房地产档案管理制度

房地产档案管理办法?~

中央国家机关房地产档案管理办法
　　第一条　为加强中央国家机关房地产档案管理，维护房地产权利人的合法权益，更好地为中央国家机关房地产管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市房地产管理法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《城市建设档案管理规定》等法律法规，制定本办法。
　　第二条　中央国家机关房地产档案（以下简称房地产档案）是指在中央国家机关房地产的建设、使用、管理等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
　　第三条　本办法适用于国务院组成部门、直属特设机构、直属机构、办事机构、直属事业单位、部委管理的国家局，最高人民法院，最高人民检察院，有关人民团体，及其下属企事业单位（以下称各部门、各单位）房地产档案的管理。
　　第四条　房地产档案管理工作以权属档案管理为核心，遵循统一组织、分级负责、分类归档、多套分存、授权使用的原则。
　　第五条　国务院机关事务管理局作为中央国家机关房地产工作主管部门（以下简称主管部门），负责制定房地产档案管理规章制度，指导和监督各部门、各单位的房地产档案管理工作，协调与地方政府档案业务部门的关系。
　　中央国家机关房地产档案工作接受国家档案行政主管部门的业务指导。
　　第六条　产权人负责房地产档案的收集、保存、移交和利用等工作。
　　各部门、各单位组织、领导并监督检查本部门、本单位内各产权人的房地产档案工作。
　　本办法所指产权人，即房屋所有权证、国有土地使用证中“所有权人”、“土地使用者”栏目记载的法人。未取得房屋所有权证、国有土地使用证的，出资人或主要出资人承担产权人的职责。
　　第七条　房地产档案分为权属档案、建设工程档案和使用管理档案。
　　权属档案是指房地产权属登记、调查、测绘、转移、变更等工作中，形成的记载证明房屋所有权及土地使用权权属来源、变动情况等内容的文件材料。
　　建设工程档案是指在新建、改建、扩建、翻建和维修改造的工程项目建设过程中形成的文件材料。
　　使用管理档案是指房地产在分配、调整及使用等日常管理过程中形成的文件材料。
　　第八条　房地产权属档案的归档范围包括：
　　（一）产权人的身份证明、立项审批文件、建设工程规划许可证、建设用地批准书、建设用地规划许可证、建设工程施工许可证、工程竣工验收报告、国有土地使用证、房屋所有权证等；
　　（二）房屋买卖合同、房产赠与书、房产析产协议书、房屋继承公证书、拍卖成交书、房产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房产转移的上级批件或会议纪要等；
　　（三）房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图，房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等；
　　（四）其他有关房地产的权属来源资料。
　　第九条　房地产建设工程档案的归档范围包括;
　　（一）项目立项申报文件和批复；
　　（二）项目用地批准文件、建设用地规划许可证；
　　（三）规划意见书及附图、方案审查意见或方案复函、建设工程规划许可证及附图，建设工程施工许可证；
　　（四）年度投资计划、初步设计和投资概算申报文件及批复；
　　（五）竣工结（决）算报告；
　　（六）竣工图及设备技术说明书、试运行报告；
　　（七）工程建设档案验收合格备案文件、管线测量资料及竣工验收报告；
　　（八）其他相关材料。
　　第十条　房地产使用管理档案的归档范围包括：
　　（一）办公与业务用房使用管理档案
　　1.调配申请及批文；
　　2.使用协议;
　　3.物业单位招投标文件、物业管理合同、日常运行维护记录；
　　4.设施设备运行、维修、维护、改造等记录。
　　（二）住宅使用管理档案
　　1.住房申请、临时入住通知单、腾退旧房协议、调配通知单、集资建房协议；
　　2.职工住房档案;
　　3.周转住房的装修、制度设立及分配方案；
　　4.物业管理合同、费用支付单据、物业公司变更资料、物业管理工作的年度测评报告；
　　5.职工住房配售办法、相关会议纪要及最终配售方案；
　　6.住房的各类证明或信函。

　　

1、计算机记录和管理，实现房地产档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化，提高档案的管理水平和利用质量，更好地为房地产经济发展服务。
2、利用业已建立起来的房地产档案信息库，来进行档案的编目、标引，建立自动检索系统，由计算机辅助进行档案的接收、整理、鉴定、库房管理、借阅利用、统计等，并实现档案信息传递网络化。
3、编制完善的检索工具和提高系统的安全防范。系统的安全性指的是保护系统的硬件和软件免受自然灾害和人为的破坏，做好防病毒工作，抓好用户权限管理。只有保证系统的安全顺利运行，房地产档案管理现代化的目标才能得以实现；否则一切都无从谈起，因此做好系统的安全防范工作是重中之重。
4、由于电子档案原始信息的长期保存有待深入研究和探讨，对电子档案要定期进行备份，防止数据信息损失。
房地产档案管理现代化是不断完善优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支精通房地产管理且熟悉计算机基础知识的专业队伍，是实现房地产档案管理现代化的关键。

　　第一条 目的:为加强公司各类档案管理的规范性,特制定本办法。
　　第二条 适用范围:公司的全部文书档案、人事档案、会计档案、工程档案。
　　第三条 管理权限:各相关部门
　　第四条 档案的立卷归档:
　　1.行政档案的立卷:
　　(1)立卷范围:公司业务活动中的收文及批办过程中的批办材料;以公司名义发出的文件(定稿、存本、附件);各种会议文件及会议记录;公司内部管理类文件(日常工作中形成的计划、总结、统计报表、规章制度等);公司内部形成的除人事、财务方面之外的其它请示、报告、批复;公司对外签订的经济合同原
　　件(工程部一份,由财务部门一份存档及多余份数综合办公室保存;只有一份原件的,由财务部门保存,其他报名保
　　存复印件,并在其上注明原件存放处);在工作过程中形成的照片、录音带、录像带、计算机软盘及光盘、工具类书籍;公司领导或部门经理外出参观学习等活动带
　　回的文字、声像、科技资料。
　　(2)有关部门须保留档案原件时,综合办公室应保存复印件,并在复印件上注明原件存放处。
　　2.工程档案的立卷:
　　(1)立卷范围:与工程相关的具有现实和长远保存价值的各类工程文件资料(工程前期资料、勘察、设计、施工、监理资料、设备资料;工程竣工验收资料等)。
　　(2)工程部应派专人负责技术档案的整理、立卷、归档工作,归档文件资料必须完整、准确,经过系统整理、编目后由工程部负责人审查后归档。
　　(3)工程结束后,由工程部负责移交有关部门存档。
　　第五条 档案的保管:
　　1.凡公司在各类经营活动中形成的具有保存价值的文件资料,均应由各档案管理有权部门进行收集、整理、立卷归档及甲常管理,其它部门和个人不得擅自留存。
　　2.凡属立卷归档的文件资料,必须为原件,书写格·式必须符合要求,书写工具须为钢笔或黑色碳素笔,且应保证其完整、齐全、分类清楚。
　　3.档案管理实行一月一整理制度,所有归档文件均应为已完成文件。
　　4.各档案管理有权部门的部门经理应定期对本部门全部档案的保管及借阅登记状况进行核查,如发现问题,应及时向上级主管领导汇报,以便及时采取措施确保档案的安全。
　　5.对破损和变质的档案及时进行复制和修补。
　　第六条 档案的借阅:
　　1.借阅档案时需填写《借阅登记表》;并不得将档案带离所在办公室。
　　2.经领导批准后档案被借出时,档案管理人员应在该档案的位置上,放一张代替卡,卡上应标明档案卷号、借阅时间、借阅单位、借阅人姓名,以便按时催还,防止档案丢失。
　　3.秘密档案的借阅应由综合办公室主任在借阅登记表中签字认可;机密档案由档案管理有权部门主管副总签字认可;绝密档案由公司总经理签字认可后方可借阅。
　　4.保密性档案原则上不得摘抄或复印,如确实需要时,应由档案管理有权部门最高负责人在借阅登记表中签字认可。
　　5.借阅档案的部门和个人,必须妥善保管档案资料,不得将其拆散,或进行涂改、勾划、折叠、抽页等损坏性行为,也不得转借他人使用。
　　6.借阅人归还档案时必须经档案管理人认真检查后方可进行销号。
　　第七条 档案的销毁:
　　档案销毁由办公室报请公司主管副总及总经理批准后执行,并须由公司指派专人进行监督。

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