文件归档分为哪几大类?分别怎样归档?
根据国土资源管理部门的职能和内部业务分工,我局国土资源业务档案共设16大类,分别用英文字母作代字,按以下顺序排列:
A、综合类(党政工团档案); B、会计类; C、地籍管理类;
D、土地规划与耕地保护类; E、土地利用(建设用地)类; F、国土资源执法监察类; G、地产市场类; H、国土资源统计类; I、测绘管理类; K、特殊载体类; L、科研类;
M、基建设备类; N、矿产开发管理类; O、矿产资源储量管理类; P、地质勘查管理类;Q、地质环境管理类
每一大类视需要分设若干个属类,一般设立三级类目。地籍管理档案、土地利用规划档案可设立四至五级类目。属类用阿拉伯数字作代号,一级属类、二级属类、三级属类等依次由左至右排列。各大类档案的属类设置附后。
项目建议书批复及报告
可行性研究批复及报告
计划任务书批复及报告
建设用地、征地、拆迁文件
规划定点意见书、规划定点图
规划用地许可证、建设用地红线图
征拨用土地批复及报告、土地转出让合同
规划管理意见书、规划管理报批表、建设项目送审报告
拆迁批复、拆迁公告、拆迁汇总表、拆迁安置协议等
勘察、设计文件
工程地质勘查报告
有关行政主管部门(环境、园林、市政、通讯、河湖等)批准文件或取得的有关协议
初步设计批复、设计(初步、扩大)、设计概算
设计审查报告、设计审查批准书
招投标文件及进市备案文件
勘察、设计招标文件及承包合同
施工招投标文件及承包合同(包括各项分包合同)
工程项目招标文件、中标通知书
直接发包申请表及审批表、通知书
桩基、钢结构等各项分包合同
桩基测试合同
工程监理招投标文件及委托合同
开工审批文件
年度计划批复及报告
建设工程规划许可证、规划红线图
施工许可证、申请表
工程质量监督手续
财务文件(施工预算)
施工、监理机构及负责人相关资质证明文件(复印件)
归档文件整理规则
DA/T22-2000 中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准 2001-01-01实施
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1 范围
本标准规定了归档文件整理的原则和方法。�
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义
本标准采用下列定义。
2.1 归档文件�
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2 归档文件整理�
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
2.3 件�
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件 ,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。
3 整理原则
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
4 质量要求
4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法
5.1 装订�
归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
5.2 分类�
归档文件可以采用年度-机构(问题)-保管期限或保管期限-年度-机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1 按年度分类�
将文件按其形成年度分类。
5.2.2 按保管期限分类�
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3 按机构(问题)分类�
将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3 排列�
归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4 编号�
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。(见图A1。图示中“*”号栏为选择项,不选用时无须设置。以下同)。
5.4.1 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.2 年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1978。
5.4.3 保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4 件号:文件的排列顺序号。�
件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从"1"开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
5.4.5 机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
5.5 编目�
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
5.5.1.1 件号:填写室编件号。
5.5.1.2 责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3 文号:文件的发文字号。
5.5.1.4 题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加"〔 〕"号。
5.5.1.5 日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909。
5.5.1.6 页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
5.5.1.7 备注:注释文件需说明的情况。
5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。
5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图A3)。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。
5.6 装盒�
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1 档案盒
5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。(见图A4(a))。
5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“-”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2 备考表�
备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(见图A5)。
5.6.2.1 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2 整理人:负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3 检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4 日期:归档文件整理完毕的日期。
公司文件比较多比较杂怎么分类最方便?
2、纸质的:业务销售类的,严格按照流程作业要求打印出来,保持从接单到出货甚至投诉后的完整性,一切数据可追溯,分客人分出货和未出货2份,完成出货的编好后进行归档;仓储类:纸质分格式表单分类,按照单据的连贯顺序、时间顺序进行排序,每月配合财务、管理部门做好盘存;不写太细了,每个人想法不同,...
根据归档文件整理规则归档文件的整理是以什么为单位的
根据归档文件整理规则,归档文件的整理是以件为单位。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲,一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。以件为单位整理的档案,其基本保管单位是件,最后要装入档案盒内。文...
企业档案管理分哪几类
1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、公司对外的正式发文,与有关单位来往的文书。3、公司的各种工作计划、总结、批复、统计报表及简报。4、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、公司职工薪酬福利方面的文件材料。6、公司的大事记及反映公司重要...
我现在办公室整理归档,上级下发的文件和一些工作信息应该归为哪一类,这...
上级下发的文件和一些工作信息应该归到党群工一类;党群工还可以分文件一类、工作信息一类;文件可以分党组织、团组织、工会组织三类,工作信息也可以分党组织、团组织、工会组织三类。总之可粗可细,可以宽一些,也可以窄一些,视你是否有时间、是否有相关规定、是否工作需要的情况定。
文书档案单件归档的整理规则
文书档案单件归档的整理规则是国家为确保文件有序化管理而制定的一项标准,适用于各级机关、团体和其他社会组织。其核心原则是将每份文件视为独立的"件"进行处理,如文件正本与定稿、正文与附件等被视为一件。整理工作包括装订、分类、排列、编号和编目等步骤,以保证文件的完整性与保护要求。质量要求方面,...
《档案法》规定“应当立卷归档的材料”主要包括哪些
“应当立卷归档的材料”其范围主要包括机关、团体、企业事业单位和其他组织、政党以及国家领导人和其他国家工作人员在公务活动中形成的,能够反映本单位工作活动的并且具有查考利用和研究价值的文件材料。具体可分为以下四种类型:一、上级机关的文件材料。它主要包括:上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要...
归档文件指什么?
文件归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。归档文件的整理单位,一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件 ,原件与复制件为一件,转发文与被转发...
材料归档如何做
1、确定每一大类,例如你可以根据对象不同分为“顾客”,“供应商”,“同事”等等的文件夹,用简写的名字便于区分类别。2、按照每个大类下的文件,再细分,以前面为例,“顾客”文件夹里我们可以再以每个顾客的名字或者代码进行进一步细分。3、同一文件夹下的同类文件统一命名。继续以前面为例,在...
急求什么叫做归档类目和编目说明?档案类
件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从"1"开始
文件如何分类,怎么归档
4、文件排序完成之后,拿出装文件的文件夹,按照对应的种类进行归档。拿出来的文件夹也要摆放好,因为我们的办工桌就那么大的地方,摆放整齐,有利于我们迅速找到它;5、所有文件归档完毕之后,需要再检查一下,各类文件是否和文件夹的名称一致。然后把文件都放入文件柜进行保存。放入文件柜时,也要按照...
比诗硝呋: 中华人民共和国档案行业标准 归档文件整理规则 DA/T22-2000 中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准 2001-01-01实施 -------------------------------------------------------------------------------- 1 范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法.? 本...
宜春市15240802657: 文件材料的归档方式主要有哪些? ?
比诗硝呋: 主要有两种:定期归档和随时归档.定期归档是指按照有关规定,文件在形成处理完毕一段时间之后再向本单位档案部门移交.按年度归档、按项目结束时间归档或按工作阶段归档都属于定期归档,这是各单位文件材料归档的典型形式.管理类文件、科技类文件、会计类文件等材料的收集归档适用此种方式.随时归档是指在文件材料形成时就将其归档,或形成处理完毕后立即归档.临时归档、即时归档等方式都属于随时归档,这是收集单位文件材料的补充形式.产品更新、项目改扩建、设备开箱等材料的收集归档适用此种方式.
宜春市15240802657: 档案文件分类归档的具体操作 - ?
比诗硝呋: 一,分类调卷 我所文书档案的分类方案是按问题分类,即综合管理类,综合统计类,规章制度类,党群纪检类,人事教育类,科研管理类,外事管理类,技条基建后勤管理类,安全保密类,公司管理类十大类,能够涵括我所所有事务活动.有些...
宜春市15240802657: 文件的归档范围有哪些? ?
比诗硝呋: 根据国家档案局2006年制定的《机关文件材 料归档范围和文书档案保管期限规定》,如下材料列入 归档范围: (1) 上级来文.需要贯彻执行的上级重要会议文 件、上级...
宜春市15240802657: 怎样把文档归档???
比诗硝呋: 首先文档进行分类:如:文艺类01、体育类02、文学类03 在确定文档编码原则:0101 0201文艺类电影 体育类篮球010101 020101文艺类电影-动 中国男篮以此类推:看自己对文档编码的要求设置.
宜春市15240802657: 如何做好文件归档??
比诗硝呋:电子文件归档对计算机系统的依赖,使不熟悉计算机操作技术的立卷人容易产生畏难情绪.推动电子文件归档工作要立足实际,从办公自动化与信息管理工作的大局出发,建立相应归档制度.一、电子文件的立卷归档(一)归档工作是电子公文...
宜春市15240802657: 什么是档案归档 - ?
比诗硝呋: 档案归档相当于文件归档,是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料. 遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用. 最通用的定义是存储有组织的数据....
宜春市15240802657: 如何确定档案归档范围及时间 - ?
比诗硝呋: ,归档范围是决定文件能否归档的依据,每一机关单位应首先根据国家档案局制定《文件材料归档和不归档的范围》,结合本单位的职能和业务流动情况的实际情况,来详细确定归档文件的种类和范畴.归档时间的确定也很科学.归档过早,文...
宜春市15240802657: 文件归档,你有点子吗??
比诗硝呋: 哦,归档的文件要分门别类,按问题分行政、党务、群团,、按保管期限分、永久、长期、定期、短期和不立卷的分;按行文机关分、按年度的文书、科技、声像类别分.具体的要求比较多,只能简单说一说了如有需要,请再追问.