如何提高接待能力

如何提升公司接待管理工作的能力与水平?~

一、管理能力的提高，关键在于加强学习。
　　作为管理者必须增强与时俱进的学习意识，把学习摆在重要地位，学习是提高管理者知识水平、理论素养的途径。我们在工作中获得的是经验，而理论学习赋予我们的是进一步实践的有力武器。只有不断地学习和更新知识，不断地提高自身素质，才能适应工作的需要。从实践中学习，从书本上学习，从自己和他人的经验教训中学习，把学习当作一种责任、一种素质、一种觉悟、一种修养，当作提高自身管理能力的现实需要和时代要求。同时，学习的根本目的在于运用，要做到学以致用，把学到的理论知识充分运用到工作中，提高分析和解决问题的能力，增强工作的预见性和创造性。通过不断地学习，不断地实践积累，从而不断地提高自身的管理能力。
　　二、管理能力的提高，要树立创新观念。
　　创新是现代管理的重要功能之一，管理创新与科技创新不同，它不是个人行为，而是一种组织行为，即是一种有组织的创新活动。因此，促进创新的最好方法是大张旗鼓的宣传创新，激发创新，树立创新观念，使每一位组织成员都奋发向上，努力进取，跃跃欲试，大胆尝试。要造成一种人人谈创新，时时想创新，无处不创新的组织氛围。企业管理是处在不断变化的动态环境中，许多情况是无先例可循的，特别是要使每一位管理者认识到管理不仅仅是用既定的方式重复那些已经重复了许多次的操作，更重要的是要不断去探索新方法，找出新程序，不断提高管理质量。因此，公司提出2007年的经营管理思路“观念创新出思路，管理创新出成效，科学创新出效益，机制创新出人才”，这就需要各级管理者进一步打破因循守旧的观念，树立大胆创新的观念，自觉运用创新思维，完成公司的经营目标。
　　三、管理能力的提高，要有良好的执行力。
　　执行力是管理者具备的最基本条件，一个出色的管理者应该是一个好舵手，遭遇风浪时，临危不惧，身先士卒。执行力体现在完成公司目标的程度上，管理者必须执行公司确立的目标，使目标清晰具体落实。作为管理者落实执行力上，最基本的就是严格执行公司的既定目标与规章制度，按时完成各项工作，认真履行组织赋予的职责。管理者的个人素质以及思维方式，对执行力会产生决定性的影响，因此，对于管理者，除了集思广益、博采众长之外，还应不断锻炼对整个管理过程进行规划发展、远景展望的能力，不能停留在表面的工作点上，工作中必须有计划，有总结，这样才能保证执行的效果，执行过程中绝不能随遇而安，想如何就如何，这样只会影响管理质量。
　　四、管理能力的提高，要培养勤思考的习惯。
　　提高思考能力，要善于从全局上观察和处理问题。“不谋万事者，不足谋一时；不谋全局者，不足谋一城。”这就要求管理者必须以宽广的眼界去思考去观察，从事物的不断变化中掌握事物发展的内在规律，提高看问题的敏锐性，提高协调和处理各种矛盾的能力，真正做到在处理复杂问题时善于把握好“度”。很多管理者在工作中遇到同一样问题时，处理的方法会不一样，有的管理者处理得恰当，而有的管理者处理得草率。那就是在遇到问题时，不要简单地急于处理，要勤于思考，对问题进行分析，把握好“度”，以最佳的方法去进行处理。作为管理者，只埋头于事务性的工作，对企业发展全局性、重要性的工作不进行思考，是很难做好管理工作的。同时，在日常工作中要注意培养观察问题和发现问题的能力，抓住管理工作的重点、热点和难点，从中掌握问题的主要矛盾，及时给予处理。
　　五、管理能力的提高，要有良好的协调和沟通能力。
　　企业内部各部门和基层单位处于相互作用、相互依存状态，这就需要管理者在工作中注意协调好部门之间、基层之间、部门与基层之间的相互作用，还要注意与上级、同行之间的协调和沟通。管理工作的每个步骤，都依赖于组织成员良好的沟通，成员良好沟通，又依赖于领导者的管理能力，因此，良好的沟通成了实现组织行为过程中重要的成功要素。沟通的方式是多种的， 一是下行沟通，它是政令统一、指挥统一、调动下级积极性的重要手段。 二是上行沟通，它既是下级对上级指示作出反馈、使上级了解决策执行的程度，又是下级向上级提供做出新决策的信息资料，增加下级参与感。 三是平行沟通，它可增进各部门、各单位之间的了解和合作，促进互相了解，消除扯皮现象，为团队建设打下良好的人际基础。 四是业务沟通，有关业务信息的内部交流，是各项工作程序化运作的基本保障，它可以极大地促使业务信息无阻隔流通，提高管理工作效率，降低经营成本。 五是人际沟通，人与人之间的沟通是联系企业共同目的和企业中有协作的个人之间的桥梁。如果没有信息的沟通，企业的共同目的就难以为所有成员了解，也不能使协作的愿望变成协作的行动。管理者最重要的功能是把企业的经营思路、经营目标等信息准确地传递到职工，并指引和带领他们完成目标。除此之外，还要经常与职工进行沟通，关心他们，鼓励他们提出一些对企业改革发展的看法及存在问题，以便及时改善，有职工的参与才会有行动的支持。沟通是现代管理的一种有效工具，有效的沟通可以大大提高不同层次管理者的管理能力，用好了会使管理工作水到渠成，挥洒自如。沟通更是一种技能，是“情商”高低的具体体现，这种“情商”是比某些知识能力更为重要的能力。不断提高我们的“沟通”水平，就能帮助一个企业，以及企业中层次不同的管理者切实提高自身的管理能力。

一、定位。自己在本次接待中的身份定位是非常重要的，只有清楚地定位好才能使自己的言谈举止符合身份，不会越位。在接待中，主要有几种身份，一是主人；二是客人；三是从属主人，就是和最重要的主人一起参加应酬，也就是第二主人，第三主人等等；四是从属客人，就是和重要的客人一起参加应酬，当然也有第二客人，第三客人等等；五是服务人员，当然也有第一服务人员，第二服务人员等。除了身份，还有接待的类型也要准确把握，主要有：一是官方接待，就是上下级检查正式宴请；二是兄弟单位之间的拜访；三是兄弟姐妹朋友之间的聚会。在基层当干部特别是党政办干部，更多的是作为服务人员；当副职领导时更多的就是从属主人或从属客人；当一、二把手以后更多的就是主人或客人。无论什么身份，接待的三种类型都同时存在。
二、原则。任何事包括接待都要有一个原则，也就是方向、大的目标，此次接待要达到什么目标，这是决定如何做好此次接待的关键，只有把握了原则才能保证接待的水平。一是对于官方接待。大的原则是“主随客便”，以“客人高兴”为最大目标，也就是整场接待以客人（第一客人）来定接待的原则，这事先就要摸清客人的脾气、性格，做到“知己知彼”，比如，有的客人根本很讨厌喝酒，如果主人还叫了很多人，拼命地叫他们敬酒，搞得很热情，这样反而会把整个气氛搞坏。二是兄弟单位之间的拜访。 这种情况经常出面的是平级，也就是说主人和客人的职务、地位都差不多，互访的机会不多，而且有一定的交情，大的原则是“客随主便”，以“让客人体验到热情”为目标，接待时首先要组织好人，就是要把客人的好朋友（在你单位或辖区内的）叫来，还有就是对口，也就是业务上有联密联系的。接待过程中，对客人，从属客人都要热情，不要只针对第一客人，要对从属主人、服务人员有所分工，把所有客人喝到七、八成，大家高兴地宣布结束。三是兄弟姐妹朋友之间的聚会。在一个地方工作久了，都有自己的关系圈，有一大批自己认为兄弟姐妹的人，这种聚会一般比较随意，当然这种聚会有一个很大的目的就是“认识新朋友”，不可能每次聚会都是老朋友，总有一些新朋友，在这种场合见面就很容易成为朋友，因为“类以物聚，人以群分”，因此主人在让客人高兴的前提下，要尽可能多照顾到从属客人，也就是客人的朋友。
三、程序：搞好接待首先有几个外部程序要走好，一是确定从属主人和服务人员。身为主人，你要了解清楚客人及从属客人的情况，尽早确定陪同人员，并尽早通知，在乡镇经常出现临时叫人的情形，其实这样子被叫的人不高兴，又影响接待。如果你是党政办主任应该提醒主人，因为领导有时候太忙会忘记，你问一声：请谁陪同，领导就会安排。二是确定接待标准。无论在镇上接待，还是外出接待，都有一个标准问题，现在外面的酒家经常只经销一种酒，有些酒要临时调，所以烟酒水最好要在开桌前先初步安排好。有时出现菜都上了一半，客人要喝的酒还没来，这就严重破坏接待的气氛。如果是重要客人还要根据他的口味来点菜，这在事先也要通过侧面做一些了解。三是明确接待完的有关事宜。在一些特别的节日，是否送一些土特产，或者接待完是否安排喝歌等其他活动，这都要在接待前或者接待过程中及时捕捉信息，能尽可能快明确就尽可能快，以免临时手足无措。
四、进程。WBR>接待水平如何最重要的当然体现在接待的整个过程中，这个过程中的每个细节都可能影响接待进程及接待的效果，这是一个系统工程，需要主人统筹协调，因势利导，还要靠自身的口才，来引导整个进程朝客人高兴的方向发展。一是开始时。先自谦一下，比如说，镇里的菜比较简单，请大家不要介意；如果是比较重要的客人，而你又不是主要领导，就先说：“实在不好意思，书记刚好出差（或者开会），由我这个小年轻（小辈）来接待，招待不周请见谅等等。然后，请大家先填点肚子，主人要养成习惯以最快的速度先把肚子填半饱，因为接下来你要考虑的事，要应付的事很多，有可能都没有时间吃了。紧接着，代表党委、政府敬客人或者全桌人同饮一杯，酒席这下才正式开始。然后，把客人（第一客人）介绍给大家，其他人员留给第一客人介绍，从属客人和服务人员可以一起介绍或者待敬酒的时候介绍，特别是党政办人员要重点介绍，他们在办公室很辛苦，接待也是个引起领导赏识的机会，主人应该从这个方面让他们感到自己的关心。二是进行中。主人从第一客人开始打一圈是必要的，无论你的酒量如何，这一圈也要应付过去，如果确实酒量不行，可以喝啤酒。然后，从属主人，服务人员轮流打通关，做为主人这时候要为敬酒的手下介绍。这个过程结束后，客人就开始回敬，他不一定打通关，但敬主人是肯定的，这个酒肯定要喝；从属客人也会敬，如果主人喝不下，只好如实解释，但最好始终如一，不能和这个从属客人喝，不与另一位从属客人喝。这两个过程过了之后，主人应该已经观察清楚客人和从属客人的情况，根据他们的情况对我们的人员做出安排，可以用含蓄的语言表示，也可以用肢体语言或眼神暗示，开始了自由敬酒的阶段。这个阶段主人还可以根据自己的酒量对重点从属客人或原来的老朋友多敬几杯，让人感受到你是一个重情义的朋友。三是收尾曲。不同的接待类型需要不同的收尾，对于官方接待，收尾曲由客人把握，主人做再三挽留，客人确实想结束，主人就再次“主随客便”，表示感谢。其他两种类型，就由主人控制何时收尾，但也要注意观察酒桌上有没有喝酒的人员，有没有可能会讲大话、气话的人员，如果有的话就应及时结束，否则会闹得不愉快，这种事出现过多次，不是开玩笑的。收尾时，主人说一些真诚的话。

一、管理能力的提高，关键在于加强学习。
作为管理者必须增强与时俱进的学习意识，把学习摆在重要地位，学习是提高管理者知识水平、理论素养的途径。我们在工作中获得的是经验，而理论学习赋予我们的是进一步实践的有力武器。只有不断地学习和更新知识，不断地提高自身素质，才能适应工作的需要。从实践中学习，从书本上学习，从自己和他人的经验教训中学习，把学习当作一种责任、一种素质、一种觉悟、一种修养，当作提高自身管理能力的现实需要和时代要求。同时，学习的根本目的在于运用，要做到学以致用，把学到的理论知识充分运用到工作中，提高分析和解决问题的能力，增强工作的预见性和创造性。通过不断地学习，不断地实践积累，从而不断地提高自身的管理能力。
二、管理能力的提高，要树立创新观念。
创新是现代管理的重要功能之一，管理创新与科技创新不同，它不是个人行为，而是一种组织行为，即是一种有组织的创新活动。因此，促进创新的最好方法是大张旗鼓的宣传创新，激发创新，树立创新观念，使每一位组织成员都奋发向上，努力进取，跃跃欲试，大胆尝试。要造成一种人人谈创新，时时想创新，无处不创新的组织氛围。企业管理是处在不断变化的动态环境中，许多情况是无先例可循的，特别是要使每一位管理者认识到管理不仅仅是用既定的方式重复那些已经重复了许多次的操作，更重要的是要不断去探索新方法，找出新程序，不断提高管理质量。因此，公司提出2007年的经营管理思路“观念创新出思路，管理创新出成效，科学创新出效益，机制创新出人才”，这就需要各级管理者进一步打破因循守旧的观念，树立大胆创新的观念，自觉运用创新思维，完成公司的经营目标。
三、管理能力的提高，要有良好的执行力。
执行力是管理者具备的最基本条件，一个出色的管理者应该是一个好舵手，遭遇风浪时，临危不惧，身先士卒。执行力体现在完成公司目标的程度上，管理者必须执行公司确立的目标，使目标清晰具体落实。作为管理者落实执行力上，最基本的就是严格执行公司的既定目标与规章制度，按时完成各项工作，认真履行组织赋予的职责。管理者的个人素质以及思维方式，对执行力会产生决定性的影响，因此，对于管理者，除了集思广益、博采众长之外，还应不断锻炼对整个管理过程进行规划发展、远景展望的能力，不能停留在表面的工作点上，工作中必须有计划，有总结，这样才能保证执行的效果，执行过程中绝不能随遇而安，想如何就如何，这样只会影响管理质量。
四、管理能力的提高，要培养勤思考的习惯。
提高思考能力，要善于从全局上观察和处理问题。“不谋万事者，不足谋一时；不谋全局者，不足谋一城。”这就要求管理者必须以宽广的眼界去思考去观察，从事物的不断变化中掌握事物发展的内在规律，提高看问题的敏锐性，提高协调和处理各种矛盾的能力，真正做到在处理复杂问题时善于把握好“度”。很多管理者在工作中遇到同一样问题时，处理的方法会不一样，有的管理者处理得恰当，而有的管理者处理得草率。那就是在遇到问题时，不要简单地急于处理，要勤于思考，对问题进行分析，把握好“度”，以最佳的方法去进行处理。作为管理者，只埋头于事务性的工作，对企业发展全局性、重要性的工作不进行思考，是很难做好管理工作的。同时，在日常工作中要注意培养观察问题和发现问题的能力，抓住管理工作的重点、热点和难点，从中掌握问题的主要矛盾，及时给予处理。

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