如何做好文秘人员档案管理工作?
1、首先就是建立一份员工资料册,详细记录每一位员工的资料,内容大致可以是:姓名,性别,出生年月,身份证号,户籍地址,家庭地住,联系电话,部门,入职时间等等,具体可以根据你们公司的登记表内容设计你想要的员工资料册。
2、还可以利用一些管理软件来管理员工的档案,这个比较方便,就是看你们老板愿不愿意花这比钱了。
爱岗敬业。档案工作是一项非常繁杂琐碎、枯燥单调、辛苦的工作,但是责任重大,所以,档案管理人员必须要爱岗敬业,热爱档案管理工作。
服务意识。档案管理工作是一项服务性很强的工作,它的价值就在于为领导决策提供依据、为单位工作执行提供服务。档案管理人员要善于围绕单位的中心工作主动开展档案管理,在工作中,要牢固树立主动服务意识,积极完善服务方法,提高服务质量,既要坚持原则,照章办事,又要主动、热情、及时、准确、全面、周到地为档案使用者提供帮助,这样才能在服务中提高工作效率。
有责任心。档案管理人员的责任心就是在于把单位的宝贵资料自觉的管理好、利用好,维护好档案的完整和安全。
有事业心。档案管理工作和其他各种管理工作一样,在管理过程中会遇到许多困难,还会遇到一些无法预料的问题,作为一名档案管理工作者,需要有强烈的事业心,坚定的职业信念,对自己从事档案管理工作有执著的追求,始终以旺盛的精力、满腔的热情投入到工作中。
档案管理员职责
认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划,进行工作总结,指导,监督,检查。
按照《档案管理工作规范条例》,负责对各类档案的接收,分类,编目,编制,检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记,并负责定期追还归档,确保档案齐全,完整。
按照《档案库房管理制度》要求,做好“八防”工作,定期检查旧档案,确保档案材料安全。
积极开展档案知识宣传工作,增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。
积极做好档案信息资源的开发工作,不断提高工作质量和工作效率。
树立和加强保密观念,做好文件,资料,档案的保密,保管工作。
做好文秘人员档案管理工作
公文是档案的前身,当其处在传递、运转、承办和执行过程中,具有现行效用,不能称其为档案;档案一般是完成了文书处理程序,完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点,规范公文处理,把好公文形成关,是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同,有的单位的公文是由办公室统一拟制的,有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。我区就属于后者,由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同,对公文起草工作相关要求的理解存在差异,导致起草的文件的质量也就大不一样。我们单位在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面:
1.文种使用不当。主要有请示、报告不分;一文请示多件事情;生造文种或不规范使用红头文件等。
2.附件标识比较混乱。有的公文注有附件,但既不在规定的位置做出标识,也不在附件名称前标识出具体的序号,行文程序很混乱。
3.公文印制不规范,用纸有大有小,给后来的档案装订和管理带来很大不便。
4.公文主题词标注不准确,不利于检索查找。
5.数字使用不规范等等。上述情况,严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此,一名专门负责公文拟制的你人员,平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理,依照有关规定,全面审核,严格核稿,特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关,发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接,共同磋商,尽量将各种问题都解决在核稿阶段,决不能将问题推给签发的领导定夺,以确保公文的高质量、高水平,以及档案的高质量、高水平。
如何做好文秘人员档案管理工作?
一、规范公文处理,把好公文形成关 公文是档案的前身,当其处在传递、运转、承办和执行过程中,具有现行效用,不能称其为档案;档案一般是完成了文书处理程序,完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点,规范公文处理,把好公文形成关,是做好档案管理工作的基础。而公文拟...
办公室文秘人员如何做好档案管理工作
在日常工作中,文秘人员要重视档案知识的学习,加强档案意识的培养,最好的办法就是常备一本专业书籍,《档案管理学》、《档案管理基础》等,以便需要时查阅,真正做到边工作,边学习,在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中,很多档案工作人员都兼任秘书工作,因此一定要重视对形成档案的公文进行...
如何才能做好档案的管理
1、对于这项档案整理工作,需要有清晰的认知,要把管理档案工作做好,就要把公文的管理规范熟知,才能将公文员工作真正融合,还要提前对所负责部门的档案翻查,掌握所有档案信息,保证档案有高质量,以防档案重复,使档案管理更便捷、科学。 2、作为档案工作人员,必须要有职业责任感,对工作也要有较强的学习能力,将档案记载...
文秘档案整理的程序主要包括哪四个环节?
文秘档案整理的程序主要包括以下四个环节:区分归档与不归档的档案盒(案卷) 按照归档范围和不归档范围的规定,把不归档的、留存在本单位供工作参考的档案盒(案卷)与应归档的档案盒(案卷)区别开来,把应归档文件的档案盒(案卷)移交档案部门。编制移交目录:就是把归档文件目录或案卷目录复印成一式三...
文秘如何管理档案文件?
其管理的主要职责为:制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。总结经验,改善工作方法,提高管理技能和工作效率,使公司文秘档案资料能够充分得到利用,为经营服务产生收益。
档案管理怎么做?
六、建立“档案鉴定小组”,定期或不定期地对档案进行鉴定,确定不同保管期限,剔除不再有保存价值的档案,做好销毁工作。七、鉴定人员应本着辨证唯物主义和历史唯物主义的观点采用逐件逐张审查的方法,不能只看文件标题和案卷目录来判定。八、经鉴定需要销毁的档案应编制“销毁清单”,写出鉴定报告、由鉴定人签字,经有...
办公室文秘和档案管理工作的有效结合性分析论文
第一,文秘工作人员要不断提高自身的综合素养。对于不同种类的文书工作,文秘工作人员不仅要具备相应的知识和技能水平,还要掌握相关学科的技术知识。这就要求其进行计算机技术的不断学习,实现档案管理的信息化和数字化,实现对档案管理的有效控制以及管理,为文字档案管理工作提供更好的服务。第二,培养自身...
文秘档案鉴定工作操作要点
档案鉴定工作是文秘必备的基本技能之一,下面整理了一些档案鉴定工作操作要点,希望对大家有所帮助!1) 编制档案保管期限表 档案保管期限表是用表册形式列举档案的来源、内容和形式,并指明档案保管期限的一种指导性文件。它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据。档案保管期限表通常由顺序号、条款、...
如何做好单位的档案管理员工作?
要求,做好“八防”工作,定期检查旧档案,确保档案材料安全。积极开展档案知识宣传工作,增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。积极做好档案信息资源的开发工作,不断提高工作质量和工作效率。树立和加强保密观念,做好文件,资料,档案的保密,保管工作。
请结合文秘工作,谈谈档案管理的重要性以及对未来档案管理的发展的思考...
论做好文秘工作促进档案管理工作 一、提高对文秘工作重要性的认识 文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的,辅助于文件、会议、办事,为其做好参谋,处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作,又不同于业务部门的工作,同社会改造活动一样,文秘工作具有特定的规范性,主要有以下...
周朱辛普: 档案要有专门的地方放置 要做好档案的分类工作. 最好用高拍仪做一份电子备份. 档案要做好严格保密工作,做到随查随到.
沐川县14750376170: 文秘如何管理档案文件? - ?
周朱辛普: 易度档案管理系统是广州润普网络科技有限公司专门为档案管理设计开发的软件系统,遵循国家档案局《归档文件整理规则》内容和集中统一管理档案,维护档案的完整与安全,便于利用的原则.它具备高效、高质、简单、实用的特点.使用易度档案管理系统,可全面管理电子档案资料 ,从电子档案的收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等方面进行全过程控制和管理,实现档案信息管理传输的自动化、档案资料一体化、标准化、规范化和共享化.易度档案管理系统广泛应用于以下行业:国家政府机关、能源部门(电力、石油石化、煤炭)、水利部门、冶金部门、铁路部门、通信行业、机电兵船行业、交通、金融保险、建设行业、图书馆、档案馆以及中大型企业.
沐川县14750376170: 档案管理员具体该怎么做好? - ?
周朱辛普: 档案管理具体的内容要看你所从事的工作是什么性质的,每个单位对于档案管理员都会有不同的内容要求 1、政策执行; 贯彻执行上级有关档案工作方针、政策、指示和规定. 2、档案保管 负责接收本单位档案材料归档工作,并进行分类、编目...
沐川县14750376170: 怎样做好档案的收集和归档 - ?
周朱辛普: 赵显瑞档案的收集和归档是档案管理工作的前提和基础.因此,必须重视并做好这项工作,这是管好用好档案的第一步. 一、档案收集要坚持“宁多勿漏”原则.档案是来源于各项活动的原始记录,它真实再现了各项活动的过程和结果.档案...
沐川县14750376170: 如何才能做好档案管理员 - ?
周朱辛普: 一,档案管理员职责 1,认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策.制定档案的工作计划,进行工作总结,指导,监督,检查. 2,按照《档案管理工作规范条例》,负责对各类档案的接收,分类,编目,编制,检...
沐川县14750376170: 怎样做好人事档案管理工作 - ?
周朱辛普: 1、有专门的档案管理人员,最好是专业类人员;2、有专门的档案室,按高标准配置档案柜、温湿度计、空调等;3、要实行电脑信息化管理,选配实用的档案管理软件,如量子伟业、万能档案等;4、掌握人员的各类信息,并归类整理其档案资料,录入到档案系统;5、按上级主管部门的要求做好人事档案的各项其它阶段性工作.
沐川县14750376170: 怎样做好档案管理工作 - ?
周朱辛普: 您好,我是专门从事档案管理工作的,但没管过公司档案,不知有没有用.1.档案的归档原则一般是文书处理部门立卷归档.意思就是这些文件资料的产生部门自己立卷整理,然后统一交到档案部门集中统一管理.这样的好处是专业的部门整...
沐川县14750376170: 请结合文秘工作,谈谈档案管理的重要性以及对未来档案管理的发展的思考 - ?
周朱辛普: 论做好文秘工作促进档案管理工作 一、提高对文秘工作重要性的认识文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的,辅助于文件、会议、办事,为其做好参谋,处理好事务性工作.文秘工作既区别于领导工作...
沐川县14750376170: 如何做好新时期的档案资料管理工作 - ?
周朱辛普: 一、增强服务意识,提高服务水平,争取领导重视 无论任何单位的任何一项工作,都必须得到领导的重视,才能使这项工作顺利开展,档案工作也如此.领导对档案工作的价值和认识程度,决定着他们对档案工作的态度,从而在很大程度上决定...
沐川县14750376170: 文秘档案整理的程序主要包括哪四个环节 - ?
周朱辛普: 文秘档案整理的程序主要包括以下四个环节:1、区分归档与不归档的档案盒(案卷) 按照归档范围和不归档范围的规定,把不归档的、留存在本单位供工作参考的档案盒(案卷)与应归档的档案盒(案卷)区别开来,把应归档文件的档案盒(...