如何用信息系统促进企业管理的变革

管理信息系统如何更好的在现代企业中发挥的作用可采取哪些措施~

管理信息系统在这种大趋势下，越来越受到人们的关注。它是企业现代化的重要标志，是企业发展的一条必由之路，在管理现代化中起着举足轻重的作用。管理信息系统的功能管理信息系统具有多种功能，各种功能之间又有多种信息联系，构成了一个有机结合的整体。其功能主要是：数据处理，即数据的收集、输入、传输、存储、加工处理和输出；预测功能，即运用数学、统计或模拟等方法，根据过去的数据预测未来的情况；计划功能，即合理安排各职能部门的工作，并按照不同的管理层提供相应的计划报告；控制功能，即对计划的执行情况进行监测、检查，比较执行情况与计划的差异，并分析其中原因，辅助管理人员及时用各种方法加以控制；辅助决策功能，即运用数学模型，及时推导出有关问题的最优解，辅助各级管理人员进行决策。信息技术是组织改革的有效技术基础，信息系统的开发应用是组织规范管理、提高效率的契机。管理信息系统在企业管理中的重要作用管理信息系统能为企业的管理提供科学的计划决策。计划是管理的首要职能，是从现在通向未来的桥梁。管理信息系统可以从多方面快速地为计划提供科学、准确的数据，并实现计划编制自动化，提高管理效率。管理信息系统拥有强大的统计分析功能，可以反映企业管理经营活动的成效、彼此的内在联系、发展趋势和存在的问题。管理信息系统的使用，不但能使企业各部门之间的沟通、员工与员工之间的沟通更加容易，而且能使客户的产品需求信息、竞争对手的信息和其他市场信息的搜集工作变得更轻松。管理信息系统能够优化企业管理的组织职能。管理信息系统本身是一种先进管理思想的载体，它要求企业必须进行相应的组织机构调整或业务流程重组，将帮助企业进行业务再造和管理重塑。目前，纵横交错的计算机网络改变了信息传递的方式，与信息传递方式紧密相连的管理组织结构也就从尖顶的金字塔形变成扁平的矩阵形。高层决策者与基层作业者直接联系的方式增多，基层作业者根据实际情况及时参与决策的机会增多。管理信息系统可以促进领导职能的发挥。管理信息系统正在成为企业管理的重要战略手段和企业文化的一部分。通过计算机网络和一些系统软件，企业可以高效、便捷地管理跨地域的分公司。公司总经理坐在计算机前就可以快速对外地分公司下达指令、及时了解分公司当天的运营情况。公司能更加容易地控制分公司的业务活动，分公司的不透明性因素会逐渐减少、决策失误也会逐渐减少。通过管理信息系统的使用，企业可以加强信息沟通，掌握内外动态，及时处理、解决问题，最大限度地发挥领导职能。管理信息系统可以支持企业管理控制职能的实现。控制职能是指按照既定的目标、计划和标准，对组织活动各方面的实际情况进行检查和考察，发现差距，分析原因，采取措施，予以纠正，使工作能按原计划进行。控制职能与计划职能密不可分。计划是控制的前提，是控制的开始；控制是实现计划的手段，控制活动可以为计划的实现提供保证。信息的充分、准确和及时传递对实现控制职能起着举足轻重的作用，企业管理中的一些较为重要的控制活动都必须在管理信息系统的协助下才能得以完成。管理信息系统在烟草企业中的开发和应用

1．如何深刻地认识管理信息系统不仅是一个技术系统，而且同时又是一个社会系统。自20世纪50年代将计算机引人数据处理以来，历经管理信息系统发展的各个阶段，一方面是信息技术应用的迅猛发展，另一方面，许多管理信息系统在耗费了大量的人力、物力、财力之后夭折了，或者根本没有实现原定系统开发目标，而把计算机用作了打字机。这是长期以来困惑着人们的一大问题。现在人们日益深刻地认识到，把信息技术应用与应用环境分离是办不到的。管理信息系统不仅是技术系统，而且是社会系统。“推进管理信息系统的变革犹如推进社会变革”。MIS技术的复杂性、需用资源的密集性和用户需求的多样性仅是问题的一个方面，而更重要的则涉及管理思想、管理制度、管理方法、权力结构和人们习惯的变化。这是在开发和实现MIS过程中必须十分明确的一个关键性的认识问题。
2．如何提高科学管理水平，为信息系统的实用创造有利的条件?只有输入数据十分可靠，才能获得有用的管理信息。如果原始数据十分混乱，计算机瞎算一通，当然算不出什么结果来。如果企业本身没有建立符合大生产客观要求的制度方法，那么怎么能教会计算机正确工作呢?我们不能把计算机加以神化，期望它把企业从混乱中拯救出来，轻而易举地实现现代化管理。相反地，倒是要扎扎实实地搞好管理工作的科学化，为信息系统的发展创造条件。
3．如何用信息技术来促进企业管理?信息技术的飞跃，正在促使企业管理发生深刻的变化。例如由于信息系统改变了企业的通讯状况，可能引起企业重组工作流程，重新分工，重新划分职权，重新进行企业的组织设计，甚至过去的服务地点、时间、办公桌相对位置等，也都可能作很大的调整。
4．如何提高企业文化培养新一代的工作人员，使之适应新技术应用和企业转型的挑战?“管理不能脱离人的价值，不是单纯的技术手段，而是一种植根于特定价值观念系统、习惯与信念之中的文化现象”。人是最积极的因素，人的素质和文化水平对信息活动的效率起着决定性的作用。为此，提高企业文化，作好人员选择和培训具有重要的战略意义。
5．政府部门如何促进信息系统的应用和发展?信息系统的发展向政府的管理部门提出了更高的要求。企业的发展不仅需要良好的市场环境，同时也要求有协调的社会总体环境。信息技术成果的商品化不仅与企业本身工作有关，在相当程度上，还受到整个社会信息交流环境的影响。政府部门应积极推动网络建设，发展国家信息基础设施，创造开放的信息环境，促进信息交流，加强信息标准化工作，鼓励企业间、行业间的竞争和协作。
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管理信息系统是一门综合了管理科学，信息科学，系统科学，计算机科学等学科知识的交叉学科。目前，管理信息系统已经步入中国工业企业的经营生产活动中。信息系统与企业管理的结合给当前企业管理思想带来的新的变化，它对企业生产流程中的各个环节都带来效益上的极大提高，特别是对企业竞争优势产生了积极而明显的变化，进而更深层次地影响到了企业的战略实施，当然，我们也要看到信息系统的应用存在的问题，我们必须采取一些有效的应对措施。 1 管理信息系统概述
1.1 管理信息系统定义
信息系统，是与信息加工，信息传递，信息存贮以及信息利用等有关的系统。所谓MIS（管理信息系统），是一个由人、计算机及其他外围设备等组成的能进行信息的收集、传递、存贮、加工、维护和使用的系统。
1.2 企业管理信息系统的特点
（1）管理信息系统是继管理学的思想方法、管理与决策的行为理论之后的一个重要发展，它是一个为管理决策服务的信息系统，它必须能够根据管理的需要，及时提供所需要的信息，帮助决策者作出决策。
（2）综合性从广义上说，管理信息系统是一个对组织进行全面管理的综合系统。一个组织在建设管理信息系务。
2 管理信息系统对企业的作用
1.3 企业管理信息系统的战略作用
（1）参与市场竞争的工具；
（2）对企业经营运作机制和结构的影响；
（3）促进内部革新的催化剂。MIS的建设是一种在需求、开发和应用中循环往复、不断发展的动态过程。其效益将在不断建设、不断应用的过程中逐步产生和增强，最终会给企业带来极大的经济效益。
2.1 管理信息系统对企业发展的作用
管理信息系统对企业有着间接的和直接的作用，从间接方面讲，它提高了企
业的无形资产和形象的知识含量，从直接方面来讲，它通过对企业管理人观念、常规管理活动的作用，提高了企业的竞争力和利润水平。管理信息系统通过两个贡献来作用管理人的观念：一是对管理人个人的贡献，二是对企业的贡献。对管理人个人的贡献是指提高管理人的办公效率，可从实用和心理两个方面来考虑，“实用”考虑是指供管理人使用的办公软件必须简单、易用和好用，“心理”考虑是指管理信息系统必须满足管理人的权威感、名誉感和优越感。
2.2 管理信息系统对企业竞争优势的影响分析
企业信息化是企业不断运用信息技术以获取持续竞争优势和改善竞争地位的过程。从短期看，信息化建设能否成为企业获取竞争优势的手段，既取决于信息技术应用是否是以改善企业竞争地位为导向及其应用的持续性，还受制于信息技术创新、竞争对手的行动等因素。从中长期看，信息化建设能否转化为企业培育核心竞争力和获取持续竞争优势的有效手段，则取决于企业对信息技术应用的战略管理能力，以及信息技术基础架构、信息技术应用与扩散过程和产业竞争基础变化的一致性。企业信息系统对核心竞争力的影响通过三个层面表现出来：一是信息系统应用对企业的一项或多项关键业务活动所形成的竞争优势的影响；二是信息系统应用对企业竞争战略的影响，三是信息系统基础架构对企业核心竞争力的影响。
2.2.1信息系统应用的竞争战略
（1）成本领先
与成本领先的竞争战略相对应，信息系统应用必须致力于以更低的成本、更快的响应速度，为客户提供产品与服务。典型的成功企业是零售业中的沃尔玛。
（2）差别化
在管理信息系统中简单的只拥有结构和组成是远远不够的，需要成功的管理一个企业必须在其中投入一些技术。单纯的管理信息已不能适应市场竞争的需要，企业必须将管理信息、技术信息和市场信息融合起来，扩大管理的范围和深度，建立起对变化反应敏捷、灵活的管理信息系统。
信息系统的基础架构对企业核心竞争力的提升作用主要表现为三种效应：
（3）效用增进效应
IT基础架构可以大规模地降低信息通讯和处理的成本，并基于此形成特定的规模经济效应。当然，这里的效用增进并不涉及IT对业务流程的改造而产生的更为经济和更高效率的运营成果。
（4）依赖效应
如果IT基础架构成为企业制定竞争战略和业务规划的基础性、支撑性平台，这就意味着，那些缺乏这一IT基础架构的企业，将无法实施某些竞争战略和业务规划。此时，就可以说，企业竞争能力对IT基础架构产生了依赖效应。
（5）使能效应
所谓使能效应，即IT基础架构的建立与实施，可以为企业带来全新的业务运营模式和商业机会。比如，互联网应用的普及化就带来了电子商务。 3 信息系统的风险与对策分析
3.1 企业信息化过程中风险问题的提出
从前面的分析中，我们能够清楚地看到企业在信息化过程中的种种好处，特
别是信息系统给企业战略的制定和在竞争中的优势，固然信息系统的建设确实给企业带了深远的影响，然而随着越来越多的企业开始信息化，我们也就发现了其在信息化过程中的种种问题。由于企业信息化建设的项目越来越大，越来越复杂，因此建设过程中的风险越来越大，主要表现在：
（1）动机风险
所谓动机风险，即企业引入信息化的动机，也是企业进行信息的目的，是企业进行信息化建设的风向标，正确的动机不一定能带来正确的结果，但是错误的动机肯定不能带来正确的结果。目前很多企业实施“信息化”的目的并不是为了用信息化提升管理、促进战略目标的实现，而是：a.为了所谓的“领导工程／面子工程”，迫于行政或舆论压力；b.为了炒作，以期在资本市场获利；c.为了向老总或者高层提供“信息简报”。
（2）管理变革风险
信息化文首先是一个管理问题，其次才是技术问题。信息技术和管理技术的不断发展推动了整个企业信息化的变革，从而使企业的经营管理理念发生了本质的变化。信息化建设要从我们的管理变革开始，而管理变革必然伤及企业的核心，其风险性是必然的。
（3）组织风险
企业信息化建设过程是一个非常复杂的过程，主要表现在以下三方面： 涉及范围广、 知识综合性强、涉及的部门广，是一个全员参与的项目。 企业信息化化建设项目除了涵盖企业的各个职能部门外，成功的信息化项目还表现在全员的参与，其项目组织的难度之大，细节之多是一般项目很难比拟的，因此企业信息化项目的组织风险是显然的。
（4）技术风险
信息的安全性、唯一性、集成性和共享性是所有关键技术中的难点，它涉及设计数据、生产控制数据、营销数据、财务数据及管理数据等等，如何去整合这些数据是企业在信息化建设中需要投入巨大精力去关心的。
（5）服务商选择的风险
企业建设信息化的技术方案确定后，即将面临的风险就是服务提供商的选择，企业在选择信息化服务商时一定要慎之又慎，如果服务商选择不当，给整个信息化的建设带来的打击将是毁灭性的。
（6）合同风险
企业在选定信息化服务提供商后，在签订相关合同时企业往往只注意到价格等因素，而忽视了其它的如服务等细节问题，如果不注意很有可能在今后的实施过程中带来不必要的纠纷，将会直接影响整合信息化建设的实施效果。
3.2 应对企业信息化中风险对策
（1）用变革管理和风险管理的思想来指导整个信息化的建设；
（2）用发展的眼光来看待信息化所带来的巨大变革；
（3）按照项目管理的思路来进行整个信息化项目的管理；
（4）引入独立的第三方的监理机制；
（5）创建电子商务模式财务及企业管理信息系统发展的良好环境
（6）改进和完善电子商务模式财务及企业管理软件
（7）制定企业建立电子商务模式财务及企业管理信息系统的解决方案
项目实施完成后用制度的方式固定下来，强制实行。要规避风险，企业就应
在信息系统构建之时，应将企业方方面面的问题考虑上来，系统而又细致地进行分析，用发展的眼光看待信息系统的构建，这才是信息系统成功的关键所在。
结 论
综上所诉，本文从管理信息系统概述、管理信息系统对企业的作用、信息系统的风险与对策分析等几个方面影响，介绍了管理信息系统对企业作用。企业了解管理信息系统的作用并在日常业务中进行使用，有利于企业提高工作效率、降低管理成本、提高服务水平和企业的竞争能力。当然，管理信息系统也存在一些风险，但企业只要用发展的观点看待信息系统的构建，并用相应的对策解决，相信管理信息系统能够更好的发挥它的作用。

在科学技术飞速发展和充满竞争的市场环境下,信息已成为企业的主要资源之一,是组织运行的基础,也是企业利用现代化管理的理念和方法进行高效管理的基础。现代企业在面对不断变化的外部环境,面对不断出现的关乎企业生存的挑战时,几乎所有的企业都选择了管理信息系统作为提高自己的竞争能力、保持竞争优势的基础性支撑

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