文秘如何筹备会议
会议议程制定（1）列出参与者，明确目标（2）安排议程时间，考虑会议长短和敏感话题（3）确定议程，决定讨论形式和决策方式
日程编制：（1）注意涉及事务的习惯顺序和公司章程的明确规定（2）明确各项安排，用表格形式列出（3）宣读议程（4）将同性质问题集中排列（5）保密性强的议题放置后面
在编制议程时，按轻重缓急的原则处理并详细表示出所需时间
会议讨论形式分为头脑风暴形式和自由讨论形式
议程与日程存在功能上的不同，议程编制在前，一旦确定就不应该再变，但日程可做出相应调整。
会议地点选择要求：（1）交通便利（2）大小与规模相符（3）有良好配置（4）场地不受外界干扰（5）考虑有无停车场所（6）成本必须合理
考虑因素：（1）会议目的形态（2）实质上需求（3）与会者的期望
清单内容包括：（1）所在地区情况（2）会场环境（3）会议地点设施
对会议地点的检查有：（1）检查考虑中的会议场地（2）抽查一个单人间双人间和套房（3）检查会议登记管理服务和后勤部门（4）检查餐厅一般伙食（5）检查电梯服务（6）检查服务项目营业时间了解交通停车设施
中大型会场多采用大小方形，突出主持人注意进退场的方便
座次安排依据职务高低，选举结果是否是正式代表来安排
会议主席位置应该置于远离入口处，正对门的位置
常见排法有：横排法竖排法左右排列法
传递方式：当面告知电话传真书面形式电子邮件
分发过程：准备登记附清退目录装封发出
方法：提前发出签到时发出会中发出现场发出
发布程序：收集筛选加工审核发布
餐饮标准根据会议经费和人员情况决定，就餐方式分自助餐制和分餐制多为自助餐制
嘉宾类型：上级领导政府官员重要客户社会名流潜在贡献人
邀请时注意人数不宜过多，考虑代表性和经济时效，采用宁可邀请，也不排斥的原则
接站人员应在20分钟抵达接站地点
会议资料包括来宾资料，会务资料沟通资料用品分为必备和特殊设备
空调应在两小时前开机预热
会议通用礼仪：文书参会服务迎送礼仪
大部分试听设备操作温度在0-40度
剔除的方法：（1）看来源（2）看标题（3）看正文（4）决定取舍
标题一般反映信息内容与价值
信息分类要求：（1）科学性（2）系统性（3）逻辑性（4）实用性
分类方法：（1）字母分类法（2）地区分类法（3）主题分类法（4）数字分类法（5）时间分类法
分类的依据是信息的特征
归类原则是依信息的不同来源内容时间性质作用进行组织
信息校核原则依信息进一步校核，分析可靠性准确性认定真实性
校核要求：（1）溯源法（2）比较法（3）核对法（4）逻辑法（5）调查法（6）数理统计法
核对法依据最权威资料进行对照分析
逻辑法对信息中表达事实和叙述方法进行分析
数理统计法对信息中的数据定性分析
判断方法：（1）核对（2）计算（3）定性定量（4）逻辑推理
信息传递方向：内向传递外向传递
内向传递形式：（1）信件（2）备忘录（3） 通知 通示（4）传阅单（5）内部刊物
外向传递形式：（1）信件（2）新闻稿（3）发布会（4）声明
信息传递要素：（1）信源（2）信道（3）信宿
信源分原生源和再生源，信宿即信息终点信息的接受者
信件具有凭证作用，便于参考阅读，但费时不便交换看法
备忘录便于查考利用，使用方便，但信息量少沟通慢不便于交换看法
报告针对特定利用者
通知是使用最广泛，频率最高具有很强的时间性
内部刊物介绍公司动态，业务进展沟通上下联系员工桥梁
信息传递方法：（1）语言传递（2）文字传递（3）电讯传递（4）可视化辅助物传递
文本是大多数信息的传递形式，表格针对特定标准信息进行展示。
语言传递简洁直接快速及时受场地限制小但获取信息零乱较难存储
图表分柱状图用于统计数字比较饼状图多用于展示信息折线图用于比较性及趋势信息
信息存储载体：纸质载体磁性载体
纸质载体使用最多方便阅读记载标准化
磁性载体：（1）软盘（2）硬盘最为常用（3）磁带（4）磁盘（5）缩微品
存储系统：（1）集中管理系统（2）分散管理系统（3）计算机辅助管理系统
集中管理系统具有便于实现科学化现代化具有整体性的特点
存储程序：（1）登记（2）编码（3）排列（4）保存（5）保管
信息编码由字母和数字组成基本编码
编码分为：（1）顺序编码法（2）分组编码法采用十进位阿拉伯数字
排列方法：（1）时间排列（2）来源排列（3）内容排列（4）字顺排列
保存方法：（1）手工（2）计算机（3）电子化（4）缩微品
档案分类是按来源时间内容形式等方面的异同，将归档文件划分为若干类别，构成有机体系的工作
分类方法：（1）年度分类法（2）组织机构分类法（3）问题分类法
分类要求：正确判定所属年度和所属机构
文件未注明日期，判定文件的准确时间和接近时间
分析文档形成单位的情况：（1）单位大小（2）稳定状况（3）界限清晰程度
年度分类法使用最广
问题分类法适用与界限不清，档案较少的单位
档案检索工作对信息进行加工存储，对信息进行查检存储，是开放档案信息资源的必要条件
类型：（1）归档文件目录（2）分类目录（3）主题目录（4）人名索引（5）全宗指南
档案保管期限：（1）长期16-50年（2）短期15年以下（3）永久
保管期限从文件产生形成后的第二年算起
分析档案价值：（1）分析来源（2）分析内容（3）形式特征（4）技术因素（5）功能因素
分析档案的重要性独特性时效性价值由内容体现出来
纸质档案温度14度-20度相对湿度50%——65%变化在正负2度湿度正负5度
档案日常管理：（1）建立制度（2）调节温度（3）流动保护（4）安全检查（5）库房卫生
董事长秘书如何组织召开董事会议
董事长秘书如何组织召开董事会议：一、向董事长询问此次会议主要任务和目的；二、根据董事长的意见，向各部门负责人收集情况；三、将收集到的情况整理后，报董事长审阅；四、根据董事长审阅后提出的问题，再与各部门负责人磋商；五、将第二次整理的会议议题再报董事长审阅；六、董事长对会议议题准备满意...
...了10张桌子的会议室,但是来了13个人开会 你会如何处理?
方法一：开会之前一般会有个签到的程序，你可以利用签到的时间，让与会人员先在大厅稍作休息，然后马上安排桌椅板凳，安排好之后再请大家进入会议室。方法二：先引领与会人员到会客厅稍作休息，顺便上茶或咖啡，等一切安排妥当，再请其到会议室就坐。
假如你是一个会议组织者,你认为应该做哪些准备工作?
1、了解清楚会议的主题、参加人员、会议场所、资金预算。2、参加人员中要搞清楚参加的部门、参加的领导，各领导的级别。3、预定好会议场所，检查会议场所的卫生情况，是否可以满足参加人员的座位。4、安排好参加人员的座次。5、预定好必要的设备，比如话筒、投影仪、茶杯、签字笔、材料纸。6、准备好会议...
如何做好会议管理
对于各类会议，可以从会前准备、会中控制、会后跟踪三个阶段规范会议运作。会前准备阶段：凡是会议，必有准备。会前，会务秘书要把审核通过的会议材料提前发给与会人，与会人员要提前阅读材料并做好思考。执行秘书负责会前准备度检查，没有准备好的会议或议题必须取消。凡是会议，必有主题。会议必须有明确...
会议秘书在会议以前需要准备什么?
1、接受任务、拟定方案 会议方式、时间地点、参加人员、会议内容、日程、筹备组织分工、抽调工作人员、经费预算； 2、文稿准备 主报告、领导讲话、经验材料、主诗词、会议资料、会议指南、打印校对装订，制作证件：出席证、代表证、列席证、工作证； 3、制发通知 会议内容、参加人员、开会时间...
举办大型国际会议的筹备工作有哪些,要注意什么
承办方：一． 会前：1． 与会议主办方洽谈 2． 提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方 3． 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。4． 确定方案，签订合同，预付定金。二． 会中 1． 会议接待：...
会议筹备方案范文_会议筹备流程
无论是什麽行业的企业或单位举办会议,单纯站在举办方的立场与角度上看问题,都会面临各种问题。下面我来告诉大家关于会议筹备的方案,欢迎参阅。 会议筹备方案 范文 1 一、 会议时间:20XX年7月15日10:00-11:00 二、 会议地点:二楼办公室 三、 参会人员:张经理、王经理、朱适、段玉红、张帅、李 琴、邱伟恒、...
领导突然有紧急会议要开,秘书该如何做好日程安排,急急急...
事分轻重缓急。市里开会最大， 所以 3点必须去。 生意其次，所以客户不能忽悠。 公司内部会议可顺延。你可以这样安排：2点到3点给客户打电话，联络感情，改约时间，约到下午会后或第二天。3点参加市里的会议，这种会一般比较啰嗦。会议完后定第二天公司内部会议的时间。
如何组织会议
秘书人员在协助领导筹备会议时,可以说,制定会议预案是整个工作流程的第一步,接下来还有很多工作要做。 1、编制会务程序表议预案: 虽是整个会议的计划,但会议预案不完全等于会务工作计划,因为会议预案所列项目比较笼统,而会务工作则是十分具体、细致的。秘书部门有必要在会议预案的基础上对会务工作做出一个周到...
举办大型国际会议的筹备工作有哪些,要注意什么
大型国际会议策划一般都不简单，自己策划又容易出错，忙了半天，没有效果，钱还花了很多，可以找一个专业的会议策划公司给你提供定制化会议执行方案，从务策划+设备租赁+舞台搭建+灯光调整+视觉设计一站式服务，省时省力，价格也比较合适。
籍隶博爽： 1、接受任务、拟定方案 会议方式、时间地点、参加人员、会议内容、日程、筹备组织分工、抽调工作人员、经费预算; 2、文稿准备 主报告、领导讲话、经验材料、主诗词、会议资料、会议指南、打印校对装订,制作证件:出席证、代表证、...
余姚市18997061922： 会议秘书在会议以前需要准备什么?？
籍隶博爽： 当然是布置或考察会场了 保证会议的正常召开
余姚市18997061922： 如何做个办公室文秘? - ？
籍隶博爽： 秘书人员的职业定义是:从事办公室程序性工作,协助领导处理政务以及日常事物,并为决策以及实施提高服务的人员.秘书人员具体有以下8大项工作. 一、 商务沟通 (一)接待工作 1. 全方面的收集类别资料,为来宾接待工资做好准备. 2. ...
余姚市18997061922： 如果经理明天上午9点开会,你是一个秘书该如何做? - ？
籍隶博爽： 准备的事情有:第一,找经理沟通他对会议的需要;第二,按照经理的需求做好充分准备;准备明天开会需要的材料,包括会议议程,会议中的相关材料的复印给各开会的人.第三,开会的早上比经理早到,看看准备的东西是否准备齐全,设备是否工作正常等.
余姚市18997061922： 如何当好会议秘书 - ？
籍隶博爽： (一)会前超前筹措,精心准备.“凡事预则立,不预则废.”任何会议不管是大,是小,是长,是短,均须有目标,有计划,有分析,有论证,准备工作必须充分.甚至可以说,会务工作的成败,很大程度上取决于会议的前期准备工作细化程...
余姚市18997061922： 一般性会议注意事项 - ？
籍隶博爽： 做文秘工作的人,首先你要会办文办会办事.这是专业课上经常会讲到的东西.一般性的会议,首先,要确定会场,其次,要确定与会人员,并提前通知对方,说明地点,时间,会议内容,会议主持人.再则,要提前到达会场,做好会议前的准备工作.比如,摆摆椅子啊,泡泡茶类的.还有,会上做好记录,会后落实会议内容并做好宣传工作.
余姚市18997061922： 公司开会文秘应该为老总准备什么资料 - ？
籍隶博爽： 水(茶)、坐垫.讲话稿(如果只是五六个人或是针对某一项具体事务就没有必要了) 你这样问有些太笼统,应该说具体点.比如说开个销售年终总结会,那就应该有本年度的销售详情,销售额,净利润,等等.
余姚市18997061922： 文秘通常都做些什么工作 - ？
籍隶博爽： 银行文秘主要做以下工作内容:1、起草分行或是部门计划总结、工作报告、行领导讲话稿等综合性材料及办公室下发或上 报的各类常规性公文的撰写工作;2、协助处理各类文件及相关文字材料,包括文件拟办、核稿等;3、协助全行会议...
余姚市18997061922： 公司会议提案 - ？
籍隶博爽： 倒着来.先确定季节性会议(时间;每季度最后一个星期X,地点;口口口口.参加人员;XXX,nnn.kiuy...).根据参加人员确定会议级别,确定议题及主持人.二;奖金,是个吵架的议题,得由老板裁定.有时间,就开他个昏天黑地..后面的事,就拖他个桃红柳绿了.个人评定及人才配置,就先发通知.叫大家准备.xx日交书面总结.也可设计表格,发下去,再收上来.总之,事,一样样干.凡事,都有白纸黑字..有人签名..冠以红头文件方式“口口公司关于口口的通知”“口口公司关于口口的决定”..下面一xx的签名或印章..
