怎样做好会议的预算
预算
会议及展览的预算不是一个概念。通常而言,会议预算包括以下几个方面:
1、交通费用
交通费用可以细分为:
(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
2、会议室/厅费用
具体可细分为:
(1)、会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。
(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。
(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。
3、住宿费用
住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。
正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
4、餐饮费用
会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。
(1)、早餐
早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
(3)、酒水及服务费
通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
(4)、会场茶歇
此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
(5)、联谊酒会/舞会
事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认:
6、视听设备
除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:
●设备本身的租赁费用,通常按天计算
●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理
●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理
c、演员及节目
d、其他——点心、水果及调制色酒
5、杂费
杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
那么,展览的预算与会议预算相比有什么不同呢?
展览预算与会议预算有相同的地方,也有不同的地方——
相同的地方:住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划的话)。
不同的地方:展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。
展览场地租赁:如果展览在固定的展览场地进行,那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mx3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁:展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。
如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等),那么场地租赁的预算就很难预测了——通常面议,按日计算,价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。
如何做好会议场地预算
在做会议场地预算时,应考虑到以下几方面的费用:
一、会议场地租赁费用
会议场地租赁费用是整个会议场地费用的最大支出,一般费用的多少与场地酒店星级,会议规模,会议场地的地理位置等有关。至于要租怎样的会议场地,要根据公司的会议性质来定。
通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内,比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
二、会议设施租赁费用
此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求,否则可能影响会议的进行。
三、会场布置费用
如果不是特殊要求,一般会场布置费用是包含在会场租赁费用中的。如果有特殊要求,需要和场地方沟通,谈具体的费用。
四、其他支持费用
这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
对于会议场地及会议配套设备的预算,主办方应在考察场地时了解是否需要收费,收费的话价格又是怎样,并尽可能细化各项要求,单独与场地方签订服务协议。
会议活动预算怎么做?你要的技巧知识都在这
场地费用,作为大头,需深思熟虑。选择性价比高的地点,同时考虑交通、设施和规模的匹配。嘉宾邀请也不容忽视,比如挑选思想领导力嘉宾,通过免费参会的方式既节省费用又能吸引高质量参与者。人员方面,无论是内部员工还是外部供应商,都需要纳入详细的人员费用预算。品牌展示不容小觑,包括制作标识的成本和传...
怎样做好会议的预算
(1)、会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一...
会议服务财务预算有哪些
会议的经费预算一般包括以下内容:1、文件资料费:包括文件资料、文件袋、证件票卡的印刷制作等开支。2、通讯费用:发会议通知、发电报、传真、打电话等进行会议联络所需的费用;如果召开电视电话等远程会议,则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。3、会议设备和用品费:如各种会议设备的购置和租用费...
单位组织会议一般要做哪些方面的预算
(31)各种杂费 天津市盛世礼仪庆典策划,专业的会议会务服务公司
在做会议的经费预算时应( )。
【答案】:B 做会议经费预算时应考虑到各种不可预见的开支,保证经费预算符合经费实际运用要求。故答案为B。
如何做好大型会议会务工作
2、做好会议经费预算。这包括场地费、租金费、会议用品费、讲师培训费、设备使用费、资料费、住宿费、餐费及交通费等。做会议经费预算既要本着勤俭办会、节约办会的原则,尽量降低会议的成本,又要有一定的弹性,注意留有余地。3、做好会议议程、日程的制订。会议议程是对会议主要内容所做的顺序排列。...
启动、总结会议的资金预算一般要多少?具体有哪些开支?怎样才能节约开支...
资金预算一般要:4-6万元,根据项目而定,一般中药费用要高!具体有哪些开支:1.专家交通(飞机\\火车)费用\住宿 2.会议费\专家参会费\旅游费\餐饮费 3.其它节约开支:1.尽早联系旅游团队,拿到折扣大的票. 2.选择淡季开会 3.选择消费低的城市并且参研人员集中的. 4.精选参会人员...
怎样做好会议策划
避免打扰到参会人员。第七,做好会议费用预算。预算要做到基本准确,当然,尽量要有一项不可预见费用安排,以防会议期间有突发事件造成超预算而不好向董事会交代。第八,做好会后拜访,确认工作。安排专人负责会后的电话拜访,上门拜访以及会议效果确认工作。第九,会议总结。评估会议效果,总结成功 ...
会议预算的参考
展览预算与会议预算有相同的地方,也有不同的地方——相同的地方:住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划的话)。不同的地方:展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。展览场地租赁:如果展览在固定的展览场地进行,那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积...
如何做好会议记录
2 做好会议的经费预算工作。包括占场费、租金费、用品费、设备费、培训费、资料费、住宿费、交通费等预算。制定会议经费预算应本着勤俭办会、节约办会的原则,尽量降低会议的成本,另一方面也要有一定的弹性,注意留有余地。如果把一个只有几十个人参加的工作会议预算经费支出为10万元,那就是一次失败...
赫枯思梦: 预算 会议及展览的预算不是一个概念.通常而言,会议预算包括以下几个方面: http://baike.baidu.com/view/1334036.htm 百度文科里面就有很详细的说明的哦.
满洲里市13521385790: 如何做好预算工作? - ?
赫枯思梦: 预算是一项很累人的工作.它要求从业者有足够的耐心、细心;也要求从业人员,要有相当多的实际工作经验和理论知识.所以要做好预算工作就要不断地充实自己的知识,不断的掌握各方面的理论,不断的熟悉各地定额,不断的熟练运用预算软件.
满洲里市13521385790: 如何做计划预算 - ?
赫枯思梦: 做计划预算必须遵循下列原则: 1、实事求是、科学合理、稳健谨慎的原则; 各单位在充分考虑实际情况的基础上拟定计划和编制预算,并应具有一定的先进性.贯彻持续改进的理念,不断总结计划预算工作的经验教训,逐步健全和完善计划...
满洲里市13521385790: 如何当好会议秘书 - ?
赫枯思梦: (一)会前超前筹措,精心准备.“凡事预则立,不预则废.”任何会议不管是大,是小,是长,是短,均须有目标,有计划,有分析,有论证,准备工作必须充分.甚至可以说,会务工作的成败,很大程度上取决于会议的前期准备工作细化程...
满洲里市13521385790: 如何节约会议成本 - ?
赫枯思梦: 任何工作都会伴随着一定的人力、物力的消耗,举办会议公司如此,随着会议节奏的日益紧密,如何降低会议预算,提高会议效率已成为每个会议人员的工作重心之一.一、时间就是金钱如果会议日期的安排具备一定的灵活性,那么十有八九...
满洲里市13521385790: 订酒店的预算怎么做?我们开会准备定在酒店,要订房,定会议室,布置会场,等等,这种有预算怎么做?? - ?
赫枯思梦: 一、会议时间长短、人数、设备是否租赁决定会议室费用 二、人数决定房间数量,注意男女比例与会务组人员数量 三、接待的参会人员的身份决定房间种类与房价 四、会场计算好装饰(喷绘、展架数量与价格) 五、会议礼品与合影 六、旅游参观与车辆 七、就餐与酒水安排 八、返程车票预定
满洲里市13521385790: 如何做事业单位预算 - ?
赫枯思梦: 预算可以根据不同的预算项目,分别采用相应方法进行编制.主要方法有: 1、固定预算 根据预算期内正常的、可实现的某一业务量水平为基础来编制的预算. 特点:是用这个方法做出来的预算,算多少是多少,一般情况金额都不变.所以,...
满洲里市13521385790: 如何做好公司一年行政办公预算? - ?
赫枯思梦: 首先你要根据公司历年来的历史费用使用情况进行统计分析,取几年来的平均值.再考虑货币的价值变动情况和公司可允许的范围来做出一个办公预算数据.
满洲里市13521385790: 启动、总结会议的资金预算一般要多少?具体有哪些开支?怎样才能节约开支. - ?
赫枯思梦: 资金预算一般要:4-6万元,根据项目而定,一般中药费用要高!具体有哪些开支:1.专家交通(飞机\火车)费用\住宿 2.会议费\专家参会费\旅游费\餐饮费 3.其它节约开支:1.尽早联系旅游团队,拿到折扣大的票. 2.选择淡季开会 3.选择消费低的城市并且参研人员集中的. 4.精选参会人员(如必须签名和盖章的.项目关健实施人)