六西格玛是什么样的一部系统文件?
什么叫六西格玛原理
六西格玛适用于任何水平、任何企业,它功能强,可以测量到百万分之一的水平。因为它是要影响到整个公司,实施六西格玛需要上层领导的鼎力支持。中国的企业在中国加入WTO后,必将面临日益激烈的来自全球的竞争,同时信息化的飞速发展将从根本上改变经济的组织结构和消费行为,如何在这种新的经济环境中生存、成长、壮大是对每一个企业领导人的挑战。六西格玛,由于其严谨的方法和实施步骤、以面向最终用户来建立营运体系的管理思想,对于中国企业建立卓越的管理体系、获取并保持在国际市场上的竞争优势提供一个非常有效的管理思想和实践。现在,一些中小型企业也开始运用六西格玛工具,来提高效率和创新开发能力,为扩大企业规模和提高国际竞争力奠定坚实的基础。实现六西格玛并非终点,对6sigma的追求是一个永不停息的过程。它由六个步骤组成:确立需要改进的运营问题和度量指标;建立一支精干的改进团队;辨识问题的潜在原因;探究根本原因;让改进措施长期化;展示并庆祝改进的成果。这些步骤得以充分实施后,你所有的运营活动都将消灭低效,员工们将士气高涨,不懈地追求精益求精的境界。
一、确立问题和度量指标
首先明确了你将要改进的运营问题是什么。它应该满足三个标准:辨识你将要改进事物所产生的影响;界定须改进事物的范围;传达共识。
企业中同交付产品或服务有关的所有互动活动都会对顾客产生影响。你要研究在什么情况下这些影响是不尽人意的。这些影响实际上是业务流程上游的原因所导致的结果。企业改进项目的目标就是找出这些原因,并据以改进做事方式。而方法则是把质量融入其中。
做到这一点的有效办法是"问为什么"技巧,就是你一直询问为什么,直到运营问题具有客观的、可以理解的意义。思考这样一个例子:在某家公司,每个人都希望电脑在使用过程中不出问题。当问题出现时,他们希望管理信息系统(MIS)部门立即将其修复。该公司没有足够的MIS资源来满足"立即修复"的要求。相反,更为切合实际的期望是要求MIS部门在15分钟内或诸如此类的期限内解决问题。于是,MIS部门的运营问题应该界定为"20%的故障修复请求需要15分钟以上解决。"
这样,度量指标就必须来自所界定的运营问题。如果你的运营问题是"20%的故障修复请求需要15分钟以上解决",那么你所建立的度量指标就应该是缺陷率,即"花费15分钟以上时间修复故障的请求数量"除以"所处理的故障修复请求总数"。
在传达共识方面,你必须展示改进措施如何对企业的总体成功做出贡献,还必须和顾客达成共识,让他们认识到你正在做正确的事情。
二、建立改进团队
开始实施六西格玛项目时,你必须排定改进行动的优先次序。要建立团队,着手消除顾客得到有缺陷产品或不满意服务的原因。6sigma项目一旦确立并顺利运行(通常为项目发起后6-9个月)后,有效的团队就必须到位。此时,调整的重点从指派团队成员解决问题,转变为安排问题给团队成员解决。
在建立团队之前,你必须获得各级管理者的共识。高层主管必须认识到,支持团队协作,就是支持企业文化的建设。经理人必须意识到他们必须愿意反思自己领导下属的方式。
组建团队时,你必须正确地组合具有不同教育背景、经历和知识的人员。必须训练团队成员掌握改进工具以及成功运用工具的方法。团队成员应该由3至8人组成,其中包括团队领导。团队扩大到10名成员后,最好将其分解为2个小团队。这是因为,团队超过10人后,某些团队成员会陷入沉寂,不再为团队活动或成功出力。
当每个人的才智都得到发挥,各人都明白自己在产生具体结果中所起的作用时,团队效率是最高的。这将建立起共同责任。
提倡平衡参与至关重要。平衡参与就是认识到每个成员的利益都跟集体的成就息息相关,因此,每个人都应该参与讨论、决策,并分享项目的成功。
三、辨识问题的潜在原因
到目前为止,你已经找到了需要改进的运营问题,并建立了改进团队。接下来,在开始实施改进行动之前,你必须确定:是否需要所有的步骤、政策和举措现在就一步到位,才能为顾客创造出服务或产品。你不能浪费时间去改进不必要的、甚至是有碍于实现高质量绩效的事物。除了改进质量,消除不必要的步骤还能降低成本并缩短周期。
做到这一点的最佳方法是画流程图。即使企业没有实施持续改进计划,至少两年画一次运作流程图也是有益的。让系统和实际运作自行其是,往往容易偏离正轨。
有两种基本的流程图画法:线形流程图和部门间流程图。这两种方法首先都要提出"现有"状况。然后,你需要确定"应有"状况。在继续六西格玛的随后步骤之前,你必须重整系统,将其从"现有"状况转为"应有"状况。
下面的例子说明某工作团队如何将其系统从"现有"状况重整到"应有"状况。内部测试实验室必须完成可靠性条件测试,才能将新的电子元件投放市场。这是历经数月的产品开发后重要的最终步骤。切合实际的周期确定为60天,这包括必须进行起码一段时间的压力测试。换句话说,60天是顾客的期望,而实验室未能始终如一地满足顾客的期望。
该工作团队于是通过可靠性实验室,创建了处理可靠性测试的"现有状况"流程图。他们首先观察到的是,测试部件等待测试计划、测试台和可用设备,浪费了大量时间。他们于是将讨论集中在延迟现象和现象出现的原因上。
该团队安排了跟产品工程部门人员的联席会议。当问到测试计划时,产品工程部的人员指出,他们只有5套不同的测试计划。先前做出的决定是,由可靠性实验室掌控测试计划文件。它们被命名为A、B、C、D和E计划。当工程部门提交测试部件时,他们将指定要使用的计划。
然后,调度员问及是否有办法让实验室事先得到何时提交测试部件的通知。产品工程人员回答说,他们一直都有若干产品等着设计和开发,因此非常了解特定产品部件何时需要提交实验室。大家一致同意,每周将一份报告送交实验室调度员。
该团队成功做出的决策,将处理可靠性测试的"现有"状态提升到了"应有"的水平。该团队只关注必须行使哪些步骤,以获得自己所要的结果。
四、探询根本原因
现在,重点转移到探询潜在的根本原因。这需要一个重点突出的行动计划。有效的行动计划包括4个组成部分:需要做什么;由谁去做;何时安排去做;行动事项,特别是超期事项的状况如何。对某些行动事项来说,负责人可能是整个团队。
行动计划是拥有自身生命的活文件。6sigma项目往往要花费好几个月,才能发现所有根本原因,实施解决方案并获得想要的结果。某些行动完成后,会催生出新的行动。随着团队在探究根本原因的过程中不断深入,他们会发现需要做的新事情和必须收集的新信息。这样,行动计划就变成了团队活动的历史记录。
收集新鲜信息的工具是"核查单",其目的是确定你打算收集什么样的数据,到哪里去收集数据,以及用多长时间收集数据。你应该很好地了解,怎样依据数据所显示的信息决定自己的行动。这将有助于指导自己设计核查单的格式以及了解去何处收集数据。你还必须事先确定如何传达信息。
五、让改进措施长期化
团队协作改变了企业文化。让各级员工齐心协力,就重要事项以及如何持续努力以实现更好绩效达成共同的愿景,就能提高士气。所有运用六西格玛方法的人员,其工作生活也会得到改善。
成功实施6sigma的关键在于以顾客为中心。如果你认为自己知道顾客的需要,却没有跟顾客证实,那么就需要跟他们联系,以确保团队关注正确的目标。一旦团队专注于顾客满意度,内部冲突就变得不必要了。
当然,每个人都会发展到以不同方式做事并将其做得更好。这成为了促进深刻的文化变革的新思维方式。随着鼓励员工不假思索执行命令的文化气氛转变为鼓励员工全面运用自身技能,不断思索更好工作方式的气氛,工作环境的感受也会发生非常积极的变化。
六、展示并庆祝改进的成果
要让团队展示他们的成就如何为部门、事业部和企业的总体成功做出贡献。
在启动六西格玛项目之前,完成所要求的组织发展工作是十分重要的。企业必须陈述并传达目标,以指导团队活动。高层管理者提出的目标通常包括:增加市场份额;降低制造成本;增加新产品引入;缩短产品交付和服务回应的周期;提高利润;提升产品、服务以及行政职能的质量。
每个团队都必须找出至少一个这样的目标,让自己的项目对目标产生积极影响。战术是每个工作单位、部门或事业部提供的、自下而上创建的行动计划。团队所确立的运营问题、活动和行动计划是企业战术的一部分。
必须在6sigma努力的整个过程中,随时对团队加以肯定。作为经理人,你能给予的最宝贵的东西就是时间。时不时地走访团队召开的会议,看看他们在做些什么,给予一些口头表扬和鼓励。还要了解团队成员的作息日程,跟他们一起共享休憩时光。
你还可以利用其他形式,对团队所取得的成就表示肯定。比如给每个团队一块公告牌,以显示他们的活动和进展。另外,在平常安排的月度会议中,要为一两个团队安排5到10分钟时间,让他们介绍项目的最新情况。如果你有内部通讯刊物,可开辟一个栏目,突出报道团队的活动和成就。
六西格玛即6σ,σ是一个小写西腊字母,读作西格玛,是统计学术语,代表标准差,日常交流中人们使用得并不多。作为眼下最时髦的企业管理手段,六西格玛的含义是指:通过设计、监督每一道生产工序和业务流程,以最少的投入和损耗赢得最大的客户满意度,从而提高企业的利润。它希望达到的目标:六西格玛,意味着每一百万个机会中只有3.4个错误或故障。
六西格玛是一项以数据为基础,追求几乎完美的质量管理方法。西格玛是一个西腊字母σ的中文译音,统计学用来表示标准偏差,即数据的分散程度。对连续可计量的质量特性: 用“σ”度量质量特性总体上对目标值的偏离程度。几个西格玛是一种表示品质的统计尺度。任何一个工作程序或工艺过程都可用几个西格玛表示。六西格玛可解释为每一百万个机会中有3.4个出错的机会,即合格率是,99.99966%。而三西格玛的合格率只有93.32%。六西格玛的管理方法重点是将所有的工作作为一种流程,采用量化的方法分析流程中影响质量的因素,找出最关键的因素加以改进从而达到更高的客户满意度。
二、六西格玛绿带、黑带的概念?
1、绿带——GB(Green Belt):绿带是半专职的六西格玛项目组成员。他所做的工作与黑带类似,已接受过DMAIC程序的培训,但他可兼任其他业务。当然六西格玛团队中还应有一批普通队员,这些队员在黑带的指导下实现具体计划。摩托罗拉及通用电气的员工进入公司半年之内必须通过六西格玛管理的认知培训。他们都有资格作为团队的普通成员。
2、黑带——BB(Black Belt):黑带是专门从事六西格玛项目的骨干力量。DMAIC模型中具体步骤及方法的实现是黑带的主要任务。
三、六西格玛的起源:
20世纪80年代摩托罗拉处于被吞噬的危机之中。87年摩托罗拉创立了六西格玛管理(乔治.费西尔)。88年成为第一个梅尔康.仓瑞居国家质量奖的得主。这个奖是美国国会为表彰和鼓励美国商界在质量上的努力而设立的。 1989年,摩托罗拉赢得了马尔科姆.鲍德里奇奖。这个奖项被誉为美国商业领域的诺贝尔奖。从实施六西格玛方法的1987年到1997年,销售额增长5倍,利润每年增加20%,节约额累计达140亿美元,股价平均每年上涨21.3%。近期摩托罗拉公司高级副总裁孙大明在举行的“摩托罗拉六西格玛研讨会”上表示,摩托罗拉在1986年提出了六西格玛质量管理理念,并将她作为实现公司“5年内将服务质量提高100倍”这一目标的有效手段之一。整个六西格玛项目给摩托罗拉带来了巨人的效益,成本节约达到190亿美元。
四、六西格玛的发展:
六西格玛(6s或Six Sigma)最早作为一种突破性的质量管理战略在八十年代末在摩托罗拉公司(Motorola)成型并付诸实践,三年后该公司的六西格玛质量战略取得了空前的成功:产品的不合格率从百万分之6210什(大约四西格玛)减少到百万分之32(5.5西格玛),在此过程中节约成本超过20亿美金。随后即有德仪公司(Texas lnstruments)和联信公司(A11ied Signal,后与霍尼维尔<Honeywell合并)在各自的制造流程全面推广六西格玛质量战略,随后获得极大成功。而真正把这一管理理念变成一种企业文化的是在杰克.韦尔奇(jack Welch)领导下的通用电气公司。该公司1996年初把六西格玛作为一种管理战略列在其三大公司战略举措之首(另外两个是全球化和服务业),在公司全面推行六西格玛的变革方法。 97年后,GE每年用于六西格玛的投资都在5亿美元左右。
杰克·韦匀尔奇曾说过:“六西格玛是我们曾尝试度过的最重要的管理培训方法,它胜过到哈佛商学院就读,也胜过到克顿维尔进修。它教会你一种完全与众不同的思维方式。”
继摩托罗拉、德仪、联信/霍尼维尔、通用电气等先驱之后,几乎所有的财富500强的制造型企业都陆续开始实施六西格玛管理战略。值得注意的是,一直在质量领域领先全球的日本企业也在九十年代后期纷纷加入实施六西格玛的行列,这其中包括索尼、东芝等。韩国的三星、LG也开始了向六西格玛进军的旅程。另一值得注意的现象是自通用电气之后,所有公司都将六西格玛战略应用于组织的全部业务流程的优化,而不仅仅局限于制造流程。更有越来越多的服务性企业,如美国最大的花旗银行(CitiGroup)、全球最人的B2C网站公司Amazon.com等也成功的采用六西格玛战略来提高服务质量、维护高的客户忠诚度,所以六西格玛已不再是一种单纯的、面向制造性业务流程的质量管理方法,同时也是一种有效的提高服务性业务流程的管理方法利战略。更有一些政府机构也开始采用六西格玛的方法来改善政府服务。目前,美国公司的平均水平已从十年前的三西格玛上下提高到了接近五西格玛的程度,而日本则已超过了5.5西格玛的水平。可以毫不夸张的说西格玛水平己成为衡量一个国家综合实力与竞争力的最有效的指标。
五、六西格玛与IS09000认证的区别:
必须清楚的认识到,IS09000与六西格玛是不同的。最大的差别在于六西格玛强调对流程可以量化基础上的优化利提供了一整套有逻辑联系的流程改善工具与方法。但最新版的IS09000已经开始重视文化、领导的作用和全员参与的重要性,从这些方面可以看山二者的共同之处。对于已通过IS09000认证的组织,六西格玛提供了一个自然的不断改善的道路,另一方面,IS09000则为六西格玛的实施打下了坚实的基础。因为IS09000是一个标准,必须兼顾不同行业的特点,所以不可避免的要牺牲相当多的针对性利具体性。这些都限制了对组织管理能力有突破性提高的可能性和竞争优势的根本改善。而六西格玛完全是从组织管理的特定环境、面对的客户和市场竞争因素出发,对关键业务流程进行优化和控制,从而带动组织中形成不断追求卓越的文化。传统的ISO9000认证只是治标,六西格玛计划是治本的,通用电气在实践中已经深深体会到这两种方法有很多不同。
六、为什么要实行六西格玛?
事实上,产品质量和服务质量都是业务流程管理质量的输出结果。因此,企业业务流程能力的高低完全反映出企业的竞争实力。这就是为什么跨国500强企业纷纷实施六西格玛,将原本4西格玛水平的生产质量、服务质量提高到5西格玛;从5西格玛提高到5.5西格玛。在相关产业领域中,3西格玛的产品质量和服务质量是根本无法和4甚至5西格玛水平企业抗衡的。下列是不同西格玛值的业务流程能力比较,试比较您的企业处于什么水平:
6西格玛=3.4失误/百万机会——意味着卓越的管理、强大的竞争力和忠诚的客户
5西格玛=230失误/百万机会——优秀的管理、很强的竞争力和比较忠诚的客户
4西格玛=6,210失误/百万机会——意味着较好的管理和运营能力,满意的客户
3西格玛=66,800失误/百万机会——意味着平平常常的管理,缺乏竞争力
2西格玛=308,000失误/百万机会——意味着企业资源每天都有三分之一的浪费
l西格玛=690,000失误/百万机会——每天有二分之二的事情做错的企业无法生存
我们为什么要追求六西格玛呢?停留在4或5西格玛行不行?毕竟这已是超过99%的‘好’了。从企业内部的效率与成本来看,所有的不良品要么成为废品,要么需要返工或在客户现场维修、调换,这些都是企业的成本。美国的统计资料表明,一个3西格玛的公司直接与质量问题有关的成本占其销售收入的10-15%!所以提高公司的综合质量水平对于公司的盈利性有直接的好处。当然,最为重要的是高质量、稳定的业务流程是提高客户满意度的根本要素。用中国邮政的统计资料,如果信件的处理达到99%(3.8西格玛)的准确投递率,这表明约每小时要投错或丢失邮件数超过9500件,六西格玛意味着这一数字将降到3。可见六西格玛并不是不现实的标准。从市场环境来看,世界经济一体化加剧了公司间的竞争,一个停留在3、4或5西格玛的公司是无法与一个六西格玛的公司竞争的。国家与国家之间的竞争最终体现在综合实力方面的竞争。很显然的,一个只有不到3西格玛的国家,其内部有大量的资源浪费、愤怒的消费者、在国际市场上缺乏竞争力的产品,等等,在新的世界经济中将很难与一个具有4、5、甚至6西格玛的国度一较高下。
七、实施六西格玛的步骤:
1、六西格玛强调对关键业务流程的突破性的改进。
2、六西格玛的开展依赖于高层领导的高度重视。
3、六西格玛质量水准是一个明确的,雄心勃勃的诱人目标
4、六西格玛管理强调顾客驱动。
5、六西格玛关注于产生结果的关键因素。
6、六西格玛强调任何产出都可以测量、改善并加以控制的。
7、围绕客户之声,注重客户满意度的提高。
8、六西格玛强调全员参与。
9、六西格玛是一种由顾客驱动的管理。
八、企业如何运行六西格玛:
一般说来,企业推动六西格玛的方式,领导者应先就公司发展的目标展开一套策略,针对主管进行训练,学习分析及运用六西格玛的工具,在负责专案的同时,大量培训员工发展新技能,成为持续改进的力量。
1、六西格玛适用所有企业流程
六西格玛管理是全面的,而非只是用在产品的流程上。例如将收款或采购的过程规格化,就可以达到六西格玛;至于服务时间、公文传递及计划核准时间等作业,只要设定一段时间,也可以加以衡量是否达到六西格玛的标准。基于这个原则,所有的企业流程都可适当地量化,加以统计,达到六西格玛的要求。
2、实施六西格玛的常见方法
企业推行六西格玛有很多的工具和方法。最常见的是一套包括五个步骤的改善程序。即定义、度量、分析、改进与控制。通过这些步骤,企业可以大幅降低品质成本,增加赢利。
定义:站在顾客的立场,找出能为公司带来明显节省或利润,并提升顾客满意度的专案。
度量:衡量目前的情况和客户需求之间的差距,找出关键度量。衡量以数据为基准,所以员工必须接受基础统计学及几率的训练,包括测量分析等课程。在刚开始的时候,通常是由具备六西格玛实际推行经验的人,来带领员工进行。
分析:80%的问题通常是由20%的原因造成。为什么自己的公司只能做到二西格玛?到底哪里出了错?这才是企业主最关心的问题。在这个阶段,必须应用许多统计工具探究造成现状与需求之间落差的关键少数原因,找出影响结果的潜在变数,以及如何加以测量。这也是六西格玛当中非常困难的部分。改进:找出原因之后,下一步的改善阶段,将透过脑力激荡、共同讨论、或是实验设计等方式,看一件事情在不同指标之下,会产生怎样的结果,依据结果找出最佳参数和回归方式,也就是最佳解决方案来改善现状。
控制:通常活动在刚进行的时候,总是有声有色的,但是过了一阵子,热度退去,又回复原来的样子。因此,控制的目的就是要将改善的成果继续保持下去。
3、六西格玛是一种思考的模式
六西格玛是一种态度和思考的模式。沉浸在六西格玛原理中的人,常会不由自主地想将生活周遭的事物,用六西格玛的方法来加以改善。要让品质的观念植入每个人的日常生活,是非常缓慢的,毕竟喜欢过轻松的生活,不愿意做额外的工作,仍然是大多数人普遍的心态。因此要不厌其烦的对员工进行劝说,让他们了解到,这就是环境,以前品质好像是一个神圣的名词,现在是基本要求。别人都在做的时候,你不做就无法生存。在不久的将来,六西格玛也是如此,与其落后于别人,不如早一点来做,才能获得领先的差距,确保竞争力。
4、六西格玛带来广人的财务效益
对企业来说,耗费成本推动品质改造的运动,正是着眼于企业在精减运作流程及改善品质之后,所能得到的好处。通用现在的作法是将营业上增加的收入、降低的成本以及提高的生产力等总和计算,不再限定个别专案一定要获利多少,而是把重点放在培养组织员工学习六西格玛的思考模式。通用把眼光放得很远,等到每一个人都学会了六西格玛方法,应用在工作以及服务当中时,潜移默化所带来的效益。绝不是个别的专案可以计算的,即使采取了这种“渡众生”的态度,在2000年,通用还是籍由实行六西格玛,省下了三十亿美金。相对于大约七亿的成本,这样的成绩确让其它企业又忌妒又羡慕。
六西格玛并非无法达成的目标,而是看企业把标准订在哪里。也可以说,六西格玛其实是一种精神、目标、以及做事情的态度和方法。
六西格玛同时又是一个管理哲学和方法。六西格玛战略把管理的重点放在懂得客户需要、产生缺陷的根本原因上,认为质量是靠流程的优化,而不是通过严格的对最终产品的检验来实现的。组织应该把资源放在认识、改善和控制原因上而不是放在售后服务、质量检查等活动方面。六西格玛管理战略与从前的质量方法和运动最大的不同就是质量不是组织内的一个部门或功能,质量是每个人的工作,追求完美成为组织中每一个成员的行为。而六西格玛更有一整套严谨的工具和方法来帮助组织推广实施流程优化工作。
工管之家:http://bbs.chinafm.org/(工厂管理者自己的论坛)
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巨好的6sigma黑带完整案例(PPT-62页)
6 Sigma教材(GE plastics)
6sigma全套课程
摩托罗拉的6sigma-电子书下载…………
不是系统文件,应该是评测生产过程的一种质量统计的规则规范
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