如何选择档案外包公司

外包公司的怎样选择~

档案数字化，选择外包公司，这几点事项需要注意！

“园案商务”这个公司还不错，在这边做的时间很长了，有好多年了，公司是一家集档案整理，数字化加工处理，档案用品、档案柜、密集架销售，档案信息管理综 合系统软件为一体的专业档案服务公司。园案商务公司是专业的广西档案整理外包，南宁档案用品销售公司。6年的资历及丰富的档案整理经验。广西很多企业都是 找他们做档案整理外包业务的。打这个电话，13597113160，地址位于广西南宁市西乡塘北湖路29号2号楼2-3-325

　　公司规模。即考察公司的注册资金、员工规模、经营范围等情况。一般情况下，要选择注册资金100万元以上、员工人数50人以上、业务范围里有数字加工服务项目的科技公司进行外包。如江门南大档案外包服务http://www.nddaw.com，相对来说，这类公司有一定基础与规模，公司从长远利益和可持续发展角度考虑，加工时一般不会粗制滥造，加工质量和售后服务也相对有保障。但也有例外情况存在。比如一些基础薄弱的合伙组织或个人挂靠大公司，以大公司的名义对外承接档案数字化加工业务，他们主观上追求利润最大化，客观上工作敷衍了事，产品质量很难符合要求。为防止这种情况出现，档案部门可要求公司提供项目管理机构组成情况和参与加工人员的基本情况，以确定该组织资质，并最终决定是否给予委托外包。
　　业务能力。即考察公司是否具备数字化加工相应的档案业务能力。档案数字化加工有别于机械五金、电子元配件的加工，特殊的加工对象决定了档案加工有自己独特的工作纪律与要求。因此，从档案保护、信息保密、加工质量等方面考虑，最好选择一家有档案意识、懂档案业务的公司来外包。目前市场上有能力承揽档案数字化加工业务的大都是一些科技服务公司，他们的主营业务是计算机技术服务，比如软件开发、系统集成、网络工程等，档案数字化加工是近年来新开拓的业务领域，因此好多外包公司对档案的了解并不深入。档案部门在选择外包公司时，可通过交流、沟通，考察公司对档案工作的熟悉程度，再决定是否外包。
　　技术状况。即考察公司是否具备从事档案数字化加工的技术条件。档案数字化加工对计算机技术的要求并不高，一般的科技服务公司都有相应的计算机能力承揽这项加工业务。与此同时，他们也都具备加工必须的硬件设备、网络配置、软件平台。但是，光有技术和设施仍不能胜任档案数字化工作。档案数字化有一套工作流程、多个加工环节，从加工前处理、档案拆卷、图像扫描、图像处理、图像合并、文字识别、数据存储、光盘刻录、数据挂接到实体还原，每个环节都有特定的技术指标与规范要求。外包公司如果不懂数字化工作流程，或不知流程中各环节技术要求，数字化产品很难保证。因此，选择外包公司时，档案部门可要求外包公司提供相应的技术文件，重点考察公司对数字化各加工环节的理解及具体实施方法。如有必要，可要求公司做模拟操作演示。
　　成功案例。考察成功案例的目的在于了解外包公司档案数字化加工经验。总的来说，档案数字化加工外包历史并不长，外包公司进入这个领域的时间则更短。2010年我校启动档案数字化工作时，浙江省承揽数字化外包业务的公司只有寥寥数家，如今两年过去了，外包公司如雨后春笋般冒出来。因为看到档案数字化加工市场前景良好，许多科技服务公司两年内仓促披挂上阵。他们可以在短时间内做到对档案数字化加工技术规范了如指掌，但如果没有经过实践检验，终究是纸上谈兵。因此，在选择外包公司时，建议档案部门要了解一下外包公司在档案数字化加工方面有多少成功案例，以此来判断外包公司是否真正有能力承揽这项业务。考虑到不同行业档案特点不同，因此条件允许的话，最好选择有本行业相关加工经验的公司来外包。
　　管理水平。了解外包公司的数字化加工管理水平，除了看公司是否有完善的管理制度和有无对管理人员进行规范培训外，还要看管理人员项目经理的实际管理能力如何。一般情况下，档案数字化加工采用的是本地化加工方式，即在档案所在单位指定的场所进行加工。加工过程中的管理工作由项目经理全权负责，因此，项目经理的管理水平高低对加工质量的好坏起着决定性的作用。而外包公司的整体管理水平也充分体现在项目经理的管理水平上。考察项目经理的管理水平最好的办法就是到加工现场实地走访。档案部门可以从现场员工纪律是否严肃、物品放置是否有序、环境是否整洁、操作是否规范、安全是否有保障等多方面来判断项目经理的管理能力，从而获取对外包公司整体管理水平的印象。如果现场管理状况良好，管理制度得到了有效落实，这样的外包公司相对更让人放心。
　　反馈信息。即通过用户反馈的信息来判断外包公司的数字化加工工作成效。众所周知，外包公司为了获取订单，通常都会绞尽脑汁在宣传方面塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透过现象看本质，深入了解外包公司的真实加工状况，还得倾听来自用户方的真实感受。因此，选择外包前，最好能联系一、两家接受过该公司加工服务的档案单位，例如江门档案外包公司，听听他们的反馈的信息，比如，外包加工过程中双方沟通是否顺畅、用户方的合理化建议是否采纳、加工人员变动是否频繁、工期有无延误、产品验收合格率是多少、实体档案还原质量是否理想、经费结算是否合理、售后服务是否到位等等。档案部门根据用户反馈的意见，结合其它考察内容，综合评价外包公司的数字化服务质量，最终决定是否委托外包。

一、档案外包需求的分类
我们认为档案外包从服务需求内容上整体上分为2大类，劳务外包和专业外包；劳务外包主要解决的是劳动力不足的问题，而专业外包则是解决档案管理过程中的管理流程、管理制度、专业档案的整理方案、迎接上级检查或档案执法检查的迎检方案、专业档案管理软件、档案知识管理和数据挖掘等方面的专业服务。在实际过程的档案外包合作过程中，可能出现以上2种需求都包含的情况。从外包主体上可以分为档案馆（室）机关外包和企事业公司制外包2个主体类别，由于档案馆（室）主要业务是档案管理，并配备了专业人员，所以外包的需求大多是劳务需求型的。企业和事业单位的由于档案作为支撑主营业务的模块，往往在知识储备和人力配备上不足，对专业要求比较高，所以往往需要进行管理咨询、整理扫描、软件规划等专业外包服务。
二、档案服务公司服务类别
目前国内档案公司提供的基本服务大致分为档案软件开发、档案整理数字化加工、档案装具用具生产及销售、纸质档案托管、档案信息化硬件供应等几大类。不同的公司服务的目标客户群体不同，有的直接面对终端客户，有的做档案渠道。
三、如何根据需求甄选档案公司
我们认为，在选择目标档案服务商的决策上，应该根据自身的需求和内部档案管理成熟度来考量。比如传统的档案馆（室），本身对劳务外包需求比较大，可以选择专业做档案整理扫描的公司。比如企事业单位，在档案专业上不足，可以选择具备档案管理咨询和档案全流程服务业绩的公司，这样确保档案管理工作的专业性和系统性。档案软件的选择和选型，都是建立在客户档案管理成熟度比较高的阶段，所以档案管理软件的作为工具型的产品，一定是要结合档案管理现状来选型的。我们认为，选择何种档案类型的服务公司，不仅需要评估专业能力，也要考量服务的可持续性和长久性，考量档案服务公司的服务价值观。对于国内起步较晚的档案外包行业来说，档案服务产品化和品牌化，是外包企业战略发展的必然选择。

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

看资质，看团队，看业绩

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忻州市18515257291： 有做过档案外包的吗?我们想做档案外包,不知道怎么选服务商?让不让参观仓库呢? - ？
胥胆吡拉： 档案这种东西,是公司的机密不能交给整理外包公司的,建议还是自己慢慢来,档案有按时间整理,按类型整理,按部门的等等 看看是什么类型的

忻州市18515257291： 档案存储哪家比较好? ？
胥胆吡拉： 档案管理建议选择河南缮文,价格合理,品质高.你也可以多对比几家!

忻州市18515257291： 如何选择人事代理机构 - ？
胥胆吡拉： 如果是个人就到户口所在地的社保机构参加人事代理 如果是单位的话,选择余地很大,综合考虑吧.

忻州市18515257291： 个人办理档案托管 - ？
胥胆吡拉： 1、目前高校毕业生可到两类机构托管档案,即县以上党委组织部门和政府人事部门所属机构,如市人才市场.档案进入人才市场后,人才市场会妥善保存. 2、人事档案在个人手中保存或在无档案管理权的单位保存的,应凭就业报到证先到当...

忻州市18515257291： 人力资源外包公司 - 人事管理如何选择人力资源外包公司? ？
胥胆吡拉： 企业将人力资源外包给别人不外乎一下几种情况: 1.为企业节省成本;2.为企业简化管理流程; 3.使企业可以专注于自身的核心业务发展;4. 优化企业内部结构,节...

忻州市18515257291： 选择外包劳务公司要注意哪些事 - ？
胥胆吡拉： 这是两个概念,劳务派遣亦称员工租赁,即用人单位根据工作实际需要,向劳务派遣公司提出所用人员的标准条件和工资福利待遇等,公司通过查询劳务库资料及各招聘储备人才中心等手段搜索合格人员,经严格筛选,把人员名单送交用人单位,用人单位进行选择并确定.然后用人单位和派遣公司签订劳务租赁(派遣)协议,派遣公司和被聘用人员签订聘用合同.用人单位与派遣公司的关系是劳务关系;被聘用人员与派遣公司的关系是劳动关系,与用人单位的关系是有偿使用关系.是不用签定劳务外包合同的.

忻州市18515257291： 科技档案整理公司哪家好? ？
胥胆吡拉： 您可以网上查一下东方明德,他们家公司规模挺大的,技术、服务、行业口碑都挺不错.

忻州市18515257291： 人力资源外包的风险? - ？
胥胆吡拉： 人力资源外包的风险分析(一)增加企业额外费用的支出.企业在决定哪些人力资源职能应该外包时,通常需要经过一系列程序的评估,在决定外包业务之后,还需要选择合适的外包商,这些都增加了企业费用.(二)可能造成专业人才流...

忻州市18515257291： 嘉兴有做档案外包的企业吗?帮忙推荐一家啊.我们想做档案外包,不知道怎么选服务商? - ？
胥胆吡拉： 现在很多公司都是喜欢把自己公司的档案外包出去,毕竟可以减少一大笔人工成本.人事宝公司做档案外包这块也做了很多公司, 可以去了解下这个.

忻州市18515257291： 确权档案扫描公司哪家好? ？
胥胆吡拉： 东方明德还不错,他们家做档案扫描很多年了,可以去网站打电话咨询一下.