怎样起草会议文件

论述会议文件发放的步骤~

会议的筹备工作表面上看显得纷繁复杂，但实际上还是有章可循的。笔者结合多年的实践，谈些粗浅的做法和体会，与同行们进行交流。关于会议的筹备，具体讲要做好以下十项工作。

一确定会议名称
会议名称也就是会议的题目，如“全国卫生工作会议” “全国新型农村合作医疗试点工作会议”等。规范的会议名称一般由三部分组成：一是会议范围，二是会议内容，三是会议性质。其中会议性质包括“现场会”“启动会”“工作会”“座谈会”“研讨会”等。
二初定会议步骤
会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后顺序，是会议程序的基础。程序是对会议各项活动，如各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动等，按照先后顺序做出安排。日程是对会议的活动逐日作出的安排，是程序的具体化。会议的步骤是会议有条不紊进行的保证，一旦经过领导批准，切不可随意变动。
三草拟会议通知
会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会期、会议地点和食宿地点、与会人员、报到的日期和地点、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、个人支付的费用、主办单位、联系人和联系电话等要素。会议通知最好由与会议主题相关的人员起草，这样更有利于通知的顺利起草。报请上级单位批准的会议，报送请示时，要附上会议通知的代拟稿。
四会议经费预算
会议经费预算开支的项目一般包括与会人员的食宿费、会场的租用费、会标的制作费、会务组和工作人员的房费、胶卷购买和冲洗费用等。如果需要邀请专家学者讲课、作报告，还要将专家的讲课费、交通费和食宿费等预算在内。
五办理会议报批

重要的会议必须报请领导审批。会议的请示要讲清开会的理由、会议的议程、会议的时间及会期、地点、参加会议的人数和人员级别、会议的经费预算和准备情况等。

六下发会议通知

会议通知务必经过处室领导审核，主管领导签发。下发会议通知要专人负责，避免遗漏、错发和重发。下发会议通知应注意两点：一是会议通知下发要及时。下发过早，参会人员容易遗忘；下发太迟，与会人员收不到会议通知，即使收到通知，难于安排手头的工作，也会降低会议的出席率。二是会议通知发出后要抓反馈。涉及多个部门、内容重要的会议要随会议通知附会议回执，内容包括参加会议人员的姓名、性别、民族、职务（职称）、联系电话、到会的日期、车次和航班号以及返程的日期、车次和航班号等。会前1～2天还要再次联系，以确保与会人员能够按时参会。

七准备会议材料
会议材料主要有三种：一是会议文件，包括下发的正式文件、文件讨论稿或征求意见的文件；二是讲话材料，包括领导讲话材料、书面交流材料和会议发言材料；三是会议主持词。在这里笔者重点谈谈如何准备会议主持词，它又叫程序稿，通过主持人在会议期间的讲话来体现会议的程序。主持词的起草要注意三点：一是要力求文字口语化。因为主持词仅供主持人使用，其他与会人员没有主持词的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出现晦涩难懂的古诗词，或过分华丽的辞章。二是要注意会议程序的衔接。讲话要承前启后，简明扼要地总结前面发言人的讲话要点，顺理成章地引出下一个发言人。语言要力求简洁，避免重复和啰嗦，切忌话中套话，使人听不出头绪。三是主持词的内容要提纲挈领，不要有论述性的话语，篇幅不宜太长，以免冲谈会议的主题。
八选择布置会场

开会要借助于一定的场所。会场条件的好坏、舒适程度的高低，对与会人员的心理会起到不可忽视的作用，直接影响到会议的效果。因此，要重视会场的选择和布置。
会场的大小要根据参会人数的多少来定，还要根据会议的需要考虑会场的设备，如会场的照明、空调、音响、录音、多媒体等设备。会场的布置是办会工作的一项重要内容，主要有：一是会标的布置。会标应与会议的名称一致，字数要少而精，如“全国卫生工作会议”。二是席位卡的摆放。主席台上摆放席位卡的原则是“左为尊，右为次”。主席台上就座的人数最好为单数，最主要的领导居中，其他席位卡按照先左后右的顺序分别依次摆放。三是主席台的摆放。一般有两种形式：其一，主席台高于台下的座位。适用于人数多、比较重要的会议，如报告会、工作会等，会场显得比较庄重、严肃、正规；其二，主席台与其他座位处于同一平面。适用于人数较少的会议，如座谈会、研讨会等，会场显得较随和，与会人员之间的关系显得平等。四是座位的安排。安排座位一般根据会议的性质，如果是座谈会，座位摆成回字形，回字的两边和底边可以多摆放座位；如果是向检查组、检查团汇报情况的汇报会，座位摆成回字形，但是回字的顶部和两边各摆一排座位，底边可多摆放几排座位。此外还可以根据会议的气氛和会场的本身条件安排座位。
九明确人员分工

会议的会务人员可分三个小组，一是秘书组，负责会议文件、领导讲话稿等材料的起草、整理会议记录、编发会议简报和会议材料的归档等工作；二是材料组，负责会议材料袋的购买、材料的装袋和分发，以及会议的签到等工作；三是接待组，负责与会人员的食宿安排、会场布置以及工作人员的安排，如礼仪人员、服务人员和摄影人员等，此外还要做好会议经费的预决算工作。

十会前全面检查

会前的全面检查是进一步落实会议准备工作的重要环节。会前检查一般分为三个步骤，一是听取会议所有筹备人员的口头汇报；二是到现场实地检查，包括会议材料的准备情况和会场的布置工作；三是针对可能出现遗漏的问题，进一步采取补救措施。会前检查一般要邀请有关的领导亲临现场给予指导。

会议通知标题与正文
1、标题。
有完全式和省略式两种。
①完全式包括发文机关、事由、文种。
②省略式，例如《关于××××××的通知》。
通知内容简单的，只写“通知”两字，这也是省略式的一种。
2、正文。

会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。
通知的写法有两种：
A.一种是以布告形式贴出，把事情通知有关人员，如学生、观众等，通常不用称呼。
B.另一种是以书信的形式，发给有关人员，次种通知写作形式同普通书信，只要写明通知的具体内容即可。通知要求言简意赅、措辞得当、时间及时。
有的正文比较简单，只讲明为什么发布或批转这一文件，有哪些原则要求，主要的具体内容应看所附文件。有的正文写多几句，借题发挥，补充强调有关要求，或作出指示，布置相应的工作。也就是要遵照执行、贯彻落实的具体内容在附件里，而不是在批转的通知中。批转通知只是一个载体。

实际上，这就是领导机关对一个时期或一项任务所作的总体部署。因此，这个讲话稿或工作报告稿必须写成文件，经过会议充分讨论后，加以修改定稿下发，就成了有行政效力的指导性文件了。 会议讲话稿或工作报告稿具有相当强的政治性、政策性。它是为贯彻执行党的路线、方针、政策服务的；同时也具有很强的专业性。无论是公安会议、公安厅（处）局长会议，都需要从公安工作的实际出发，全面地分析一个时期的斗争形势，准确地贯彻执行党的方针、政策，针对性地提出本系统、本地区的任务、政策、措施；要能够具有较强的说服力，使与会代表接受，从而统一思想，统一步调，为贯彻实施会议确定的任务、政策、措施而努力。 二、会议讲话稿的基本内容 各种会议情况不同，会议讲话稿的形式多种多样，但其基本内容大体上是四个方面。 （一）回顾、总结前段工作。公安机关一次工作会议的召开，往往标志着一个新的阶段（或工作周期）的开始，会议所要解决的问题，就包括检查、总结前段工作任务的执行、完成情况，作一简明、概括的回顾或总结。对于取得成绩、工作进展，要实事求是地加以充分估价和肯定；同时也要指出存在的问题和失误及其原因。然后联系取得的成效和存在的问题，加以简要分析，归纳、总结出几条可供今后工作借鉴的经验或体会。 （二）分析形势，主要是敌情、社情和我情。这是统一思想，制定任务和政策、措施的重要出发点和依据。要把当前治安形势、公安机关本身的状况，放到全国、全省的经济、政治大背景中去进行分析、估计，预测其发展的趋势。 （三）制定具体对策和措施。一般的公安工作会议，都根据形势、任务的发展变化，对原来执行的政策、措施作某些调整，或制定新的对策、措施。对策、措施要尽力能具体、扎实，有针对性和可操作性，便于下边贯彻执行。三、起草讲话要注意的问题 （一）学习、掌握有关重要精神。起草人员在起草之前，要学习党中央、国务院和当地党委政府以及上级公安机关的有关重要文件，领会重要精神，同时也要弄清本机关领导的意图和会议的主题；有目的地进行一些调查研究，听取各地的意见，收集各种必要材料、数据，加以分析、研究，然后动手起草。 （二）材料和观点要统一。要求掌握的材料、情况要真实、系统。就是材料、数据的内容符合客观实际，能够反映事物的本质和主流；而且比较全面系统，有连贯性，能够看出事物发展的概貌。有了事实而系统的材料，就可以从中提炼出观点和带规律性的东西来。要把观点和材料融合一起，避免有材料无观点的现象罗列和有观点无材料的空泛说教。使观点鲜明、材料精当，说理、分析清晰有力，能有说服力。 （三）集思广益，反复修改。初稿写成后，要充分征求意见，对领导讨论或审阅提出的意见更要认真听取，不怕反复个性使之不断提高质量。

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平安县17030798645： 怎样才能做好公文起草工作 - ？
钭到口服： 公文写作,说起来没什么高深,做起来确实不易.一要符合公文规范;二要把事由交代明白;三要有深度特色;四要适合领导的“口味”.要做好,没什么捷径和秘籍,就得靠苦功夫.一是要多看,多看上下级各类文件,多看时事新闻,多看领导修改意见,还要适当多看文学作品以增文章美感.二要多问.一是多问领导,把握准确意图,二是多问情况,掌握一手资料;三是多问历史,了解过去怎么写的.三要多练,熟能生巧,只有在游泳中才能学会游泳,看书永远学不会游泳:)

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平安县17030798645： 如何写开会通知 - ？
钭到口服： 1、标题. 有完全式和省略式两种. ①完全式包括发文机关、事由、文种. ②省略式,例如《关于******的通知》. 通知内容简单的,只写“通知”两字,这也是省略式的一种. 2、正文. 有的正文比较简单,只讲明为什么发布或批转这一文...

平安县17030798645： 草拟一份开会通知 - ？
钭到口服： 哎,哥们,你的文采看来真.....(连写个求助的问题都不知所以然O(∩_∩)O~) 会议通知 兹定于XX月XX日上午/下午XX点XX分,在XX(地点)召开XXXXX(会议的主要内容)会议.请xxxxxxxxxxx(参加人员)准时参加. XXXX(撰写会议的部门或单位) X年X月X日

平安县17030798645： 召开会议需要准备什么物品? - ？
钭到口服： 1、桌椅,名牌,茶水.桌椅是最基本的设备,如果参加会议的人数较多,一般应采用报告型,不需要准备座位牌,如果参加会议的人比较少,一般采用圆桌型,并且要制作座位牌,即名牌,让与会人员方便就座. 2、签到簿,名册,会议议...