做好档案管理工作的方法

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　　导语：档案管理工作是企事业单位日常工作的重要组成部分，各级管理部门要合理认识到该项管理工作的重要性。要加强日常档案管理工作，有效解决工作中遇到的问题。

　　做好档案管理工作的方法

　　一、加强档案意识，充分认识做好档案管理工作的重要性

　　一直以来，由于各种原因，相关机构对档案和档案工作没有进行足够有效的宣传，社会公众对档案这门重要学科的认识相对匮乏，认识不到档案工作对社会发展的重要性。作为掌握大量公共信息资源的传统档案工作者，往往把自己定位为一个被动的服务者，认为自己最大的责任是管理好档案，不重视档案的编研工作和档案开发利用。

　　“重藏轻用，重保密轻开放，重质量轻服务”的现象普遍存在于当前档案工作中，造成室藏内容单一、门类不全，档案信息资源得不到有效开发利用。

　　实际上，做好档案管理工作是一个单位健康发展的需要，档案管理工作是单位管理工作的一部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。

　　单位档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。[1]因此，要想做好档案管理工作，我们必须加大宣传力度，强化人们的档案意识。

　　二、利用各种资源，推进档案建设的信息化，实现档案的现代化管理

　　随着时代和社会的发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难。因此档案信息化建设是实现档案管理现代化的客观要求，是提高档案服务水平的必由之路，是顺应时代发展的必然趋势。

　　1.档案部门应配备相应的档案现代化管理设备。

　　“工欲善其事，必先利其器”。档案现代化管理必须建立在计算机和现代通讯设备的支持上，否则就只能是一句空话。随着档案信息量的剧增，人们需要采用先进的计算机技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，尤其是使用多媒体技术，将传统的纸质载体的档案材料转化为全文、全图、全声的光盘储存，并实现全屏幕自动检索。所以，计算机及其配套设施必须跟上，以满足档案管理现代化的起码要求。

　　利用计算机检索档案，档案馆将从保管史料的基地，发展为名副其实的科学研究和各方面利用档案信息的中心，使档案信息的处理传递的时间大大缩短，节约利用者查阅档案的时间，有效提高查全率，提高服务质量。

　　另外，微缩技术与计算机的广泛应用，将给档案的保管带来极大的方便，档案的体积大为缩小，以计算机输出微缩胶卷(片)的形式提供档案材料，能确保档案原件不受损坏，使之“延年益寿”，留传给子孙后代。建立计算机检索终端，提供快速复印和复制服务，利用者从显示屏幕上可速查阅到所需的档案材料，获得所需的复制本，给利用档案创造极为方便的条件。

　　2.设计科学先进的档案管理软件，建立档案信息网络系统。

　　档案现代化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一套硬件加软件的系统。由于各机关单位日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘阵列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。

　　同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询与文档网络上传输达到资源共享的目的。

　　此外，还应将电子档案管理类别细分为操作管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理等，从而从机制上提高机关信息共享能力，使更多的人享用现代化高新技术的便利，准确、全面、快捷地获取所需档案信息，也让利用者有更多的机会接触、了解到档案，增强档案意识。

　　3.做好档案信息的有效开发。

　　档案部门应着眼于实际工作的需求，按照归档范围，做好档案的收集工作，及时整理、立卷、归档，积极丰富馆藏。档案的价值在于利用，在于为社会公众、社会组织各项工作服务，这是档案工作的永恒主题和根本目的，而档案的自身性质也决定了档案工作的服务性。

　　因此我们要改变重藏轻用的传统观念，加大档案信息开发的力度，除了制定多种检索工具，还要积极开展档案信息材料的二次、三次开发，编制各种编研材料，同时要注重编研材料的时效性，比如，及时修编大事记、院史、校史、专题汇编等，做好主动服务。

　　这样才能使档案价值得到最有效的开发利用，提高档案的利用率，增强人们对档案的依赖意识。还要开展档案现代化管理的宣传工作。开展宣传工作是优化档案网络建设软环境的重要手段。宣传的实质是一种信息的沟通，通过有效的信息交流和传递，达到网络建设者和组织管理者在观念上、步调上的一致，为工程建设营造良好的人文环境。

　　三、加强档案管理人才综合素质的培养

　　档案工作者既然是信息工作者，那么就要具备一定的信息能力，这才能适应信息资源管理工作的需要。档案工作人员要适应信息资源档案管理工作的需要，就必须提升信息收集和管理的能力，充分发挥主观能动性、创造性，努力提高知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革。[2]因此，提高档案工作者的综合素质有以下途径。

　　首先，对档案工作者进行职业道德教育，培养其职业奉献精神和高度的责任感，增加他们的档案法规意识;结合实际抓好档案人员的继续教育，提高其业务能力和操作技能;另外，档案工作者也不能忽视对其它学科知识的学习与借鉴，比如工作中对公共关系学、心理学的运用，主动深入到各项工作中去，了解情况，沟通思想，掌握利用者的'心理，改善更新服务方法与手段，全方位拓展档案部门的社会功能，树立档案部门与工作人员的良好形象，从而促进档案意识建设，推动档案工作的全面发展，使档案工作更好地为社会主义各项事业服务。

　　其次，档案工作者既要熟悉文件档案管理系统流程和基本要求，又要掌握一定的计算机基础和基本技能，努力做到二者的有机结合，熟练地运用信息技术，处理和解决信息资源管理中的问题。

　　再次，现代社会是一个纷繁复杂的社会，处于不断的发展变化中，档案的信息资源管理巩固要求档案工作者具有敏锐的观察能力和迅速的反应能力，观察是获得信息，收集、征集、挖掘有价值档案的第一步。

　　档案工作者要善于观察分析，既做到寻找能够留住历史的有价值的档案，又做到寻找档案中能够激活历史并为显示服务的有价值的信息，分析和综合是发掘信息、开发高层次档案信息的重要方法。

　　档案工作者通过细致周密的观察，缜密的分析、判断、综合，就能够从纷繁复杂的表象中发掘有价值的信息，做好档案的收集、整理、鉴定的工作;就能透过现象看本质，从档案信息资源中发掘出阐明问题、建议合理、带有参考和指导意义的信息。

　　最后，档案工作者必须具备一定的调查研究能力和组织协调能力，掌握实际工作的基本方法。要真实、全面地留住历史，就必须深入实际调查研究，全面了解社会历史的真实面貌。

　　要为社会提供服务，就要在客观、全面、科学的原则指导下，不断提高调查研究能力，这样才能了解和掌握社会需求，进而满足社会和人们不断增长的信息要求。在实际工作中，档案工作者往往是面对一个地区或一个系统开展工作，需要组织建立工作网络，需要进行档案信息资源建设的管理，需要培养、指导档案员的工作。

　　要做好这些工作，档案工作者就要学习掌握组织和协调的有关原理，具备一定的组织能力和协调能力，通过自己的努力，在工作网络中建立起互相理解、相互支持、相互协作、相互配合的关系，形成工作合力，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行教育培训。

　　档案是人类社会的记忆工具和知识结晶，是国家信息资源的重要组成部分，在经济社会资源结构中占有重要地位，具备保存人类文化遗产、维护历史真实面貌、资政襄政、宣传教育等社会功能。档案管理工作者要用科学的发展观严格要求自己，不断提高档案管理的能力，才能做好档案工作，促进文化的交流与发展，为社会经济发展社会稳定作出贡献。

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

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