随笔0530/速记——读《丰田一页纸极简整理法》
- 大,是说丰田的工作经验、训练,毫无疑问肯定是帮助到了作者
- 小,是说作者的具体操作方法,其实和丰田已经不太一样了
先说丰田的一页纸,A3纸,所具备的特征:
(1)整体一目了然(一览性)
(2)有框架(表格)
(3)每个框架里都有标题(主题)
我的理解,这是丰田的“可视化”要求,在汇报及沟通工作中的要求 —— 越是要求提炼,其实对准备文档的人要求越高。
作者举了几个例子:
最终要达到的效果是:
“一页纸”不是一读便知,而是一看便知。说明内容的时候,用最少的语言就能轻松解决问题。
做法来说:
实际上,“一页纸总结技能”可以大致分为以下3个步骤:
①将思考的基础——信息“整理”到文件中
②将自己的“想法”“总结”到文件中
③将文件内容“传达”给别人
对于第一步,实际的操作步骤,作者称之为Excel 1:
我提出的“一页纸”总结技能,需要准备以下3个素材。
·主题
·三色笔(绿、蓝、红)
·一页纸
然后:
- 绿色用来画框(画多少框要看问题大小),和写下日期与问题
- 蓝色用来写答案,怎么发散都行
- 最终用红色筛选,或者形成新的组合答案
颇有一些六顶思考帽的意思。
写的过程,作者强调要快:
如果是我们刚才举的8格框架的话,除去主题格之外还剩7个框架,填写7个框架的时间大约需要1分钟。
如果过了1分钟之后7个框架还没有填写完毕的话,该过程仍然需视为结束。
如果框架有16个的话,大致需要2分钟;32格框架的上限最好设定为5分钟。为
什么要加一个“时间限制”呢?其实最大的原因就是,不提前设定好时间的话,容易产生“不管到什么时候都拖拖拉拉,无法整理思维”的不良效果。
要避免拖延,有时间观念感、也有聚焦感、而且写着写着,没准就有更多的思路了,先做起来,而且:
用“Excel 1”思考时,还有1个需要注意的重点——“不要企图追求1次完美”。尝试后得不到满意结果的时候,多试几次即可。在一页纸上花费的时间最多不要超过5分钟。与其一开始就花几十分钟甚至几小时追求完美,不如短时间内多挑战几张更容易得出结果。
还是要先干起来。
做的时候,要有客户导向:
做“一页纸”文件、思考“这份文件原本为何而做”的时候,有一个小诀窍。
首先,要明确自己所做的文件的“读者”。
明确读者后,紧接着就要思考“希望对方给出怎样的反应”。
这样才能让自己的企划通过,并且让对方对自己的演讲产生共鸣。
所有的结构化,都是为了让对方能快速吸收信息 —— 因而结构也要有导向化,要重复,要符合视觉的习惯,以及演讲者可以考虑用手指着讲解;另外,事不过三:
顺便提一下,执着于“3个”也是有一定原因的。因为,“3”是最能让人一次性记住的数字。
不过,超过四个的话,听者反而会有“够了,已经饱了”的感觉。
作者的其他举例,如介绍自己:
再比如,整理会议纪要(各种符号是各类别topic的分类,很日系):
随笔0530\/速记——读《丰田一页纸极简整理法》
·三色笔(绿、蓝、红)·一页纸 然后:- 绿色用来画框(画多少框要看问题大小),和写下日期与问题 - 蓝色用来写答案,怎么发散都行 - 最终用红色筛选,或者形成新的组合答案 颇有一些六顶思考帽的意思。写的过程,作者强调要快:如果是我们刚才举的8格框架的话,除去主题格之外还剩7个框架...
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