学校如何做好档案管理
导语:作为档案管理工作也要用档案学的理论,提出新的观点、探索新的问题、开拓新的领域,在档案管理工作中实践,不断做好服务机制的创新,激发工作活力,敢于突破那些与时代发展不相适宜的工作理念和工作模式,善于用新的思路、新的途径、新的办法来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题,把档案管理工作提高到一个新的水平
学校如何做好档案管理
一、开拓思路,更新观念
由于档案工作是一项基础性的管理工作,同时又是一项服务性很强的工作,很难产生明显直接的经济效益,因此在学校工作大舞台上,它是一项默默无闻、专为他人“铺路”、当配角的工作。档案工作者既是脑力劳动者又是体力劳动者,面对的是大量、繁琐的档案收集整理、鉴定、立卷、保管、统计、利用等工作。这就要求档案工作者要以事业为重,无私奉献,树立“俯首甘为孺子牛”的思想。有了这种奉献的理念,才能使自己脚踏实地、兢兢业业地做好档案工作。
二、搞好档案工作,领导重视是关键
一个单位的任何一项工作,都必须有领导的重视,才能顺利开展。如果领导不重视,许多具体的工作就会困难重重。领导对档案工作的价值和认识程度,决定着他们对档案工作的态度,从而在很大程度上决定着档案工作的发展。
所以,把档案工作列入领导的议事日程,是时代发展的需要,是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说,应该充分发挥其主观能动性,以自己的实际行动去影响,去争取领导的重视。就档案工作而言,档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因,领导的重视是外因,外因必须通过内因起作用。那么应如何发挥主观能动性,去争取领导重视档案工作呢?
(一)爱岗敬业,使领导满意自己的工作
领导是否重视档案工作,很大程度上取决于对档案人员的工作满意不满意。所以作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作,忠于职守,在领导和群众心目中留下一个好的印象。
(二)积极宣传,使领导增强档案意识
有些单位领导对档案工作不重视,很多都是因为缺乏档案意识,认为档案工作在一个单位不是生产一线,而且可有可无。因此对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的,要经常把有关文件和材料给领导看,次数多了,自然会在领导的脑海里留下印象,产生作用。尤其是一些与本单位密切相关的材料,会使领导看后受到启发,并在实践中仿效。而且要经常向领导汇报档案工作情况,要多谈一些搞好档案工作对单位的益处,诱导和启发领导重视档案工作。要努力服务,作为一名档案人员要及时地提供信息,使档案发挥其作用,从而更好地为单位的发展服务。
三、实现档案管理现代化
随着改革的发展,档案管理面临着许多亟待解决的问题。比如档案数量越来越多。数量的庞大给保管和提供利用带来困难,管理方法的落后直接影响档案的质量,只有实现档案管理现代化,才能有效地解决新形式下出现的新问题。
(一)加强档案管理意识
档案管理是一门专业性很强的工作,要求管理人员既要有高度的责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度和乐于奉献的工作精神,又要有扎实的档案管理的理论知识和科技知识。特别是运用现代化科技手段和先进的管理方法来管理档案的基本技能。所以,档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识,开拓视野,优化知识结构,提高综合素质,才能做好新时期档案管理工作。
(二)掌握好现代化管理技能并提高综合素质
以前档案材料的形成,从文件的.起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是用手工抄写为主。而现今电子计算机技术在档案管理中的运用,可以全部完成文件的起草、修改、删减、打印、登记、汇集、统计等工作,使文件的形成、运用、转换等每个环节同自动化办公衔接起来。这种现代化科技手段和先进的操作管理技术,都非常需要档案管理人员去掌握和运用。档案管理数字化和信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作人员的必然方向。
因此,档案管理工作人员要根据自己的岗位工作,一边学习一边操作,并在提高业务素质的同时,注重计算机知识和信息文化的学习,争取使自己成为信息知识、网络文化的综合型档案管理人才。
(三)利用现代化技术整理档案
档案汇集着大量的指示,同时也记载着丰富的信息,成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作很繁琐,重复劳动多,劳动强度大。利用计算机等现代化手段整理档案,则可以达到事半功倍的效果。
(四)档案信息的保密
保密制度作为一项非常重要的工作,在网络条件下必须根据实际情况准确地把握,在档案信息直接上网的情况下,必须对用户权限进行限制。影响集体利益、影响稳定和安定团结、涉及个人秘密的档案等,都因其合法的权益受到法律保护,都属于限制利用的范围。因为档案信息有别于图书、资料,有一定的特殊性,所以对网上能查阅的档案应区分内、外部档案,不能公开的档案信息要按保密法严格界定使用权限。
四、提高档案管理人员素质
为适应新形势下档案工作的需求,对档案工作者要进行必要的培训。令其不断学习新知识、新技术,拓宽知识面,优化知识结构,并逐渐掌握计算机和其他相关方面的知识、技能。同时各院校应培养一批能够掌握现代科学技术的复合型档案管理者,只有这样才能适应档案事业发展的需要,从而实现档案工作的现代化和信息化。
一、积累档案,做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理;按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位,通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理,确保真实准确、齐全完整、系统规范;并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理,实行部门整理(立卷),并建立全宗卷。文件材料应按时归档,重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务(非会计专业)、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档,第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理,按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系,科学组卷,通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况,发现档案破损或字迹变化,及时修补复制,确保档案的安全完整,定期开展档案数据管理和馆库设施巡查,确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转;档案库房应保持干净、整洁,并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染(“八防”)等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备,并对运转情况进行定期检查、记录,及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密,确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲,可以说,管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响:思想上,企业的管理者应高度重视档案管理,认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容,规范的档案管理能提高企业的经济效益;行动上,应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持,为档案管理人员的工作创造有利的条件;
同时,企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程,制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程,并成立相应的档案管理工作小组,合理分配职责,从而规范其档案安全管理工作。
高校如何做好档案管理
1. 学校档案管理软件有助于整合管理知识资源。学校知识资源广泛,包括教务资料如教学计划、教案、科研活动记录等,管理资料如思政工作、精神文明建设等,以及基建资料如校舍维修、校园建设等。学校档案管理软件的首要功能就是统筹管理这些资料。例如,会博通学校档案管理软件能够数字化录入和存储教案、课件、电子...
学校档案管理方式有哪些?
1. 电子化管理:随着信息技术的发展,越来越多的学校开始采用电子化的方式进行档案管理。这种方式可以大大提高档案的存储和检索效率,同时也可以减少纸质档案的占用空间。电子化管理还可以实现档案的远程访问,方便了学校管理者和教师的工作。2. 分类管理:学校档案通常包括教学档案、科研档案、人事档案、财务...
学校如何做好档案管理
导语:作为档案管理工作也要用档案学的理论,提出新的观点、探索新的问题、开拓新的领域,在档案管理工作中实践,不断做好服务机制的创新,激发工作活力,敢于突破那些与时代发展不相适宜的工作理念和工作模式,善于用新的思路、新的途径、新的办法来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题,把档案管理工作提...
学校怎么做好档案管理
加快档案管理现代化进程,就是要采取先进的.科学技术、管理方法和现代化设施,使档案管理的效率与质量同客观要求相匹配,把计算机纳入档案管理工作,用计算机录入和查询档案,馆藏档案以图像、数据、声音等多种形式存放在服务器的数据库中。档案的接收将从纸质向电子档案的网络传递。同时,还应提高档案的开放...
高校怎么做好档案管理
高校怎么做好档案管理 一、提高档案管理人员的素质。不少高校的档案管理人员缺乏专门的档案管理人才,管理人员也缺乏高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因而不能充分认识到档案事业在高校发展中的战略作用和它的实际...
学校档案管理工作如何做好
学校要成立以最高负责人为组长、各级教研同志共同参与的档案工作小组,建立健全档案室,认真研究和解决档案管理工作中所涉及的设备等硬件问题,改善档案管理条件和工作环境,建立网络信息化档案管理,使档案管理工作与学校其他各项工作同步发展。学校要结合学校实际情况,组织校工作人员学习与宣传做好档案管理工作...
做好学校档案管理工作的具体措施
(一)做好学校档案的基础工作 1、做好档案收集工作 对材料进行收集是当前学校档案管理工作中非常重要的一项内容,在收集材料过程中需要保证材料收集的齐全性、及时性和有效性,保证收集到的材料具有使用价值,能够成为学校改革及学科建设的重要依据,会对学校的健康发展提供起到重要的信息支撑作用。2、理顺...
做好档案管理工作的措施
1.健全管理体制,发挥网络作用 结合单位自身的管理体制、组织机构的设置、档案材料的形成规律建立一个纵横交织的管理网络体系;协调各部门配备兼职档案信息员,从而做到从上而下,层层有人负责,形成上下配合,左右协作的档案传递网络,这是做好档案收集工作的基础。专职档案管理人员应与各部门信息员经常联系,加强对平时收集工作...
学生档案管理的方法有什么?
创新档案管理方法和手段:学校应根据教育教学发展的需要,不断创新档案管理方法和手段,如开展档案知识讲座、举办档案展览等,提高档案管理水平,为学校的教育教学工作提供更好的服务。总之,学生档案管理是一项系统性、综合性的工作,需要学校从制度建设、人员配置、技术手段等多方面入手,不断优化和完善档案...
新时期高校档案管理的有效方法
1、健全完善高校档案管理系统 高校档案管理工作涉及面广、牵扯部门单位较多,只有得到全体教职工的支持和配合,才能真正做好档案管理工作,只有全体教职工中树立起档案保存意识,才能真正保证档案管理工作的质量。要加大教育培训力度,定期举办培训活动,提高教职工对档案管理工作的认识;要加大档案集中管理的力度...
景贤拉米: 把档案整理好,分门别类的把档案归好,在档案上标好标签.
沈北新区19671984159: 如何规范档案日常管理 - ?
景贤拉米: 档案管理制度 一、档案人员岗位责任制 1、努力学习政治理论和专业知识,不断提高业务技能和管理水平.忠于职守,遵守纪律,积极参加各级各类档案业务培训,并经考核取得岗位资格证书. 2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其...
沈北新区19671984159: 如何做好幼儿园档案的管理工作 - ?
景贤拉米: 做好幼儿园档案管理工作的几点体会幼儿园的档案是幼儿园办园历史和发展轨迹的见证,是评价幼儿园整体办学水平的“窗口”,是深入开展教育教学改革、全面实施素质教育活动不可缺少的资料.档案管理是幼儿园管理工作的一个重要组成...
沈北新区19671984159: 如何做好档案管理工作 - ?
景贤拉米: 档案管理工作是单位管理工作的一部分,是提高单位工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作.科学规范的管理档案,是衡量一个单位管理水平的重要尺度.单位档案记载着这个单位发展史上的优秀成果,对研究本...
沈北新区19671984159: 档案如何管理才是正确的 - ?
景贤拉米: 档案工作三个方面,收,管,用,首先是要养成良好的工作习惯,或者说有档案意识,形成的文件不要随意乱扔,集中统一保管,定期整理,最好每天都跟洗脸刷牙一样整理一下,无论纸质或电子文件,都应该有这个整理习惯;二是要有固定的地方装这些文件,现在一般都是文件办理完毕即时归档,归档的文件和可以销毁的文件应该分开放;三是要有条理地整理,按某种规律使文件有序化,一般按形成时间排序,简单编个流水号,一年一个流水号就行,多了就再分类;四是最好有软件来帮助整理,不行的话至少用word或excel打个表格把归档的文件做个简单的著录,就是题名、责任者、时间等要素的登记,好找,也不容易丢.能做到这些至少你的办公室不会太乱了.
沈北新区19671984159: 怎样做好人事档案管理工作 - ?
景贤拉米: 1、有专门的档案管理人员,最好是专业类人员;2、有专门的档案室,按高标准配置档案柜、温湿度计、空调等;3、要实行电脑信息化管理,选配实用的档案管理软件,如量子伟业、万能档案等;4、掌握人员的各类信息,并归类整理其档案资料,录入到档案系统;5、按上级主管部门的要求做好人事档案的各项其它阶段性工作.
沈北新区19671984159: 各高校秘书处是怎么进行档案分类和管理的 - ?
景贤拉米: 朋友你好!你的情况,我还是比较了解的.1、各高校办公室秘书科(处)对档案的管理各有不同.有的学校成立了专门的二级部门档案馆,按照年度统一将各种资料移交给档案馆进行分类、编号保管.有的高校在校办或党办内部专门有个负责档案的科室,安排专门人员整理档案.2、以我们学校为例,档案分为会议纪要类(包括校长办公会、常委会、校级专题会)、发言稿类(校领导各种重要会议的讲话稿)、协议合同类(各种学校层面对外合作协议的文件)、会务接待类(各种会议的资料整理)等等,其中用文件盒一盒盒按照时间标识顺序贴好标签放在文件柜中,以备查找.就这些啦!大概说说!
沈北新区19671984159: 如何加强现代教育技术档案管理 - ?
景贤拉米: 加强现代教育技术档案管理的意义及实施措施分析 一、加强现代教育技术档案管理具有重要的意义 加强现代教育技术档案管理,首先是加快学校教育现代化发展的需要.现代教育技术档案是教育教学的有机组成部分,是教育创新体系的重要载...
沈北新区19671984159: 如何才能做好档案管理员 - ?
景贤拉米: 一,档案管理员职责 1,认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策.制定档案的工作计划,进行工作总结,指导,监督,检查. 2,按照《档案管理工作规范条例》,负责对各类档案的接收,分类,编目,编制,检...
沈北新区19671984159: 如何管理档案 - ?
景贤拉米: 档案管理制度1、各种档案按组卷要求,由立卷人整理,按有关规定装订并移送档案室统一保管.2、各种档案的文字书写,必须用蓝黑或黑墨水书写,禁用其它笔书写.3、档案一般不外借,确因工作需要借阅档案时,均应在档案室按有关要求...