试论电子档案和传统档案在管理中的区别和联系
一、电子文件档案管理与传统档案管理的区别
1、电子文件档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档,或在某一时间周期定时统一归档,由文件形成部门通过网络传送给档案部门,并用电子数码签名封签认证,由档案工作人员接收登记,按事由原则给出档案分类号,设定访问限制级别,以便将来用户查找利用。这样随时归档,一方面可以避免文件漏归,保证归档率和完整率,另一方面也符合电子文件自身的特点,快速便捷,还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
2、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术,可以编辑修改而不留痕迹,载体无法固定,某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改,这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此,电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护,保证文件在传输、处理过程中不会出现错误,以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性,保证电子文件的法律凭证地位。
3、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合,档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存储的档案,保证信息资源方便利用。
4、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性,可以达到文件一级的管理,所以,档案部门在接收到文件同时,可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号,并给出相应的分类号和档案号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词,即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件,从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
5、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件,利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员,会员就可以通过远程登录等方式,经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后,才可以查询有关的电子档案信息,并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
专业档案根据形成主体的属性,可分为农业、商业等类档案或人事、财务等类档案。专门档案根据形式或载体的不同,可分为非公文档案或非纸质档案,如艺术档案、书稿档案、照片档案、声像档案等。专业档案包含普通档案(公文档案)和专门档案,而专门档案则在专业档案和非专业档案中都有涵盖。
一、数字档案馆与传统档案馆的区别(一)档案人员素质方面结合档案人员的知识结构来说,由于每一个档案人员的文化程度不同,其自身具备的综合素质能力也有着明显的差异。在以往传统的档案管理工作中,档案人员更多的掌握与档案学相关的理论知识,虽然在计算机操作方面也提出了一定的要求,但实际的操作能力较差。
而相反的,数字档案馆的档案人员不仅要具备专业的档案学知识,还要对计算机能够熟练的使用,并对系统中的管理软件有着全面的掌握。
其次,随着时代的发展与进步,需要涉及的边缘学科越来越多,这就要求档案人员要通过不断的学习来加强自建设,以此来不但提高自己的管理能力。
站在档案人员的角度来看,传统的档案人员给予人们的印象类似于保管员。
而数字档案馆中的档案人员则是向人员展示了一种全新的精神面貌,也让人们对数字化技术有了更深入的认识。
(二)档案服务方面在传统的档案馆管理工作中,一切都是以档案馆为中心,用户们获取档案信息资源的主要方式是通过到档案馆中进行查找,直接有现场的档案人员为其提供服务。
而这种物理差距也恰恰成为了影响用户利用档案的关键性因素。
然而,在现代数字档案馆中,所有的服务活动都是围绕着用户而开展的,一切都是将用户作为中心点出发,在大量的档案信息资源中,数字档案馆能够及时为用户们寻找到所需的信息资源,解决用户的实际需求。
因此,数字档案馆是以用户需求为主要建设目标,以此来吸引更多的用户,逐步提高档案信息资源的利用率,使其能够充分发挥自身的重要价值。
(三)档案的安全保护方面传统档案馆在安全管理方面,主要是对档案实体进行保护,具体是对档案存放环境的温度、湿度等方面进行了严格的控制。
而数字档案馆中的档案信息是一种电子载体的形式,其是与档案内容相互分离的,数字档案馆重点是对档案载体进行保护的同时,也对档案信息能容进行了加密,以此来防止网络病毒和黑客的恶意攻击破坏。
并且,数字档案馆建立了完善的安全防护系统,充分保障了档案信息资源的安全、完整性。
同时通过技术信息技术、网络技术等大量科学技术的优势,大大提高了档案管理工作效率,也为国档案事业开辟了崭的发展格局。
(四)馆藏方面21世纪的数字档案馆的馆藏可以看作由实物馆藏(传统的纸张、磁介质档案)和虚拟馆藏(存在于本馆及互联网上有权访问的多媒体档案信息数据库)两部分组成。
实物馆藏经过数字化后,被全文存贮在本馆,转化成为能进行全文检索的虚拟馆藏。
数字档案馆的馆藏不仅包括固有的纸质、录音、录像、照片等非数字化文献,还将这些数字化的信息存贮在本地的海量多媒体数据库中,而且对网络中有权访问的信息进行标记和索引,丰富了自己的馆藏,以便于利用者的网上检索。
二、数字档案馆与传统档案馆的联系(一)数字档案馆是传统档案馆为解决新的问题而发展起来传统档案馆在自身发展过程中,面对新生事物、新兴科技的挑战,出现了许多难以解决的问题。
主要有几个方面:(1)档案实体的增多及新型载体档案的增加,如电子文件的管理、检索、利用;
(2)非纸质载体档案(如录像、录音等档案)的管理、检索、利用;
(3)人们对信息的传播、接收方式的改变及需求的增加等等。
传统档案馆不能再用以前的方法、技术来完全解决这些问题,它不得不依赖于先进的管理思想、科学技术来发展自己,从最初的馆藏资源数字化利用服务,到网络化查询检索,到最终实现数字档案馆。
(二)二者始终是信息传递的中间角色可以说,无论是信息技术多么迅速的发展,还是网路结构如此复杂化,档案馆从始至终都在担任着信息传递者的角色,主要是围绕着信息、档案馆、用户这三者之间进行循环开展的。
其中,档案馆并不是信息的生产地,其主要的功能是对信息进行保管。
而传统的档案馆能够很好的保护档案信息,并提供给用户们使用。
数字档案馆亦是如此,它采集了海量的档案信息资源,以此来为用户提供更优质的服务,所有的工作流程基本与传统档案馆保持一致,都需要进行档案信息的采集、归纳、整理、保管和利用。
但是,数字档案馆最大的优点是可以对这种传递结构进行更深入的优化与完善,确保档案效益得到充分的发挥。
(三)数字档案馆不会脱离传统档案馆的实体而单独存在存在于虚拟的网络空间,脱离具体的档案馆实体的数字档案馆是理想化的。
传统档案馆的馆藏经验做法都为数字档案馆所应用,不会在数字档案馆时代被彻底抛弃。
以前的纸质档案随着年代的逝去而愈发珍贵,它是数字档案馆的镇馆之宝,即使以数字化方式存在,它的实体也会得到妥善保管。
三、结束语无论是传统档案馆,还是数字档案馆,都有着自己的优点和缺点。
这两者之间是相互影响、相互制约的联系。
因此,要正确看待数字档案馆和传统档案馆,从而促使它们和谐统一的发展,继续为国档案事业的长远发展做出巨大的贡献。
电子档案和传统档案在管理中的区别和联系
档案电子档案与传统档案管理工作现状,可知其中存在着一定的问题:
(1)档案管理工作流程有待进一步的优化与规范;
(2)档案管理人员专业水平有待提高,电子档案与传统档案管理工作创新性任重道远。同时,由于实际工作中档案管理机制不完善,加上其它因素的干扰,可能会造成档案流失或者档案信息保存不完整现象的出现;
(3)传统档案受到当前发展形势的影响,自身的应用范围受到了一定的制约,即纸质档案管理工作面临着较大的挑战。相对而言,电子档案由于受到计算机网络及各类信息技术的支持,实际的应用范围正在扩大。与此同时,为了更好的加深对传统档案与电子档案的深入理解,应了解二者的相关特征。传统档案的特征为:易识别、存储形式直观,但在长时间的保存中可能会丢失或者损害;电子档案的特征为:档案信息保存工作效率高、管理成本低、档案利用时可共享、对保存场地的面积要求低等。
电子档案与传统纸质档案在管理中的区别
归档方式方面有所差异
结合电子档案与传统纸质档案的特征及实际的应用概况,可知二者在归档方式方面有所差异。具体表现在:电子档案管理中由于采用了可靠的电子编码技术,能够进行快速的修改,且不会留下痕迹,其载体并不固定。实际操作中若采用了一些原始凭证的关键信息,可对档案进行修改。因此,电子档案归档中应注重数字签名、信息认证、身份认证及保密机制等技术措施的合理运用,确保文件在保存与处理的过程中不会出错,增强电子文件的真实可靠性,确保电子档案的法律凭证地位不受影响;相对而言,传统纸质档案归档方式较为简单。通过相关部门出具的证明,可对既有的档案材料进行修改,修改的过程中由于其为纸制品,缺乏严格的验证程序,材料的保密性要求并不高。
归档时间不同
当文件办理完成后,电子档案可随时进行归档,或在一定的时间内进行统一归档,文件形成后可在计算机网络及信息技术的支持下传送给档案部门,并需要通过电子数码签名的方式进行身份认证,最终由档案管理工作人员进行登记。在管理电子档案的过程中,需要进行访问限制,确保档案资源的高效利用。在这样的档案管理工作模式下,确保了档案的高效归档及完整性,避免了档案流失;传统纸质档案管理工作中需要相关部门进行统一整理,并定期对所有档案进行更新整理,管理中的流程性突出。
保管方式及分类、编目等方面的不同
电子档案与传统纸质档案在保管方式方面的区别有:电子档案中保存文件的可读性易受到文件载体、新存贮介质的影响,需要在计算机网络及信息技术的支持下进行操作完成。同时,档案部门接收到电子文件后应进行格式转换,确保电子档案的统一保存;传统纸质档案保管中需要对纸制品材料进行存储,管理中占用一定的空间,并需要严格控制存储环境,实际的管理工作难度大。电子档案与传统纸质档案在分类、编目等方面的不同表现在:电子档案文件比较特殊,需要档案部门接收到电子文件后进行唯一的文件编号,并给出相应的分类号与档案号,其中采用了全方位的检索工具,方便了用户查询,减轻了档案管理工作量;传统纸质档案管理中需要消耗大量的人力、物力资源,管理中可能会出现人为错误。
谈数字档案馆与传统档案馆的区别和联系
(三)档案的安全保护方面 传统档案馆在安全管理方面,主要是对档案实体进行保护,具体是对档案存放环境的温度、湿度等方面进行了严格的控制。而数字档案馆中的档案信息是一种电子载体的形式,其是与档案内容相互分离的,数字档案馆重点是对档案载体进行保护的同时,也对档案信息能容进行了加密,以此来防止...
考试毕业后电子档案与档案的区别是什么??谢谢
在很长的一段时间内,我国现行的档案管理制度还不会取消。档案中会涉及很多方面的问题,诸如养老保险、医疗保险、失业保险等国家强制推行的福利政策。随着社会发展保险体制的健全,档案的一些功能会相应淡化,同时一些新的功能也将会被更多人加以认识。因此提醒大家,“人档分离”体现着社会在进步,但并不...
电子档案与纸质档案的整合管理
方便利用。2、并存期间应根据自身特点实行双套制。鉴于电子档案与纸质档案各自的特点,电子档案和纸质档案将长期并存,我们可采取既简单又保险的办法双套制。即:在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案,及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存,继续用传统的文件形式来保持其...
电子档案的特点
电子档案的特点主要包括便捷性、可复制性、易修改性、空间的节约性以及对软、硬件系统的依赖性。便捷性是电子档案的一个显著特点。与传统的纸质档案相比,电子档案可以通过计算机网络进行远程访问和共享,使得用户能够随时随地获取所需信息。例如,在跨地域的企业或机构中,员工可以通过公司内部网络,轻松查阅和...
电子档案与纸质档案公用一个档号吗安全吗
用一个,安全。在需要用纸质档案时,可按同一档号提供纸质档案,是安全的,这样既提高了档案的利用率,又减少了纸质档案的磨损,有利于纸质档案的长期保存从实质讲,电子档案与纸质档案整合管理理念,实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。
电子档案是什么
电子档案是随着信息技术的快速发展而兴起的一种新型档案形式。它以数字编码技术为基础,将传统纸质文档转化为电子文件,存储在计算机硬盘、光盘或其他电子介质上。电子档案具有存储密度高、信息量大、检索迅速、传输方便等优点。同时,由于其数字化的特性,电子档案还可以实现远程共享、在线编辑和高度集成化管理...
不是说电子档案和纸质档案同等重要吗,那为什么电子资料不具有永久保存...
这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为 8个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、...
关于大学生的档案和电子档案
回答一下,一般的档案简单的可以分为纸质档案和电子档案 你作弊被抓只可能被记入纸质档案,不可能记入电子档案。现在所谓电子档案其实就是可以查询到学生信息的地址,你登陆山东毕业生就业信息网,看看那就是你的电子档案啦。回答:一、辅导员只有管理,监督学生的职责,没有处罚学生的权利,学生出了错,...
高三纸质档案和电子档案有什么区别,区别有多大?
这个肯定是不会影响你考上大学的!如果大学要求必须要有电子档案的话,上级会要求各个高中把纸质档案改板为电子版的,这个不用你操心,教育主管部门会安排布置的,你只要把考试搞好就是啦。
档案丢了,咋办?电子档案和原档案效力一样吗?
原档案有部分是和电子档案一样的,但大部分例如你的党团材料,报考资料都很可能找不回来了,你现在应该去毕业学校看看能补什么材料回来就尽量补,之后再去你工作单位补一下,尽量完善吧,要和原来完全一样是不可能的了
仲有弗贝: 档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动.档案内容包括:档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编...
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仲有弗贝: 同样是为了记录. 纸质档案可以存档收藏,以后需要可以找出来看.它是具体,可以直接交给第二个人,如果加上密封措施,其保密性更强.只要他不落到他人之手. 电子文件是抽象的,在发给他人的过程中,存在泄露秘密的风险.当存放的电脑坏的时候,可能会丢失.
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仲有弗贝: 档案管理工作是单位管理工作的一部分,是提高单位工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作.科学规范的管理档案,是衡量一个单位管理水平的重要尺度.单位档案记载着这个单位发展史上的优秀成果,对研究本...
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仲有弗贝: 一个是写在纸上的,一个是存在计算机里的
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仲有弗贝: 【摘要】随着信息化的发展,传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要,电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用,在信息化条件下如何改进档案管理工作是档案工作者面临的新课题.【关键词】信息化;档案管理当今信息化时代科学技术迅猛发展,人类社会正在从工业社会向信息社会迈进,信息在社会生活中发挥着巨大的作用,可以说信息资源已成为经济发展的首要资源,信息化建设工作是公司重要的基础管理工作之一.