.档案提供利用的方式和途径主要有哪些?

档案信息开发利用的方式有哪些?~

1、应用现代化技术，建立信息网络
档案部门作为档案信息汇集、交流的中心，应该跟上社会科学技术发展的步伐，多渠道争取资金，积极引进计算机、缩微技术等现代化设备和技术手段，提高对档案信息的存储、处理、检索能力，从而提高档案信息资源开发利用工作的效率。档案部门可以通过建立档案信息网络，打破馆藏档案的地域性、封闭性，使档案信息资源成为一个统一的、开放的信息资源系统，真正达到档案信息资源的共享。
2.开发室藏资源，提高利用效率
开发档案信息要有针对性。档案部门开发档案信息资源必须首先了解社会的需求，要紧紧围绕服务对象的发展规划和工作重点进行选题，做到有的放矢。
加强档案的编研工作。随着科学技术的高速发展，利用者需要档案部门快速、高效地提供多层次的档案信息。这就要求档案部门不仅向利用者提供原始档案，还要根据利用者和社会的需求，提供一次加工、二次加工、多次深加工等不同层次的档案信息。
建立完善的检索体系，最大限度地揭示档案信息。档案检索工具是记录、报道和查找馆藏档案的手段，是管理档案和提供利用必不可少的工具。它是充分揭示馆藏内容，迅速、准确地提供档案和检索档案的主要途径。档案部门只有编制出系统、实用、多角度、多功能的档案检索工具，才能缩短档案检索时间，提高档案的查全率、查准率。
3、加强档案编研工作，提高编研质量
档案编研工作可以把档案承载的信息从静态转化为动态，由传统的服务转化为提供综合档案信息的高层次服务，通过档案信息的采集、分析、加工、整序、综合制成档案信息半成品，向社会提供报务，使利用者直获得信息，缩短收集信息的时间，提高工作效率，推进企业各项工作的发展，它是提供档案信息为社会报务的重要方式，是开发档案信息资源的主要手段。加大编研工作力度，提高档案编研水平，确立编研工作的中心地位，是促进档案信息资源开发利用的必然所在。
档案编研质量对深层次开发利用档案信息资源有着重要决定作用，加强编研工作，档案工作者必须参与社会活动以，了解利用者档案需求，从中确定带有普遍性需求的编研题目，进行有较强的针对性和实用价值的编研。下真功夫编写出一些时时效性、特色性、专业性、实用性较强的档案信息资料的编研成果，确保编制出适合企业和社会需求的编研成果，提高档案编研成品的质量，使档案信息增值，最大限度地满足企业和各级领导决策以及广大档案利用者的信息需求。
4、强化服务职能，提高服务质量
为了全面开发档案信息资源，档案部门应运用各种服务方式，变被动服务为主动服务，最大限度地满足利用者的需求。在服务态度上做到热情主动、细致周到，善于与利用者沟通，了解利用者的需求。在服务内容上做到紧跟社会形势，了解社会需求，及时地、有针对性地开发档案资源，提供社会急需的高质量档案信息。在服务形式上做到上门服务、档案信息上网等多种形式并用。
5.实行有偿服务，调动档案信息开发利用工作人员的积极性
档案信息开发利用工作是一项投入多、周期长、见效慢、效益大的工作。每一项档案信息开发成果都凝结着档案人员的辛勤劳动。档案机构作为社会公益机构，一直靠国家有限的投入开展工作。档案经费的缺乏，抑制了档案人员的工作积极性，直接影响着档案信息资源的开发利用。因此，档案信息资源的开发利用应与其创造的经济效益挂钩，按一定比例收取费用，增加经费投入，促使其健康发展，走以档案养档案的路子，使档案信息开发工作形成良性循环。
6.加强对档案的宣传、提高全社会开发利用档案信息资源的意识。
档案信息资源的开发利用需要企业各级各部门的积极支持和参与，才能促进工作的开展。这就需要通过开展多种形式、多种渠道的档案宣传。可以通过举办档案展览、印刷宣传资料、开展档案信息咨询、报道档案工作等各种形式，广泛地宣传档案的重要作用、档案部门的职能、档案工作的内容和基本任务。通过宣传教育，使人们逐步了解档案和档案工作，熟悉档案部门的室藏内容、利用档案的方法等，有针对性地利用档案。扩大档案工作的影响，使档案走向社会，提高和强化全社会档案利用的意识，普及档案知识，向社会传递档案信息，吸引人们更好地利用档案。要有重点地进行宣传，加强室藏内容的宣传是开发利用档案信息资源的关键。宣传档案在经济和社会各项事业发展中的价值作用。为档案信息的开发创造良好的外部环境。

档案提供利用的方式和途径---内部控制健全性评价

内部控制制度是在一个单位中，为了实现经营目标，维护财产物资完整，保证财务收支合法、会计信息真实，贯彻经营方针和决策，以及保证经济活动效益而形成的一种内部自我协调、制约和审计的控制系统。其实质是通过制度约束，进行内部控制。

(一)健全性评价程序

健全性评价程序反映了对被稽查单位内部控制进行健全性评价的进程。科学地确定健全性评价程序，不仅可以保证健全性评价的质量，而且可以提高健全性评价的效率，节约人力和时间。

下面是健全性评价程序应有的步骤及各步骤应包括的内容。

1．调查内部控制制度的基本情况

这是对内部控制制度进行健全性评价的基础工作。调查的主要内容包括一般控制(如企业组织机构的设置、权责范围以及有关制度规定等)和应用控制(企业主要业务活动的处理程序和手续，在业务处理过程中设置的控制环节以及相应的控制措施等等)。通过对这些情况的调查了解，税务稽查人员可以弄清内部控制制度运转的环境是否理想，控制点和控制措施是否健全完善，从而为判断内部控制的健全性提供依据。

调查可以通过以下几种途径。

(1)访问。通过与企业有关管理人员和业务人员座谈，特别是同业务熟练、经验丰富的专业人员座谈，可以掌握有关企业内部控制制度多方面的情况。对于疑点，也可以请他们作出解释，以便更明确地了解控制制度的主要特征，发现易于发生问题的主要环节。访问还可以以税务稽查人员事先拟好调查表由被访问者填答的方式进行，这样可使所调查的问题比较集中，有利于提高调查的效率。

(2)查阅以前年度的税务稽查档案。对于连续性税务稽查来说，以前年度的税务稽查档案文件可以作为了解企业内部控制制度的一项主要手段。如税务稽查工作底稿中有关对该企业内部控制制度进行测试和评价的记录，或有关内部控制制度评价的意见书或说明书等，都记载有企业内部制度的情况，税务稽查人员应尽可能地利用这些档案文件中所记载的有关信息。当然，由于企业情况不断变化，税务稽查人员也应通过访问等途径对这些信息予以修正。

(3)查阅企业的制度规定或其他资料。一般来说，大型企业都制订有各项经营管理制度以及各种业务规范。这些制度规定中也包括了有关内部控制的系统、程序和方法等方面的内容。这类内容有助于税务稽查人员了解企业内部控制制度的情况。但是这些制度规定往往涉及面广、过分详细，税务稽查人员难以从中迅速了解到自己所需要的情况，因此只能作为了解情况的补充方法。如果企业编制有业务流程图或其他专门描述内部控制制度的资料，税务稽查人员可加以审核、利用，以减少调查的工作量。

2．描述并证实内部控制制度

在调查企业内部控制的同时，税务稽查人员应及时地把自己所了解的有关内部控制制度的情况记录并描述下来。描述的详细程度取决于税务稽查人员的素质和评价的性质。如税务稽查人员关于内部控制制度方面的知识比较丰富，可以简要地进行记录，反之则应将所了解情况都详细地记录下来；如果是第一次评价该企业的内部控制制度，应比较详细地加以记录，反之，如果以前曾对该企业内部控制制度进行过评价，可以比较简要地对变化了的情况加以记录和描述。

税务稽查人员对内部控制制度的描述固然最终会在符合性评价阶段得到证实，然而，为了避免因曲解或调查不实等原因可能带来的错误，为下步评价工作打下良好的基础，税务稽查人员应对已经了解的情况加以证实，以确保对内部控制制度的了解和描述准确无误。这项工作可以通过两种方式进行：

(1)将有关内部控制制度的记录送交企业有关人员审定，以核查这些记录是否与实际相符；

(2)对所记录的各类业务内部控制制度进行一两次简要的税务稽查，即从每类业务中抽取一两笔业务，从其发生一直追踪到结束，以证实记录中所描述的内部控制制度是否确实存在。通过证实，税务稽查人员既可以确定自己的了解和记录是否与企业内部控制制度的实际情况相符，又可以进一步加深对企业内部控制制度的认识和了解。

3．登记内部控制制度缺陷

在调查了解并描述了被稽查单位内部控制制度后，税务稽查人员即可将该单位内部控制制度的实际情况与自己所理解的比较理想的内部控制制度相对照，从中发现内部控制制度的缺陷和弱点，并将这些缺陷和弱点记录在内部控制制度缺陷登记表内，以便于税务稽查人员全面评价内部控制制度的健全性。控制缺陷应按控制类型分类归集登记，并在表中列出有无补偿措施、可能造成的潜在影响及其重要程度等项内容。

内部控制制度缺陷登记表的格式如表7-1所示。

表7-1 内部控制制度缺陷登记表

控制类型
控制缺陷
补偿措施
潜在影响
重要程度

实物控制
无限制无关人员接触产品成品的规定
有较严的出门审查制度
可能造成库存商品丢失
低

职务分离
无

审核与核对
发出商品记录与销售明细账不定期核对
无
可能发生记录性错误
较重要性

批准或授权
无

4．评价内部控制制度的健全性

通过以上几个步骤，税务稽查人员基本上掌握了被稽查单位内部控制制度的状况，并发现了内部控制制度存在的控制缺陷和弱点。在此基础上，经过对发现问题的分析，就可以对内部控制制度的健全性作出评价了。

(1)税务稽查人员应分析有无相应的补偿措施能够全部或部分地抵消控制缺陷的影响。如严格的出门审计制度可以在相当程度上避免因无关人员接触库存商品而可能产生的库存商品失盗问题等。补偿性控制既可能是税务稽查人员认为比较理想的内部控制制度中的一部分，也可能是被稽查单位自行采用的特殊的控制方法。税务稽查人员应认真辨别有无补偿性控制措施，并充分说明这些措施能否全部或部分地抵消控制缺陷的影响。

(2)在确定控制缺陷可能没有或不能全部得到补偿之后，税务稽查人员应进一步分析这些缺陷可能导致的错弊的性质以及对财务信息影响的重要程度。如会计记录之间没有定期进行核对，就可能导致会计记录的错误，这对财务信息的正确性而言无疑是十分重要的。在分析控制缺陷的影响时，税务稽查人员应特别注意研究控制缺陷之间相互联系的影响。例如在调查中发现销售业务系统中无论是销售部门还是财务部门都没有审查销售发票这项控制制度。孤立地看，销售部门未进行审批的缺陷可能会在财务部门审核中得到补偿，但由于财务部门也未进行审核，这就可能使整个销售业务失去控制，从而极可能导致隐匿销售数量从中贪污的严重弊端。因此，税务稽查人员要注意把各项控制缺陷联系起来进行分析。

(3)在全面分析内部控制缺陷的基础上，税务稽查人员可进而对内部控制制度是否健全作出判断和评价。

内部控制制度的健全性可以从两个方面进行评价：

1)评价内部控制制度的合理性。评价内容主要包括被稽查单位内部组织机构和岗位设置是否符合职务分离原则、所运用的凭证文件能否反映控制要求、业务处理程序是否可以互相牵制和自动校验等项。这是从总体上评价内部控制制度的健全性。

2)评价内部控制制度的完整性。在认为内部控制制度比较合理的前提下，税务稽查人员还要评价在内部控制制度中应设置的控制点是否齐全、各项控制措施是否完备。这是从局部来评价内部控制制度的健全性，主要是分析具体的控制环节和控制措施有无不完整的问题。

通过评价，如果认为被稽查单位内部控制制度比较健全，税务稽查人员就可以作出继续依靠内部控制制度的决定，并进入下一评价阶段；反之，如果认为内部控制制度存在严重缺陷，税务稽查人员就应放弃依靠内部控制制度的打算，停止对内部控制制度的评价而直接进行实质性税务稽查。

（二）健全性评价方法

内部控制制度健全性评价的方法，是指描述内部控制制度现状并揭示控制缺陷的评价技术。在长期的税务稽查实践中，税务稽查人员摸索到了许多健全性评价的技术方法。这里介绍比较常用的文字说明法、调查表法和流程图法。

1．文字说明法

文字说明法是指税务稽查人员将所了解的被稽查单位内部控制情况以文字叙述的方式加以记录和说明的评价方法。文字说明法比较适用于反映与总体控制有关的内容，如组织机构的设置、职权范围等，也比较适用于静态控制制度的反映，如实物保管控制等。此外，这种方法还可以对某些需要税务稽查的控制细节加以深入的描述。

文字说明法具有灵活简便的特点，但其缺乏层次感和形象感。

2．调查表法

其主要内容是：税务稽查人员根据自己对内部控制制度的理解，针对各项具体的控制措施事先拟定一系列的问题，并列在表上请被稽查单位有关人员回答，藉以税务稽查某项控制措施是否存在，并以此作为评价被稽查单位内部控制制度是否健全的依据。调查表法的运用标志着税务稽查人员开始以一种模式化、系统化的观念评价企业(特别是大型企业)的内部控制制度。

内部控制制度调查表是由事先拟定的一系列问题所构成，提出问题的恰当与否，直接关系到采用这种方法能否达到预期的目的。因此，在提出调查问题时，应注意以下几点。

(1)避免提出笼统的问题。调查表要求回答的是有关被稽查单位内部具体的控制措施，因此，提出的问题也应具体明确。例如，“销售发票是否经过审核”这个提法就不如“销售发票是否经过部门负责人审核”这种提法具体明确。后者不仅可以了解到是否有“审核”这项控制措施，还可为评价这项控制措施是否合理提供切实的依据。

(2)避免提出双重意义的问题。双重意义的问题就是将询问两种或两种以上相类似的问题合并在一起提问。如“材料采购是否以请购单为依据并经过部门负责人批准?”这就属于双重意义的问题。这样的问题对于以请购单为依据但无需批准就进行采购或不以请购单为依据但需经过批准的企业，都很难作肯定或否定的回答。一般应将这类问题分成两个问题提出。

(3)避免提出诱导性问题。在回答问题时，调查对象可能因诱导性问题而产生某种倾向性，从而使答案不能客观地反映实际情况。因此调查表中的问题应以中性的形式表达出来，避免倾向性。例如，“明细账要定期与总账核对，是吗?”这种提问方式就使人认为明细账与总账核对是必须的，因而会不顾本单位情况如何都作肯定的回答。

(4)避免直接询问与财务信息正确性或经济业务合法性有关的问题。调查表要求回答的是内部控制制度中具体的控制措施是否存在，而不是财务信息是否正确，或经济业务是否合法，因此，调查表就不应涉及这方面的问题。

税务稽查人员是为了解具体控制措施是否存在而设计和使用调查表的，因此，必须选择熟悉或具体进行业务处理的人员填写调查表，以保证答案的真实、准确。在收回调查表后，税务稽查人员应立即进行整理，对有疑问的地方及时向调查对象作进一步的询问了解。

调查表法的优点是：

(1)能够较深入地了解到具体控制措施；

(2)由于调查事项是事先拟定，一般不会遗漏所需了解的情况：

(3)调查表可以由不同部门的不同人员同时填写，可以保证答案的可靠性；

(4)对调查问题的否定答案反映了内部控制制度存在着缺陷，便于税务稽查人员作进一步调查分析。

当然，由于调查内容限于调查表内，因此税务稽查人员难以了解到其他方面的有关信息，这是调查表法的主要缺点。

3．流程图法

流程图法以特定的符号，按照业务处理流程反映和描述内部控制制度，是评价内部控制制度的主要方法。

下面简要介绍流程图法应用的几个问题。

(1)流程图的符号。流程图是由一系列的符号组成的，符号就是流程图的语言。目前，国际上还没有统一的流程图符号，税务稽查人员可以结合工作实际自行确定。

(2)绘制流程图的要求。在实践中，绘制流程图的形式很多，有的以横向方式反映业务处理的流程，有的以纵向方式反映业务处理流程。税务稽查人员可以根据需要和习惯选择适当的形式。但在绘制流程图时，务须注意下列带有普遍性的要求：

1)明确反映各部门或人员的职责范围和控制区域，以便明确各部门或人员的责任。

2)控制点的主要控制内容和控制措施应加以说明或标示，如在图中符号内加以注明或在图外另作说明。

3)流程图要比较全面地反映业务处理中涉及的各种文件及其名称、份数和流向。

4)应尽可能简明地反映业务处理流程及相应的控制环节，避免复杂。

(3)流程图的优缺点。流程图法自出现以来即被广大税务稽查人员所推崇，已成为描述和评价被稽查单位内部控制制度的一种主要方法。这主要是因为与其他方法相比，流程图法具有下列优点：

1)它把内部控制制度中的各个控制点形象地连结为一个整体，因而容易辨别该业务处理过程中是否遗漏重要的控制环节；

2)控制点与控制点之间的前后顺序以及实施控制的部门都可以在流程图中反映出来，便于对各控制点之间的关系进行分析；

3)通过特定符号，集中反映了业务处理流程中的关键控制环节即控制点，便于税务稽查人员抓住重点。

当然，这种方法也存在一些缺点，主要体现在两个方面：

1)绘制技术要求较高，不易掌握，比较费时；

2)这种方法只能反映企业处理流程中的控制措施，而业务处理流程之外的一些静态控制(如实物保管)以及基础性控制(如凭证连续编号)等就不易反映出来。

　　（一） 提供利用服务的方式
　　1、以档案原件提供利用。如在档案馆室（内）开辟阅览室，利用者在室内阅览一般文件原件；在某些情况下，将档案原件暂时借出馆（室）外使用等。
　　2、以档案复制品提供利用。如制作各种形式的档案原件复制本，代替原件在馆（室）内阅览（如珍本）或提供馆外使用，编辑出版文件汇编和在报刊上公布档案，举办档案展览等。
　　3、综合档案内容编写书面资料提供利用。如编写各种参考资料，制发档案证明，函复查询外调。依据档案材料撰写专门文章和著作、向社会提供加工的档案信息。
　　（二）档案提供利用服务的途径服务的途径，亦即提供利用的具体方式：
　　1、阅览室阅览：最普遍、最主要、最常规的服务方式。
　　2、档案外借：档案一般不允许借出档案室，特殊珍贵和易损的档案，禁止借出。照片、影片、录音带、录像带等原件不提供外借服务。外借应有严格的制度。借用单位和个人要对所借档案的完整和保密负完全责任。
　　3、制发档案证明
　　4、制作档案复制件
　　5、举办档案展览
　　6、提供档案咨询服务：信函、电话、网络查询。
　　7、综合档案内容，编写参考资料

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

（一）阅览室阅览。主要是查阅档案原件，也可辅助以参考资料。（二）档案外借（三）制发档案复制件（四）制发档案证明（五）举办档案展览。

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。

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聊城市13013198411： 档案利用服务主要有哪几种方式? ？
郑卷今威： 利用档案的形式具体可以分为以下几种:(1)阅览.指利用者在档案馆(室)内专设的阅览室、接待室等场所查阅其所需要的档案原件或档案缩微品、复制件;(2)复制...

聊城市13013198411： 档案利用工作的方式有哪些? ？
郑卷今威： 档案的利用工作一般有如下几种. 为利用者提供服务的工作主要有以档案原件提供利用的开设阅览室、档案外借和以档案复制件提供利用的制发档案复本等几种主要方法. 在提供利用时,要正确处理利用和保密之间的关系,避免泄露机密.

聊城市13013198411： 如何有效的利用档案 - ？
郑卷今威： 要熟悉所藏档案的情况,主动了解公司各项工作对利用档案的需要,积极做好提供利用工作; 规范档案利用手续并加以严格遵守,能够认真编制检索目录 并根据需要提供编研材料,目录规范、清晰、有条理,编研材料的参考价值高、利用价值...

聊城市13013198411： 机关档案利用的方式包括编研和查档对吗 - ？
郑卷今威： 提供利用的主要方式有:阅览室阅览、摘录,复制,咨询,提供凭证,档案陈列、展览,发行档案缩微胶卷,编辑出版档案史料,创办档案刊物并通过报纸、杂志、广播、电视等大众传播媒介公布档案,根据档案内容加工整理参考性资料,以及与国外交换档案或档案复制品等.

聊城市13013198411： 城建档案利用的方式一般有哪几种? ？
郑卷今威： 以城建档案原件提供利用;以城建档案复制品(件)提供利用;综合城建档案内容编写书面资料提供利用.

聊城市13013198411： 档案的怎样保管和利用? ？
郑卷今威： 一、档案材料损毁的原因 1)内因.是指档案本身制成材料的质量.如纸张、墨汁、油墨等材料的质量如何,将直接影响档案材料的保管. 2)外因.主要有自然环境、保...