帮论述下:新形势下会议组织活动中秘书的工作.

如何做好新形势下的秘书工作~

传统的秘书工作往往是依据组织领导的需要以及秘书对个人自身认识来开展，这就直接影响了秘书的发展。随着现代科学技术的飞速发展，人类已进入了信息社会和知识时代，新的形势也对文秘人员提出了数字化、国际化、全球化的要求，秘书的工作重点由比较单一的事务服务转变为事务与参谋并重，工作方式由被动服务转变为主动服务。变幻莫测的市场要求企业秘书能够应付自如，需具备多方面的技能。
　　据《中国人才报》的统计:“人才市场单一型秘书的推荐成功率是8%，80%以上的企业需要具有多种能力‘复合型’人才”。那么，将从哪些方面着手，提高自身的业务能力，以适应新形势下的工作需要呢？
　　1.实现职能创新
　　1.1强化信息和调研工作
　　做好信息工作是企业秘书工作的一项主要职责，对于促进企业领导决策的科学化、民主化，推动企业的各项工作有着重要的意义。这就要求秘书人员掌握更多、更新、更准、含金量更高的信息，为企业经营服务。1、企业秘书可以通过调研为领导提供外部信息，预测市场走向，为领导制定最佳决策方案，提供可靠依据。同时，企业秘书可以收集内部管理人员、操作人员的反映、意见、建议并及时发现企业存在的主要问题，反馈给企业领导。2、企业秘书可以不断地向企业领导提供政策信息，包括党和国家在各个时期制定的方针政策、法规及其重大的调整信息，以便让领导确定决策信息、决策方向。企业秘书还可以通过调研为企业领导提供决策的参考信息，所以随着社会市场经济的不断完善，企业秘书为领导提供新、实、准的全方位信息，并协助领导进行管理已成为必要。
　　1.2强化协调工作
　　市场经济条件下，企业直接进入市场竞争，企业所面对的各种关系更为繁多，所以协调工作显得更为重要。协调工作是企业秘书工作的一个重要组成部分，表现为对内协调和对外协调。对内协调有上下关系、秘书与领导的关系、领导成员之间的关系、职能部门之间关系的协调。现今企业秘书的协调主要是对外协调和经济关系的协调，因为在高速发展的市场经济环境下，企业间的交往关系主要是一种经济关系、供求关系。同时，企业秘书人员还要改变以往的协调方式，多运用经济手段，法律手段，站在国家、政府、企业三者高度统一的基础上搞好协调，并不断提高自己的协调能力。
　　1.3强化公共关系工作
　　任何一个企业都是社会经济活动的基本单位，都同社会有着千丝万缕的经济联系，所以企业要生存、发展、还必须开展外部公关工作。秘书是树立企业形象的窗口。人们往往把秘书部门看成是领导的代言人。科技论文。因此，秘书人员树立良好的形象是很重要的。如果企业秘书关系融洽、办事认真、态度友好，就可以给人留下良好的印象，从而增进彼此的业务往来。美国华盛顿一家市场调查机构做了一次调查，结果是这样的：“在来企业办事受到非礼待遇的人当中，96%的人不直接抱怨，但有91%的人不会再到这个企业来。而且，受到非礼待遇的人平均向他周围的9个人讲述。其中13%的人要他周围的20个人讲述。”
　　2.实现服务创新
　　面对竞争日益激烈的市场，秘书要当好领导的参谋助手，必须做到主动服务，超前服务。
　　现代领导科学和管理科学要求领导决策和管理逐步从经验型转变为科学型，在做出决策前必须进行大量的信息处理，情况调查分析，方案的设计优选，以及决策后的查办总结等工作。这些工作不可能由领导一一躬亲，而要靠有关部门和提供智能服务的“思想库”、“智襄团”来完成。秘书人员作为领导身边的参谋助手是义不容辞，责无旁贷。从时效和质量上，必须做到超前，迅速，主动，准确，优质，既要办文办事，又能出谋献策；既收发传递信息，又要综合处理信息；既要重视经验，又要加强科学化管理，积极开展创造性的工作，实现主动超前服务。
　　企业秘书还要正确认识和掌握秘书工作的规律和特点，实现工作科学化。不断加强对程序性工作的科学办理，如领导班子召开的各种会议，月、季、年度工作总结报告，文件的登记，传阅和办理，信息的收集编送等，都有一定的周期和相对固定的步骤。对于这类工作要提前确定好办理方案，做好准备，付诸实施；对于非程序化的工作要做到超前预测，把工作做在前面。比如，每年的中心工作，重大事项，一个阶段的重点工作，一些季节性较强的工作等，都是可以事先知道的，只要我们在实际工作中留心观察，善于捕捉信息，勤于思考判断，提前做些准备工作，到时就可从容不迫。
　　3.实现技术创新
　　在网络技术飞速发展和信息爆炸的今天，谁能以最快的速度掌握信息，谁就能在信息社会占据市场。科技论文。因此现代企业秘书使用先进的工作平台，掌握现代化的办公手段，是企业秘书做好一切工作的基础。
　　当今信息化成倍增长，企业秘书的效率也大幅度提高。比如秘书不必离开工作岗位，就能从计算机的档案里获得所需要的资料。U盘、计算机、静电复印机、自动电话机、录音笔、摄像机、传真机、扫描仪等现代技术在信息加工、文字处理、信息存贮与查询、数据处理、声音处理、网络通讯等做到现代化。随着电子商务的飞速发展及国际业务的大量增多，企业间的合作与竞争将更多地通过电子商务手段解决。科技论文。无纸办公、无纸贸易已成为现实。秘书工作者特别是企业秘书迫切需要电子商务知识及其操作技巧。如果对方公司急需公司的文件资料，运用现代化的传真机以极快的速度已传到了对方公司。因此企业秘书靠陈旧的劳动方式去处理潮水一样涌来的信息流，已经是远不适应了，必须依靠新技能走办公自动化之路。企业实现办公自动化后，不论办文还是办会，都会大大提高工作效率，一个很简单的例子，传统发文秘书人员要一个单位一个单位的电话通知后再发放，而且如果所属单位不在同一地域，文件将会很长时间才能收到，实行网络办公后鼠标轻轻一点，几秒种后就可以把文件发给指定的人员，既快捷又准确，工作质量和效率提高了几十倍甚至上百倍。
　　　　 我国的秘书，除了在党政机关服务的以外，大多数分布在各行各业，而每个行业都有一定的专业。秘书不是专业人员，不能要求其成为某专业领域的专才，但也要熟悉所在行业的专业知识，否则就无法在该行业立足，更谈不上起草专业性文件，处理专业性事务了。因此，秘书应成为通才——专才型人才，具备并不断提高较高的政治素质、扎实的文字功底、过硬的技术素质和良好的综合素质。
　　未来是一个完全开放的社会，随着全球经济一体化进程的逐步推进，最终会达到全球资源的共享。秘书人员的国际化流通也是必然的趋势。企业的生存和发展充满新的机遇和挑战。社会的进步为秘书的发展提供了广阔的舞台。新的形势向新时代的企业秘书提出了更高的要求。企业秘书只要能够切实转变观念，加强理论修养，提高业务水平，迎难而上，勤奋进取，增强责任感和使命感，树立强烈的敬业精神，就一定能够应对新的职业挑战，实现自己的人生价值。

素质是提高人的价值、培养，使用和衡量人才的重要概念，也是现在用的比较多的一个词汇。所谓“素质，是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。它是人的一种较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的、持续的影响甚至决定作用。”因此，在新时期的社会中，各行各业工作的人们也被要求与各种的综合素质，秘书行业也不例外。新时期秘书的综合素质：1.能严守秘密，谨慎处理保密文件。 我国最早的中央秘书机构产生于商朝末年,称太史寮。而最早在宫廷中，秘书的意思是制“秘密藏书”，在那时，秘书还不是官职，衍变至今，秘书的秘密性仍是其重要性质之一。《保密法》总则第一条中提到“保守党和国家秘密是我们每一位公民、党员和秘书人员的义务。” 其中，秘书和党员是不被包括在普通公民之中的特殊公民，秘书的保密工作也是重要的社会职能之一。秘书的保密工作：一是国家秘密；二是工作秘密。而秘书也应该做到文件保密、会议保密、电子计算机保密等各项工作的保密。能严守秘密，谨慎处理保密文件，是秘书的常规也是最重要的工作之一，更是文秘人员作为这个行业的最重要的素质之一。2.良好的文字处理能力。 秘书人员不论分工干什么都要具备一定的文字表达能力，因为办公室各方面的工作交往、联系都离不开文字材料，良好的文字处理能力，它函概了整个秘书工作及秘书应有的使命。而优美的字体与工整规范的公文书写，更是秘书应该具备的基本才能。因此，新时期的秘书人员，参加学习一些书法、绘画也是首要的。3.良好的口头表达能力，得体地应对电话，善于与人沟通，应变能力强。 在日常工作中，文书收发、登记、打电话、接待来访、上令下达等事务性工作都是由秘书来担任的，在进行这些工作的时候，秘书的头脑要十分冷静，思维要敏捷。在接待工作中，秘书会经常遇到一些麻烦的事宜，一不小心就会给公司、领导造成损失，这样，良好的口头表达能力就是一个好秘书的成功秘诀，要做好，就要多接触工作和听取经验教训，得体的应对电话等一切状况，善于与人沟通，应变能力强，既要搞好服务，又不给领导帮倒忙。4.良好的社交能力。 熟悉地方政府官员、公司客户、上级的亲朋好友等与上级相关的“人脉圈”，并与他们建立良好的公共关系。这时公关技巧的运用是必不可少的。5.能准确领会上司意图，有较强的原则性。 秘书人员要很灵敏，对周围发生的事，必须能够达到一叶知秋的水准，善于在复杂的环境中把握住事物的本质特征。敏捷的思维和灵活的头脑，以及善于及时领会上级的意图，是秘书做好工作的重要途径之一，而这样才能争取主动，提高工作的效率。要做到这一点，必须下功夫做有心人。要经常看书学习，思考问题。要多接触各方面的情况，及时了解基层群众在想什么，机关干部在想什么，领导同志在想什么，做到胸中有数。但准确领会领导意图，决不是见风使舵，投领导所好，看眼色行事，要按事物的本来面貌反映情况和处理问题，原则性要强。6. 能沉着处理紧急事件。 在秘书的工作中，经常要面对非常多的紧急事情，有工作方面和上级领导个人方面的问题，这些都需要秘书能够沉着的解决，否则就会给公司造成很严重的损失。跻身于公司各种势力格局中，善于灵巧应对，能把握各种利害关系，找到一个最佳平衡点7. 准确恰当地传达领导的指示，敢于提出不同的意见。 工作中，秘书与领导的关系是助手与首长的关系，这决定了处于被领导地位的秘书人员必须听从领导指挥，忠实地按领导指示行事，准确恰当的传达领导的指示，把自己的公务活动严格限定在领导指定的工作范围之内，不得自行其是。但是，严格按领导指示行事，不等于盲目服从。在决策过程中，要敢于在某些问题上提出自己的不同意见，敢于向领导反映其尚未意识到的或者认识不尽完善的情况和问题。8.及时将公司内部外部的信息传递给公司。 秘书每天要从事大量的事务性工作，如安排领导活动日程．代领导拆阅、处理公务信函，代领导打公务电话，陪同领导参加有关活动等等。秘书要当好领导参谋，不收集信息，整理信息，利用信息，了解行情是断然不行的。秘书应把收集、整理、加工信息视为主要工作，这样，可以大大提高工作的效率。被动地等待信息，很难取得最终工作上的成功，也使公司和自己失去很多机会。9.独立的工作能力和良好的人际关系。 秘书负责各领导层的沟通和联络，甚至草拟文件、替上级制订计划。大胆谨慎地扮演好一个管理者的角色。秘书人员必须文武兼备、粗细结合，大事要干得了，小事也要能干。要干好参与决策这样的大事，必须努力提高理论、政策水平，增强独立思考能力、识别是非能力、综合分析能力。还要搞好上下左右以及领导成员之间人际关系的协调，作为领导最亲近的人，非常容易暴露缺点和犯错。因此，谨言慎行、张弛有度，深入了解领导的喜好是有用的护身符。秘书最重要的职能是上传下达。当老板和员工之间的沟通有了障碍，甚至影响到了团队关系和公司的动作，秘书应该用沟能的艺术，化解上下级之间的尴尬和猜疑。而在领导外出出差时，也能更好的领导办公室内部人员像平常一样，处理好一切事物。要善于行使领导赋予的职权去完成领导交办的任务，如实施检查督促、搞好综合协调等。并能参与公司具体事项的开展，这正是领导所需要的良好辅助人。10.良好的职业道德，强烈的进取心和团队精神。 职业道德是一般的社会道德，它直接影响着人的就业与发展，良好的职业道德也标志着一个人的良好教育与责任程度，是人们对一个企业的首认。秘书拥有良好的职业道德，不仅代表着个人，更代表着一个公司的形象，一个集体的利益。拥有进取心并不代表着野心。个人进取心,是一个人实现目标不可少的要素,它会使你进步,使你受到注意而且会给你带来机会。正如一句话所说的，“不想当将军的士兵不是好士兵”，作为一个有进取心的员工，不仅会给个人带来机遇，也会为公司、集体的发展带来更好的前景。而正如团队精神，有团队精神的团队，成功的概率要比普通团队高出许多。这正是由很多有团队精神的员工所带来的效益。作为一个秘书，一个决策人的辅助人，他的职业道德、进取心以及团队精神就尤为重要。11.高效率的工作，积极主动地工作。 高效率地处理电文，适时安排有关活动，主动收集、分析、综合情况，为领导决策和进行管理提供优质服务，是秘书应做好的工作。尤其要做到脑勤，别人没有想到的问题要先想到，别人没有考虑到的地方要先考虑到。要运用自己的智慧提高工作效率，运用自己的智慧调动各方面积极性，把工作做好。能将琐碎繁忙的工作变得井然有序，能适应各种环境的变化和工作节奏的突变。做到临危受命、忙而不乱。并要积极主动的工作，并非被动的工作，这正是得到高效率的重要途径。12. 会多种语言并且能适应多种文化环境。 秘书作为辅助领导的角色，在许多关键时刻都必须帮助到领导，例如随领导出差，领导往往是不会精通多种语言的，这样在工作中会遇到种种的麻烦，而秘书作为辅助的功能，会多种语言，在各种环境中，秘书都能游刃有余的辅助领导，将事情做到尽可完美，可免去很多麻烦。13. 掌握先进的计算机软件应用技术。 在现今高科技的社会中，电脑已普及到各个领域甚至家庭中，最长应用到先进的计算机的就是办公地点，它能很快捷并方便的完成工作，为人们省下很多的时间，而秘书的工作就要常与计算机打交道，这就要求秘书人员要掌握先进的计算机应用技术，将其应用到工作中，以便更好的辅佐领导完成工作。14.能替领导处理日常事务，细致干好每一件琐碎小事。 秘书是传统的职业之一,就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。而新时期的秘书又多了多项日常应处理的事务，不仅仅是工作中的事务，例如领导出差使的个人准备工作，领导家里的情况带来需要准备的工作，等等。甚至于在琐碎的具体小事方面，也要以高度负责的态度，搞好誊写校对、打印装订，甚至添茶倒水、打扫卫生等工作。大到辅助决策，小到安装窗帘，秘书都要细致的干好，为领导创造一个好的工作环境。15.健康的身体，吃苦耐劳，经得起委屈和挫折。 办公室的工作是几乎没有节假日，不分上下班，自己能够自由支配的时间很少，脑神经长处于紧张的备战状态。越是危急的时候，如灾情发生等等，办公室同志越紧张。所以这就要求秘书要有一个好的身体，否则难以承受这巨大的工作压力。作为秘书，担负的任务是很重的，常年累月辛勤工作，但仅仅做到这一点还不够，还要有忍受怨言，经得起各种误解、委屈和挫折，胸怀要宽，度量要大，甜酸苦辣都要能装。因为文秘工作，功劳往往不明显，问题却表现得非常突出，而且影响很大，有时还会吃力不讨好。16.熟悉法律常识。 熟悉一些法律常识,可以事先防范,保障权益,这也是新时期的秘书应具备的能力。17. 知错就改。在长期的工作中，秘书要大量的工作，而问题也会随之而来，有时也会给公司早成不小的伤害，在面对错误时，秘书人员要勇于承认错误，并且知错就改。 总结的来说，秘书，尽管不是领导者，不是决策者，但他却站在领导者、决策者的高度去观察问题、分析问题。所以，新时期的秘书应努力学习领导所掌握的各种知识，努力像领导者、决策者那样高瞻远瞩，达到多面了解的综合素质。

新形势下会议组织活动中秘书的九大工作

1、安排议题
先急后缓，即把急需解决的问题排在前边；先重后轻，即把重要的棘手问题排在前边；先同后异，即把性质相同、互相有联系的问题排列在一起，不属同类的问题要插在中间；先宽后窄，即把保密性较强的议题放在后面，以便有关人员到会和有关人员退席；准备些后备议题，以便在会议时间充裕的情况下拿出来供会议讨论。

2、提名与会人员
与会人员有三类：会议主持人、会议出席人员、会议列席人员。应该列席的要防止遗漏，否则影响会议对某些问题的议决；不需要列席的要从严管理，列席人员过多会影响会议质量；遗漏应当与会的人或把不应与会的人召集来开会，都会造成工作被动。

3、发会议通知
会议通知一般采取书面形式，分标题和正文两部分。标题包括“单位名称、会议名称、会议通知等。大型会议，如各种代表大会的通知要编发文号。一般性的日常工作会议，可只写会议通知而不编发文号，会议单位应写在通知正文下面并注明年、月、日。正文应写明何单位、何时、何地、开何会议，会议的目的、期限、内容、日程，与会人员应做哪些准备，报到时间、地点等等。文字要简明、准确。
4、报名
接到与会人员报名后，会议工作部门应当为其做好必要的准备工作。如制发证件、排列坐次、准备文件、安排食宿和交通工具等。报名一般采用信函、电话、电报、电子邮件等形式。许多会议的与会人员不是指定某个人，因而与会人员经常发生变化，会议秘书人员接到更换信息后，应立即做好相应的修正工作，如换发证件、调配住宿等。

5、报到
指与会人员到达与会地点并告知会议秘书部门。报到时会议秘书人员应将事先准备好的文件袋（包括文件、证件、餐券和会议用品等）发给本人，同时注意登记到达的时间和随员人数情况。要随时掌握报到人数，发现该报到而未及时报到的应抓紧催促，保证其按时参加会议。尤其应注意有外埠代表参加会议的报到工作。
6、与会人员编组
在确定了与会人员名单之后要对与会人员进行分组。编组的基本方法有两种：一是按地区编组，二是按专业编组。编组的目的是为了进行小组活动或分组讨论等。大会中间常常需要穿插小会（或者说小会是整个会议的重要组成部分），大会的许多具体工作要靠小会去完成。许多具体议题总是需要分组进行讨论研究的。与会人员的编组名单，最后要经领导审定。

7、布置会场
应根据会议的不同内容采取不同的形式。一般大中型会议的会场布置应设主席台与代表席，在许多情况下，主席台与讲台是合二为一的。中小型会议的主席台应与代表席更近一些。另外要注意设置一些标记牌放在桌子上，以标明哪里是主席（包括会议主持人）的位置，哪里是代表席，哪里是列席人员席，哪里是记者席等等。还要注意根据会议需要悬挂旗帜、徽牌、横幅等等。

8、排列坐次
大中型会议须以此来保证开会的秩序。凡是固定坐次，应在出席证上注明坐号，或者在会议桌上摆置名签，并同时印制”坐次表”发给与会人员。与会人员第一次入场时，会议工作人员应做适当的引导。并非所有的会议都要排列坐次，多数会议可自由就坐，这要视具体情况而定。

9、制发证件
一般来说重要会议须制发会议证件，以便证明与会人员身份，保证会议安全及会场的秩序，统计到会人数。证件一般分为出席证、列席证、来宾证，另外还有工作证、记者证等等。制发证件要简明美观。

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