地质档案资料分类探讨

原始地质资料分类探讨~

陈培章1张梅芬2
（1.全国地质资料馆，北京100037；2.青海省国土资源博物馆，西宁810000）
摘要 本文阐述了原始地质资料分类的目的与必要性；探讨了原始地质资料的分类逻辑、分类方法；着重论述了原始地质资料的实体分类与信息分类的不同特征与相应的分类原则及方法。
关键词 原始地质资料；分类；实体分类；信息分类
类是一组具有共同性质和特征的组合，它所反映的每个对象都必须具有共同的基本属性。分类是指人们为了管理、查寻及统计的方便，按一定的逻辑关系，将事物进行分门别类，确定每个事物的序列位置。比如大型自选市场，就是将上万种货物分为不同区域，不同货架。购物人员只要根据购物信息指引标志，便可找到所需物品。这种分类不仅方便顾客，同样方便店方的组货上架、导购服务等管理。
1 科学分类是实现档案资料管理、服务的核心
科学的分类可以使资料管理机构对资料进行科学有序的管理；随时为上级部门提供各类准确数据；帮助阅者快速寻访所需档案资料信息。原始地质资料的科学分类是实现原始地质资料管理的核心环节。现代的档案资料著录规则、检索标准都是以科学分类为前提。
我们知道，理想的分类必定要遵循一个统一的分类逻辑，每一类要有明确的定义和范围，各类之间必须是排他的。各类逻辑不能过粗或过细，控制每类材料的数量不至于过多或过少。但在实际档案资料管理中，这是很难实现的。所以必须依照档案资料的形成规律及文件材料的内容信息进行科学的设计。
2 原始地质资料的实体分类与信息分类
在原始地质资料文件的分类上，没有一种简单的逻辑关系可以将原始地质资料所有的文件材料在严格意义上进行分类。因为原始地质资料信息内容繁杂，而为了简单明了，对卷内文件只能进行一个层次的分类。这样，势必造成分类逻辑不十分严谨，有些信息条目可能跨类。这就需要我们设计较为科学的分类体系。
分类有两种，即实体分类与信息分类。要明确实体分类与信息分类的区别是非常重要的。实体分类是指档案资料文件实物在其管理中的排序位置。原则上，每一个档案资料文件实体都是独一的，它在实物管理中只有唯一的排序位置。信息分类则是指档案资料文件在分类目录的组织及排列位序。同一文件的信息条目在分类中则不必须是唯一的。它的目的仅是表明文件是否存在；若存在，它在保管中的排列顺序，指出寻找文件的路径。在传统的手工操作中，资料的实体分类与信息分类大多数情况下是一致的。要查阅资料的信息，就必须找到资料实物。在现代的计算机时代，许多信息资源是没有实物的，是以数码形式存在于各种光磁介质中，所以其分类只是信息形式上的分类。
3《原始地质资料立卷归档规则》 的分类方法
《原始地质资料立卷归档规则》把原始地质资料分为10类：成果底稿、底图类（底/D）；测绘资料类（测/C）；野外地质观察类（观/G）；勘探工程及现场试验类（探/T）；采样测试鉴定类（样/Y）、试油、试采、采油类（试/S）；仪器记录及动态资料类（录/L）；遥感影像类（像/X）；中间性综合资料类（综/Z）；技术管理文件类（文/W）。一是考虑到原始地质资料文件形成的规律；二是考虑到原始地质资料的总数量及每类文件的数量，使之不至于过多或过少，便于信息资源的查找；三是要完全概括原始地质资料所包含的全部信息内容，使每一文件都可以归入相应的类别。
《原始地质资料立卷归档规则》按地质工作项目组成案卷。每个案卷内，基本上是按工作程序进行分类及组织卷内文件目录的。同时，在原始地质文件分类目录设计中，详细给出了每条文件信息的名称、载体形式及在管理中排放的序列位置等信息。我们根据这些信息，可以方便地找到所需文件的内容信息。需要指出的是，在文件目录中，我们不以信息的载体形式进行分类，只以信息内容进行分类。这样的分类，在逻辑上是统一的。在信息检索上，可根据统一的逻辑关系快捷地进行相关资料的检索。
一般说来，一条文件信息应分在某一类中。但由于信息分类的逻辑关系不可能十分严谨，会出现跨类条目，对跨类文件的归属难以标准化。笔者认为，信息分类不同于实物分类，如果某一文件信息内容是跨类的，就可以在不同类中出现该条目，但是它们指向的目标位置是唯一的。这样对于档案资料利用者，可以根据不同的思维方式进行档案资料的文件检索。但是，要尽量不出现或少出现重复目录条目，避免卷内文件目录冗长。当然，在分类时总的逻辑思维应是唯一的。
4 分类中需要考虑的几个问题
（1）要分清实物分类与信息分类是不同的概念，在以手工操作的时期，有些单位的地质资料不仅在信息上有分类目录，而且在实物上也采取分类排架的方式。这种方式有利有弊，它的方便在于，不用查询资料目录，仅通过资料题名就可以在资料库房中找到所需资料。但是，每类资料的排架都要预留空架，如果空架留存过少，新资料进馆时就需倒架，费时费力。在全国地质资料馆，案卷只进行信息分类，而不实行实物分类。资料实物是按大流水号进行管理的，按接收资料的先后顺序进行排架和管理。案卷内，按文件形式特征进行分类。比如分为：正文、审批、附图、附表、附件、其他等。
（2）分类中要包括全部文件的分类逻辑特征。尽可能不设置“其他类”。
（3）所分各类要遵循文件形成的逻辑关系。
（4）分类的粗细要考虑每类中文件的数量。
（5）文件目录是信息分类。单个文件条目如在信息内容上是跨类的，应该允许其在不同类中重复出现，但要尽量减少或避免。重要的是，要考虑大多数人的思维方式及查询习惯，在遵循统一分类逻辑的情况下进行每个信息条目的分类。

地质资料是由承担地质工作项目的单位汇交的。汇交并由政府主管部门负责保管，利用地质资料的目的是充分发挥地质资料的作用，保护资料汇交人的合法权益。
1.地质资料汇交
《地质资料管理条例》将地质资料规定为在地质工作中形成的文字、图表、声像、电磁介质等形式的原始地质资料、成果地质资料和岩矿芯、各类标本、光薄片、样品等实物地质资料。《地质资料管理条例实施办法》列出了地质数据资料汇交细目（表3－1）。
表3－1 我国地质资料汇交细目一览表


续表


2.地质资料分类
地质资料的分类方式较多，根据是否涉及国家秘密分为涉密地质资料和非涉密地质资料；按投资者的利益又可分为保护性地质资料和非保护性地质资料。两者组合形成涉密的保护性地质资料、涉密的非保护性地质资料、非涉密的保护性地质资料和非涉密的非保护性地质资料四类，如图3－1所示。

图3－1 按是否涉密划定的地质资料分类

按照地质资料的表现形态，可分为成果地质资料、原始地质资料、实物地质资料。其中成果地质资料按专业分为：区域地质调查图、说明书和报告；区域地球物理、化探、遥感调查图和报告；区域水文地质、环境地质调查评价图、报告；矿产调查评价与勘探报告；地质灾害监测与预警报告；小比例尺地质专题图与综合研究成果；地质勘查技术开发类成果；地质数据库与软件开发类成果。如图3－2所示。

图3－2 按形态划定的地质资料分类

按照地质资料的表现形式，可分为印刷形式的地质资料、数字形式的地质资料和实物地质资料。印刷形式的地质资料包括纸介质地质资料和其他介质地质资料；按幅面大小可分为大幅面地质图件、标准尺寸的地质报告、附表、附图。数字形式的地质资料，按文件格式可分为矢量数据、栅格数据、文本数据、表格数据；按存储设备可分为光盘存储、硬盘存储、磁带存储、局域网存储。实物地质资料分为钻孔岩心、地质样品标本、光薄切片。如图3－3所示。
3.地质资料特点
地质资料具有形成成本高、应用范围广、可反复利用、经济社会效益潜力巨大等特点。2003年，英国地调局运用成本效益分析法和增值法对其经济效益进行了评估，结果表明，英国地调局在2001年为英国所作的贡献相当于其年度营业额的850～1525倍。另外，据其他国家测算，地质产品中的地质图，即使按最小价值计算，其价值至少也是填图成本的25倍。新中国成立以来，我国累计投入了大约 5 000亿元（原价，若贴现为现价近万亿元）的地勘费，形成了大量的地质资料，通过对丰富的地质资料开发利用，为国民经济和社会发展作出了重大贡献。大庆石油管理局近年来通过对100多口钻井资料的重新开发利用，扩大了石油储量2亿吨，为国家节省勘探费用30亿元。可以说，地质资料数据的价值，或潜在价值远远大于等量黄金价值（姚华军，2007）。地质资料产品具有如下特点：

图3－3 按资料表现形式划定的地质资料分类

（1）国家、社会公众所有。地质资料生产的资金主要来自三个方面，即：中央财政投资，包括过去多年积累的投资、国家每年的矿产资源补偿费专项、探矿权采矿权价款专项资金投入等；地方政府投资，中央地勘单位属地化以来各地投资于本区的区域地质调查、矿产调查的资金，与国家配套的地质工作投入等；企业投资，包括国内外矿业企业投资、从事地质工作的勘查企业投资、建设单位对建成区基础地质勘察的投资。目前，各级各类地质资料档案管理部门保存的地质资料绝大部分是中央财政投资形成的，资金投入来自国家公共财政的公共支出，而财政资金主要是通过社会公众纳税得以实现，此成果资金供给的特殊性决定了资料的所有权属性，即地质资料的所有权绝大部分属于国家。
（2）信息化的产品，信息与实物共存。各类地质资料承载着矿产、水文、环境、地球物理地球化学等方面的丰富信息。这些产品部分是国家财政投入形成的，属于公益性产品，无需付费（不包括复制费等工本费）即可获得；个人投资形成的商业性成果可以通过探矿权、采矿权转让取得。资料的表现形式既包括以纸质和数字为载体的信息资料，又包括由勘查、科学研究和其他相关国土资源生产技术活动中所取得并按有关规定留存的标本、样品、光（薄）片等实物及其相关资料。
（3）不完整的信息产品。这是由认识的渐进性决定的，地质工作投入的强度以及对地质客体规律性把握使得地质资料的准确性、信息的完整性受到客观的限制。不完整的另一个表现是原始数据、实物资料等异地存放，查阅者不能或很难得到全面的信息。
（4）准公共产品。地质资料的准公共产品表现为，它是拥挤型的公共产品，具有潜在排他性，同时是国家统一管理的非竞争性产品。拥挤型是由经济社会发展对地质资料的需求不断增加而可供量有限引起的，当消费者增加到一定数值（“拥挤点”）后，出现边际成本为正，原消费者的效用减少；潜在排他性一方面表现为可提供产品数量有限，甲消费影响乙消费；另一方面表现为消费的后续收益，如优先申请到探矿权、采矿权等。非竞争性表现为产品是公共财政资金生产的，产品管理是政府指定的事业单位，理应由全社会共享。

陈培章

摘 要 “分类”就是对所管理或研究的事物，按照一定的逻辑关系进行分门别类；对各门类中的个体，按一定顺序进行排列并建立目录体系。其目的，就是对所管理或研究的事物进行有序管理及快捷检索、统计。分类在地质档案资料管理工作中有 3 种方法，即资料实物分类、检索卡信息分类、计算机管理分类。其功能随手工管理到计算机管理不同阶段而发生根本变化。在手工管理阶段，“分类”主要目的是检索查询；在计算机管理阶段，则以统计为主要目的。

关键词 地质档案 分类 统计

1 什么是“分类”

通俗地讲，“分类”就是将不同特征的物体区分开来，形成相同特征物体的集合。“分类”不是人类的创作，其现象在自然界中普遍存在，比如我们常说的“物以类聚，人以群分”就是一种自然“分类”现象。人类在研究“分类”现象中取得的巨大进展，是将具体的物体分类现象深化为逻辑分类理论；另外，就是建立了科学的目录体系，为事物的管理、检索和统计提供了可能。按现代意义上讲：“分类”就是对所管理或研究的事物，按照一定的逻辑关系进行分门别类，对各门类中的个体按一定顺序进行排列固化，并建立目录体系，其目的就是对所管理或研究的事物进行有序管理、快捷检索和准确统计。

2 地质档案资料分类管理的 3 种方式及演变过程

在档案资料的管理上，往往利用方式决定管理方式。地质资料的利用方式与文书档案不同，它不是以档案形成的单位或个人作为信息检索对象，而是以档案资料的内容信息作为检索的主体，而这些信息都会反映在地质档案资料的项目名称或报告题名上。

地质档案资料案卷或文件分类是档案资料管理和检索利用的重要手段和方法，不同时期、不同性质案卷或文件分类的方式是不尽相同的，以地质档案资料案卷分类为例。

地质档案资料案卷的分类管理基本有 3 种方式：一是实物分类方式；二是检索卡片信息分类方式；三是计算机信息分类方式。

2.1 实物分类方式

将档案资料案卷按一定逻辑关系进行分类，其实物依照分类结果排放在指定区域的柜架上，同时形成案卷分类目录。每个案卷都有自己固定的位序，此位序一经确定就不会改变。资料借阅时，可利用书本式分类目录进行检索；业务熟悉的工作人员，甚至可以凭借资料自身的分类关系提取借阅者所需资料。

因为早期的地质档案资料案卷数量较少，管理主要由手工完成，实物分类基本可以满足档案资料管理与检索的需要。这种管理方法是将相同类别的地质档案资料存放在同一的区域或柜架上，然后按一定的时间或区域顺序进行排列。运用这种管理模式，管理人员根据借阅者口头描述，就可以找到所需档案案卷。但是，这种管理模式有着致命的弱点，就是不能充分利用库房的空间和柜架的有效容积，在每一类档案资料存放区或柜架中，始终要预留一定空间，以便接收新的档案资料。如果预留空间不足，就需进行几个区域甚至整个库房档案资料的重新排列，俗称“倒架”，工作量极大。另外，在所有档案资料的装具上除要标注档案资料案卷号外，还要标注档案资料名称，否则难以准确查找。由于这些缺点，这种管理方式渐渐被主流档案资料馆所淘汰。当然，在一些档案资料较少的单位，仍然使用实物档案资料分类管理的方式。由于每年形成的资料案卷很少，在一个或几个铁皮柜中就可保存全部档案资料，几年甚至几十年都没有“倒架”之虑。

2.2 卡片信息检索方式

在实物分类方式之后，随之而来的是档案资料实物使用流水号管理，目录使用信息分类方式检索，促生了检索卡片的广泛使用。由手工或计算机生成资料案卷目录及信息卡片，将档案资料的目录信息著录在卡片上，然后将卡片按一定逻辑关系进行分类，比如按地区、矿种、专业分类，各类卡片按下位地区或时间关系有序排列，而其对应的地质资料案卷实物，则按最方便的流水方式顺序排列。

检索卡片所设定的分类方式，也就是将档案资料实物分类排架的方式移植到卡片的管理之中。借阅者可通过卡片上著录的信息了解资料的基本内容，并据此确定档案资料是否需要借阅。卡片可查询到资料的案卷号，指出其保管位置，管理者以此提取资料。这种管理模式，使得档案资料可以充分利用库房和柜架的有效空间。在档案资料装具上也只需标注案卷号而不需标注档案资料名称，减少了大量的工作量。卡片由借阅者自主检索，给借阅者提供了一定的信息空间，这是 20 世纪一些大型档案资料馆的主流管理模式。以分类卡片为代表的检索工具的产生，标志着档案资料由实物分类管理过渡为目录信息分类管理，可以说是一种信息化管理的“雏形”。

2.3 计算机信息统计分类方式

随着计算机的普及，人们开始了计算机管理系统的使用。人们根据地质资料的内容及外部形式特征建立目录数据库，由管理工作及服务利用的需求设立不同检索项。建立目录数据库后，借阅者可根据资料的检索项提出自己的要求，由计算机进行信息判别并指出档案资料一般内容信息及保管位置。在计算机管理时代，检索不再依靠“分类”这种树枝状查找方式，而是利用其强大的信息搜索功能，将借阅者所输入的信息与全部资料信息进行比较，将具有相同或者相似信息的资料列出，供借阅者挑选。案卷“分类”逐渐淡出档案资料检索需求，而演化为以各种数据统计为主的管理需求。

随着计算机的普及，档案资料进入现代化管理时代。分类的方法和目的发生了截然不同的变化。分类的方法不再是把同类的信息真实地放在一起，而是由计算机按要求进行抓取，这就是计算机信息分类。分类的主要目的不再是档案资料检索的，而主要功能转为数据统计。

比如我们目前使用的地质资料目录数据库，资料可以通过题名、编著者、提交单位、工作时间、提交时间、摘要等项进行“字”或“词组”的检索，实现档案资料的“检全率”；多“词组”或多检索项配合使用，可大大提高档案资料的“检准率”。在计算机作为检索工具时，“分类”在检索需求中基本失去意义。但是“分类”的另一目的在计算机检索中会充分表现出来，这就是统计功能。在手工管理时期，许多统计数据基本都是人工数数完成，当时的分类统计是一项费时耗力又很容易出错的工作；一旦统计数据不准确，就要重新统计。计算机极好地解决了这一档案资料管理工作中的问题。利用目录数据库，可以对所设定的不同案卷号段、不同时间段、不同类型的档案资料数据进行快速、准确的统计。当然，对于我们需要统计的数据在编制检索软件时要提出明确的需求。

在计算机管理时代，我们的管理软件不需为档案资料的检索提出过多的分类需求，这会白白浪费了档案资料著录人员大量的工作量。在统计功能的需求上，我们则需要认真研究。以全国地质资料馆为例：统计包括上级主管对某些宏观数据的需求，如每年的“报表”，要对资料类别、资料形成部门及地质资料的汇交数量及汇交时间等数据进行统计。“资料类别”和“形成部门”及“汇交时间”在数据库中要设立相应的信息项，著录者根据资料内容准确著录和标引。“资料类别”现在是按“区调”“矿产”“物化遥”“水工环”“地质科研”等进行划分。只要满足上级的需要即可，不需过细划分。如果上级主管部门需要细分的类别，我们可根据需要进行细分。在资料日常管理中需要统计的数据也要提出需求，并要充分实现，比如在地质资料管理中需要掌握的各种文件载体类型、数量及电子文件容量等。

3 分类在地质档案资料工作中的功能转变

过去，由于手工管理，分类检索是资料管理和利用服务的关键手段，“分类”成为档案资料工作中非常重要的工作环节。资料工作人员有时为一个资料案卷（文件）的分类绞尽脑汁。分类准确与否非常重要，直接关系到资料的利用服务与日常管理。很多单位把分类细化当做档案工作的深入研究范围。究其目的，就是为了实现档案资料的“检准率”、“检全率”。这在当时手工管理时代是完全必要的。

现代的计算机检索，一般是不需要或极少使用类别进行检索，通过所设信息项进行询问就可以圆满实现档案资料检索。由于“分类”在检索功能上的日益弱化，随之变化的是向统计功能方面的强力发展。很多人还没有意识到统计在资料管理与服务工作中的重要地位。我们现在使用的成果地质资料目录数据库的统计功能在设计上、运行稳定性上都还远未满足各种管理的需要，我们必须切实加强这方面的工作。

当然，在地质资料管理工作中，有些分类还是必要的。比如在地质资料的文件管理中。主要是因为文件的使用，往往是借阅者不能提前确定文件的名称，需要浏览文件目录，再考虑是否借阅。另外，目前地质档案资料还没有文件级目录数据库，大部分仍是沿用手工管理、人工检索工作方式。

总之，在计算机时代对于档案资料案卷级的管理，我们不要过多地纠缠于档案资料的分类，而要充分研究各种数据统计的需求，并很好地实现它。随着档案资料的数字化进程，全文献检索的实现，“分类”将在检索领域日益弱化，取而代之的是强大的全文献智能检索。所以，“分类”的目的将发生根本的改变，从以检索查找为主要目的的分类工作，将转变为如何实现全面、快速、准确的统计功能。

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邗江区15869188113： 地质资料具体怎样分类?哪位大神给解答一下,网上看的好乱,谢谢 - ？
产戚美克： 根据应用领域分类 水文地质、工程地质、矿产地质等

邗江区15869188113： 实物地质资料分类要求有哪些? ？
产戚美克： 本要求主要用于指导实物地质资料馆藏机构和汇交人对实物地质资料进行分类筛选,根据实物地质资料的重要性、典型性和代表性,从区域地质调查、矿产勘查、海洋地质、水文地质、工程地质、环境地质、地质科学研究七大类地质工作项目产生的实物地质资料中筛选出I、Ⅱ、Ⅲ类. I类实物地质资料是从能够反映全国或区域地质现象或重大地质工作成果,具有全国重要性、典型性和代表性的实物地质资料中筛选. Ⅱ类实物地质资料是从能够反映本省(区、市)或一定行政区域地质特征和主要地质工作成果,具有本省(区、市)或一定行政区域重要性、典型性和代表性的实物地质资料中筛选. IⅡ类实物地质资料是除I、Ⅱ类外其它具有重要重复利用价值的实物地质资料.

邗江区15869188113： 科技档案的种类 - ？
产戚美克： 1.工业生产技术档案 2.农业生产技术档案 3.基本建设档案 4.设备档案 5.科学研究档案 6.医疗卫生档案 7.天文档案 8.气象档案 9.地质档案 10.测绘档案 11.地震档案 12.水文档案 13.环境保护档案

邗江区15869188113： 原始地质资料和成果地质资料的区别 - ？
产戚美克： 区别是:原始地质资料是一手为整理归档的材料.成果地质资料是经过对原始地质资料整理后的资料,方便查阅,补充.原始地质资料又称原本地质档案,是在进行地质工作时直接形成或采集的,反映地质现象或地质体的,以各种载体类型存在的原始记录、中间性解译资料,最终地质工作成果原稿等,包括各种有关的文件底图、底稿、原图、记录本等.‍ 成果地质资料是经济社会发展的重要基础资源,是地质工作成果的重要载体和重要基础要‍素,对相关地质项目的最终验收具有重要的实际意义.

邗江区15869188113： 关于地质资料归档时关于编号和目录的要求？
产戚美克： 5.1 编号 案卷内的原始地质资料以件为单位编制档号,类目编排顺序见附录A. 档号由案卷号、卷内类别代号、件号组成. 案卷号:立卷归档时由地质档案部门赋予案卷的代码. 类别号:用4.3中的类别代号表示. 件号:类内以件为单位,从1...

邗江区15869188113： 浅谈如何做好测绘地理信息档案工作 - ？
产戚美克： 您只做房地产的档案管理工作,那么收集勘察、测绘、设计文件这方面的文件资料的收集就行.1.工程地质勘察报告,2.水文地质勘察报告、自然条件、地震调查;3 .建设用地钉桩通知单(书)4.地形测量和拨地测量成果报告5.申报的规划设计...

邗江区15869188113： 涉及区域地质原始资料都有哪些 - ？
产戚美克： 区域地质调查中的原始资料包括:地质观察路线、实测剖面、矿点检查、物化探工作等的原始记录和图件;各类岩石、矿物、古生物标本和各种样品采样、鉴定记录;金属量测量(包括水系沉积物测量)、重砂分析、薄片等的分析鉴定成果;还有各种数据、登记卡片、登记簿、数据处理程序及记录等.

邗江区15869188113： 工程地质技术资料的档案管理有什么方法和程序? - ？
产戚美克： 1.组成的成套性 一个企业( 或联合企业)、事业单位或独立的工程,一般都是作为一个建设项目来安排基本建设工作的, 设计单位也就以一个独立的工程项目(也可能是其中的一个单项工程)作为设计工作对象,把不同专业的设计人员组成队...

邗江区15869188113： 实物地质资料汇交范围如何? ？
产戚美克： 一、科学钻探、大洋调查、极地考察、航天考察所取得的实物地质资料; 二、对我国或者各省、自治区、直辖市具代表性、典型性的反映区域地质现象的实物地质资料.包括反映具有国际性、全国性对比意义的地质剖面,重要古生物化石、地层、构造、岩石等实物资料; 三、反映我国或者各省、自治区、直辖市重要特殊地质现象的实物地质资料; 四、对我国或者各省、自治区、直辖市具有典型性的重要矿床实物地质资料; 五、石油、天然气、煤层气勘查项目的参数井、区域探井、发现井、评价井的实物地质资料; 六、区域地球化学调查副样.

邗江区15869188113： 档案文件分类归档的具体操作 - ？
产戚美克： 一,分类调卷 我所文书档案的分类方案是按问题分类,即综合管理类,综合统计类,规章制度类,党群纪检类,人事教育类,科研管理类,外事管理类,技条基建后勤管理类,安全保密类,公司管理类十大类,能够涵括我所所有事务活动.有些...