公司文件比较多比较杂怎么分类最方便?
文件分为2种,一种电子档的,一种纸质的;个人习惯不一,分类视个人工作决定,下面几点仅供参考:
行政、后勤、管理类:
1、电子档:按时间顺序建立文件夹,标明月份,一个月一份;里面分处理完成的,正在处理的,未处理的,结合事情的紧急重要的顺序放置,并在每天下班前整理3个文件,注意及时更新;
2、纸质的:最好拿透明的,在背脊上写上处理完成、正在处理的、未处理的,一样的按照需优先处理的顺序排列;处理完成后严格按照公司的归档要求,归档过程要分类放置,如会议记录、通知公告、绩效记录等需在一起,并提供明细与归档编号后当月归档,年底就归档12月的,比较方便;
业务、设计、销售、仓储类的:
1、电子档:按订单、款式、客户、单据种类分类;如业务的、销售的按订单分类,将所有客人资料、邮件往来、确认信息、扫描文件,放置进去,分季度归类或者分是否付款分类;仓储、财务类:按报销的文件、按内外帐汇总电子文件即可,仓储课按订单整理,单据尽量整合到ERP系统中,电子档资料的分型体,分已经下单未进仓的、已经进仓待检验的、、已经出仓的订单进行分类;
2、纸质的:业务销售类的,严格按照流程作业要求打印出来,保持从接单到出货甚至投诉后的完整性,一切数据可追溯,分客人分出货和未出货2份,完成出货的编好后进行归档;仓储类:纸质分格式表单分类,按照单据的连贯顺序、时间顺序进行排序,每月配合财务、管理部门做好盘存;
不写太细了,每个人想法不同,重点是能够让自己的桌子和电脑里面的文件在短时间内找出。有些人记忆力好,很容易找到放置很杂乱的东西也没事情。不过在公司还是随公司的规定走,有些流程还是挺有好处的。
会博通档案管理系统
会博通企业档案智能管理系统,助力企业机构打造出专业知识生态圈,实现文件管理、档案保管、证件管理、办公系统、个人档案管理,合同管理功能。
会博通综合档案管理系统具备如下功能与特点:
1.自定建立档案保管归类构架:
档案管理的统一平台,支持档案资料管理架构的自定义,为政务机构,企业组织内档案管理,可以依据实际管理需求,实现档案分类管理。
2.档案资料取卷管理方法:
档案资料管理软件,可以从库房取出需要的数字化纸质实体档案,取卷时注意,可以精准记录所取案卷的存放位置。一定要按照顺序拿取,要做到不丢卷,确保案卷资料的完整。
3.建立档案自定义:
档案自定义是文件的相关属性,或者说文件资料的相关属性。。创立档案自定义就是在系统中进行立卷分类。
4.档案拆卷管理:
档案管理系统拆卷的含义是手工制作拆卸案件材料订装,假如纸版纸质材料信息内容已储存在我们的系统软件中,需确保案件材料的详细,查验是不是有缺页、漏页以及它不正确,正、副卷标明是不是恰当。维持案件材料的清洁,拿掉档案材料中的金属物,标明每卷(包含正、副卷)的页码以及他的特殊情况。
行政、后勤、管理类:
1、电子档:按时间顺序建立文件夹,标明月份,一个月一份;里面分处理完成的,正在处理的,未处理的,结合事情的紧急重要的顺序放置,并在每天下班前整理3个文件,注意及时更新;
2、纸质的:最好拿透明的,在背脊上写上处理完成、正在处理的、未处理的,一样的按照需优先处理的顺序排列;处理完成后严格按照公司的归档要求,归档过程要分类放置,如会议记录、通知公告、绩效记录等需在一起,并提供明细与归档编号后当月归档,年底就归档12月的,比较方便;
业务、设计、销售、仓储类的:
1、电子档:按订单、款式、客户、单据种类分类;如业务的、销售的按订单分类,将所有客人资料、邮件往来、确认信息、扫描文件,放置进去,分季度归类或者分是否付款分类;仓储、财务类:按报销的文件、按内外帐汇总电子文件即可,仓储课按订单整理,单据尽量整合到ERP系统中,电子档资料的分型体,分已经下单未进仓的、已经进仓待检验的、、已经出仓的订单进行分类;
2、纸质的:业务销售类的,严格按照流程作业要求打印出来,保持从接单到出货甚至投诉后的完整性,一切数据可追溯,分客人分出货和未出货2份,完成出货的编好后进行归档;仓储类:纸质分格式表单分类,按照单据的连贯顺序、时间顺序进行排序,每月配合财务、管理部门做好盘存;
不写太细了,每个人想法不同,重点是能够让自己的桌子和电脑里面的文件在短时间内找出。有些人记忆力好,很容易找到放置很杂乱的东西也没事情。不过在公司还是随公司的规定走,有些流程还是挺有好处的。
用不同颜色的文件夹分类,比如文档类,表格类,人事类,合同类等
上一套OA系统软件,不但解决文件分类,还解决了文件的管理,一个星期的工作一天就可完成。
公司文件的分类
A 、一级分类:按照各部门所产生的不同性质的文件分为十个部门,以各部门的字母来代表(见附件:公司编号表) B 、二级分类: 按照文件类型划分: 一级类目:公司所有资产证据类(用字母 A 表示) A1 : 合同、协议 A2 : 公司章程、验资报告、账号、授权书
A、一级分类:按照各部门所产生的不同性质的文件分为十个部门,以各部门的字母来代表(见附件:公司编号表) B、二级分类:
按照文件类型划分:
一级类目:公司所有资产证据类(用字母A表示) A1:合同、协议
A2:公司章程、验资报告、账号、授权书、许可证、资产移交等 二级类目:公文类(用字母B表示)
B1:令、决定、议案:适用于对重要事项或者重大行动作出安排,如:各级人民政府的下发的强制性行政措施、本公司董事会决议、股东会会议纪要等 B2:公告、通告、通报:适用于宣布或公布重要事项或应当遵守或者周知的事项,如:上级机构下发的法定事项、社会公告、表彰先进、批评错误、规章制度等
B3:请示、批复:适用于向上级机关请示指示、批准,答复下级机关的请示事项
B4:报告、意见:适用于向上级机关汇报工作,对重要问题提出见解和处理办法
B5:通知、函:适用于批转下级的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,不相隶属的单位之间商洽工作、询问和问题,如:任免人员等
B6:会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项 三级类目:普通文件类(用字母C表示),其他一般性文件
四级类目:非文本载体的文件(用字母D表示),如照片、软盘及其他声像资料等
按照文件受控类型主要分为受控文档与非受控文档,各类资产证据、秘密文件的原件原则上均属于受控文档,复印件原则上均属于非受控文档,在受控文件的编号前加K表示,不加均默认为非受控证件
C、三级分类:按照文件年度划分,以年月的数字代号表示,如0310代表2003年10月
D、四级分类:文件的原件Manuscript、复印件Copy分别以英文的第一个字母代表,如原件用M表示、复印件用C表示 E、五级分类:最后为文件的顺序号
希望可以帮到你。
试用期工作总结 转正用
质量体系这块的工作比较繁琐,文件比较杂比较多,有些东西光看是记不住的,一定要亲自做几次才能真正的会了,熟练了。记得刚开始在电脑上找文件时,要用很长时间,现在凡是做过的文件,我背着都能说出它存在什么地方。除了在办公室工作外,我也常去车间。跟着老师傅学检测。了解产品是怎样从毛坯一步...
杂乱的杂怎么写
杂乱的杂字笔顺写法为:撇、横折弯钩\/横斜钩、横、竖钩、撇、点。杂乱是一个形容词,用来形容事物或环境的混乱、无序和不规则。在日常生活中,我们常常会遇到各种杂乱的情况。例如,当我们在整理房间时,可能会发现东西乱七八糟地散落在地上,书籍、文件、衣物等混杂在一起,这时就可以说房间很杂乱...
销售经理试用期工作总结
质量体系这块的工作比较繁琐,文件比较杂比较多,有些东西光看是记不住的,一定要亲自做几次才能真正的会了,熟练了。 记得刚开始在电脑上找文件时,要用很长时间,现在凡是做过的文件,我背着都能说出它存在什么地方。除了在办公室工作外,我也常去车间。跟着老师傅学检测。了解产品是怎样从毛坯一步一步加工成零件,...
文员工作自我鉴定通用5篇
首先,我本以为办公室文员这份工作是比较简单的,只需要处理好一些文件和资料就足够了,可我的想法还是太天真了,只会处理一些简单的小事是完全不够的,还得了解公司里的业务,这样才能更好的完成上级交代下的任务,而且工作任务也比较多,比较杂,基本上各方面都需要了解一点,不然就容易捅娄子。所以我也改正了自己的想法,...
...我们是建筑这块的,用到的证书什么的比较多,管理起来好复杂,我想找...
用万能档案管理软件就行,与你的要求对应着做个介绍:1、档案需要存在电脑里而不上传服务器:万能档案分单机版和网络版,用单机版就可以只存到电脑里。2、有借出和归还:万能档案里有档案借阅这个功能,我没用过这个功能,不能确定是不是有归还,你可以试试,我觉得应该有,因为借出和归还是配套的。3...
请问小公司的档案管理怎么做啊。。东西也不是很多。但是很杂。。
系统性的档案管理还是要借助于专业的档案管理系统。可以先上单机版,单台电话管理,待数据多时升级为网络版,实现系统化管理。如果是私企,可以借助免费的管理平台,如今目标 实现文件管理
办公室工作自我鉴定5篇
首先,我本以为办公室文员这份工作是比较简单的,只需要处理好一些文件和资料就足够了,可我的想法还是太天真了,只会处理一些简单的小事是完全不够的,还得了解公司里的业务,这样才能更好的完成上级交代下的任务,而且工作任务也比较多,比较杂,基本上各方面都需要了解一点,不然就容易捅娄子。所以我也改正了自己的想法,...
行政部助理试用期工作总结
作为行政助理,我配合行政的同事一起把工作做好,我知道,我在工作当中更是需要认真,细心,特别是一些文件类的工作更是如此,行政类的工作是比较繁琐的,同时一天的事情也是比较的多,在做事情的时候,我也是有计划的一件件的做好,而不是事情一多,就不知所措,或者做的比较杂,那样的话,也是每件事情都做不好的。在...
单位办公室文员工作总结范本
各个部门的比较多请示:工作报告都是经由本人手交给领导室的,并且有些还需要保密,这就需要本人在工作中仔细:耐心。20xx年以来,对于各部门:各机构报送领导室的各类文件都及时递交,对领导室交办的各类工作都及时办妥,做到对领导室负责,对相关部门负责。因为这个工作的特殊性,为了更好地为领导服务,保证各项日常工作的...
办公室文员工作自我评价
各个部门的比较多请示: 工作报告 都是经由本人手交给领导室的,并且有些还需要保密,这就需要本人在工作中仔细:耐心。2017年以来,对于各部门:各机构报送领导室的各类文件都及时递交,对领导室交办的各类工作都及时办妥,做到对领导室负责,对相关部门负责。因为这个工作的特殊性,为了更好地为领导服务,保证各项日常工作的...
台可阿美: 文件分为2种,一种电子档的,一种纸质的;个人习惯不一,分类视个人工作决定,下面几点仅供参考: 行政、后勤、管理类: 1、电子档:按时间顺序建立文件夹,标明月份,一个月一份;里面分处理完成的,正在处理的,未处理的,结合事...
沅江市15989212551: 公司文件管理分类怎么做 - ?
台可阿美: 如果量比较多的话,可以用易度文件管理系统,可根据不同的部门或项目等来分类各类文件,同时也可以直接在系统中预览/修改各种格式的文件,很方便
沅江市15989212551: 公司文件比较多,如何有效管理? - ?
台可阿美: 通过信息化工具,可以实现统一管理和协同处理,以及知识赋能和成长:具体解决以下问题.主要功能1、公司文件集du中统一存储到企业服务器2、共享过程中目录有权限管理3. 谁是该目录的文档管理员 (目录的文档管理员,可以进行分权管...
沅江市15989212551: 如何有效分类管理文件公司文件例如平时的 - ?
台可阿美: 一般都是存到U盘、各种云盘等,但这种安全性可能低一些,也只能一个版本一个版本的存,然后记录哪个是最新版本,分享起来也比较困难.我们公司现在用一个叫任讯的软件,厂商叫沈阳明致软件有限公司,可以搜一下.还比较方便,可以对企业内部的文档进行集中存储和统一管理.可以按照部门、岗位等创建多级目录,对文档进行分类存储,易于查找.还能设置访问权限,可以精确设置每个目录和文件的详细操作权限,用户的每一项操作都会自动生成相关日志以便事后查证.支持多人协同在线编辑和版本控制,一个文档可以记录多个历史版本,随时可以查看或恢复.重要文档可以加密存储,即使非法拿到也无法查看.支持多种文档备份方式,即使文档损坏或者丢失也不用担心.
沅江市15989212551: 如何做好公司文档的管理?很杂很乱!不知所措!谢谢!!! - ?
台可阿美: 公司文档管理首先需要确保以下1、文档全,不能出现说3年前的文件找不到2、文档查容易、找方便,要有地方可以查公司有哪些文件,同时查找了也得有地方可以找,如果出现说文件在同事那里,结果同事出差了3、找到的文件需要能确认有效性,如果找到的电子文件被误改过,那就没用了 建议您可以考虑专业的文档管理软件 开始文档管理系统,7步轻松实现文档有效管理 A、文档集中存储,统一访问,统一备份(电子文件通过系统访问管理、纸质文件扫描成电子文件管理) B、根据需要设置文件分类 C、设置文档访问权限 D、文档搜索、支持属性搜索 、支持全文检索 E、文档版本控制 F、文档应用、推荐、发布、订阅 G、文档安全控制,确保文档操作各方便的安全性.
沅江市15989212551: 公司文件如何整理才可以做到分类清楚,便于查找?有无涉及相关法律的问题. - ?
台可阿美: *不要保存不必要的文件.不要养成保存收件箱里所有东西的坏习惯.花一点时间浏览一下内容,只有了解到它跟你的工作有关时再保存.电脑里保存太多零碎文件将来找的时候会很不方便;而且它们还会影响电脑的运行速度.---所以保存文件...
沅江市15989212551: 我是一名公司文员,由于公司各类文档比较多而且改动也较频繁,大家有没有好的整合办法来管理这些文档呢??
台可阿美: 先分类;再排列; 然后每个小的排列中用颜色管理和透明管理来. 设个总索引,每此更改登记.
沅江市15989212551: 我是物业公司的行政文员,有许多文件很杂,对之前交接到手的文件也不明白,想知道怎么把文件归档整理好? - ?
台可阿美: 你好!分门别类,然后交接的时候之前谁做的,能否与她谈一下.然后把自己的思路给主管汇报一下,如果主管认可就自己先做起来.归档肯定是要抓紧做的.仅代表个人观点,不喜勿喷,谢谢.
沅江市15989212551: 如何整理文档? - ?
台可阿美: 第一是归类,第二编号,第三是登记编目录;归类可以按时间归类、按内容归类、按作者名称归类、按作者性别归类、按区域归类等等,只要找出相互关系既可,只要符合自己的查阅口味即可.编号,可以按序列编号,也可以按字母编号等等.归类好、编好号就可以做成目录,用超级链接,即可完成归档工作.
沅江市15989212551: 文件杂且多,要如何进行分类归档才能方便以后迅速提取文件? - ?
台可阿美: 按文件类型分类.一种类型一个文件夹.D盘.