秘书常识：档案管理规定

~ 档案管理规定

　　第一章 总则
　　第一条 为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。
　　第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
　　第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。
　　第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。
　　第二章 档案机构及其职责
　　第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。
　　第六条 档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。
　　第七条 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。
　　第三章 档案的管理
　　第八条 整理办法：
　　1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。
　　2. 步骤：
　　A. 收集
　　文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。
　　企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。
　　B. 整理 根据分类和成立时间整理。
　　C. 分类 根据下述分类方法分类
　　D. 立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。
　　第九条 过程管理：
　　1. 属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。
　　2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。
　　第十条 监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。
　　第十一条 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
　　第十二条 公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。
　　第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。
　　第十四条 借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
　　第十五条 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。
　　第四章 档案备份制度
　　第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。
　　第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。
　　第十八条 备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。
　　第五章 处理条例
　　第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给予 50~500 元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
　　1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案
　　2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案
　　3. 涂改、伪造档案
　　4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者
　　5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）
　　第六章 责任
　　第二十一条 本制度适用于伟凡公司各员工各部门。
　　第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。

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店界七味： 一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定,确保其完整、系统和安全. 二、档案按档号排放,档案柜编顺序号,库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度. 三、借出的档案须按时归还,利用后的档案应随即放回原处. 四、不得窃取、出卖和涂改档案,违者追究法律责任. 五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作. 六、做好库房温湿度的监控与登记工作. 七、每季度对库房档案进行全面检查、清点,发现问题及时处理.

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