为什么要提高时间的使用效率？

为什么对工作时间限制有利于提高企业的工作效率和管理效率?~

工作时间的限制，是对不同行业来说的，有的行业是不需要工作时间限制的，如果这样的工作给限定了时间是会影响工作的质量和作品的质量的，比如说是广告设计。但是对与大部分的制造型的企业来说是需要工作限制的，为什么，制造型企业，需要的是大量的奋战在第一线的工作者，这些工作者的素质不是特别的高，用行话说，这些人的个人目标是为了达到生活的满足和安全的需求，所以，为企业生产产品那对与自己来说是质量的好坏对自己的吃饭没什么影响就不用在乎质量要多好了，所以就形成了懒散和磨洋工的工作习惯，而这样的工作习惯是极容易在企业、工厂里形成的，所以管理者就为了对这样的现象做一个管理，就形成了时间限制的工作，这样做，目的是为了对员工进行绩效考核，从而定论是是奖是罚，这就是其中的原因
个人谬见 权当参考

01
制约成长的并不是时间
而是我们的状态
你有没有发现，很多时候，制约我们成长和生产力的，并不是时间，而是我们的状态。
想一想，你因为累、倦、不想干，错过了多少有效的时间？
据美国一项针对 2000 名员工的调查显示：一个员工，一个工作日里，能够集中精力高效工作的时间，平均只有 2 小时 53 分钟，不到 3 小时。
其他的时间呢？大多都消耗在各种无意义的边边角角，以及状态低落、分心、走神的区间。
这说明什么呢？无论我们如何去规划时间、压榨时间，如果我们无法改善自己的状态，即使能够省下大量时间，也未必能够有效利用。
不妨看看下面这张示意图：

横轴代表我们能够利用的时间，纵轴代表在每一个时间段内，我们的工作状态。这条时间 — 状态曲线跟坐标轴围成的面积，就是我们最终的工作产出。
对于大多数人来说，每天的日程，基本是差不多的；每天能够节省出来的时间，也不会相差太多。
相比之下，状态的提升和维持，带来的效益更大，所以，我一直说，做好时间管理，不仅仅是要管理时间，更重要的，是管理好精力。
这才是时间管理的本质。
02
要管理的不仅是时间
更重要的是精力
很多人在高强度的工作之后，喜欢瘫在床上，一动也不想动，认为自己在休息。
其实这是错的，除非是从事高强度的体力劳动（比如搬砖），否则，躺在床上，哪怕睡一觉，对消除疲劳也起不到太大作用。
因为，休息只能消除肌肉疲劳，无法消除大脑的疲劳。
导致大脑疲劳的因素，有非常多，比如压力、焦虑、紧张、不良情绪……但归根结底，它们都跟同一个因素挂钩：认知资源。
我们感觉到累，是因为我们的认知资源，被耗尽了，那么，什么是认知资源？
举个例子，2 + 2 等于多少？
我相信你不用思考，就能立刻算出答案。这时，我们使用的是自动加工。你甚至意识不到计算的过程，因为它早已印刻在我们的记忆里。
但如果我问你 783 + 482 呢？
你就必须计算了。3 + 2 = 5, 8 + 8 = 6 进 1, 7 + 4 + 1 = 12，再排列一下，得到 1265。
在这个过程中，你的前额叶皮层被激活，神经元变得兴奋，突触电位改变，神经递质产生并被接收，信息不断在神经元之间传递 —— 在那么几秒钟里，这些部位协同活动，完成了一次三位数的计算。
这些进行计算的能力，就是认知资源，这就是一次对认知资源的占用，在日常生活中，只要我们有意识，上述过程就在不间断地进行着。
甚至很多时候，当我们聚焦在某项工作时，大脑还在处理着别的信息。这时，这部分认知资源，就被占用了 —— 尽管我们可能没注意到。
我把前者称为显性认知，把后者称为隐性认知。
我们的显性认知，绝大多数时候都不会是 100%，而是 60%、80%，甚至很可能是 50%、30%。
为什么呢？很简单。在日常工作中，我们会不断切换手上的事情。做一会表格，查一会材料，刷一下知乎，走神一下，思考今晚吃什么……诸如此类。
每一次切换时，我们的大脑都会切换一次思考的内容，从上一个工作过渡到下一个工作。在这个过程中，大脑并不会清除掉所有内容，而是将一部分放在后台，继续进行思考。
这种机制的本意是好的 —— 它可以使我们在复杂的环境里，提高大脑处理信息的能力，一次同时处理更多的信息。
但是，在这个信息爆炸的时代，它很容易带来一个后果：我们隐性认知的占比，会越来越大，直到挤压了显性认知。
就像用电脑时，退出一个程序，它所占用的内存并不会完全释放，而是继续保留着几个线程，留在后台。
所以，电脑开久了会感到卡，就是因为内存被后台程序耗尽了。
大脑也是一样的，想一想，当你感到特别疲劳时，是不是有一种感觉：你觉得大脑里装满了东西，导致思维转得很慢，却又说不出是什么东西。
这就是因为，认知资源被隐性认知占用殆尽，不足于进行显性认知了。

03
坚持记录和写作
释放大脑内存
那么，怎样才能释放这些被占用的认知资源呢？
有一个非常简单的办法：把脑子里想的东西，写下来。
我们的大脑，之所以会把信息保留在后台，是因为：大脑认为这些信息是重要的。
它会想：我一定要记住它们，免得它们被遗忘了，尤其是对于什么呢？未解决的问题。
因为，未解决的问题，意味着不确定性，也意味着不稳定的状态。而我们大脑，本质上是不喜欢不确定的，它会倾向于把这个问题弄清楚。
你一定有过这种感觉：当大量问题悬而未决时，哪怕你强迫自己专心下来，也做不到。你会不由自主地想起这些问题，渴望着立刻解决它们，或是得到一个确定的结果。
这种状态，表现在外部，就形成了压，这就叫做契可尼效应，而将这些信息记下来，就相当于给大脑释放一个信号：这些信息已经被记住了，它们不可能被遗忘，你就放心吧。
这是引导大脑清空隐性认知，释放认知资源最好的方法。
心理学家 Pennebaker 和 Beall 做过一个实验。研究人员找到一群压力过大、正在接受心理咨询的学生，把他们分成三组。
第一组：让他们每天花 15 — 20 分钟，写下最令你感到焦虑、给你压力最大的事情，持续 4 天，要求它们一五一十地把细节写出来；
第二组：同样的写作要求，但是题目换成了别的。比如描述一场聚会、写一个小故事，等等。
第三组：接受正常的心理辅导，不作任何改变。
在随后 4 个月的跟踪调查中，第一组普遍反映，他们感到压力变小了，状态有所好转。
对三组的体检也显示，第一组的身体指标（血压、肝肺功能等）恢复水平，普遍优于其他两组。
Pennebaker 和 Beall 解释道：把压力源写下来，会给大脑一种这些信息已经记住了的感觉。这时，替代效应就起作用了。大脑就会自动清空这部分资源，腾出空间，去思考别的问题。
这一点，我自己其实深有感触，了解我的朋友会知道，我是一个笔记爱好者。
念书的时候，由于喜欢读书，又喜欢思考，经常会感到脑子里有大量的想法。它们彼此交叉、互相联系，把整个人弄得很疲惫。
于是我怎么做呢？用纸和笔写下来，这就是一开始写作的原因。并不是为了影响他人，也不是为了输出价值，纯粹只是为了理清大脑的想法，将思维重新清零，（当然，后来一下子坚持了二十年，并渐渐把写作当成了事业，就是另一个话题了）。
如果你了解过手帐爱好者这个群体，就会知道：喜欢手帐的人，最经常说的一个词是什么？
幸福感，这种幸福感来源自哪里呢？很多方面，包括亲手制作出一本精美手帐的成就感。
但最关键的因素，是通过记录手帐，将思维复位、大脑清空的那种神清气爽的感觉。
你会发现，她们身上，似乎有用不尽的精力和活力，哪怕工作再忙、生活再累，也能见缝插针地得到恢复，保持对生活的热爱。
这就是坚持写作和记录所带来的效果。

04
四招教你减轻负担
快速恢复精力
那么，我们可以采用哪些方法，来释放认知资源呢？
1、压力记录
如同前文所说，把担忧的问题、造成压力的原因写下来，能非常有效地帮助你缓解压力。
例如：
我非常担心，今天的工作搞砸了，会不会影响整个项目？老板会不会怪罪我？
写作的时候，可以组合应用以前文章提到的多个技法 —— 比如，上面这个例子，就可以用5 Why向上推演：
工作真的搞砸了吗？搞砸的程度有多严重？是我自己大惊小怪、杞人忧天，还是真的造成了损害？
或者，审视自己的自动化思维：这份工作在项目里占多大比重？它的结果对项目有多大影响？我对结果的担忧合理吗？别人会不会根本就不在意？
诸如此类，把这些思考过程，全部写下来，写完之后，可以撕下来扔掉，也可以藏起来，作为记录。
你会发现，一页纸写下来，思路已经变得开阔了许多，大脑仿佛也更加清晰了。
2、灵感记录
另一种需要记录下来的东西，是脑子里盘旋的念头、想法和灵感。
我想，许多人应该都有过这种经历：阅读、休息、漫步时，突然灵光一闪，产生了某个碎片的、不成型的想法。
这个时候，会发生什么情况呢？要么，你毫不在意，那么它倏忽而过，立刻消失，不留下痕迹；要么，你觉得有点意思，想把它记住。
那么，它就会一直留在隐性认知里，占用着这部分资源。
最好的方法，是立刻把它记下来。既保留下了这个想法，又减轻了大脑的负担。
我是这样做的：平时在碎片时间里，我会让思维进入发散状态，无边无际地蔓延。
突然发现有趣的点，就立刻把它记下来，到晚上再整理、归档。日积月累，就成了我的选题库。
写作的时候，再随机在选题库里挑一个。加以思考、推演和完善，就是一篇文章。
3、自由记录
这种方式，有两种适用场景。
01、起床之后
在整晚的睡眠中，我们会由深度睡眠，慢慢过渡到快速眼动期。在后者的阶段中，我们的部分大脑细胞是活跃的，它们会产生大量信息（亦即做梦）。
所以，有时起来之后，会感到大脑还没有彻底清醒，思维转得很慢。这就是因为，这部分信息占用了太多的资源。
这时，可以铺开纸笔，把脑子里能想到的东西全部写出来，不用受到任何规则、字体、逻辑的约束。
只需写上几行，就能逐渐恢复思维，调适到工作状态。
02、在犯懒的时候
比如下班回到家和周末，经常会什么事都不想做。这时，随手拿起纸笔，把大脑里的想法写下来，记录今天工作的心情、描述通勤路上看到的事物……诸如此类。
也可以给自己一个既定的主题，比如：刷手机时随便看到的一个话题，把它写下来，以它为中心，进行发散思考，将脑子里的想法串起来。
不需要很长，也不需要逻辑通顺，只需如实记录下想法，写上几百字即可。
这样，就能快速让自己恢复精力，从而重拾起既定的计划。
4、日志记录
我们为什么会失眠？
很大的原因，是因为，在我们准备睡觉时，脑子里还有太多的想法，没有得到安定。
当显性认知空置时，它们就从后台切换到前台，充斥在意识中，让你久久无法入睡。
一个有效的方法，就是做睡前日记。
把这些想法写出来，把一整天的困惑、心得、经历，以及第二天的计划，全部写下来，将它们外部化。
你会发现，虽然很多问题仍然没有得到解决，但单单只是把它们写下来，放在一边，告诉自己明天再说，也会心安很多。

IBM在1992年亏损高达49．7亿美元，是美国公司历史上最大的财务损失。IT业界的“蓝色巨人”曾一度快速沉没，可在1999年4月22日，IBM报告其一季度的利润超出预计，上涨42％。是郭士纳拯救了IBM。

郭士纳用了4年多一点的时间，在IBM这家好像行将就木、每年亏损几十亿美元的公司创造了奇迹，在那4年时间里，郭士纳精简了臃肿的官僚体系，找到了各种办法来削减成本，使公司的开支符合预算，他比人们预想的要快得多地使公司扭亏为盈，用事实证明了他确实是美国业界里使公司起死回生的最伟大的行家之一。

这其中的主要原因是因为郭士纳是一个高效率利用时间、不爱浪费时间的人。不管是自己的还是别人的时间，他一直用最快的办事方法做事。如果有人想阻碍他办完一件事，那么他会想办法排除干扰，不被他们左右。在他看来，那些浪费时间的人就是葬送一家企业的人。

郭士纳说：“我们决策的时间还是很长，我们还是在各种大型委员会里空谈太多。我们仍旧过于偏重研究，并且在整个公司，我们没有统一认同的紧迫感。同历史上其他时期相比，今天的胜利属于快捷者。行动迅速也许要比洞察力强更高一筹。我不主张无的放矢的莽撞。我主张以‘今天就做好’的精神来推动各项计划活动的进行。我们需要给IBM注入大剂量的建设性急躁情绪。”

郭士纳上任之前的IBM会议，虽然气氛愉快，但效果不好。郭士纳主持的会议气氛一点也不融洽。他在见某人之前几乎总是要求有书面报告，要确认事实，并允许他省掉开场白，立即谈手头的问题。对习惯于躲避问题而现在却焦头烂额的IBM雇员来说，想到跟郭士纳见面都会发怵。

IBM前资深副总裁吉姆·卡纳维诺评论：“在过去，你在公司坐下开会，觉得好像决策已经做出。而在郭士纳这里却不一样。他要开会就希望做决策。如果他有足够的事实，他就会做决策。他来开会并不带着事先想好的主意。会议更短，规模也小多了。在过去，如果在下面三级的某人有情况要报告，那么他的上面两级领导就必须参加会议。郭士纳改变了这一切。开始时人们很难适应，大家都疑虑重重，但后来习惯了郭士纳的作风。”

郭士纳为了想立即谈正事，就取消了会议上用的投影仪胶片和图表。有一次，一个资深经理带着投影仪来开会。他走近投影仪时，吃惊的发现郭士纳也朝着投影仪走来。郭士纳“啪”地关掉机器，并严肃地说道：“你是这类业务的专家和经理，要是没有各种辅助手段就解释不清，那么你就不了解你的业务。”

郭士纳加入董事会之后，喜欢简短的报告，他要求给客户的报告不超过15页。他喜欢的话就是“别把活动与结果混淆”。在他那里，结果必须是真实的。郭士纳极大地改进了IBM的思维方式。

他打电话也从不恭维人，相反，他的电话总是简短明要，有时甚至很严厉。郭士纳说：“我的调查表明，IBM劣于电脑行业一般公司的地方，与我们公司的官僚机构和公司文化有关，我们的会议还太多，我们的停工还太频繁，评议会还太多，专职队伍也还太多，这些都增加了工作量但没有增加价值。最重要的是我们看重‘表面时间’而不看重实效。”

工作效率低的人一般只有时间的观念，而没有时间效率的观念。高效人士正好相反，他们不仅会考虑时间，还会特别关注时间的使用效率，时间效率低是浪费了时间，而效率高就等于是延长了时间。

在落后的观念中，人们看不到时间的价值，不知道时间的作用。如车间里工人成批闲聊；订一项合同，需盖半年橡皮图章。成功与成就往往来自提高时间的效率，时间就是潜在的资本。在我们的生活中，经常有这样的事情：仅仅是一天之差，就可以导致一个企业的巨大成功和另一个企业的倒闭破产。所以不懂得利用时间就不会成为一个做事高效的人，浪费时间就等于浪费自己的财富，只有形成一种提高时间使用效率的理念，才有可能实现高效执行。因此，要成为一个高效的人就一定要树立提高时间效率的观念。

要提高时间的效率，首先，要管理好自己的时间。其次，讲话、开会也要讲究成本，经常开会，讲话既多又长，并非优点。有效的会议，时间不多，又取得成效。文山会海无非是浪费了自己的时间，也浪费了别人的时间。这些时间，本来可以生产很多产品，这就是会议的成本。再次，要懂得把要做的事情有条理地分类，美国汽车公司实施的“总裁桌上的不同颜色公文夹”策略，也是一种有效使用时间，提高时间使用效率的好方法。还有就是，也可以为自己订下办每一件事情的期限，并且尽量去遵守它，这样也能大大地提升时间的效率。因为，只要加上一点点的压力，大多数的人就会把工作做得更好，而自我定下的期限就可以提供自己所需要的压力，使工作能够顺利完成。

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