商务信函写作格式英文

英文商务书信的基本格式~

英文商务书信的基本格式包括三种格式
1、 商务书信的格式(1) ：齐头式
齐头式（block style）是一种简便的商务书信格式，在齐头式中，文件或信中的每个部分都从左边界起头。不同的部分——比如说不同的段落或地址——则以空行的方式隔开。齐头式很简单，因此非常受欢迎。其主要格式如下：
段落齐头：在齐头式中，文件或信中的每个部分都从左边界起头。不同的段落之间要空行：不同的部分（比如说不同的段落，或商务书信中的地址），则以空行的方式隔开——
(1) 寄信人地址和收件人的地址之间：空三行(2) 称呼与信件正文的第一段之间：空一行(3) 信件正文的段落之间：空一行(4) 大小标题与随后的段落之间：不空行
2、商务书信的格式(2)：改良齐头式
改良齐头式（modified block style）结合了缩排式与齐头式的特点，它看起来跟缩排式很像，而最大的不同，就是在改良齐头式中：
①段落首行齐头，新段落与左边界齐头（flush left）。
②寄件人地址、日期、结尾敬辞和签名都缩排，如同缩排式。改良齐头式就跟齐头式一样，版面看起来清晰整齐，它是商务书信经常使用的格式。
3、商务书信的格式(3)：缩排式
缩排式（indented style）比其他通用的商务书信格式稍微复杂一些。缩排式是比较老式的商务书信格式，所以很多人都熟悉这种格式。在缩排式里，每个段落的首行要缩排，信件中某些其他部分也要缩排。
有些人觉得缩排式是商务书信最传统的格式，但是也有些人觉得这种格式过时了。有些人觉得缩排式在页面上看起来不是那么清晰，有时候要把缩排的地方上下对齐也不是那么容易，而其他的格式应用起来通常比较简单。
现在大家更喜欢采用其他新的格式，但是很多商务人士还是习惯使用缩排式。在商务书信中，缩排式的意思就是要缩排，要缩排的部分包括：
1) 段落的第一行2) 寄件人地址（return address）3) 寄件日期（date）4) 结尾敬辞（complimentary close）5) 签名（signature）
采用缩排式时，最重要的就是要前后一致，缩排最少要六格，要缩更多格也可以——只要每个段落缩排的距离都一样。对于商务书信中的其他要素也一样，重要的原则是缩排的距离一样，彼此上下对齐。
① 段落的第一行要缩排
每个段落的首行都缩排，与正文的左边界距离 1.5 厘米左右；这是最常见的缩排距离，但是大于 3.5 厘米的缩排也有人用。不同的公司对于怎么缩排、缩排多少可能有不同的习惯。关键就是要前后一致，也就是每段缩排的距离都一样。要把段落缩排有几种可行的做法：
可以按几次空格键可以按一次tab 键也可以利用段落格式设定的功能
通常你会用 enter 键在段落之间多空一行，但是采用缩排式的商务书信，也可能在段落之间不空行。不过最重要的原则仍然是要前后一致。
② 商务书信中的其他部分缩排商务书信采用缩排式时，还有其他的部分也要缩排：寄件人地址、日期、结尾敬辞、签名。这些部分的缩排方式，应该从页面的右半边起头，统一从页面中线稍微往右的地方起头。
商务书信介绍
商务书信就是公司写给其他公司、客户、顾客或合作伙伴的信件，其使用的语言比一般朋友之间的书信语言要正式，并以商业流程或商业交易等为主要内容。
需要写商务书信的情况
你会用商务书信与顾客、客户、商业伙伴和其他公司进行沟通。有些商务书信是“公司写给公司”，有些则是不同公司个人之间的书信往来。
商务书信的格式，与学术写作或创意写作不同。通常一家公司会就所有的内部文件和通信，采用一种固定的格式。如果你的公司已经有固定的格式，那就按照公司的格式。
信的长度超过一页时，安排格式
如果信的内容比较长，会超过一页，那就换一张纸继续打下去，但是不要加入信头，而是用空白、纸质好的白纸。至于第二页的格式要怎么安排，有几种不同的做法，但是你至少都要在页面顶端写上收件人的姓名、页数和日期，有些人还会加上参考文号或主旨。
你可以把所有这些信息都靠左对齐，或是把姓名靠左对齐，页数打在中央，日期则靠右，然后空三行，继续信的内容。
扩展材料
商务信函书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）两大类。
①对没有头衔的男性一般称呼 Mr.
②对女性一般称呼 Mrs.， Madam 或 Miss。
③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。例如 Professor （缩写为 Prof.），Doctor （缩写为 Dr.）， General (缩写为 Gen.) 。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. （Phil）White等。
④对外公函中对收信人的称呼，可用 Gentlemen （而不是 Gentleman），Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear， 后面也不能带姓名。用 Sirs 时，前面常用 Dear 一词，但也可单独用 Sir。若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用 Madam 或其复数 Mesdames。
⑤对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir， （Dear）Mr. Chairman，（Dear）Mr. Premier， （My dear）Mr. Ambassador，Your Excellency （复数为 Excellencies）。
⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以 Sir 称呼，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 称呼。有时也用 Your Majesty 称呼以表示。客气和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其复数为 Your Majesties。
⑦对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊称时，一般用 Your Highness (复数为 Highnesses)。商务信函信的正文（Body of the Letter）信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。在写私人信件时，信写好之后若有什么遗漏，可用 P. S.表示补叙。
商务信函结束语（Complimentary Close）结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一二行，从信纸的中间或偏右的地方开始写。第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。结束语视写信人与收信人的关系而定。
签名（Signature）信末的签名一般低于结束语一二行，从信纸中间偏右的地方开始写。若写信人是女性，与收信人又不相识，则一般在署名前用括号注上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便对方回信时知道如何称呼。有的还有署名后写上自己的职称、职务或头衔
附件（Enclosure）信件若有附件，应在左下角注明 Encl. 或 Enc.。若附件不止一个，则应写出2（或3，4，5等）Encls.
再启（Postscript, 缩写为 P. S.）再启部分用于补叙正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式的函件中更应避免使用。
私人和公务信函--注意事项首先，写信者应设身处地想到对方，尊重对方的风俗习惯。
其次，英文信应该行文流畅、言简意赅，避免冗长。这就是说，写信者应用尽可能少的文字表达其必须传递的信息，而且写信者应将其所需传递的信息表达清楚，以免对方产生误解。
书信交往，同样需要以礼待人。因而在写信过程中，要避免伤害对方感情，措辞上多选用些礼貌婉转词语。
最后，除了避免语法、拼写、标点错误外，信中所引用的史料、数据等也应准确无误.私人和公务信函--常用句式。

英文商务信函范文的开头写发信人的姓名（单位名称）、地址和日期，一般写在信纸的右上角。
第二行写县、市、省、州、邮编、国名；然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。
一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时要用P.S.表示，再写上遗漏的话即可，要长话短说。通常在信末签名下面几行的左方，应于正文齐头。
最英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名；第二行写县、市、省、州、邮编、国名；然后再写日期。

扩展资料：
注意事项
1、结尾语的第一个字母要大写，最后还要加上逗点。
2、若要针对收信的对象，将结尾语加以区分，则对于比较亲密的对方，可以用Sincerely yours、Yours sincerely或Sincerely；对于一般的朋友可用Your friend；
3、在结尾语下面的署名必须亲自签名，不可用打字的，而且在签名之后，也不加任何的标点符号。
参考资料来源：百度百科-英文书信
参考资料来源：百度百科-英语论文写作规范

　　（一）起始用语
　　A.建立贸易关系
　　1.我们愿与贵公司建立商务关系。
　　2.我们希望与您建立业务往来。
　　3.我公司经营电子产品的进出口业务，希望与贵方建立商务关系。
　　例句：
　　1.We are willing to eatablish trade relations with your company.
　　2.Please allow us to express our hope of opening an account with you.
　　3.This corporation is specialized in handing the import and export business in electronic products and wishes to enter into business relations with you.

　　B.自我推荐
　　1.请容我们自我介绍，我们是……首屈一指的贸易公司。
　　2.本公司经营这项业务已多年，并享有很高的国际信誉。
　　3.我们的产品质量一流，我们的客户一直把本公司视为最可信赖的公司。
　　例句：
　　1.Let us introduce ourselves as a leading trading firm in…
　　2.Our company has been in this line of business for many years and enjoys high
　　international prestige.
　　3.Our products are of very good quality and our firm is always regarded by our
　　customers as the most reliable one.
　　C.推销产品
　　1.我们从……获知贵公司的名称，不知贵公司对这一系列的产品是否有兴趣。
　　2.我们新研制的……已推出上市，特此奉告。
　　3.我们盼望能成为贵公司的……供应商。
　　4.我们的新产品刚刚推出上市，相信您乐于知道。
　　5.相认您对本公司新出品的……会感兴趣。
　　例句：
　　1.Your name has been given by…and we like to inquire whether you are interested
　　in these lines.
　　2.We are pleased to inform you that we have just marketed our newly-developed….
　　3.We are pleased to get in touch with you for the supply of….
　　4.You will be interested to hear that we have just marketed our new product.
　　5.You will be interested in our new product…….
　　D.索取资料
　　1.我们对贵方的新产品……甚感兴趣，希望能寄来贵公司的产品目录及价目表。
　　2.我们从纽约时报上看到贵公司的广告，但愿能收到产品的价目表及详细资料。
　　3.获知贵公司有……已上市，希望能赐寄完整的详细资料。
　　4.如蒙赐寄贵公司新产品的详细资料，我们将深表感激。
　　5.如蒙赐寄有关……的样品和价目表，我们将甚为感激。
　　例句：
　　1.We are interested in your new product…and shall be pleased to have a catalog and price list.
　　2.We have seen your advertisement in The New York Times and should be glad to have your price lists and details of your terms.
　　3.We hear that you have put…on the market and should be glad to have full details.
　　4.We should appreciate full particulars of your newly developed product.
　　5.We should be obliged if you would send us patterns (or samples)and price lists of your….
　　E.寄发资料
　　1.很高兴寄你一邮包，内装……
　　2.欣寄我方目录，提供我方各类产品的详细情况。
　　3.欣然奉上我方产品样品，在贵方展厅展出。
　　4.为使贵方对我方各种款式的手工艺品有一初步了解，今航邮奉上我方目录和
　　一些样品资料，供您们参考。
　　例句：
　　1.We are pleased to send you by parcel post a package containing…
　　2.We have pleasures in sending you our catalogue, which gives full information
　　about our various products.
　　3.We should be pleased to let you have samples to give a demonstration at your premises.
　　4.In order to give you some idea of various qualities of handicrafts we carry, we have pleasure in forwarding you by airmail one catalogue and a few sample books for your perusal.

　　F.附寄资料
　　1.随函附上本公司新出品的……样品，请查收。
　　2.随函附上购货合同第××号两份，希查收，谅无误。请会签并退我方一份备案。
　　3.我们很高兴地附上询价单第××号，请贵方报离岸价格。
　　4.我们确认向贵方购买……,随函附上订单确认书供参照。
　　例句：
　　1.You will find enclosed with this letter a sample of new….
　　2.Enclosed please find two copies of Purchase Contract No.…，which we trust will be found in order.Kindly sign and return one copy for our file.
　　3.We have pleasure in enclosing our file.
　　4.We confirm having purchased from you ….A confirmation order is enclosed for
　　your reference.
　　G.请求做代理商
　　1.我们深盼与英国公司接洽，希望成为其销售代理商之一。
　　2.如蒙考虑担任销售你们……代理商，我们将十分高兴。
　　例句：
　　1.We are anxious to contact some British firms with a view to acting as their
　　selling angents.
　　2.We should be glad if you would consider our application to act as agents
　　for the sale of your….

　　H.请求报价
　　1.兹函请提供……的报价。
　　2.请将定期供应……之报价赐知。
　　3.请将下列货品的最低价格赐知。
　　例句：
　　1.We are writing to invite quotations for the supply of….
　　2.Please let us have a quotation for the regular supply for….
　　3.Kindly quote us your lowest prices for the goods listed below.

　　I.询价
　　1.随函寄上询价单一份。
　　2.如果贵方对……感兴趣，请告具体询价。
　　3.一收到贵方具体询价单，我方马上航空邮上样品册并报价。
　　例句：
　　1.We are enclosing here with an inquiry sheet.
　　2.If you are interested in our…,please let us know with a specific inquiry.
　　3.Quotations and sample books will be airmailed to you upon receipt of your
　　specific inquiry.
　　J.价格
　　1.我们发现你方报价比我们从其他地方收到的略为偏高，请你方降价，以适应竞争。
　　2.我们很抱歉地通知你方价格无竞争力，若贵方能降低价格，使我方可接受的话，我们仍对交易感兴趣。
　　例句：
　　1.We find your quotation slightly higher than those we have received from
　　other sources,and ask you to reduce your price to meet the competition.
　　2.We're sorry to inform you that your price has been found uncompetitive,
　　but we're still interested in doing business if you can bring down your
　　price to a level acceptable.

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老河口市15779414383： 英语商务信函的格式, - ？
城元通宣： 请参考 1、信头(发信人公司名称、地址、邮编、电话、传真、口号等文字)(中间) 2、日期(靠左边) 3、信内地址(靠左边) 4、称呼(靠左边) 5、正文 6、结尾敬语(靠左边) 7、签名(靠左边) 大多数业务信函有时还包括下列可选部分 8、参考编号 9、经办人 10、事由 11、附件 12、抄送 13、附言

老河口市15779414383： 请问哪位大侠有英文商务信函的格式,请给一下,在下不胜感激! - ？
城元通宣： 英文信函的习惯用法,由以下几个方面组成:(1)信头 The heading信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等.通常情况下,公司都会专门印制带有信头的信笺纸,包括发信人的姓名,地址...

老河口市15779414383： 英文书信格式 - ？
城元通宣： 英文书信的格式: 1. 信头:指发信人的地址和日期,写在信纸的右上角. 2. 称呼:指对收信人的地址和称呼.写在信头之下,从信纸的左边开始.写信给熟悉的人,如王明一般用Dear Wang Ming 或Dear Mr. Wang. 3. 信的正文:指信的主体...

老河口市15779414383： 关于英文商务邮件的写法是这样的,以前在课本上学的叫英文函电,开头语一般都写“We are in receipt of your letter of X年X月.”可现在工作中一般都用E - ... - ？
城元通宣：[答案] 开头可以直接写Re your below msg(message) / Kindly pls noted that.“We are in receipt of your letter＂ 显得有点儿多余. 结尾语如果你很是期待对方的尽早回复可以写 Your prompt reply will be highly appreciated.很客气的意思就表达出来了,让对方很...

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