发函的技巧

通知,函的写作方法是什么?~

　　通知和函的写作

　　一、通知的写作
　　通知是公文中使用频率最高的一个文种，通常属于下行文。它适用于批转下级机关的公文， 转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周 知或共同执行的事项；任免和聘用干部。
　　(一)通知的类别
　　根据功用，通知可分以下类别：
　　1、发文通知
　　①批转性通知 对下级机关来文如呈转性报告、意见等上级机关用通知批转下级各有关部门 执行。例：《××市人民政府批转市住房工作领导小组关于解决特困户住房问题意见的通知 》、《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。
　　②转发性通知 对上级机关、不相隶属机关的来文，本机关用通知转发下级各有关单位执行 。例：《××省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于在接待中不摆烟酒等问题的通知》； 《建设部转发国家物价局财政部关于发布中央管理的建设系统行政事业性收费项目及标准 的通知》。
　　③发布性通知 发布本机关制定的各类规章及其它材料，使之产生直接的行政效力。例：《 国务院办公厅关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》。
　　2、知照通知
　　用于向有关单位、部门传达、晓喻、告知有关事项或情况。如任免或聘用干部、设立或调整 机构、启用或更换印章、迁移办公地点等等。例：《关于×××等四同志职务任免的通知》 ；《国务院办公厅关于设立国务院纠正行业不正之风办公室的通知》；《国务院办公厅关于 暂停实行夏时制的通知》。
　　3、事项通知
　　①布置性通知 就某些具体事项上级机关对下级机关下达任务、布置工作、提出要求。例： 《国务院关于在全国范围内开展清理三角债工作的通知》。
　　②规定性通知 上级机关对要求下级机关执行的具体事项作出明确规定，以便遵照执行。例 ：《教育部财政部关于改变研究生学习期间生活待遇问题的通知》。
　　③会议通知 告知某机关或部门将召开某一会议，同时提出与会的相关要求，故这类通知兼 有告知和布置作用。例：《关于召开××座谈会的通知》。
　　(二)通知的写法
　　1、标题
　　通常情况下，三大类通知的标题都由发文机关、事由及文种三部分组成。视具体场合和内容 ，发文机关可以省略，文种亦可变“通知”为“预备通知”、“正式通知”、“紧急通知” 等。在发文通知里要准确使用“批转”、“转发”和“印发”，发布本机关自制规约文书， 对重要的规章应由“颁发”、“发布”等动词提起。除发布的规章应用书名号，其余均不使 用 书名号和标点符号。要具体处理好“关于”引起的介词结构和文种表述，杜绝重复出现“关 于”和“的通知”字样。
　　2、主送机关
　　视通知内容，有些应具体写明受文单位名称，有些属普发性的则应写上规范化的统称。虽不 属普发公文，但主送机关较多的，也可用相应的规范化统称。
　　3、正文
　　一般起草时要先交待发文的原因、意图或目的，然后写清通知的具体事情、办理要求、注意 事项及时限等。
　　正文的表述除篇幅简短者多数通知用条款格式，即分条分款将内容按一定逻辑标准排序，做 到条理清晰，一目了然。
　　由于通知种类较多，各体正文写法、篇幅长短等差异较大，恕不一一。
　　4、落款
　　正文结束后在右下方署名署时并盖公章。
　　二、函的写作
　　函属于平行文。它适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主 管部门请求批准等。 根据主动与被动，函有发(去、问)函和复函之别。根据形式和规格，函又可分公函与便函两 类。公函与便函都是处理公务的文书，但公函的内容往往比较重要，涉及行使权力，故行文 郑重，具有完整的公文格式。便函为单位、领导之间处理具体事务时用，格式如同一般书信 ，不加标题，不编文号，不需存档，但亦需加盖公章。
　　(一)函的类别
　　本教材专指公函的分类。
　　1、联系函
　　①商洽性函 用于单位、机关之间互相商量、接洽工作和委托对方办理某一事项。例：《× ×学校关于商洽×××同志调动工作事宜的函》；《××县人民法院关于×××遗产纠纷案 托查的函》。
　　②询答性函 用于单位、机关之间互相询问或答复问题。例：《××省科学技术委员会关于 询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函》；《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》。
　　3、告知函
　　主动将有关信息（如问题、意见、情况）告知对方。例《中国科学院关于学部委员增补结果的函》。
　　2、请批函
　　向有关主管部门请求批准事项时用请批函。这里的“主管部门”是指与发文机关不存在有行政上隶属关系的业务主管单位，而请求批准的只限业务事项。例：《×××××学报关于申请广告许可证的函》。
　　（二）函的写法
　　1、标题
　　函的标题量般由发文机关、事由和文种三部门组成。发文机关视具体情况一般可省略。发函的文种不管是联系函还是请批函，均可写成“函”，但也有写“公函”字样的。属答复性质 的函，文种均须标明“复函”。
　　2、主送机关
　　顶格写机关全称或规范化简称，后标冒号。复函的主送机关即来函单位。
　　3、正文
　　开头 发函的开头应简述发函的缘由或目的；复函的开头应引述来函的日期、文号或标题等 。
　　主体 发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项；复函则要针对来函内容，作出具体 的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一，做到一函一事。
　　尾语 发函一般用“专此函告”，“敬请函复”等作结；复函多用“此复”、“特此函复” 等为结尾。尾语应根据内容、要求来拟写。
　　落款 正文右下方署名署时并盖公章。 正文除做到一函一事外，还要求语言得体，视内容、行文方向等掌握用语分寸并符合身份， 做到多用雅语，既热情诚恳又务实直陈，有利办事。

格式错误。

********关于请求***********的函

**************（主送机关）：
目前，***********，.......................（事实依据）
根据*************，........................（道理依据）
为了**************，.................（目的主旨），现请***************，.................（意图主旨） 由*********，...........（分旨）
妥否，请函复。（意图主旨兼结语句）
（印章）
*******年**月**日

　　1、要明确主体，注意签字盖章的细节。
　　（1）在发函时，要确定清楚主体，即谁因何事发送给谁。不要长篇大论，内容不清晰。
　　（2）在函的落款处，个人的要签名，不要只有打印的姓名，是公司和企业的，要由单位盖章并由法定代表人或授权代表签字。特别要注意一定要准备两份，除了在落款处签字或盖章之外，再将两份平铺在一起，在骑缝处签字或者盖章，快递一份，自留一份。
　　2、最好选择EMS
　　从长期的习惯来说，选择邮政快递，是有的政府机关、写字楼优先EMS的快递人员进出收发件，而且其网点多覆盖面广，可查询收寄件的动态情况，特别是可以取得书面的妥投单，方面作为证据使用，还有一个重要的理由是使用EMS已是司法惯例。
　　3、注意快递单的填写
　　（1）单位名字应全称如实填写，如果收寄件人为个人直接写个人的名字，注意要写全名，不要写曾用名或花名、乳名等。
　　（2）地址要写详细，最好能具体到门牌号码。如果收件人是公司的，其注册地址和实际经营地址不一致的，最好是向两个地址都各寄一份，不但增加签收的机会，也不给对方以不在所寄地址，没有收到的借口。
　　4、内件品名
　　一定要将将发送的书面函件的名称填上，如果函件名不具体，也可以将函件的具体内容高度概括，将谁关于何事发函填写在内件品名中。如果对方不自签收此件而退回，要保留退件单，并且不要拆开所发邮件，并保管好。
　　5、把握好寄件时间，取得送达凭证
　　为保证有关的诉讼时效的目的，必须将邮寄时间准确完整地填写好，并要求快递员盖邮戳，以证明快递的时间。一定要保留此单据。并且在快递出后，跟踪查询快递的邮寄情况，是否签收等，待对方收到后，立即联系邮政快递热线，要求寄送妥投单。
　　6、可对邮件寄送情况全程录像
　　如有必要可以自己用手机或其他录相设备，对签字、填写完快递单、整个装件、封存、快递的过程进行全程录像，以防对方对收到的内容提出异议。
　　7、视情可进行公证
　　对一些特别重大的邮件，根据情况可以向当地的公证部门申请邮寄公证，也就是说由公证处对上述的函件的名称、内容、装件、封存并交给邮件快递的过程进行公证，证明这个特定内容的书面函件已完成送邮。

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