请论述在商务交往中接打电话应注意哪些礼仪

商务交际中的电话礼仪应注意哪些？~

　　电话是对内对。外联系的工具，电话是企业展示工作效率和社会形象的窗口。
　　电话应答的声音是企业的外在形象，应以礼貌的态度、专业的方式处理电话。应在电话里表现出良好的职业道德和高超的电话技巧。
　　电话礼仪
　　电话形象

　　第一，时间和空间的选择：休息时间别给人家打电话，晚上10点之后早上7点之前，没有重大的急事别打电话。
　　第二，通话的态度：语言、表情、动作；

　　第三，通话的内容：有什么事就说什么事，有多少事就说多长时间。


　　座机的使用

　　打电话之前写好备忘录：

　　准备好通话时的文件和需要的相关资料，以及随时记录的笔、本，养成记录的好习惯；

　　查阅对方电话号码，确认无误；讲求“效率”，长话短说，通话要简明扼要、突出重点、要点。
　　接听及时，铃响3声将电话接起；

　　礼貌应答：“你好！××公司” ；

　　接到打错的电话，应温和友好地告诉对方：“对不起，您打错了。”

　　电话完毕后要道“再见”，并等对方先挂断电话后再挂电话，话筒要轻轻放下。

　　手机的使用

　　随着手机的日益普及，无论是在社交场所还是工作场合放肆地使用手机，已经成为礼仪的最大威胁之一，手机礼仪越来越受到关注。
　　越来越多的礼仪专家把手机归纳为“基本社会公共礼仪”。我国也有越来越多的公共场所，诸如飞机上、音乐会堂、会议进行中、汽车驾驶途中、医疗诊室，宣布手机为不受欢迎者。


　　1、手机的携带

　　正式的场合，切不可有意识地将其展示于人，如把它们握在手中，别在衣服外面，放在自己身边，或有意当众对其进行摆弄。
　　恰当的放置位置：

　　一是随身携带的公文包里；

　　二是上衣的内袋里，或是开会的时候交给秘书、会务人员代管，也可以放在不起眼的地方，比如手边、背后、手袋里，但最好不要放在桌子上


　　2、手机的使用
　　在公共场所不要使用手机；
　　保证畅通；
　　重视私密；
　　注意安全；
　　短信礼仪。

　　手机短信礼仪

　　（1）发短信一定要署名
　　（2）短信祝福一来一往足矣
　　（3）有些重要电话可以先用短信预约
　　（4）及时删除自己不希望别人看到的短信
　　（5）上班时间不要没完没了发短信
　　（6）发短信不能太晚
　　（7）提醒对方最好用短信

见面时，应该显得文雅，有礼貌，对对方说话的时候最好用尊称，多说请字显得有礼貌。打电话的时候，要认真地倾听对方说话，这是最基本的尊重，接打电话时，多说您好，还是多用请字。接打电话结束时，让对方先挂电话。

接电话应注意的礼仪：

1、第二次铃声响完是最佳的接听时机。太快或太慢接听电话都是不合适的。如果第一声响起后立刻拿起话筒，对方会没有思想准备。

2、接听电话的动作。第一声电话铃声响起，可以把左手放在电话上，准备用左手拿话筒，右手进行电话记录（左手写字倾向的人恰好相反，用右手准备拿起话筒）。

3、接听的第一句话。通常拿起话筒，习惯性的第一句话是“喂”。严格来讲，“喂”是试话筒的声音，当接听电话是工作的一部分时，将“喂”换为“您好”会更加合适。

4、电话中的称谓。询问对方的姓名时应该说：“请问您贵姓?”，不能直接问“你叫什么名字?”。众所周知，姓名就是一个人的代表符号，对姓名的重视可以暗示对他的尊重，同时可以避免产生“音同字不同”的错误。即便知道了对方的全名，在随后的称谓中也不要直呼其名，尽量使用“姓+职务”的称呼方式，或者说××先生、××女士。

5、措辞。电话交谈应该语言简洁、措辞高雅，避免俚语或者不礼貌的语言。

6、接电话的时间与挂断电话。商务电话不是“煲粥”，时间一般不应超过三分钟。挂断电话时，应该礼貌地说“再见”，并由打出电话的一方先挂断电话。

打电话应注意的礼仪

1、时间适宜

打电话应尽量避开上午7点前、晚上22点以后及午休、吃饭等时间。通话的时间不宜过长，一般以3至5分钟为好。因为要考虑到其他电话的进出，不可过久地占线。尤其不可将公用电话作为聊天工具煲“电话粥”。

假如通话时间较长，也事先征求一下对方意见，并在结束通话时略表歉意。如果在万不得已的情况下，在他人节假日、用餐、睡觉时打电话影响了他人，应该说明原因，并说一声：“对不起。”给国外通话事先要了解一下时差，不要不明对方昼夜，造成骚扰。

2、事先准备

每次通话前，最好做好充分的准备工作，如事先核对对方的电话号码、单位名称、人名；写出通话的要点或询问的事项，斟酌一下用词；准备好在应答中需要记录用的备忘纸和笔，以及必要的资料和文件，这样通话时就不会临时抓瞎，丢三落四。

有时需要估计一下对方的情况，决定通话的时间。通话中说话应该务实，简明扼要，多为他人着想， 长话短说。

3、注意礼节

具体要求做到以下三点：

(1) 主动问候

接通电话，应主动友好、恭敬地以“您好!”为开头问候，然后再言及其他，切忌一上来就“喂”对方，或者开口便道自己的事情。

(2) 自报家门

问候完毕后，接下来必须自报家门和证实一下对方的身份。可以先说自己是谁，或者报出自己的单位、部门名称。态度要温文尔雅。如果找的人不在，可以请求接电话者帮助转告。如说：“对不起，麻烦您转告……”如果对方允诺，转告后勿忘向对方道谢，并问清对方的姓名。

(3) 道别语

终止通话前，预备放下话筒前，应说“再见”或道谢的话语，因为这些一般是通话结束的信号，也是对对方的尊重。要注意声音给人愉快的感觉。

在商务交往中，礼仪非常重要，其中接打电话方面，有许多值得注意的地方：
一、打电话礼仪
讲话应简捷、明了、清晰、柔和，嘴与话筒之间要保持3厘米左右的距离。应遵循通话三分钟原则，三言两语尽快把事情说完。打电话时，每个人开口所
讲的第一句话，都事关自己给对方的第一印象，所以应当慎之又慎。在通话时，若电话中途中断，按礼节应由打电话者再拨一次。拨通以后，须稍作解释，以免对方
生疑，以为是打电话者不高兴挂断的。通话结束前，应道再见。按照惯例，电话应由拨电话者挂断。挂断电话时，应轻放话筒。
二、接电话礼仪
1. 电话铃声响起三声之内，应立即接起电话。
2. 在商务交往中，接电话时所讲的第一句话应是问候语加上单位名称：你好！XX公司
3. 接电话时不允许出现喂，喂或者你找谁？等非商务用语。特别不允许一开口就毫不客气地查问对方你找谁，你是谁，你是哪儿，或者你有什么事？
4. 通话中不得对着话筒打哈欠、吃东西，也不要同时与他人闲聊。结束通话时，应认真道别。而且要恭候对方先放下电话。
5. 遇上不相识的人打起电话没完，非得让其适可而止时，说得应当委婉、含蓄，不要让对方难堪。比如不宜说你说完了没有？我还有别的事呢。，而应当讲好吧，我不占用您的时间了。
6. 接电话时，被找的人如果就在身边，应告诉打电话者：请稍等，然后立即转交（转接）电话。如果对方认错了人，应马上告之，不得将错就错，乱开玩笑，更不得因懒于转告而随意向对方说人不在，或大声喊叫某人找某某人。
7. 倘若被找的人外出或在洗手间，应回答他暂时不在座位上，如果需要转告请留下您的电话。
8. 如果找领导，领导不在，不可随意报出领导在哪，切不可说他在总经理处或他到某某公司去了。
9. 代接电话时，对方如有留言，应当场用纸笔记录。之后复述一遍，以免有误。并告诉对方会及时转告。例如：我再重复一遍，您看对不对……好的，等他回来我立即转告他。
10. 代接电话的留言最好作记录，然后放到相关人员的桌子上，以免遗忘造成失误。
11. 对不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。
12. 如果分机转接出错，应告知对方：抱歉，×××不是这个号码，他（她）的分机号码是，我先帮您转接，如果没转过去请您再重新拨号码，请稍等。然后迅速将电话转接到正确的分机上。
13. 如果遇到对方拨错号码时，不可大声怒斥，或用力挂断电话，应礼貌告知对方。如果是自己拨错了号码，应马上向对方表示歉意。

请看金正坤 商务礼仪视频

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