文件归档登记表

文件归档的介绍~

文件归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

电子档案的整理： 电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。 （一）归档要求 一、文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档（逻辑归档指在计算机中国络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。逻辑归档随时归档），定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档（物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档原则上参照纸质文件归档时间进行），并按档案管理的要求进行登记。 二、归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。 三、电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，著录并填写《归档电子文件登记表》。归档电子文件应逐件编目。 四、文件形成部门应将经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在脱机载体上。 5、档案馆（室）应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。 （二 ）归档方法 一、一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中，视文件数量，跨年度电子文件也可拷入一盘载体中。 二、推荐采用只读光盘作为归档电子文件的保存载体。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体，但可以作为短期备份或迁移。归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态。 三、存储电子文件的装具上应贴有标签，注明电子档案号、归档年度、盘号等。如下图： 四、信息组织结构 每盘存储载体的根目录下有说明文件、归档电子文件登记表、归档电子文件目录。电子文件保存在相应目录中。各级目录按照树状结构排列。 （一）说明文件。文件名：README。文件内容：有关本存储载体的各种信息。应包括分类号、立档单位名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间。 文件格式：说明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。 （二）．归档电子文件登记表。文件名：REGISTER。文件内容：归档电子文件登记表的电子版本。 （三）归档电子文件目录。目录名：DATA。目录内容：以子目录的形式存放归档电子文件，一组电子文件保存在一个子目录中。 （四）．对电子档案的说明性文档一律用TXT文档编写。 （三）电子文件的归档标准 电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性： 一、字处理文件 。TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文档可以作为电子档案直接存储。WPS、RTF等文档作为电子档案存储时应转换一套XML文档或PDF、WORD文档同时存储。对于其它类型的文档，如果无法转换为XML、PDF格式则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。 二、图像文件。TIFF、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。 由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于二00dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于陆00dpi。 三、图形文件 。图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息一并存档。 四、影像文件。MPEG二格式、比特率四Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。 5、声音文件。WAV、MP三格式声音文件可以作为电子档案直接存储。对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。 陆、多媒体文件。多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存档。 漆、数据库文件。DBF格式数据库文件可以作为电子文件直接存储。对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。 吧、超文本文件。超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性。信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存档。 9、计算机程序。计算机程序可以作为电子档案直接存储。计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并归档。 一0、数据文件 。数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。数据文件应对数据来源进行说明并一同归档。 在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并归档。保存与纸质等档案内容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。 用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并归档。计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同归档。 （四）电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，至少一式三套，一套封存（C），一套供查阅利用（Y）。一套（S），异地保存。对于加密的电子文件，则应在解密后再完成上述工作。存储电子档案的光盘应放入盒中存放。

　　档案目录及表格样式

　　1、单位基本情况表；
　　2、单位机构设置情况表；
　　3、三级安全责任人登记表；
　　4、治保会成员登记表；
　　5、义务消防队员登记表；
　　6、值班人员登记表；
　　7、安全管理目标、责任制度；
　　8、消防安全制度；
　　9、重点要害单（部）位登记表；
　　10、现金存放登记表；
　　11、贵重物品库房登记表；
　　12、贵重物品保管登记；
　　13、华中农业大学危险物品统计表；
　　14、华中农业大学剧毒物品管理登记表；
　　15、剧毒药品流向登记表
　　16、易燃、易爆、剧毒物品、放射源、病毒使用情况登记表；
　　17、安全检查情况记载；
　　18、重大隐患整改情况登记表；
　　19、安全宣传教育情况登记表；
　　20、请示报告内容记载；
　　21、部署安全工作情况记载；
　　22、灭火器材登记表；
　　23、落实治安综合治理工作任务记载；
　　24、安全保卫工作年度总结；
　　25、治安综合治理工作考核评分表
　　26、关于确定治安保卫三级责任人的报告；
　　27、关于确定治安保卫二级责任人的报告。
　　单位基本情况表

　　单位名称 地址
　　党务负责人 职务、职称
　　行政负责人 职务、职称
　　二级安全责任人 职务、职称
　　治保会人数 重点要害部位数
　　职工人数 共产党员数 共青团员数
　　本单位基本情况：

　　单位机构设置情况表

　　机构名称 业务性质 负责人 职工人数 是否属要害 备注

　　三级安全责任人登记表

　　各部位名称 姓 名 性别 年龄 政治面貌 职务、职称 备注

　　治保会成员登记表

　　成立时间
　　岗 位 姓 名 性别 年龄 政治面貌 职务、职称

　　义务消防队员登记表

　　岗 位 姓 名 性别 年龄 政治面貌 职务职称 本人签名

　　值班人员登记表

　　部 位 姓 名 性别 年龄 文化程度 家庭住址 雇请时间

　　重点要害单（部）位登记表

　　类别 密级 编号
　　要害名称

　　电话

　　负责人姓名

　　年龄 政治面貌 职务
　　人员情况 人员数 党员
　　数 团员
　　数 民主人士
　　数 一
　　般
　　群
　　众
　　数 其中
　　重点
　　人口
　　数 保
　　卫
　　力 量
　　数
　　保卫工作
　　负责人姓名 秘密
　　保卫员姓名

　　概况（列为重点、要害的依据及其基本情况）：

　　保

　　卫

　　制

　　度

　　与

　　措

　　施

　　历年发生的案件、事故记录

　　存在的主要隐患及整改情况

　　备注

　　现金存放登记表

　　单 位 安全保卫负责人
　　库房地点 保管人
　　核定库存量 实际库存量
　　周围环境
　　存放方式
　　安全制度
　　防盗措施
　　灭火器材
　　备注

　　贵重物品库房登记表

　　单位 安全保卫负责人
　　库房地点 保管人
　　核定库存量 实际库存量
　　周围环境
　　存放方式
　　安全制度
　　防盗措施
　　灭火器材
　　备注
　　贵重物品保管登记

　　品名 型号 单价 数量 金额 物品存放地 保管人 负责人

　　合计
　　华中农业大学危险物品统计表
　　院（所） 年 季度
　　分 类 危险物
　　品名称 上季节存量 本季度购买领取量 本季度正常消耗量 本季度存量 储存情况 备注
　　爆炸品类

　　压缩气体和
　　液化气体类

　　易燃液体类

　　易燃固体物品及
　　遇湿易燃物品类

　　氧化剂和
　　有机过氧化物类

　　毒害品类
　　（剧毒）

　　腐蚀品类

　　放射品类

　　高压容器类

　　危险病毒菌种类
　　其它

　　填表人： 审核人： （加盖单位公章）
　　华中农业大学剧毒物品管理登记表
　　使 用 单 位 上级管理单位
　　单 位 地 址 单位负责人 职务
　　保卫负责人 职务 联系电话
　　保管部门 负责人 职务 政治面目
　　保管员 姓

　　名 性

　　别 年龄 政治面目 使用部门 库数

　　采购员

　　用 途
　　使用品种 年用量
　　剧 毒 品
　　库名 地点
　　面积 结构
　　周 围 环 境
　　现
　　存
　　数
　　量 氰化物类 砷化物类 汞化物类 磷化物类 生物碱类 其它

　　安

　　全

　　措

　　施 采
　　购
　　保
　　管
　　领
　　取
　　使
　　用
　　剩余回
　　收

　　使用部门 人数 常用否
　　使用管理人 职务 政治面目
　　领用
　　剧
　　毒
　　品
　　人
　　员
　　情
　　况 姓 名 性 别 年 龄 职 务 领用类别 政治面貌与现实表现

　　含剧
　　毒三
　　废的
　　处理
　　情况
　　存
　　在的
　　问
　　题

　　解
　　决
　　意
　　见
　　备

　　注
　　易燃、易爆、剧毒物品、放射源、病毒
　　使用情况登记表

　　品名 数量 使用部门 使用理由 使用人 安全管理人 备注

　　安全检查情况记载

　　时 间 检查组织人
　　参加人员签名
　　检查
　　部位
　　发现
　　隐患
　　情况
　　记载
　　隐
　　患
　　处
　　理
　　情
　　况
　　记
　　载
　　重大隐患整改情况登记表

　　自查发现隐患时间
　　保卫处通知整改隐患的时间
　　隐
　　患
　　内
　　容
　　整
　　改
　　措
　　施
　　落
　　实
　　情
　　况
　　整改完毕时间
　　回复保卫处时间
　　负责人意见及签名
　　安全宣传教育情况登记表

　　时间 地点 主持人
　　形式 受教育人数
　　主题
　　内 容

　　请示报告内容记载
　　时间 请示人
　　接受请示报告的部门 受理请示人
　　主题
　　内 容
　　答复情况

　　答复人 答复时间

　　部署安全工作情况记载

　　部署人 部署时间
　　部署地点 参加的部门
　　参加的人员
　　部署内容：

　　检查落实情况：

　　消防器材登记表

　　名
　　称 型
　　号 生产
　　厂家 配置
　　时间 配置部位 数
　　量 维修时间

　　唉，表格没有办法出来，你给给QQ号，传给你，我的QQ：21258078

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秦皇岛市19229997821： 能给我些关于资料管理和档案管理的表格吗? - ？
台罡盐酸： ********公司部门档案移交归档情况登记表 单位名称: 年度 保管期限 件数 保管 接收 备注 单位 姓名 单位 姓名各部门分类文件详细目录 件号 责任者 文号 题名 日期 归档 页数 文件 格式 备注

秦皇岛市19229997821： 如何规范档案日常管理 - ？
台罡盐酸： 档案管理制度 一、档案人员岗位责任制 1、努力学习政治理论和专业知识,不断提高业务技能和管理水平.忠于职守,遵守纪律,积极参加各级各类档案业务培训,并经考核取得岗位资格证书. 2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其...

秦皇岛市19229997821： 档案管理员如何整理档案 - ？
台罡盐酸： 一、档案管理人员职责 1、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统. 2、坚持平时整理.根据本单位不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,便于利用和归档. 3、...

秦皇岛市19229997821： 文件归档的相关表格. - ？
台罡盐酸： 文档管理指文档、电子表格、图形和影象扫描文档的存储、分类和检索.每个文本具有一个类似于索引卡的记录,记录了诸如作者、文档描述、建立日期和使用的应用程序类型之类的信息.这些文档一般归档在较便宜的磁带上,必要时归档在可...

秦皇岛市19229997821： 如何才能做好档案管理员 - ？
台罡盐酸： 一,档案管理员职责 1,认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策.制定档案的工作计划,进行工作总结,指导,监督,检查. 2,按照《档案管理工作规范条例》,负责对各类档案的接收,分类,编目,编制,检...

秦皇岛市19229997821： 小企业的档案整理 - ？
台罡盐酸： 这是我们公司现在用的,我自己编的.如果觉得有用,就收下吧.一、目的: 为有效地保护和利用档案,实现任一档案文件可编码、可查询,对档案系统化管理,特制订本规定. 二、适用范围: 公司各级部门及员工从事业务、经营、企业...

秦皇岛市19229997821： 怎样鉴定与检查CAD归档电子文件? ？
台罡盐酸： 要鉴定归档电子文件的完整性、准确性和系统性;检查载体有无病毒、有无划痕;鉴定归档电子文件实用价值和确定电子档案的保管期限;检查存储归档电子文件的是否符合归档要求;检查存储归档电子文件的和软、硬件平台技术条件的一致性;检査合格后,将检查结论填写在“电子档案登记表”中;归档软件从生成到归档, 其技术状态必须严加控制,验收后填写计算机软件产品登记表;归档电子文件应依据GB/T17679的规定通过电子文件光盘存储归档一致性测试.

秦皇岛市19229997821： 可以用excel来进行文件归档吗? - ？
台罡盐酸： 当然可以,而且方法很多,做目录超链接、书签,高难度的可以用VBA自动归类.根据实际情况而定. 查看原帖>> 满意请采纳