企业档案管理办法
、档案管理内容:公司将规划、方案、各级文件、内部规章制度、董事会、股东会及重要会议材料、人事资料、信用材料、合同、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、设备资料、各级报告、荣誉证书、土地、房产资料等具有可查性或参考价值的文件资料归档管理。各部门内部形成的文件、规定、资料等应主动整理好提交公司档案室存档,以便备查,整理事记等。
、档案登记:档案室建立档案登记簿,将所有档案详细分类登记,分类管理。存档者须在登记簿上签名,方可将资料入档,否则档案管理员不予接受。
、档案的查阅:
()任何人查阅档案,如需在档案室内短时间查阅可不打借条;如需在档案室之外查阅使用,必须打借条方可借给。每次最长时间不得超过五天。
()公司各部门经理及相当于此级别以上管理人员查阅档案可通过档案管理员直接办理查阅手续。其他人员需查阅档案时,必须有本部门经理以上管理人员书面证明,方可到档案管理员处办理查阅手续。如遇特殊情况,必须由综合管理部经理批准证明方可查阅。
、档案的保护:
()查阅者必须爱护档案,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密。
()严禁擅自翻印、抄录、拷贝、转借,更不得遗失。如确实需要抄录和复制,必须由总经理签字的批准申请方可抄录或复制。
()微机室及有电脑的部门严禁为无总经理签名(复印签名视为无签名)的档案资料(特别是技术、设备、标准资料)打印、拷贝或复印。否则,对责任人每次罚款元。
()任何档案严禁带出公司大门。如确因外出加工配件等须携带有关技术资料或图纸,必须由分管经理签字批准,保卫方可放行。否则,如被保卫查出未经分管经理批准蓄意带出者,须查明原因报综合管理部,并每次对当事人罚款元-XX元。如保卫未查出,被带出公司以外而造成损失的,除对当事人罚款外,由当事人承担一切损失,同时对责任保卫失职罚款元。未造成损失的,除对当事人罚款外,对责任保卫失职罚款元。
、公司购买设备时的随机技术资料、说明书、装箱单等,员工外出学习时发放的学习资料,聘请师傅提供的技术资料、设备资料等,申请购买的技术资料等,必须在到达公司小时到档案管理员处办理登记存档手续,否则每拖延小时对责任人罚款元。
、需长期借出专人使用的,必须由专用人员写出书面借条,报总经理签名批准后借出,并由档案员办理登记手续。专用人员必须妥善保存,严禁外传、泄露秘密。否则,视情节轻重罚款-元,并承担公司一切损失。
、人力资源科将公司人事资料、员工罚款资料建立微机档案,进行微机管理,并确保查询打印的资料完整准确无误。
、档案管理员每-月份对公司上度在微机内存贮的规划、规章制度、人事资料、合同、协议、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、报告等具有可查考价值的文件资料分类整理拷贝,标明名目后,存档备查。
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案内容包括:档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。
这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为 8个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
一、积累档案,做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理;按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位,通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理,确保真实准确、齐全完整、系统规范;并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理,实行部门整理(立卷),并建立全宗卷。文件材料应按时归档,重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务(非会计专业)、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档,第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理,按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系,科学组卷,通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况,发现档案破损或字迹变化,及时修补复制,确保档案的安全完整,定期开展档案数据管理和馆库设施巡查,确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转;档案库房应保持干净、整洁,并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染(“八防”)等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备,并对运转情况进行定期检查、记录,及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密,确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲,可以说,管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响:思想上,企业的管理者应高度重视档案管理,认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容,规范的档案管理能提高企业的经济效益;行动上,应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持,为档案管理人员的工作创造有利的条件;
同时,企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程,制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程,并成立相应的档案管理工作小组,合理分配职责,从而规范其档案安全管理工作。
档案寄到家里了怎么办 简介未就业大学生的档案三种管理办法_百度...
1、档案寄到家里可以到自己所在地级市的人社局下属人才交流中心办理托管。2、国家对于毕业后尚未就业的大学生的档案,一般采取三种管理办法:一是把档案转至生源地,由所在地级市的人社局下属人才交流中心接收,并由个人去办理托管手续。二是把档案留在学校,待落实工作单位后,将户籍和档案迁至工作单位...
企业档案管理办法内容
档案鉴定需组织鉴定小组,划分保管期限,准确鉴定档案信息,定期进行鉴定工作。档案统计需建立统计工作,包括管理基本情况、数量统计及提供利用效果统计。企业档案管理现代化需应用现代管理方法,有条件的企业应逐步采用电子计算机、缩微技术等。企业档案经费按照相关规定执行,企业需向档案馆移交或复制档案。企业破...
儿童福利机构业务档案管理办法
《儿童福利机构业务档案管理办法》于2019年2月1日施行,共分为七章五十一条。该办法主要针对儿童福利机构业务档案的建立、管理和保密等方面进行了规定。首先,办法明确了儿童福利机构业务档案的范围,包括各类托儿所、幼儿园、儿童福利院、少年之家、庇护所等机构的档案管理。同时,也规定了档案的保管期限。...
公司档案管理办法
档案管理制度 1、各种档案按组卷要求,由立卷人整理,按有关规定装订并移送档案室统一保管。2、各种档案的文字书写,必须用蓝黑或黑墨水书写,禁用其它笔书写。3、档案一般不外借,确因工作需要借阅档案时,均应在档案室按有关要求借阅。4、档案要做到安全保管,定期检查,积极创造档案保管条件,做到防盗...
乡镇法律服务所业务档案管理办法
可以永久保管。对业务档案应当定期进行清理,凡超过保管期限或者失去查考利用价值的档案,由乡镇法律服务所提出鉴定意见,并登记造册,报经县(市、区)司法局批准后予以销毁。档案管理人员不得私自销毁档案。第十三条 城市街道法律服务所的业务档案管理,参照本办法执行。
毕业后档案处理办法详细流程
3.“跳槽”人员将档案遗留在原单位长期未办理转档手续的,要与原单位协商,解决跳槽后的遗留问题,以便及时将档案转交; 4.对于那些不知档案在何方的,则可以向学校、原户籍所在地的人事部门及第一份工作的用人单位咨询。 毕业后档案处理办法及详细流程 1、 毕业生“学籍档案”与“人事档案”的区别及联系? 毕业生的...
中华人民共和国档案法实施办法
第七条 国务院各部门或者省、自治区、直辖市人民政府各部门的档案机构,除履行本办法第六条所列职责外,经国家档案局或者省、自治区、直辖市的档案行政管理部门审定,可以制定本系统专业档案工作的业务标准和技术规范。第八条 中央和地方各级各类档案馆,是集中保存、管理档案的文件事业机构,由中央和地方...
中华人民共和国档案法实施办法(2017修订)
第四条 国务院各部门经国家档案局同意,省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意,可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。第五条 县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导,把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划,建立、健全档案机构,确定必要的人员编制,...
会计档案管理办法
会计档案管理办法有:建立完善的档案管理制度、建立档案保管制度、建立档案借阅制度、建立档案销毁制度、建立档案备份制度。1、建立完善的档案管理制度 建立完善的档案管理制度是会计档案管理的基础。企业应该根据自身的实际情况,制定符合自己的档案管理制度。制度应包括档案的建立、归档、保管、借阅、销毁等方面...
企业档案管理方法
(1)档案秩序管理,存放位置与排列顺序;(2)库房温湿度调节与卫生保洁;(3)档案出入库房控制;(4)档案理化状态监测;(5)库房保卫。温度应在14-24℃之间;相对湿度应在45%-65%之间。控制和调节库房温、湿度的方法很多,大致可归结为两种类型:第一类是对库房进行严格封闭,隔绝库房内外温、湿度...
机玲四维: 公司档案管理制度 一、 文书档案归档制度1. 各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交行政部统一管理.2. 各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷.3. 归档的文件材料应齐全、...
卓资县15525902445: 公司档案管理制度?
机玲四维: 为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,维护文件档案的完整和安全,特制定本制度. 一、公司设立文件档案管理专员,切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作,保证文件档案资料的齐全完整...
卓资县15525902445: 求一份企业关于"档案管理方案" - ?
机玲四维: 客户档案管理是企业营销管理的重要内容,是营销管理的重要基础.而不能把它仅仅理解为是客户资料的收集、整理和存档.建立完善的客户档案管理系统和客户管理规程,对于提高营销效率,扩大时常占有率,与交易伙伴建立长期稳定的业务...
卓资县15525902445: 档案管理制度范本 - ?
机玲四维: 档案管理制度 制度名称 档案管理制度 受控状态 编号 执行部门监督部门考证部门 第一章总则 第1条目的 为加强企业档案管理,提高档案利用效率,特制定本制定. 第2条管理部门 行政管理部是企业文书档案的管理部门,其主要职责如下. (1)制定或 档案管理\范本 档案管理制度 制度名称 档案管理制度 受控状态 编号 执行部门监督部门考证部门 第一章总则 第1条目的 为加强企业档案管理,提高档案利用效率,特制定本制定. 第2条管理部门 行政管理部是企业文书档案的管理部门,其主要职责如下. (1)制定或
卓资县15525902445: 档案管理制度能发给我一份吗?非常感谢! - ?
机玲四维: 公司档案管理制度 一、 为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度.二、 归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合...
卓资县15525902445: 公司人员档案存放管理方法?
机玲四维: 转载以下资料供参考 公司档案管理制度 第一条 管理部门 1、公司客户服务中心为档案管理部门,设置档案专管岗位,由一人全权负责. 2、文书结案后,原稿由档案专管人员归档,经办部门视实际需要留存影本.如为特殊案件因业务处理需要...
卓资县15525902445: 公司档案管理制度,档案管理表格谁有 - ?
机玲四维: 档案管理制度 一、 总则 集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素.为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度. 1、凡集团总部各部门、各分...
卓资县15525902445: 企业的人事档案的管理制度怎么制定? - ?
机玲四维: 人事档案管理办法 第一章 总 则第一条 为了规范公司劳动人事档案管理工作,特制定本办法.第二章 管理体制第二条 对具有人事调配权的公司,人事档案在公司人事部保存.第三条 对无人...
卓资县15525902445: 某企业会计档案管理办法?
机玲四维: 会计档案管理规定 1 总则 1.1 为加强公司会计档案管理,更好地发挥会计档案的史实、证据作用,为公司经济工作服务根据财政部有关规定,特制订本制度. 1.2 会计档案是指会计凭证,会计帐册,会计报表等会计核算专业资料,具体归档内容...