地质档案管理中电子文档应与纸质文档共存

档案保存需要电子文档和纸质文档同时保存吗~

有，电子文档便有查找纸质文档价值相对比较高。
上海惠津国际物流发展有限公司（简称MRM）成立于2012年，是专业商业文档管理的现代外包服务供应商。我们的团队拥有多年的纸质文档和电子文档的储存、递送、销毁、以及管理咨询等业务的经验，团队不但精于文档管理，同时亦是在办公室搬迁和工厂产品物流后勤服务行业的翘楚。
MRM提供节约空间、降低成本、快捷传递、安全可靠和符合国际标准的专业化纸质文档和电子数据管理服务等，我们的六大核心业务：
文档纸箱：大箱（A5）、小箱(A4)、圆筒箱
文档储存：纸质文档储存（文书、合同、会计、科技专利等各类纸质档案）、电子文档储
（企事业单位本地和异地档案的灾备磁带、磁盘、光盘、录像带、录音带、缩微
胶片等电子文件）
文档销毁：机密文档销毁、电子文档销毁
文档传递：文档借阅、文档配送
文档数字化：文档扫描、文档记录、文档录入、文档备份
文档服务：文档规划、文档咨询、文档整理、文档保管和文档修复等
联系人：李先生(Jun)

档案的本质属性是原始记录性，这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如，当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案具有法律凭证的作用。但是在在OA办公自动化系统中，电子文件的原始性却很难得到体现。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定，电子文件能否作为档案，是否具有法律凭证作用等等，已经成为档案界的新课题。 依据国家有关标准，结合本单位的实际情况，从档案管理的基本规律和计算机技术的特点出发，制订归档电子文件管理办法是当务之急。制订一个包括电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、利用、统计、保护等内容的管理办法，以确保真实、有效地把好归档电子文件的质量检验关，从归档电子文件的特点出发研制归档电子档案管理系统软件。 制订管理办法要注意的问题 电子文件的存储载体问题。电子文件的存储载体有多种，如，磁带、磁盘、光盘等。光盘与磁带、磁盘相比，其特点是：记录密度高、存储量大；非接触式记录和信息读取方式；数据传输率高；存取速度快；易保存。因有保护层，信息读出为无接触式的，不存在读取磨损，所以盘片不易损坏。根据这些特点，目前使用光盘作为电子文件归档的载体比较合适。尽管它的标准不够完善，但随着技术的发展，相信在不久的将来，有关光盘的标准会陆续出台。所以在当前选择光盘作为电子档案存储载体最为合适。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。在条件允许时，及时将软磁盘更换为光盘载体长期保存。 纸质档案与电子档案长期并存在保持一致的问题。两种不同载体档案的特点，可概括为两句话：纸质档案便于长期永久保存，而利用较不方便；电子档案便于利用，但难于永久保存。鉴于这种局面，两种载体档案会在一定时期内长期并存。普遍做法是“双套制”，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件保存。两种载体档案并存特别要注意两种档案的一致性，在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时更应注意保证电子档案与纸质档案对应相符。 电子文件的安全问题。一是电子文件归档时，把属于一般性的电子文件，转换成各种平台都能使用的文本文件的格式，以不变应万变，消除由于技术演变所带来的影响。特殊格式电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件。二是使用“只写一次式光盘加背书”方式制作归档原件，确认其内容信息的原始性。归档前电子文件内容的原始性由归档人负责，归档后的原始性由档案室负责，为了分清责任，最理想的办法是双方在不可更改的载体上签字，而这种光盘的同一处刻录轨迹只能写入一次，这就是“只写一次式光盘加背书”。也可以只读光盘、电子签名、数字水印、隐形条码、数字时间印章法等来确认电子文件内容信息的原始性。三是在网络环境中，可采用一种既能确认发件人身份，又能保密保安全的“公用密钥数字签名技术”。还可采用防火墙技术、网络安全检测、大众身份认证系统、数据加密技术等措施来保证网络安全。当然这都很难达到彻底的安全。四是利用中的安全措施：设置分级查询权限密码并定期或不定期地更改，属于保密范围的信息内容的复制拷贝更要严格控制。系统对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关的记录，作为利用工作查证的依据。而且利用系统应有较强的容错能力，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。 电子文件的鉴定问题。一是入口关，即在档案部门接受电子文件是要检验每个文件能否被正常读出、打开或运行；有无感染计算机病毒；内容是否完整，是否与归档移交清单或文件机读目录相一致等。二是定期检查关，即对归档后的电子文件建立定期检查的制度，数据类电子文件检验能否被正常读出，程序类电子文件检验能否被正常运行。对于磁性载体一般应每两年、光盘每四年进行一次抽样机读检验，抽样率不少于10％；对于磁性载体每四年拷贝一次，并建立对电子文件的检查、维护、拷贝等操作过程进行登记制度，避免发生人为的误操作或重复劳动。转储后的载体与原载体同样编号保存。三是利用关，即在平时提供利用时，一旦发现有文件损坏或感染计算机病毒，立即要对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件。还要注意更新杀病毒软件。 同时，还要把电子文件归档与电子档案管理所需要的计算机系统软件的开发和硬件的配合纳入到下一阶段档案室档案管理系统的建设规划中去，为接受电子文件做好物质和精神准备。

黎 惠

（中石油西南油气田分公司地质勘探开发研究院）

随着科学技术的发展，电子文档在地质档案中所占的比例越来越大，我院电子档案从 2000 年起步，经过十余年的发展，已从当初的几张光盘发展到如今库存光盘、磁带、移动硬盘等各种介质的电子文档 8万余件。电子文档的借阅量也从当初的年借阅量几人次到今天的几百人次。可见纸质文档大有被电子文档替代的趋势。但笔者认为电子文档与纸质文档各占优势，它们会相互依存，在地质档案管理中发挥各自的优势。

1 我院地质资料管理现状

我院是中石油西南油气田分公司下属的地质勘探开发研究单位，保存着各类地质原始资料及地质成果资料。库存总量为 30 余万件，电子文档占总量的 1/3。所存电子文档主要分为两类：一是原始数据类，如物探炮点数据、测井数据等；二是成果类，如物探处理解释成果数据、地质勘探开发研究成果报告等。原始数据类占电子文档的 90% 以上。目前，我院的地质资料的归档就是采用纸质文档与电子文档并存的原则；要求所有归档地质资料在移交归档时，要同时移交与纸质文档内容完全相同的电子文档。

作为一个科研单位，我院重视电子文档的归档，建立了《电子文档的归档管理办法》、《电子文档的借阅拷贝管理制度》等规章制度，来规范地质资料电子文档的管理。近十余年来先后三次对《档案管理系统》进行了升级，所有归档地质资料都有电子档案目录，2000 年后的原始及成果数据已有 60% 加载到了数据库。由于老档案的数据加载及安全保密等问题，目前还未进入电子档案网络借阅的实用阶段。

2 电子文档与纸质文档的比较

（1）电子文档具有存储信息量大、占用库房空间小的优势。例如我们库存的一个大川中项目的物探原始纸质资料装了 6cm 的档案盒 45 盒，档案排架长度为 2.7m，而存储在光盘上只需要 3 ～ 5 张，档案排架长度仅为 5cm（加上光盘外壳）；又如 2000 年前我院规定一个项目需要保存 3 ～ 5 套纸质资料、一套原始资料、一套原始图件才能满足利用者的需求，而现在只需要两套纸质资料，两套电子文档。不但节约了大量的纸质资源，还减轻了库房压力。解决了档案保存与存储空间的矛盾。

（2）电子文档具有便于快速处理信息的优势。电子文档可以方便快捷地处理信息的优势是纸质文档不能比拟的，将可用信息进行自由的分类、统计、汇总、打印或复制，而且对电子档案的重复利用不会在它身上留下老化的痕迹，一份电子档案无论多少次在计算机屏幕上被显示，或有多少次被打印在纸上，都不会使它的信息受到任何损失和破坏，正当的利用活动不会对电子档案的信息寿命产生一丝一毫的伤害。在科研生产中，对地质图的利用和修改比起使用纸质地质图优势特别明显。在使用电子文档以前，档案管理部门需保存不同类型、各种比例尺的地质构造图，以备科研人员使用，所用图纸不能重复使用。现在科研成果中产生的图纸不再是手画的透明底图，直接移交电子图件，可供不同的项目借鉴使用，节约了大量的科研时间。

（3）电子文档具有传递快捷、便于远程归档借阅的优势。电子文档依托网络通信能够快速地传递信息。目前我们使用的《中石油档案管理系统》就是全国联网的系统，利用者授权后不需到现场就能查询各个油田的地质档案信息。利用离线客户端可以进行远程的归档，在保证档案安全的情况下也可以远程借阅（目前这项功能还未使用）。从而为科研人员节约了大量的时间和精力，提高了利用率，方便了利用者。

（4）电子文档由于是高科技的产物，需要专用的设备设施及应用软件，管理利用费用高。虽然电子文档便于远程归档、借阅，但是要达到这个目的，需要花大量的人力物力。随着信息量的不断增加，管理软件也在不断升级。在这个过程中，不仅技术要求变高，而且在设备材料的消耗及通讯方面的费用也高。为保证电子文档的开发利用、持续发展，资金保障是不可缺少的。

（5）电子文档易于损坏、泄密。大家都知道，电子文件的载体脆弱、寿命不长，而要长期或永久保管，就有必要将电子文件的信息内容在纸上或缩微片上复制拷贝。比如十多年前的 3 寸软盘，随着计算机技术的更新已经被淘汰。如今的计算机已无法再读取 3 寸软盘的信息。电子文档一旦损坏不易修复，且电子文档数据量大，一旦损坏，造成的损失远远大于纸质文档。纸质文档经过几千年时间的考验，在正常条件下保存寿命长，易于保持其原始性和真实性。由于电子文档在其保密上存在缺陷，在电子文档的共享利用中使一些科研成果被抄袭。由于电子文档存储信息量大，一旦泄密，后果都比较严重，从而带来无可估量的损失。这一点纸质文档占有绝对优势。纸质档案是以符合证据性要求而产生并得以保护的。存在的唯一性使纸质档案的原始性容易被确定，这也是其作为凭证作用的根本原因所在；而电子档案不像纸质档案一样具有唯一性，其原始性就难以确认，由于纸质文档的唯一性，在地质资料的保管和利用中相对安全保密。

（6）电子文档对保管环境要求高。电子档案相对于纸质档案而言，对环境的温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等条件要求很高，且寿命一般不超过 20 年，载体脆弱且不稳定，这无疑与档案的作用产生矛盾。我们保存的地质档案往往需要长期或永久保存，尤其是物探原始数据及单井数据。

3 结论与建议

从上述比较看，在未来很长一段时间内地质资料管理中必将采取电子文档与纸质文档相互并存的原则。纸质文档与电子文档在形成、存贮、读取、传播、交流、载体寿命等方面，各有特点和优势。电子文档是计算机技术的产物，现代一些纸质文档也多有依靠计算机而完成的。计算机技术发展速度快、变化大，纸质文档与电子文档配套管理必须与信息技术同步发展，不断变革相应的制度，提出与之相适应的方式与对策，达到持续改进的目的，使地质档案资料管理更加规范化、标准化。

在归档及借阅制度内容方面，要对电子文档和纸质文档全面考虑，不能局限于原来规定的内容，而应增加二者形成前的一些处理要求；还要建立签署、权限认证、密码管理等方面的相关规定。对档案科学化、现代化管理具有至关作用的软件，必须选取先进实用的，一旦确定就应在一个行政区域内统一，以减少软件不统一对日后文件的存贮、读取、交流与传输等带来的诸多弊端。同时，要考虑局部的特殊性及使用的可操作性，不能只追求统一，不考虑效果与速度。对软件适时升级换代要有相对稳定的时间段，不要频繁地升级更新。在系统升级的过程中，注意新旧软件的可兼容性及数据的完整性，避免数据的丢失。

此外，还应大力培养既懂电子文档又懂纸质文档管理的复合型人才，对现有人员进行在岗培训提高，不断提高档案人员的综合素质，在地质档案的纸质文档与电子文档配套管理与开发中做出贡献。

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