怎样起草会议文件
会议的筹备工作表面上看显得纷繁复杂,但实际上还是有章可循的。笔者结合多年的实践,谈些粗浅的做法和体会,与同行们进行交流。关于会议的筹备,具体讲要做好以下十项工作。
一确定会议名称
会议名称也就是会议的题目,如“全国卫生工作会议” “全国新型农村合作医疗试点工作会议”等。规范的会议名称一般由三部分组成:一是会议范围,二是会议内容,三是会议性质。其中会议性质包括“现场会”“启动会”“工作会”“座谈会”“研讨会”等。
二初定会议步骤
会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后顺序,是会议程序的基础。程序是对会议各项活动,如各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动等,按照先后顺序做出安排。日程是对会议的活动逐日作出的安排,是程序的具体化。会议的步骤是会议有条不紊进行的保证,一旦经过领导批准,切不可随意变动。
三草拟会议通知
会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会期、会议地点和食宿地点、与会人员、报到的日期和地点、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、个人支付的费用、主办单位、联系人和联系电话等要素。会议通知最好由与会议主题相关的人员起草,这样更有利于通知的顺利起草。报请上级单位批准的会议,报送请示时,要附上会议通知的代拟稿。
四会议经费预算
会议经费预算开支的项目一般包括与会人员的食宿费、会场的租用费、会标的制作费、会务组和工作人员的房费、胶卷购买和冲洗费用等。如果需要邀请专家学者讲课、作报告,还要将专家的讲课费、交通费和食宿费等预算在内。
五办理会议报批
重要的会议必须报请领导审批。会议的请示要讲清开会的理由、会议的议程、会议的时间及会期、地点、参加会议的人数和人员级别、会议的经费预算和准备情况等。
六下发会议通知
会议通知务必经过处室领导审核,主管领导签发。下发会议通知要专人负责,避免遗漏、错发和重发。下发会议通知应注意两点:一是会议通知下发要及时。下发过早,参会人员容易遗忘;下发太迟,与会人员收不到会议通知,即使收到通知,难于安排手头的工作,也会降低会议的出席率。二是会议通知发出后要抓反馈。涉及多个部门、内容重要的会议要随会议通知附会议回执,内容包括参加会议人员的姓名、性别、民族、职务(职称)、联系电话、到会的日期、车次和航班号以及返程的日期、车次和航班号等。会前1~2天还要再次联系,以确保与会人员能够按时参会。
七准备会议材料
会议材料主要有三种:一是会议文件,包括下发的正式文件、文件讨论稿或征求意见的文件;二是讲话材料,包括领导讲话材料、书面交流材料和会议发言材料;三是会议主持词。在这里笔者重点谈谈如何准备会议主持词,它又叫程序稿,通过主持人在会议期间的讲话来体现会议的程序。主持词的起草要注意三点:一是要力求文字口语化。因为主持词仅供主持人使用,其他与会人员没有主持词的文字稿,所以文字要通俗易懂,切忌出现晦涩难懂的古诗词,或过分华丽的辞章。二是要注意会议程序的衔接。讲话要承前启后,简明扼要地总结前面发言人的讲话要点,顺理成章地引出下一个发言人。语言要力求简洁,避免重复和啰嗦,切忌话中套话,使人听不出头绪。三是主持词的内容要提纲挈领,不要有论述性的话语,篇幅不宜太长,以免冲谈会议的主题。
八选择布置会场
开会要借助于一定的场所。会场条件的好坏、舒适程度的高低,对与会人员的心理会起到不可忽视的作用,直接影响到会议的效果。因此,要重视会场的选择和布置。
会场的大小要根据参会人数的多少来定,还要根据会议的需要考虑会场的设备,如会场的照明、空调、音响、录音、多媒体等设备。会场的布置是办会工作的一项重要内容,主要有:一是会标的布置。会标应与会议的名称一致,字数要少而精,如“全国卫生工作会议”。二是席位卡的摆放。主席台上摆放席位卡的原则是“左为尊,右为次”。主席台上就座的人数最好为单数,最主要的领导居中,其他席位卡按照先左后右的顺序分别依次摆放。三是主席台的摆放。一般有两种形式:其一,主席台高于台下的座位。适用于人数多、比较重要的会议,如报告会、工作会等,会场显得比较庄重、严肃、正规;其二,主席台与其他座位处于同一平面。适用于人数较少的会议,如座谈会、研讨会等,会场显得较随和,与会人员之间的关系显得平等。四是座位的安排。安排座位一般根据会议的性质,如果是座谈会,座位摆成回字形,回字的两边和底边可以多摆放座位;如果是向检查组、检查团汇报情况的汇报会,座位摆成回字形,但是回字的顶部和两边各摆一排座位,底边可多摆放几排座位。此外还可以根据会议的气氛和会场的本身条件安排座位。
九明确人员分工
会议的会务人员可分三个小组,一是秘书组,负责会议文件、领导讲话稿等材料的起草、整理会议记录、编发会议简报和会议材料的归档等工作;二是材料组,负责会议材料袋的购买、材料的装袋和分发,以及会议的签到等工作;三是接待组,负责与会人员的食宿安排、会场布置以及工作人员的安排,如礼仪人员、服务人员和摄影人员等,此外还要做好会议经费的预决算工作。
十会前全面检查
会前的全面检查是进一步落实会议准备工作的重要环节。会前检查一般分为三个步骤,一是听取会议所有筹备人员的口头汇报;二是到现场实地检查,包括会议材料的准备情况和会场的布置工作;三是针对可能出现遗漏的问题,进一步采取补救措施。会前检查一般要邀请有关的领导亲临现场给予指导。
会议通知标题与正文
1、标题。
有完全式和省略式两种。
①完全式包括发文机关、事由、文种。
②省略式,例如《关于××××××的通知》。
通知内容简单的,只写“通知”两字,这也是省略式的一种。
2、正文。
会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。
通知的写法有两种:
A.一种是以布告形式贴出,把事情通知有关人员,如学生、观众等,通常不用称呼。
B.另一种是以书信的形式,发给有关人员,次种通知写作形式同普通书信,只要写明通知的具体内容即可。通知要求言简意赅、措辞得当、时间及时。
有的正文比较简单,只讲明为什么发布或批转这一文件,有哪些原则要求,主要的具体内容应看所附文件。有的正文写多几句,借题发挥,补充强调有关要求,或作出指示,布置相应的工作。也就是要遵照执行、贯彻落实的具体内容在附件里,而不是在批转的通知中。批转通知只是一个载体。
会议筹备方案策划方案流程
方案拟定后,须报经领导审核和批准。方案一经批准,需作下列工作:(1)召集会务工作会议,明确分工。主要分工有:文件起草包括(文件准备);会务服务(住宿安排)生活保障,宣传报到、交通疏导、医疗、保卫等,经费预算。(2)草拟材料准备通知 (3)选定会场,并布置会场(包括会标)(4)准备会议所需用品 (5)...
如何策划一场详尽的会议?
筹备阶段的会议通知、后勤服务安排<\/,包括场地布置、发言安排、会议记录,以及会议文件的起草和修改,都是必不可少的环节。会间后勤<\/和会后总结同样不容忽视,确保会议结束后,所有文书材料收集归档<\/,并进行后勤服务的善后工作<\/。总的来说,会议策划筹备工作是一项系统工程,每个环节都紧密相连,环...
公司起草文件范文
按照_副总理的指示,今年2月中旬,总社就文件起草事宜与中农办领导进行了沟通,双方就文件的有关问题达成了共识。3月,成 立了由中农办、供销总社牵头,中组部、中编办等21个部门组成的文件起草组。4月28日,中农办牵头召开了文件起草组第一次全体会议,李成玉主任就供销合作社的改革发展情况、加快供销合作社...
会议报告怎么写?
(一)会议报告的概念 会议报告,是在重要会议和群众集会上,主要领导人或相关代表人物发表的指导性讲话。它是一种书面文字材料,又是会议文件的重要组成部分和贯彻会议精神的依据,还是供查阅的历史资料。它包括政治报告、工作报告、动员报告、总结报告、典型发言、开幕词、闭幕词等。会议报告具有宣传、鼓动、教育作用。这些...
如何协助领导组织会议
2、准备会议材料:①会议文件的起草 会议文件的起草是件非常严肃的事。有的要提前很长时间开始淮备。提倡领导亲自主持并参 加重要文件的起草,必要时要成立专门的起草班子。一般情况下,日常的工作会议或专题性 比较强的会议的文件,可由相关职能部门负责起草;一些重要的、大中型会议,需要在主要 负责人...
一大第一次会议上海的前期工作是什么?
代表选举:筹备组织通过各种方式联系和邀请各地的共产主义者,经过广泛讨论和协商,最终确定了出席一大的代表名单。这些代表来自不同的地区和组织,代表了中国共产党的不同力量。准备会议文件:在会议前期,筹备组织起草了一些重要文件,如《中国共产党第一次全国代表大会决议案草案》等。这些文件为会议提供了...
会议纪要的要求
会议纪要有三点要求:(1)内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容,它不能离开会议实际搞再创作,否则,就会失 去其内容的客观真实性。(2)表达的提要性。会议纪要是根据会议情况综合而成的,因此,撰写会议纪要时应围绕会议主旨 及主要成果来整理、提炼和概括,重点应放在介绍会议成果,而不是叙述...
会议筹备工作十要点
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一般股东会决议由谁起草
对前款所列事项股东以书面形式一致表示同意的,可以不召开股东会会议,直接作出决定,并由全体股东在决定文件上签名、盖章。在司法实践中,起草股东会议决议书的一般不会是股东本人,通常都是由专门的工作人员负责起草的,若股东会议决议书中涉及公司商业秘密,参与股东大会的所有工作人员都负有保密义务。
如何起草党的机关文稿
1.通知。主要有六类通知:发布指示的通知,颁布规章的通知,批转、转发文件的通知,晓谕性的通知,任免通知,会议通知。2.意见。用于对重要问题提出见解和处理办法,主要包括规划性意见、实施意见、具体工作意见。3.决定。对重要事项做出决策和安排。主要包括法规政策决定、重要事项和重大行动的决定、奖惩...
钭到口服: 公文写作,说起来没什么高深,做起来确实不易.一要符合公文规范;二要把事由交代明白;三要有深度特色;四要适合领导的“口味”.要做好,没什么捷径和秘籍,就得靠苦功夫.一是要多看,多看上下级各类文件,多看时事新闻,多看领导修改意见,还要适当多看文学作品以增文章美感.二要多问.一是多问领导,把握准确意图,二是多问情况,掌握一手资料;三是多问历史,了解过去怎么写的.三要多练,熟能生巧,只有在游泳中才能学会游泳,看书永远学不会游泳:)
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钭到口服: 1、标题. 有完全式和省略式两种. ①完全式包括发文机关、事由、文种. ②省略式,例如《关于******的通知》. 通知内容简单的,只写“通知”两字,这也是省略式的一种. 2、正文. 有的正文比较简单,只讲明为什么发布或批转这一文...
平安县17030798645: 草拟一份开会通知 - ?
钭到口服: 哎,哥们,你的文采看来真.....(连写个求助的问题都不知所以然O(∩_∩)O~) 会议通知 兹定于XX月XX日上午/下午XX点XX分,在XX(地点)召开XXXXX(会议的主要内容)会议.请xxxxxxxxxxx(参加人员)准时参加. XXXX(撰写会议的部门或单位) X年X月X日
平安县17030798645: 召开会议需要准备什么物品? - ?
钭到口服: 1、桌椅,名牌,茶水.桌椅是最基本的设备,如果参加会议的人数较多,一般应采用报告型,不需要准备座位牌,如果参加会议的人比较少,一般采用圆桌型,并且要制作座位牌,即名牌,让与会人员方便就座. 2、签到簿,名册,会议议...