防火、防潮、防高温、防盗等采取的维护措施。
( 3) 抢救性的保管与保护工作。主要指对破损或载体变质的企业档案进行的修补、复制等。
( 4)条件性的保管与保护工作。主要指库房的规划建设与使用、企业档案装具的挑选及设备的购置与维护等。
库房管理工作是企业档案保管工作的主要内容，是档案保管工作的基础，因而只有做好经常、具体的库房管理工作，才能为整个档案工作的顺利进行创造必要的条件。
一、档案库房的布局
库房布局是指对库房的使用安排及对库房区间和保管区段的划分。库房区域应尽可能集中，同一基本大类的企业档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间中；办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间；业务技术用房应尽量布置在库房的一楼；利用频率较高的企业档案应放在靠近办公室的房间里。
库房房间较多的企业档案部门，应编制库位号及库位索引，进行定位管理。库位号一般由房间号、柜架号及搁板号构成。其中柜架号自房间入口处计，从左到右依次编排；搁板号以一组档案柜架为准，从上到下依次编排。确定了库位号后，就应在此基础上制成库位索引。
二、档案架( 柜) 的排放和编号
库房中的档案架( 柜) 的排放，应符合下列几个要求：
1. 排列一致，横竖成行。如有大小式样不同的架( 柜) 子，则应适当分类，尽可能做到整齐一致。
2. 有窗库房的架( 柜) 子的排列，应与窗子垂直，以避免强烈光线直射；无窗库房的架( 柜) 子的排列，纵横均可但应注意不要有碍通风。
3. 架( 柜) 子排列应最大限度地利用库房的地面与空间，并要便于档案的搬运和取放，不宜太松或太紧。
三、档案的存放和全宗排列
企业档案存放应按全宗进行，一个全宗内的档案应集中在一起。库房内各个全宗单位应进行系统排列。全宗排列法主要有两种，即全宗顺序号流水排列法和全宗分类排列法。前者对库房空间和全宗实体的安排比较方便，后者对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。在安排一个全宗内的案卷的排列次序时，必须严格地按照全宗内既定的分类体系和案卷的顺序号进行，以保持案卷之间的联系。
当确定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以组织上架。上架的次序应根据档案架( 柜) 及其“栏”、 “格”的编号次序进行。
企业档案的存放通常采用竖放的方式，这样做的好处是检取和存放案卷比较方便。而对于那些珍贵档案和不宜于竖放的档案( 如卷皮质软、没有装订的案卷、画幅过大等) ，通常采用平放的方法，这样使文件较舒展，有利于保护档案。
平放档案时，为了取放方便和避免文件承担过重的压力，堆叠的高度以不超过四十厘米为宜。
四、建立全宗卷
在企业档案管理工作中，专门为了保存和管理某一全宗而形成的能够说明全宗历史情况的文件材料，以全宗为单位组成专门案卷，即称为“全宗卷”。
全宗卷是在企业档案室本身的工作活动中形成的一种档案。它与档案室所保管的全宗有密切的联系，是对全宗进行整理、鉴定、统计、提供利用以及进一步收集该全宗范围内的档案的重要依据，是档案室管理全宗和保管工作人员掌握全宗情况的不可缺少的一种工具。因此，全宗卷应单独集中，按全宗顺序保管。
五、温、湿度调节和清洁卫生管理
科学地控制温度和湿度，保持库房的环境和库内卫生，是做好企业档案保管工作的重要措施。为有效地完成这些任务，必须按照档案保护的技术要求，建立库房管理制度，坚持进行各种测定和防治，采取一系列必要的具体措施。
六、保卫和保密管理
档案是企业的文化财富，其中许多是机密性的。企业档案工作人员必须时刻提高警惕，加强库房的各项保卫保密工作以保证档案的安全。档案库房一定要有严密的管理制度。库房管理人员首先应做好防盗，必须堵塞一切可能失窃的漏洞。非库房管理人员，未经批准，不得随便入库。珍贵的、绝密的档案应放入保险柜，在专门的地点保存。出入库房的档案应进行仔细的清点和登记。
在企业库房管理工作上还必须杜绝一切失密的可能，管理人员非因工作不得谈论档案内容。关于库房内档案的存放状况和管理制度的具体内容，也应列入企业档案室的保密范围。
七、防火的管理
企业档案管理部门必须建立防火制度，并把防火作为经常性的重要任务之一。防火工作的管理主要体现在三个方面：
1. 加强检查，消除一切发生火灾的可能性
要定期检查电气设备，有毛病的立刻修理。库房内应严禁吸烟，忌用移动式的火烛。规模大的库房，一般应安装避雷针。
2. 做好灭火的准备
有条件的地方，可安装自动灭火设备或消防栓。一般均应备有灭火工具、沙箱和充足的水源，这些都应设在便于取用的地方。在档案工作部门要经常进行防火教育，学习有关的理论知识和技术方法。
3. 拟制档案抢救方案
即根据档案的重要程度、机密程度和库房的内外条件，拟出一个方案，规定抢救档案的先后次序、搬运路线、搬运方法、人力及设备。还可设想发生火灾的几种可能性，拟出几个方案，以备万一发生火灾时可指挥有序，抢救出最贵重的档案，并避免在抢救过程中发生散失和失密现象。
八、档案在搬动中的保护
由于种种原因，库内档案有时需要搬动，在搬动过程中常常遭到不同程度的机械磨损和污染，因此，应注意档案在搬动中的保护措施。
在库房内搬动数量较多的案卷时，必须准备一定的工具，如小型的手推车、案卷托板等。如果不使用搬运工具，那么每次搬动的案卷不要太多，以免损坏档案。有的档案如需要捆扎搬运，应注意忌用粗糙的捆扎用料或方法。取放档案必须轻拿轻放，防止搓揉、挤塞或撕裂档案。整理、捆扎和暂放档案的位置与条件等均应注意选择。
做好搬动中的保护工作，除了物质和技术措施以外，特别重要的是，要求档案管理人员有高度的责任心和踏实细致的工作作风。不负责任、粗枝大叶是搬动中发生机械磨损和污染的主要根源。
九、档案的安全检查
定期和不定期地对档案进行检查，是企业档案管理工作中的一项重要工作。只有细致地检查，才能确切地了解档案安全保管的程度，从而采取有效的措施改善保管条件，制止档案被继续损坏。档案的定期检查，可根据本部门的具体情况而定。不定期的检查，应在下列情况下进行：水灾、火灾之后；发现档案遗失或被盗窃后；对某些档案( 如利用频繁的部分) 是否遗失发生怀疑时；发生虫害、霉烂、水湿等现象时。
检查方法，最基本的是以登记的簿册与实际档案进行对照和检查人员的实地观察，为此检查人员应当由比较有经验的人来担任。
检查时必须有检查记录，记录应以全宗为单位进行，最后应根据记录做出检查报告。检查工作完毕后，对检查出的问题，应仔细进行研究，做认真的处理，必要时对某些制度做适当的修改。

档案管理制度

1、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。

2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。

4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。

档案统计制度

1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。

2、及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。

3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。

4、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。

5、有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。

扩展资料：

企业必须编制文件材料的归档范围。企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面：

1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。

2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。

4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。

5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。

8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。

9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。

10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。

11、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。

12、其他方面。

归档时间

1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案部门归档。

2、各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。

档案分类

1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号方法。

2、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。

3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。

4、常用的分类方法有：

（1）按产品型号分类；

（2）按设备型号分类；

（3）按科研课题分类；

（4）按工程项目分类；

（5）按专业性质分类；

（6）按组织机构分类；

（7）按时间分类。

参考资料：百度百科——企业档案管理办法

档案管理办法

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。 

一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。 

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。 

四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。 

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。 

六、文件资料档案的保管、查阅。 

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。 

七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。 

八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。 

会博通为企业提供综合档案管理全方面解决方案

规范化档案管理

会博通综合档案管理系统符合国家标准，可对档案全宗、类型、属性实现自定义配置，全面实现各类型档案集中管理的理想。

全面化档案管理

会博通综合档案管理系统集成实体与数字化档案统一管理，涵盖十大类档案以及干部人事档案管理。

协同化档案管理

会博通综合档案管理系统提供档案从录入、扫描、上传、移交到归档的全面流程化，谁形成谁归档原则，大大减轻档案管理人员负担。

高效化档案管理

会博通综合档案管理系统支持档案的批量录入、导入以及批量上传、挂接，自动生成封面背脊、备考表、目录等档案表格。

安全化档案管理

会博通综合档案管理系统借还登记、操作日志全面记录用户的使用行为，加注阅读屏幕水印，完美避免恶意扩散、盗用，减少丢失风险。

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