如何用Excel做好项目管理？最后一点你一定要会
说它年轻，是因为这么多年了，它的使用率还是名列前茅。
熟悉老原的老粉都知道，我最喜欢看招聘JD，也喜欢让你们看招聘JD。
看多了招聘JD，你就会发现，我们管理类岗位除了硬性的PMP证书条件以外，还有一项非常重要的能力——熟练使用Excel等办公软件。
很多公司招聘项目经理，都会加上这么一条：要求熟练运用Excel，有时候甚至不提Project，也要写上会用Excel。
在这里，老原想问下有多少人知道这是为什么？
其实原因主要有两个：
第一是，领导或者甲方的电脑里不一定有Project，但Excel一定是人手一份。
其次是，不得不夸一句，Excel实在是太强大了，甚至可以说，其实项目中95%的问题，都可以直接用它搞定，只是很多人不知道而已。
今天的内容，主要分2个部分：
1、怎么用Excel进行项目管理？
2、5个Excel职场习惯，帮你提高协作效率。
废话不多说，今天老原现在就给大家讲讲怎么用Excel搞定项目，老原整理的 项目管理Excel模板 也别错过。私信老原即可领取。
一、Excel可以解决95%的项目问题
Excel在项目管理的全过程中，都扮演至关重要的角色，大概的一个流程我也整理成一张图，可以让大家更清楚的看到，每个环节中的Excel，都在做些什么？
相信看完上图，你应该就明白了，为什么老原会说95%的项目问题都可以通过Excel解决。
接下来的内容，老原建议上图对照接下来的文字进行展开理解。
01 Excel进行任务分解
其实，无论是使用excel，还是使用project，又或者是其他工具，第一步一定是任务分解。
只有学会分解任务，将任务分解得足够细，你才能心里有数，才能有条不紊地工作，才能统筹安排时间表。
正确分解任务，是项目成功的第一步，也就是WBS。
如何进行WBS分解： 目标→任务→工作→活动
至于要怎么用好WBS，这篇文章就不展开赘述了，大家可以回顾一下我之前关于WBS的分享。
推荐阅读：越高级的项目经理，越害怕自己没做好这件事
任务分解之后，你就可以使用excel来自定义你需要展示什么信息。
02 用Excel搞清任务关联
在项目进行中，经常出现这种情况：同事急匆匆来找你，撂下一句，任务截止时间我完不成了，要延后X天。
对方这样做，可能还理直气壮：我都提前告诉你了，总不能不答应吧？
这时候，任务关联图就至关重要了。
你可以用这张表，有理有据的告诉他，这不是我一个人能决定的，你要看你背后的任务答不答应，它们的负责人答不答应。
你如果延后，你的后置任务B就无法如期开始，任务B延后呢，又会影响任务C无法正常开工……多米诺骨牌效应就是如此。
03 用甘特图优化任务分配
将甘特图标注不同的颜色，真的很实用。
这个甘特图的颜色和“任务分解”部分的人名颜色是相关的。也就是与负责人相匹配。
因此，在一个小项目里，我们可以为各种角色指定一个标志色，可以清楚到每个人的任务和进程进行认领
在复杂的项目里，还可以借助excel的颜色筛选，直接将某个人的任务全部筛选出来：
04 关键里程碑
所谓关键里程碑，是一个阶段工作必须要保证的时间点，而这个时间点的顺利完成与否，决定了里程碑以后的各项工作能不能也保证顺利进行。
如果关键里程碑都无法保证，将意味着里程碑以后的各项任务要重新调整。
将关键里程碑标注为醒目的红色，并加上里程碑说明，是一个不错的办法。
05 Excel一秒变Project——冻结窗格
Project做出来的计划表，在拖动查看视图时，日期行和任务行锁定能够在原地不动，其实Excel也可以做
Excel的窗格冻结功能就有同样的效果。如图所示：点击你期望冻结的窗格交叉点窗格，点击冻结窗格，即达到目标。
二、5个Excel职场习惯，帮你提高协作效率
过多的功能也不多介绍，好用的东西在精不在多。
分享一些在我的实际工作中，真的有用的一些Excel小习惯/小技巧。
01 把Excel当word用
虽然这是一句玩笑话，表格真正的功能是数据处理好吗？
但现实工作中，一些信息放在Excel里会变得更加直观。这些信息，有一个统一的名字，叫做「清单」
相比Word，Excel在做文档方面确实有几个优势。
1- 信息梳理更清晰
2- 图片排版更方便
3- 表格分页很轻松
4- 记录数据易统计
02 Excel的一些职场好习惯
也很多同学会私下问老原一些Excel方面的问题，其实很多问题都源于习惯。
我也总结了几个Excel的好习惯，都非常非常的简单，简单到你平时都注意不到，但是一旦养成了习惯，除了让自己效率提升，更重要的，可以也让同事觉得你做事很让人放心。
1、工作表名称不要用sheet123
类似的，文件名字也不要用默认的【新建 Microsoft Excel 工作表】。
花5秒给表格起个名字，说明表格的用途，既方便自己，也可以减少和同事时带来不便。
2、给表格加个目录
学员表格发过来，打开一看十几个工作表，我基本就放弃了。
- 每个工作表是做什么用的？
- 问题出现在哪个表格中？
- 表格的相互关系是什么？
不同的工作岗位，这个信息差就像一座大山一样。
或许给你解答的项目管理问题很简单，但是对方不想翻过大山再给你解答。
3、修改表格时先另存备份
模板类的表格，使用之前一定要对空白表格、原始模板另存备份，谁用过谁知道，清空模板里的数据，也是一个体力活。
4、打印前先预览页数
每个用表格的人都有过这样的经历。
表格明明只有一页，打印出来有好几页，每页内容还不全。这是表格打印预览没有设置好。
这4个好习惯，背后其实是一些职场沟通合作的习惯。
第一，存档复盘的习惯。
对工作进行留档备份，总结优缺点，及时改进和提升。
比如：表格另存备份，打印前确认预览效果
第二，交付利他的习惯。
和同事合作时多为多方考虑一些，保证自己工作产出质量，对方接手更轻松、没有有疑惑。
比如：文件命名的习惯，不全选复制、先完成工作再研究高级方法。
话说回来，不管是用什么软件，完美完成项目的关键还是在于人。只有团队有足够的执行力，工具才能发挥出更大的价值。
项目经理是需要极强的沟通和协作的岗位，工作中多点“利他思维”，项目推进一定会顺利得多。
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