请问各基层单位采用何种档案分类方法？

简述文书档案最常见的几种分类方法~

赵琦（黑龙江省总工会，黑龙江 哈尔滨 150000）摘要：文书档案是社会发展的主要记录载体，从古至今，人们对档案工作一直都非常重视。在社会不断发展中，文书档案管理方法不断完善，这也意味着文书档案的管理不断细分，因此在文书档案管理中需要对档案进行严格分类，以此提高文书档案工作效率。本文阐述了文书档案工作中最常见的三类分类方法，主要分为：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。关键词：文书档案；分类方法；年度分类法；组织机构；问题分类法文书档案是记载了社会发展中各种现实事物发生的整体过程，通过对历史客观记录来衡量某一时期领导人供给，同时是反应某一时期各个基层、部门建设和科技成果开发的主要措施。伴随着社会发展中，人们对文书档案认识的不断增加，文书档案分类是与档案整体工作的基本出发点和根本目的，是保持文件之间历史联系发生各种矛盾的过程中能够充分的考虑和保管，利用相应的方便来实现档案管理效率。在文书档案工作中，分类是通过将文件按照不同的形式和形成机关等因素分开，避免出现不同机关文件的混杂，造成档案管理工作的混乱。1 年度分类法就是根据形成和处理文件的年度，是通过将全宗内的所有文书档案按照时间为标准进行逐步区分，通过形成年限逐次排开。运用年度分类法，要求根据文件的准确日期将文书档案进行归纳，并且注明其形成的实践，这是确保分类质量和效率的关键，同时也是在当前实际工作中能够合理完善档案分类工作的有效措施，其在分类的过程中需要注意一下几个方面：一是在实际社会活动中，不仅有通用的公历年度，其中也有一些特殊行业和部门是按照工作性质和工作特点的需要来对档案在应用中采用过去农历方式进行编制的，这就造成档案在分类中容易混淆的问题，因此在分类的过程中需要对这种情况严加分析，避免出现文档分类的混乱。二是某些文件上有几种日期，如起草日期、签署日期、批准日期、会议通过日期、发布日期和收文日期等，这些日期有时还不属于同一年度。在这种情况下，要根据文件的具体情况确定一个最能说明文件时间特点的日期。通常的做法是：内部文件和一般发文以文件的写成日期为根据；来往文件中收文以收到日期为根据；法律、法令和条例等法规文件以批准日期或公布、生效日期为根据；指示、命令等指令性文件以文件签署日期即落款日期为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表等以内容所针对的时限为根据；跨年度处理的专门案卷、来往文书等可放入关系最密切的年度或最后结案的年度。期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆 三是一些文件由于某种原因没有标注或找不到日期，对此需要根据文件的具体情况，采取适宜的办法考证和判定文件的准确或近似的日期，并将其妥善归类。在文书档案的管理工作中，对分类要求日益增加。文书档案在管理中一般都是通过以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，元件与复制件为一件，转发文件与被转发文件。四是在年度分类的过程中一般都是通过将一份文件结合实践特征来进行整理，这是通过成文时间、签发时间、批复时间、通过实践和公布时间等，不过在目前的分类管理中一般应用醉倒的是文件的签发时间。以文件签发时间来判定文件的所属年度是当前对各个单位和企业进行总结的主要方法，同时也是按照新方法取消其中内容的主要手段。2 组织机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。采用组织机构分类方法应具备一定的条件：第一，立档单位每年设立的内部组织机构应当基本稳定。内部组织机构经常调整变化的立档单位，不宜采用这种方法。第二，立档单位设立的各个内部组织机构应当能够反映该单位的职能分工情况，并且每个组织机构具有较稳定的基本工作任务或职责，其工作活动的内容及过程应同该机构承担的相关职能保持一致。第三，立档单位的文件上应有各组织机构在形成及承办文件时留下的标记，如收文章、发文号等。组织机构分类法的类别设置，一般是以立档单位内第一层组织机构分类，需要时也可以分到第二层组织机构，往往有一个机构就设一个类。如果一个单位的机构包括办公室、人事部、财会部、组织部、宣传部等，采用组织机构分类法就可将档案分为办公室类、人事部类、财会部类、组织部类、宣传部类等。各类的排列次序一般按习惯或正式文件的规定，把领导机构、综合机构排在前面。3 问题分类法就是按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。它以文件的内容为标准，按文件所涉及的问题（事由）分类。如一个全宗内的档案可以按人事、计划、生产、销售等类别分类，销售类内的档案还可以按广告宣传、推销、运输、售后服务等进一步分类。这种分类方法要求问题的概括应当准确并且范围明确，各个同级类目应当互相排斥，并按文件的主要内容进行归类。因此，相对而言，这种分类方法要求档案人员具有较高的业务水平。为确保每份文件都能正确归类，使用问题分类法时应注意以下几点：一是在设置分类体系和类目时，要仔细研究立档单位的职权范围和工作任务，并依据档案的具体情况分门设类；二是分类层次和类目不宜过多过碎，否则人们在理解上容易发生误差；三是要正确使用逻辑学原理设置类目；四是应设立一个综合类以包容一些综合性文件和数量过少问题的文件；五是若一份文件同时涉及几个问题，应研究并确认其中的主要问题，将文件归入相应类别。在实际工作中，由于全宗内文书档案构成的复杂性，单纯采用一种分类方法划分文书档案的类别是比较少的，通常是将两种或两种以上的分类方法结合起来使用。各单位最常用的分类方法主要有：年度——组织机构分类法、年度——问题分类法、年度——机构——保管期限分类法、保管期限——年度——机构分类法。文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性，其影响力不容忽视，做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手，档案的管理工作不仅仅是“管好堆”，应不断的完善原有的档案。保证现有档案工作无错误的基础上，要求档案工作者对原有档案应进行核查，以防之前档案管理工作的失误，从中发现错误时，应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理，从基础抓起。4 结论文书档案分类一般是通过最低一级的档案逐步朝着高级档案进行分类，这种方法在应用的过程中是通过确定归档文件先后顺序的方式来排列。由于文书档案在分类中是一个复杂的过程，因此需要结合科学技术不断更新，确保分类归档的完整性，为档案工作的提高提供有力依据，提高文书档案管理效率和工作质量。

档 案 分 类 立 卷 办 法

一．总则

为了规范********公司的档案分类和整理工作，保持其方法的延续性，现根据《********公司档案分类大纲》要求，结合********公司实际，特制定本办法。

1.本办法适用于********公司的档案分类、整理、组织案卷、编目和排架管理，以及档案信息系统的分类管理。

2.********公司各级档案室保存的档案种类及其代字如下。

代 字
类目名称
代 字
类目名称

A
文书档案类
C 会计档案类

J
基本建设类
x
声像档案类

W 实物档案类
T
专题档案类

二．各类档案的分类立卷办法

（一） 文书档案的分类整理

1、归档原则

遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适应新技术应用的需要，便于保管和利用。

按照归档范围的规定，凡应归档的文件必须齐全完整。

2、归档整理程序

以件为归档单位，逐件整理归档。按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。

“件”的含义：

2．1单份文件，一份文件为一件；

2．2各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；

2．3正本与定稿、正件与附件合为一件；

2．4文件处理单（表）与被处理文件合为一件；

2．5来文与复文合为一件，如果分属不同年度的可分开归档。

3、分类

1）按年度分类---

2）按部门内容分类---

3）按保管期限逐级进行分类。

由文件的形成日期决定该份文件的归档年度，即文件的归档年度可与文件内容所针对的年度不一致。

4、装订

4．1去掉原来文件上会生锈的金属物，用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订（粘）合。装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后。在每页的右下角（背页的左下角）编页码。

各单位可自行尝试不同的装订方法，但所选的装订材料不能生锈，不能对纸张产生直接或间接的损害。

4．2凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4纸规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱，对字迹模糊的文件要进行复制。

4．3在该份文件的正文输入计算机之前，不宜用乳胶或缝纫机来装订（因为会影响以后将该文件拆订、扫描）。

5、排列

先将归档文件材料按保管期限分开，同一保管期限的文件材料，按照时间先后排列，并且尽可能将关系密切（如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一起。

6、编号

6．1在每件档案首页上方的空白处加盖档号章（格式见附图1），并填写有关栏目的内容。

6．2档号章的项目及填写内容：

类别号：文书档案的类别号为A。

期限：即保管期限，分两类，填写“长久”或“短期”。

年度：该份档案实际形成的年度，以四位阿拉伯数字标公元纪年。

机构：不分机构编档号的单位此栏可不填。

件号：以年度为界线，档案在同一保管期限中的排列顺序号；同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号，件号不得重复。

6．3在每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。

/tree tree:请教基层单位或掌握基层单位情况的同行：贵单位的档案采用何种分类方法/分类方案/分类标准？分类的目的是什么？谁做的分类？效果如何？难点在哪里？冬青树：(1)本单位档案,根据问题—年度分类方法，共分六个大类。党群行政类和财会类按文件材料形成年度分；城市建设类根据工程类型分；基建设备类中的基建按项目分，设备按种类分，特种载体类按载体分。(2)档案分类的目的主要是为了加强档案管理规范化，按类整理档案能够提高编码排放的合理性，便于提供有效服务和档案编研。本单位的分类方案就是本人根据单位实际制定的。实际利用中觉得还是比较合理的。(3)分类中碰到的最大问题是摊子大，分类时难以全面顾及。本单位主要职能是城市基础设施建设和养护管理，涉及面很广，尽管在“城市建设类”中分设了9个小类（道路、河流、桥梁、房屋、园林绿化、测绘、零星工程、环境整治、底图），但许多东西仍然无法涵盖。实际操作中只能就近挂靠。如：隧道挂靠桥梁，泵站和停车场挂靠房屋，工程养护维修挂靠零星工程，道路挖掘和监控中心挂靠环境整治等。 秋之红叶［回复冬青树］：既然贵单位的主要职能是城市基础设施建设和养护管理，那么将所有和城市建设相关的档案归入一个大类，难免会造成摊子太大的问题。而且您通过列举工程类型划分二级类目：道路、河流、桥梁、房屋、园林绿化、测绘、零星工程、环境整治、底图，类型难以穷尽，很容易造成有些档案难以归类。不知是否可以考虑将贵单位的主要职能“城市基础设施建设和养护管理”进行细分，作为一级类目。例如，细分为“基础设施建设”和“基础设施养护管理”（不懂贵单位业务，这只是我想当然的看法，仅用来说明对这个超级职能要进行细分明确），这是一级类目，即由function（职能）而来。之后的二级、三级、甚至四级类目可以按照activity（活动）——topic（主题）——sub-topic（次级主题）展开。淡如水：我调查过的国有企业大多以《工业企业档案分类试行规则》为档案分类的蓝本，再结合本企业实际进行适当的调整。《工业企业档案分类试行规则》发布于1991年，在当时具有科学性、合理性。但是，现在这一档案分类体系已经不适应当前企业内外环境的变化，主要表现在以下方面：第一，建立社会主义经济体制和现代企业制度之后，企业真正成为自主经营、自负盈亏、自由竞争的市场主体，企业的一切活动都围绕创造价值、实现利润最大化这一根本目标而开展。而《工业企业档案分类试行规则》中“党群工作类”、“行政管理类”及其二级类目的设置，具有较强的“政企不分”、“企业办社会”色彩。第二，随着企业管理理论与实践的发展，企业一些管理活动发了“质”的变革。例如，人力资源管理极大地突破了传统人事管理的理念与模式，成为企业一项重要的管理活动，再将其活动过程中产生的文件档案归入“行政管理类”下的“人事管理”二级类目，就不太合理。再如，市场营销极大地拓展了传统产品销售的范围与领域，成为企业一项基本价值创造活动，再将其活动过程中产生的文件档案归入“经营管理类”下的“产品销售”二级类目，也不太科学。而且，新的市场环境下，企业还产生了新的综合性管理活动，例如：供应链管理，项目管理等，这些活动过程中产生的档案往往“无类可归”。 wangcaihong［回复淡如水］：我们企业的分类原来是按照《工业企业档案分类试行规则》来进行的，但是这种分类已经远远不适应现在工作的实际。目前，我们就碰到了这样的问题：一是，原来的档案管理系统中有“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”，但是文书档案改革后，已经全部归入文书档案，新的档案系统中只用文书档案，按照“年度\机构\保管期限”来分类，旧的数据要再做一次标识,比较麻烦。二是，基建工程类和设备仪器类档案的处理问题。我们建设中有很多设备，但是属于工程建设的内容，经过多次讨论，我们在《工业企业档案分类试行规则》基础上做了调整，单独设置“地铁工程类”。在实际中还有很多问题，比如实体分类如何与档案管理系统相结合等等,希望国家能够对《工业企业档案分类试行规则》进行修订，毕竟当时这个分类的制定是基于工业企业,主要是生产类的企业而来的,不适应现代企业的发展。 海天一色：绝大多数外资企业并不遵循《工业企业档案分类试行办法》，一般根据组织机构、业务领域来分。但现在企业组织机构调整很频繁，影响分类方案。若按职能业务分，又难以达到逻辑上的科学合理。淡如水：此外，许多单位的电子文件分类与纸质档案分类是完全对应的，这种分类模式是否合理，值得思考。笔者调研的大型企业档案馆大都正在进行档案数字化工作，有的档案数字化工作将近全部完成。但是这些数字化后的档案在计算机系统中几乎完全按照其实体整理体系进行分类、排序与组合，根本没有提升到档案内容分类的层次。对于新近接收的电子文件，少数公司出台了新的分类体系，但许多企业仍基本沿用传统的档案实体分类体系。究其原因有二：一是，许多企业档案工作者把档案数字化仅仅视为应用计算机来管理档案，而没有认识到档案数字化本质上是档案管理理念、管理模式的变革——从实体管理向信息管理、知识管理发展。二是，在双套制或双轨制情况下，人们仍然需要保存纸质档案，有时还必须查阅纸质档案原件。保持数字档案与纸质档案分类体系的一致性，不仅无需费心重建新的分类体系，而且方便管理、查阅纸质档案原件。但是，企业档案工作者没有意识到，这样虽然简化、方便了自己的管理工作，却没照顾到用户检索、利用档案、知识的需要。总之，“以知识管理为导向的档案管理”要求我们在传统的档案实体分类的基础上，进行档案内容分类。jinlingxie［回复淡如水］: 其实，我思考这个问题很久了。很多的纸质档案没有必要数字化，又因为很多的电子档案，没有必要纸质输出，这么看，如果用两种不同的分类来分，岂不是更好，不过，麻烦的就是互见号需要写清楚。如果同一种分类，好处就是互见号可以省略，只需注明有无电子档案或纸质档案，这样的话，方便很多。在实际的分类中，我也感到需要不同的分类方式，而且问题越来越需要迫切的解决。 忆往昔［回复淡如水］：看来档案理论真的与实际脱节！目前就计算机管理软件强大的检索功能，谁还会向手工检索那样，通过不同的分类去查找？都是通过关键词查询，这本身就颠覆了档案实体分类的意义。现在我所指导的很多单位的档案，只要是达到了利用计算机辅助管理的，我都建议他们无需建立过于复杂的分类编号体系。那不过是单纯研究档案理论的人们没事找事做而已。盛唐书生：必须根据企业的具体情况（包括类型、行业、业务、人员、驻地，档案数量、内容、类型）灵活建立企业档案分类体系。

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。

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二七区13116079215： 档案分类大纲和分类方案有什么不同 - ？
莘彭参芪： 分类大纲应该是本单位形成多少个门类的档案,每个门类的档案用什么代码去标示,如文书档案用(WS或用数字)、会计档案用(KJ或数字)、基建档案、等,分类方案应该是针对这些门类的档案的具体的分类方法,如文书档案用什么方法分类组卷、会计档案用什么方法分类组卷、、、、、

二七区13116079215： 在一般的行政事业单位中,文件档案要求按年度分类存档,请问哪些档案归永久、哪些归长期、哪些归短期啊? - ？
莘彭参芪： 有大领导批示的归永久.比较重点的归长期. 一事一办但有保存价值的归短期. 其他的最好销毁.归档的越多,麻烦事越多.

二七区13116079215： 档案分类中的年度分类法如何更好的使用 - ？
莘彭参芪： 请问你是说的“文书档案”的管理吗? 年度分类就是先按年度来分类,(如:2009年的档案不要和2010年的档案存放在同一个档案盒里),再按月日来理顺就行了;你可以先把档案按“类别”先分类,之后,每个类别再按年度来整理和装订或装盒就可以了.

二七区13116079215： 老板让我写一份关于技术资料和文档管理分类的规划书,请问谁有模板可以给我参考一下? - ？
莘彭参芪： 不知有用否: 1、党群工作档案管理分类;2、行政档案管理分类;A、行政事务 B、安全保卫 C、人事管理 D、公关接待3、经营档案管理分类A、经营决策企业改革,重大经营战略性决策,企业发展规划,方针目标档案管理thldl.org.cn等...

二七区13116079215： 我在机关事业单位工作,主要负责纸质档案管理为主的工作,而且那些机关事业单位的档案可不少;现在我进去才一个月,请问那些档案怎么管理和整理呢?？
莘彭参芪： 分类是对的.有几种方法:1、按时间归档,按议题分类,如分为纪要、发文、上级文件等.2、按种类分.如:管理性文件、专业性文件等.3、按部门分类.4、按要求的保管期限分类.上述方法都不能弄错时间顺序.档案柜的标签要标示清楚,并对档案的使用做记录.当然所有的一切用电脑表格管理是最方便的,但要有备份.

二七区13116079215： 怎样管理档案? - ？
莘彭参芪： 档案管理规定 第一章 总则 第一条 为加公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本规定.第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成...

二七区13116079215： 请问事业单位日常文件整理归档的原则 - ？
莘彭参芪： 日常文件归档的基本原则是:及时归档,文件齐全、完整,分类准确. 具体方法是:首先,根据单位的职能和以往收发文件的情况,做一个大致的分类.可按问题分,也可按内设机构分.按问题可分为综合类、组织人事类、业务类等.按机构分就是根据单位的内设机构来分.由哪个部门办理的文件就归到哪个部门.其次,是平时在文件办理完毕后要及时归档,注意,归档的文件要齐全、完整. 对于保管期限的划分,现在以不按永久、长期、短期划分,而是按永久、定期划分,定期又分为30年、10年.你可上网查一下国家档案局06年颁布的8号令,有具体的规定.

二七区13116079215： 请问文书档案中的文件怎么分类? - ？
莘彭参芪： 其实你的工作涉及的内容也是相当复杂的.因此我建议,文件的分类应从以下几个方面入手. 一、在头脑里把文件的出处(含文件字头和编号等)、用处、保管期限等简单过一下.然后用一小本子记下来. 二、按照文件出处分类.这样找起来也方便一些.若某些文件有补充的材料也一并归入该文件之中. 三、按照文件的用处分类,这种分类方法呢不太恰当,因为你在工作中一般情况下不可能只想到某个人的工作去向之后再去找相关的文件吧,所以我建议不是特别重要的文件的话,完全不必采取这种分类方法. 四、按保管期限分类.这也是一种不太适合你现在工作的文件分类方法.这种方法一般用在涉及国家机密的文件分类方面. 以上建议仅供参考.