随笔0530/速记——读《丰田一页纸极简整理法》

~ 这书读下来，说跟丰田关系大也大、小也小：

- 大，是说丰田的工作经验、训练，毫无疑问肯定是帮助到了作者

- 小，是说作者的具体操作方法，其实和丰田已经不太一样了

先说丰田的一页纸，A3纸，所具备的特征：

（1）整体一目了然（一览性）

（2）有框架（表格）

（3）每个框架里都有标题（主题）

我的理解，这是丰田的“可视化”要求，在汇报及沟通工作中的要求 —— 越是要求提炼，其实对准备文档的人要求越高。

作者举了几个例子：

最终要达到的效果是：

“一页纸”不是一读便知，而是一看便知。说明内容的时候，用最少的语言就能轻松解决问题。

做法来说：

实际上，“一页纸总结技能”可以大致分为以下3个步骤：

①将思考的基础——信息“整理”到文件中

②将自己的“想法”“总结”到文件中

③将文件内容“传达”给别人

对于第一步，实际的操作步骤，作者称之为Excel 1：

我提出的“一页纸”总结技能，需要准备以下3个素材。

·主题

·三色笔（绿、蓝、红）

·一页纸

然后：

- 绿色用来画框（画多少框要看问题大小），和写下日期与问题

- 蓝色用来写答案，怎么发散都行

- 最终用红色筛选，或者形成新的组合答案

颇有一些六顶思考帽的意思。

写的过程，作者强调要快：

如果是我们刚才举的8格框架的话，除去主题格之外还剩7个框架，填写7个框架的时间大约需要1分钟。

如果过了1分钟之后7个框架还没有填写完毕的话，该过程仍然需视为结束。

如果框架有16个的话，大致需要2分钟；32格框架的上限最好设定为5分钟。为

什么要加一个“时间限制”呢？其实最大的原因就是，不提前设定好时间的话，容易产生“不管到什么时候都拖拖拉拉，无法整理思维”的不良效果。

要避免拖延，有时间观念感、也有聚焦感、而且写着写着，没准就有更多的思路了，先做起来，而且：

用“Excel 1”思考时，还有1个需要注意的重点——“不要企图追求1次完美”。尝试后得不到满意结果的时候，多试几次即可。在一页纸上花费的时间最多不要超过5分钟。与其一开始就花几十分钟甚至几小时追求完美，不如短时间内多挑战几张更容易得出结果。

还是要先干起来。

做的时候，要有客户导向：

做“一页纸”文件、思考“这份文件原本为何而做”的时候，有一个小诀窍。

首先，要明确自己所做的文件的“读者”。

明确读者后，紧接着就要思考“希望对方给出怎样的反应”。

这样才能让自己的企划通过，并且让对方对自己的演讲产生共鸣。

所有的结构化，都是为了让对方能快速吸收信息 —— 因而结构也要有导向化，要重复，要符合视觉的习惯，以及演讲者可以考虑用手指着讲解；另外，事不过三：

顺便提一下，执着于“3个”也是有一定原因的。因为，“3”是最能让人一次性记住的数字。

不过，超过四个的话，听者反而会有“够了，已经饱了”的感觉。

作者的其他举例，如介绍自己：

再比如，整理会议纪要（各种符号是各类别topic的分类，很日系）：

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