会议秘书在会议以前需要准备什么？

秘书开会前应做哪些准备工作？~

★接到会议通知单后，了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及布置要求。
★落实接站人员及车辆的的安排。
★根据人数和要求，确定会议的台形，也可根据要求摆放。
★根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、烟缸、小毛巾、火柴、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议牌）。
★按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视机、录像机、投影仪等。
★会议开始前半小时，各项准备工作到位（小小毛巾，备好充足开水、调试音响，开启灯、空调<2215℃～24℃，可灵活控制）。
★检查台形是否符合要求，台面要整洁，各种用具干净、齐全，摆放符合标准。
★根据要求，将指示牌放在特定位置。
★开会前十五分钟，在门口等候。
★VIP会议服务于会前30分到岗，精神饱满地在门口迎候。

- 会议中服务
★当客人来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。
★先到达的客人入座以后，提供茶水服务，会议人数到齐后，送上小毛巾。
★通常每半小时左右为客人更换烟缸，添加茶水等，特殊情况可按客人要求服务。
★会议期间服务员站于会议室门口直至会议结束。
★会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。

- 会议结束
★会议结束，服务员应站在门口，微笑着向客人道别，并请会务组人员签单。
★会议结束，仔细地检查一遍会场，看是否有遗忘的东西和文件等，设备设施是否有损坏，做好记录。
★将会议用具、设备整理好，关闭空调、电灯、窗、锁好会议室门。
★如是产品订货会，会议结束服务员协助客人清理会场，保证酒店设备设施 不被损坏。

会议组织工作在会议流程中至关重要，会议组织的好坏直接影响着会议能否顺利进行。因此，会议前的策划方案很重要，因此要作好充分的准备。
一、 会前准备
1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？ 2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？ 3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组. 限定每个项目的商议时间。 4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。 5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。 6、根据要讨论的问题限定与会人员。 7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。 二、会议期间控制 1、叙述会议的目的。 2、核对并记录与会者。 3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。 4、给每一个人表述自己意见的机会。 5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。 6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。 7、坚持预定的时间，不要拖延。 8、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。 9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。
10、确定下次会议的议题和时间。 三、会后工作 1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。 2、根据会议，对执行进行监督和检查。会前工作：1、与会议主办者洽谈。2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。4、与会议主办者确认会议接待方案。5、与会议主办者签订会议接待标准合同。6、确认会议主办者预付会议订金事宜。7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）会中工作：9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。10、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。12、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。14、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。17、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。18、协调会议期间的交通工具的安排。19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。会后工作：20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。22、与会议主办者的费用结算工作。

1、接受任务、拟定方案 会议方式、时间地点、参加人员、会议内容、日程、筹备组织分工、抽调工作人员、经费预算； 2、文稿准备 主报告、领导讲话、经验材料、主诗词、会议资料、会议指南、打印校对装订，制作证件：出席证、代表证、列席证、工作证； 3、制发通知 会议内容、参加人员、开会时间地点、会期、报到时间地点、往返车船、飞机时间； 4、收集名单 单位职务、姓名性别、民族、人数、到达车次时间、返程车次时间、分组； 5、会场准备 会标徽记、座席形状、座次安排、音响效果、录音摄像、照明通讯、茶水烟盘、花卉布置、会场卫生； 6、后勤准备 文件装袋、房间分配、伙食标准、食物卫生、就餐桌次、用车计划（接车安排）、医疗卫生、文娱活动； 7、会前检查 检查会场、检查会议文件、检查后勤保障； 8、接会议代表 了解车次到达时间、通知接车领导、安排车辆； 9、会间服务 签到（文件分发）、记录录音、摄影照相、采暖降温（供水）、保卫安全、卫生、返程票务、文娱活动； 10、会议秘书 会议简报、会务通知、会议总结、决议、传达提纲、会议新闻稿件； 11、会议收尾 食宿结算、回收文件、送车、暂住人员安排、整理报告（会议纪要）、会议文件归档、会议财务结算； 12、会务工作总结。

会议是关于什么项目的，就把之前所有有关项目的进程报告、邮件、之前的会议记录都准备好，自己先看一遍了解进程，然后把这些汇总整理给直属开会领导。会议进行时，要负责对有关问题记录，适时提醒直属领导等！总之是一个繁复的工作

会议相关材料

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淳安县19751012458： 作为一个秘书工作人员如何做好会议准备工作 - ？
荆溥痔血： 没看明白,你是要别人帮你做一份会议记录还是怎样? 秘书,在开会之前,先跟领导通通气,要是领导比较和蔼可亲的,你知道越多,在开会的时候他们再怎么不停的讲话,你都会比较轻松. 要么就是在开会的时候手快点,至少把summary of the meeting get recored. 呵呵,做秘书也不容易 啊...

淳安县19751012458： 会议秘书在会议以前需要准备什么? - ？
荆溥痔血： 当然是布置或考察会场了 保证会议的正常召开

淳安县19751012458： 会议开始之前 我身为秘书要做什么 - ？
荆溥痔血： 会议前:发会议通知(.........),订会议室,准备投影仪........,(水?),帮老板准备资料....会议中:记录,意外处理?会议后:5S?,发会议记录(会议决议事项跟进?) 自己揣摩了

淳安县19751012458： 秘书职业道德会议前我们应该做好哪些方面? ？
荆溥痔血： 会议前我们应该做好哪些方面? (1)确定会议的议题 (2)确定会议的议程 (3)确定会议时间、会期 (4)确定经费预算和餐饮安排

淳安县19751012458： 如果我是公司某某秘书,下午两点要开会,任务交给我,我该怎么做? - ？
荆溥痔血： 如果你是秘书的话开会前应做的准备工作:先确定哪些人要参加会议,通知开会人员,布置会场,给老板整理要开会的内容,开会时做笔记,会后整理.

淳安县19751012458： 开会前秘书的会议记录工作有哪些? - ？
荆溥痔血： 布置会场,准备会议资料和设备,准备签到记录.记录会议名称,时间,地点,出席人,主持人,会议内容,散会时间.秘书专业人士为你解答.

淳安县19751012458： 如何当好会议秘书 - ？
荆溥痔血： (一)会前超前筹措,精心准备.“凡事预则立,不预则废.”任何会议不管是大,是小,是长,是短,均须有目标,有计划,有分析,有论证,准备工作必须充分.甚至可以说,会务工作的成败,很大程度上取决于会议的前期准备工作细化程...

淳安县19751012458： 会议准备工作有哪些? - ？
荆溥痔血： 原发布者:失火厨房会议准备工作流程1、会前筹备工作1、撰写工作方案,确定会议主题、内容、参会范围等.2、撰写会议主持词、讲话稿,确定会议议程,草拟会议通知,根据会议的具体情况,设计并安排会场的布局.3、制作参会人员名...

淳安县19751012458： 秘书的会务工作有哪些呢? ？
荆溥痔血： (一)会议是有组织有领导地商议事情的集会.(资源共享+达成决议) (二)会务工作的总要求:充分准备,严密组织,服务周到,确保安全 (三)会务工作的三个阶段...