机关文字写作水平如何提高
任何一项工作都有自身的规律,掌握事物的客观规律和科学的工作方法,对进一步提高工作的科学化水平非常重要,机关文字工作同样也不例外。我们只要掌握了文章写作的技巧,特别是机关公文写作的规律和方法,就如同找到了开启写作大门的金钥匙。
下面,我结合自己多年来从事文字工作的 经验 和体会,按照起草机关公文的顺序,从文章的立意构思、收集素材、谋篇布局、修改润色以及教育培训等几个环节,谈谈机关公文写作中需要注意把握的一些问题。
一、正确领会和体现领导意图,这是做好机关文字工作的重要前提
写文章,第一道工序,就是要领会领导的意图,因为机关文章多为“命题作文”,多是奉命之作,必须要体现领导意图,这一点不同于文学创作,文学创新是体现作者的意图。可以说,领会领导意图是写好机关文稿的重要前提,也是我们接到机关起草文稿的任务后,必须着手进行的第一道工序。通俗地说,就是要弄明白两个问题:我们为什么要写?写什么?
一要争取领导的耳提面命。接到任务之后,要争取和领导进行沟通。在沟通的过程中,要采用录音加记录的方法做好现场记录工作。同时,要争取现场互动,对领导提出的思路,不明之处要当场提出当场解决。
二要把握领导的思路,了解领导的关注点,体现领导的思维习惯。每个领导都有自己的思维习惯,写作意图要体现领导的风格,要和领导的思维方法、讲话习惯相吻合。同时,要了解领导的关注点,把握领导的思想动态。要注重收集领导平日的只言片语,比如下乡调研的讲话,开会时的插话、即兴发言等,融入到文章里面去进行充实、完善和提升。
三要提升悟性,善于听出领导的弦外之音。领导在下达写作任务时,他不一定会讲的非常全面,在有限的时间里他可能对这个问题没有进行深入思考,有些问题比较敏感,涉及到一些隐情,他不便直接了当地党隼础T诖饲榭鱿拢?颐蔷要强化悟性,提升理解力,善于听出领导的弦外之音。如果领导没空,不提思路怎么办?若出现这种情形,我们不妨可以从以下三个方面来解决这个问题:一是了解上级最近的关注点在哪里?比如,十八届三中全会召开之后,从党中央到地方各级,都在关注改革,改革就是当前和今后一个时期的主题。二是当前我们工作中的难点是什么,重点在哪里,我们的工作开展的怎么样,取得了哪些成效,还存在哪些不足?三是下阶段工作的着力点在哪里?你从这三个方面来考虑,即使领导不提思路,只要明确文章的主题,这个问题还是比较容易解决的。
二、科学合理地确定文章的主题,这是做好机关文字工作的基本要求
领会了领导的意图之后,进入文稿起草的第二道工序,即确定文章的主题。从某种意义来说,文章的主题就是文章的灵魂,也是文章所要表达、传递的中心思想。确定文章的主题,要视情而定,重点从以下六个方面来考虑:一是依领导意图而定。领导关注的是什么问题,需要解决什么问题,发表这篇文章,需要阐述什么观点,需要达到一个什么样的目的效果,务必先弄清楚领导的这些意图后,方可确定文章的主题。二是依上级的工作部署和形势发展需要而定。比如传达贯彻上级会议精神,部署当前和今后一段时间的工作,就要按照会议的精神以及形势发展的需要来确定文章的主题。三是依现实工作需要而定。如各级各部门经常召开的经济形势分析会、工作座谈会、各种阶段性的工作会议,都属于这种情形。即着眼于现实工作中必须解决的一些问题,来设计和确定文章主题。四是依会议活动的议题和要求来定。领导参加各种会议、活动,通常情况下要发言讲话。如何讲、讲什么?必须要按照会议议题和活动的要求来定,选准角度,结合部门的工作实际来确定发言的主题。五是依不同的受众而定。俗话说,到什么山唱什么歌。文章要因人而异,根据不同听众或读者来设计适当的主题。比如参会的对象是普通的老百姓,讲话的主题就要围绕群众的需求,回应群众的关切,帮助解决面临的问题。六是依领导的身份、职责分工而定。比如领导发言稿、署名文章主题的设计,就必须符合领导的身份和职责。
这里面要注意三个问题:1、不能缺位,按照你的职责分工你必须这样说,但是你没这样说,这就是缺位。2、不能越位,超越自己的职权范围,说了不该说的话,这就是越位。3、不能错位,说了与自己身份、职责不符的话,荒了自己的责任田,耕了别人的自留地。总之,主题一定要与作者身份和职责相匹配,做到站位准确。
三、全面客观地收集写作素材,这是做好机关文字工作的重要基础
领会了领导意图,明确了文章的主题之后,就要进入文稿起草的第三道工序,即收集与文章主题关联的各种素材、资料等。收集材料,可以从这四个方面着手:一是眼睛要朝上。看看上级是否召开了与你的主题相关的会议,有没有出台一些跟你这项工作有关联的新政策,对这项工作有没有提出新的要求,有没有采取新的举措,这个必须要搞清楚。二是眼睛要朝下。要深入基层调研,吃透下情,了解辖区内的下属单位和群众对这项工作有何意见要求。三是眼睛要向内。要了解本单位、本系统内对这项工作开展的情况,采取了什么措施,取得什么成效,有什么经验和教训值得总结,还存在什么突出问题,下一步还要采取什么措施。四是眼睛要向外。他山之百,可以攻玉。要经常了解一些外地的、值得我们借鉴的经验与做法,对这项工作别人是怎么做的,有什么好的办法,好的经验值得我们借鉴。
收集到的材料务必要体现以下几个特性:一是针对性。收集到的材料是来自于工作实践总结,反映事物的客观规律,具有很强的针对性,而不是放之四海而皆准,泛泛而谈的一些大道理。二是指导性。材料提出的措施、做法和经验,是可学可鉴,具有普遍的指导意义。三是创新性。能够站在时代前列和实践前沿,把握时代特征,解放思想、开拓进取、勇于创新,做到思路新、做法新、成效新。四是真实性。通过鉴别和筛选,去伪存真去粗取精,全面准确地反映现实中存在的问题。
四、制定一份详略得当的写作提纲,这是做好机关文字工作的关键步骤
有了素材之后,紧接着就要着手制定文章的提纲和框架结构。要制定一份严谨完整、层次清楚、前后连贯、逻辑合理的框架结构,必须把握以下几个关键问题:
一要合理确定文章的总体结构。要围绕文章的主题,对材料进行合理的安排布局,先说什么、后说什么、如何说得有层次、有次序,都要合乎逻辑,符合人们认知的习惯、顺序和规律。通常来说,人们是按照“发现问题、分析问题、解决问题”的次序来进行逻辑思维。机关文稿经常遵循 “是什么、为什么、做什么、如何做、谁来做、做的怎么样、如何做好”这样的一个规则进行结构布局。
二要确定好文章的主要观点与小标题。文章的大题目、标题和每个段落段首的段旨语都是文章观点。文章的标题通常由一级、二级、三级等若干个小标题组成,正确适当地使用小标题可以增强文章的层次感和条理性,便于受众领会和掌握文章的主题与主要内容。当然,个别情况下也可不用标题,而是在文章的每个段落的前面以撮要句、段首语、段旨句来表达文章的观点。在一些开幕式、闭幕式上的致辞,在涉外的国际性研讨会、活动上的发言,多采用这种形式。制作文章的标题要坚持以下几个原则:
1、标题要始终围绕文章的主题,不得游离于主题之外。要实行下管一级,即下级标题要对上级标题负责,不能另起炉灶。
2、要合乎逻辑。标题之间应当是一种呼应、兼容、从属、注解、归纳的关系,这种关系反映出标题之间的内在逻辑关系,也是认知规律在标题上的外在体现。
3、要注意观点与素材的统一。材料要支撑观点,观点要统领素材。观点虽然源自材料,但是有别于材料,它不是材料的一种简单的重复与罗列。要对材料进行必要的加工取舍、提炼升华。要透过现象看到本质,找出隐藏在素材中,体现其特色和亮点的观点,在起草 工作总结 和典型经验材料的时候尤须注意。
4、标题要有新意,注重工整,做到长短协调、句式统一。文章的标题就是“文眼”,一篇文章能否给人留下深刻印象,标题是其中一个决定性因素。要讲究创新,不能千文一面、陈词滥调。
三要合理安排、统筹兼顾。文章的每个层次、段落用多少素材,要统筹兼顾、合理分配、详略得当,不能搞平均主义,要有所侧重。举个简单例子,有些领导即兴讲话时喜欢采用三段式的结构。第一部分讲统一思想、提高认识,切实增强对工作的责任感、紧迫感。第二部分讲明确任务、突出重点,扎实推进工作开展。第三部分讲加强领导、狠抓落实,确保取得预期成效。按照这样的结构,一三部分的篇幅就不能太长,而第二部分则是文章的重点,在谋篇布局上要花更多的笔墨。
五、对文章进行精心润色修改,这是做好机关文字工作的有效方法
文章不厌百回改,好文章是改出来的。我个人认为,修改文章不妨采取“四审四改法”。
首先,先从以下四个方面进行审核:一审立意关。主要看看文章的主题是否跟作者的身份和职责相匹配,是否符合作者的意图,站位和角度是否准确恰当,是否有新意。二审逻辑关。看看文章的框架结构、观点思想、语言表达是否违反形式逻辑的相关规定。三审政策关。看看文章引用和制定的相关政策是否过时陈旧,采取措施与办法是否符合党和国家的政策规定。四审观点关。看看文章提出的观点是否切合实际、科学可行,提出的对策有没有现实的指导意义。
其次,采取以下四种方法进行修改:一是朗读查找法。反复诵读几遍,看看语感是否通畅,语句是否通顺。二是集体会诊法。邀请同行对文章进行现场把脉会诊,鼓励大家发表各自的看法,这对于完善文章的思路颇有益处。三是冷却处理法。文章写完后先不急着修改,暂时搁置一下。随着时间的推移,我们对一些事情的认识可能将更加全面系统深刻,过一段时间重新审视旧作,住往有更多的感触与体会,此时再作修改,即可使文章臻于完美。四是征求意见法。对事关全局性战略性的重要文稿,可通过召开征求意见座谈会等形式,在一定范围内征求相关部门与相关人士的意见,并根据征求收集到的意见进行修改完善。
六、加强教育培训,这是做好机关文字工作的有效途径
加强文字工作者教育培训,是增强机关文字工作者写作能力的有效途经。
一要积极进行思维训练,掌握科学的思维方法。古希腊有个经典的 谚语 :“给你一只猎物,不如给你一把枪。”科学的思维方法就是枪。大家在平时工作中要注重掌握和养成以下几种思维方式:一是辩证思维。就是要客观地而不是主观地、全面地而不是片面地、发展地而不是静止地、普遍联系地而不是孤立地观察事物、分析问题、解决问题。二是战略思维。就是善于从全局角度、以长远眼光看问题,从整体上把握事物发展趋势和方向。三是创新思维。就是敢于破除陈规陋习、与时俱进、开拓创新。四是系统思维。对事情要作全面思考,不要就事论事,要善于运用系统论的方法来设计工作的对策。
二要以干促学,尽快掌握公文写作技巧。要在尽快的时间内进入文字工作角色,务必要把握工作规律,讲究工作方法。要通过多读多看来掌握技巧。“熟读唐诗三百首,不会作诗也会吟。”多读和多看,是掌握写作技巧不可或缺的途径。要通过多写多练来掌握技巧。“事非经过不知难”。只有通过不断地写,反复锤炼,及时总结经验教训,才能掌握文字工作的技巧、方法与规律。要通过模仿比较来掌握技巧。俗话说,天下文章一大抄,就看你会不会。从某种意义上说,模仿是一条捷径。通过模仿他人的思路,学习他人如何立意、谋篇布局、组织材料等等,然后“照葫芦画瓢”,久而久之,日积月累,就可以深谙机关公文写作之道。
三要做好传帮带,强化后备力量培养。从事机关文字工作的老同志要甘为人梯,发挥传帮带的作用,加强文字后备力量的培养。通过建立跟班学习、重大文稿会商、文稿点评等相关制度,采取压担子、下任务、勤指导等措施,让新手尽快提高文字工作的水平。
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