企业做好档案管理的方法

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　　导语：档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着时代的发展和社会的进步，现代档案管理工作已成为相对较为专业化、复杂化的系统工程，尤其在档案管理现代化的发展要求下，档案管理工作面临着新的挑战和机遇。

　　企业做好档案管理的方法

　 　1.人是做好档案管理工作的主体

　　档案管理人员的素质直接影响着档案管理工作,因此提高档案管理人员的素质是提高档案管理工作水平的重要前提，一名合格的档案管理人员应具备三方面基本素质：

　　1.1思想政治素质良好

　　思想政治素质指档案管理人员的政治理论水平、政治态度及严守党和国家机密的意识等。

　　1)档案工作的政治性决定了档案管理人员必须具有正确的政治方向和高度政治责任感，树立正确的政治观、价值观

　　档案管理人员要与时俱进,加强政治学习,正确理解党的路线、方针和政策,不断提高政治觉悟和党性修养。

　　2)具有坚定的政治态度和敏锐的政治洞察力

　　在涉及档案工作的路线、方针、政策等重大原则问题上同党中央保持高度一致,恪守档案工作纪律,贯彻执行《档案法》等档案法律法规文件。树立正确的法制观念,强化依法治档的意识,提高明辨是非的能力,遵纪守法,确保档案在政治上的安全。

　　3)忠实可靠,严守机密,具有强烈的保密意识

　　机密性是档案工作的另一个重要特点。档案人员肩负着保守机密的重任,必须在政治上是信得过的,守口如瓶,不该说的坚决不说,具有良好的保密素养。此外,还要有严格的保密习惯,不随便摆放有密级的文件材料,不擅自允许闲杂人等进入档案库房重地等。值得指出的是,在档案数字化管理的网络时代,档案人员的保密延伸到了档案信息的网络安全。总之,档案人员要做到不传密,不泄密,确保档案信息的安全。

　　1.2具有崇高的职业道德素质

　　要干好一个行业,从业人员必须具备该行业的职业道德,档案工作人员同样要遵循档案工作职业道德,概括起来大致有三个方面:

　　1)热爱档案工作和档案事业

　　档案工作是一项重要的基础性的工作,作为一名档案人员,应该认识档案工作的重要地位。只有热爱一项工作或者一份事业时,才有可能为之呕心沥血,为之废寝忘食,为之无私奉献。档案是国家的宝贵财富,热爱档案工作和档案事业,档案人员自然有一种荣耀感,以从事如此神圣的工作为荣,以守候如此伟大的事业为耀。这是档案人员首先具备的职业思想。

　　2)甘于奉献,以服务为己任

　　档案工作是一项服务性、辅助性的工作,它必须通过为其他工作的服务,才能体现自身价值,从而体现档案管理人员的价值。因此,档案管理人员更应该很好地为管理档案工作、为社会或个人服务。要做好服务工作,必须要树立起良好的服务意识,当所提供的服务为利用者带来了帮助之时,档案人员的价值也得到了体现。要做好服务工作,档案人员必须要具有热情的服务态度,尽心尽力,积极主动,用心、耐心、细心地为利用者提供热忱服务。

　　3)尊重档案、尊重历史,坚持实事求是的工作作风

　　档案是历史的真实记录,只有保持档案的原貌,才能真正体现档案价值。因此,据实立档,据实用档,是档案管理人员应当树立的职业思想和行为准则。在收集、整理、保管、利用的过程中,都应该坚持尊重档案原貌的原则,切莫随意地涂改、编纂、伪造档案。档案管理人员在保护档案外观完整无损的同时,更应该注重保护档案内容的真实。

　　原始性和真实性是档案的根本特征,档案管理人员务必要尊重事实,切忌凭借自身的主观臆断妄加评论或猜测,而是要本着对历史负责态度,实事求是地开展工作,养成严谨的工作风格。

　　1.3具有扎实的专业知识素质

　　1)全面掌握档案专业基础知识

　　档案管理人员必须掌握档案管理学、科技档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、档案缩微复制技术、计算机辅助档案管理等理论知识,另外,还应通过聆听专题讲座、参加研讨会等各种途径,获取档案学最新研究动态。档案管理人员也要开展档案研究,从而提高自身科研能力。

　　2)精通档案管理各环节的流程和方法

　　档案管理人员要熟悉档案业务工作的各个环节,从档案收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用等步骤都要了如指掌,并且能熟练的操作实践;而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法。

　　社会进步和科技发展,促使新生事物层出不穷,档案的`门类和种类也在不断地丰富。对于新出现的档案,档案管理人员要有一种大胆创新的精神,勇于探索科学合理的管理方法,提高自身处理新事物的技能和技巧。

　　3)把握各类档案工作政策和标准

　　熟悉党和国家有关档案工作的有关方针、政策和档案工作的法规性文件,对于档案工作的各项行业标准、性质、范围及职能都深刻的认识;熟悉上级档案行政管理部的各种业务规定,对于各类规定的调整或变化,要及时掌握,以免由于信息不灵通,而导致档案工作落后、脱节现象。

　　总之,档案管理人员要把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际,熟练完成自己的业务工作。

　　2.计算机是做好档案管理工作的客体

　　计算机技术的合理开发和应用为档案管理提供了便捷的技术手段。不但提高档案管理的工作效率、提高档案查全率、查准率，加快检索速度，而且使档案信息更好地为领导决策、经济建设和社会公众服务，现代化的档案管理与计算机已经紧密结合在一起。

　　2.1计算机档案管理可分为三个阶段：建档、保存和管理、利用和服务

　　其中建档阶段是基础，它包括文书处理工作在内的许多前期基础工作。当前，计算机作为一种高效能处理庞大复杂信息与数据的现代化的先进工具，已被广泛利用。

　　有效利用计算机的前提是必须给计算机输入准确的数据，否则会导致整个计算机档案管理工作陷入混乱之中。给计算机输入所需要的各项信息的原始数据，这一般称之为前期基础工作，它包括做好输入信息与数据的收集、整理、输录等一系列的基础工作。加强前期处理的基础工作，是实行档案计算机管理的前提条件，也是充分满足档案计算机管理的技术要求。

　　2.2档案的长期安全保管需要自动化的监控手段

　　要想利用好档案信息，首先就要保管好档案。档案制成材料的寿命与保管条件有很大的关系。为了减缓纸张的老化可以用计算机严格控制库房的温、湿度，也可以用其实现防火、防盗、防潮等。

　　2.3档案利用的时效性要求快速、方便的检索手段

　　随着社会的发展对档案利用工作的要求越来越高，不仅是各种学术研究希望能够快速、全面、准确地查阅资料，商品化经济活动中对档案的利用能否及时、准确和完整则关系到企业的兴衰，计算机的快速信息检索功能极大满足了这种需求。

　　2.4办公自动化、产品设计和生产过程的自动化直接生成了机读档案或电子档案，迫使档案管理也必须采用计算机。

　　总之，做好档案管理工作，人是决定因素，同时现代的档案管理工作对计算机技术的依赖是显而易见的。档案管理工作者不仅要有良好的思想政治素质，还必须具有良好的文化素养，掌握一定的计算机技术，除了要在工作实践中一边工作一边学习提高外，还必须要有计划、有目的地提高。从而紧跟时代的步伐，大大提高档案管理和使用的效率和价值，为经济发展和社会提供服务。

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。

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荆门市19645539762： 怎么样做好公司的档案管理 - ？
缑喻他达： 公司档案分业务档案,财会档案,人事档案等,这些都要分门别类的进行存放,然后做好目录用计算机进行管理,在设置这些管理上,档案的归类管理一定要细,细化到几档案室,几排柜,第几格,在档案档的格档上要标名明细,通过细化的管理,在找、存、管中能给你带来很大的便利!

荆门市19645539762： 如何搞好单位档案管理 - ？
缑喻他达： 传统档案管理以纸质管理为主,纸质文档保存、借阅、管理不方便,容易损坏泄密.信息化时代急需提供电子档案的管理,企业大量电子文档、照片、音频、视频等电子资料和数字资产,但是缺乏有效的管理方法.针对目前档案管理的现状与问题,易度档案管理,提出的是包括电子档案的规划、入库、查找、借阅、发布、监管的完整信息化方案.通过电子档案库集中统一管理档案,并且提供搜索、标签组、流程控制等多功能来简化档案的使用.同时,亦提供各种的统计报表功能,方便监控和管理

荆门市19645539762： 公司档案怎么管理? - ？
缑喻他达： 公司档案管理:公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动.档案管理规定第一章 总则 第一条 为加公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本规定. 第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的...

荆门市19645539762： 怎样完善企业档案管理科学化 - ？
缑喻他达： 1 提高档案管理人员素质档案管理人员的专业素质在很大程度上决定着企业档案管理水平.在科学管理的要求下,档案管理人员不仅应具备从档案的立卷、整理、编撰、鉴定,到档案着录、标引,档案的保管等基本操作技能,而且必须精通计...

荆门市19645539762： 怎样把公司档案管理做好. - ？
缑喻他达： 制订公司档案管理办法,明确档案管理的职责、归档、档案的分类、保密、利用、鉴定与销毁、统计、奖惩等要求.

荆门市19645539762： 如何做好档案管理工作 - ？
缑喻他达： 档案管理工作是单位管理工作的一部分,是提高单位工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作.科学规范的管理档案,是衡量一个单位管理水平的重要尺度.单位档案记载着这个单位发展史上的优秀成果,对研究本...

荆门市19645539762： 如何管理员工档案? - ？
缑喻他达： 二、人事档案怎么管理 1、首先应当明确员工档案中应当放置的内容:劳动合同、员工身份信息表、入职制度培训考试表、公司制度发布签收表、劳动合同续签通知书、体检报告、违规违纪处罚单、转正申请、辞职报告等; 2、其次需要明确员...

荆门市19645539762： 企业如何有效的管理好员工的信息档案? - ？
缑喻他达： 其实最有效的员工信息档案管理方法就是利用员工管理软件.对于员工管理软件的态度,有的企业认为人工就能完成的事情根本无需浪费金钱在软件上;有的企业是看着别的企业都用而自己经济实力又雄厚于是也就跟着用.必须强调的是,员工管理系统软件是企业值得拥有的人事软件,企业需要员工管理系统的理由有两个,分别是提高办公效率,节省成本和系统设计人性化,操作简单易上手.看着虽然简单的两点,却足以体现出员工管理软件的一个高效性了.

荆门市19645539762： 怎样管理档案? - ？
缑喻他达： 档案管理规定 第一章 总则 第一条 为加公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本规定.第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成...

荆门市19645539762： 怎么样把档案管理好? - ？
缑喻他达： 平时有哪些类型的文件要心里有数,然后拿几个档案夹,根据日常文件的类型进行分类,分类任何时候做都不迟,但尽量要早做,因为这样以后再有文件直接分门别类就OK了..