小公司该如何进行印章管理才能保障印章安全？

印章管理员应该有哪些职责，怎么才能保证公司用章安全？~

印章员有盖章和保管章的职责。为了保管印章安全要有保险柜存放印章。印章员要精心保管，做好用章登记。

对于20人规模的小型企业或组织而言，企业公章管理更加重要：
其一，规范化、制度化的管理是企业规模化发展的重要途径；
其二，企业发展初期的风险承受能力弱，而据粗略统计，企业经营风险有70-80%来源于印章管理、文件管理等信息安全防范不到位，因而更应该在印章管理环节做好风险防范。
由于企业规模小，企业对电子化印章管理实现成本和实现周期要求更高，目前可提供电子签章SaaS云平台与电子签章功能集成两种方案供选择：
（1）电子签章云平台：用户无需下载安装任何插件，只需注册认证即可签批文件与用章，企业负责人及时外出也能通过移动设备及时签批和用章；

（2）与业务系统集成：通过将电子签署功能与企业OA、CRM、SCM等业务系统对接，只需极少量开发就可快速实现业务审批、文件流转用章全程电子化闭环。

中小企业并没有很多部门和分子公司，所以印章数量就相对较少，常见的就是公章、财务章。一般情况下也不会为此专门成立一个印章保管人员的岗位，多数都是交由财务人员进行保管和使用。

但也正因为如此，印章数量少，企业也不会为此建立什么规章制度，多数只是口头交代一番，印章管理使用就相对比较来说较为“自由”，由此就可能会发生“人情章”的行为；

假设办公室内一些同事和保管印章的财务人员关系较好，在知晓公司印章是由其保管后，如果请求帮忙直接绕过公司领导人在一些不合理的证明、担保上盖章，财务人员可能就会碍于面子而帮其加盖公章，从而引发经济法律纠纷的风险隐患。

预防人情章或是偷盖行为的发生，最好的办法就是建立完善的印章使用审批制度以及保管方式。但传统审批制度并不能完全杜绝“人情章”行为发生，印章在财务人员手中是否要秉公办事还是要看主观的意识，所以中小企业应当建立购进一套智能印章管理系统协助企业更加安全管理印章。

智能印章管理系统并不单单只是软件管理印章
，而是结合实体智能印章设备，将公章安装至硬件设备当中，印章的使用、保管以及记录的登记都是通过系统和智能设备自动完成。

每次需要用章时候，用印人通过登入设备，摄像头自动拍摄文件信息发送至领导人手机APP进行确认，审核文件没有问题点击授权，系统自动完成盖章，工作人员不需额外操作。

印章使用、以及设备开锁权限都在领导人手上，一体化成型金属机身设计，没有领导人授权和一块砖头没什么两样，将装有印章的设备交由财务人员或是其他工作人员保管领导人也不担心发生偷盖、乱盖行为。

对于20人规模的小型企业或组织而言，企业公章管理更加重要：

其一，规范化、制度化的管理是企业规模化发展的重要途径；

其二，企业发展初期的风险承受能力弱，而据粗略统计，企业经营风险有70-80%来源于印章管理、文件管理等信息安全防范不到位，因而更应该在印章管理环节做好风险防范。

由于企业规模小，企业对电子化印章管理实现成本和实现周期要求更高，目前可提供电子签章SaaS云平台与电子签章功能集成两种方案供选择：

（1）电子签章云平台：用户无需下载安装任何插件，只需注册认证即可签批文件与用章，企业负责人及时外出也能通过移动设备及时签批和用章；

（2）与业务系统集成：通过将电子签署功能与企业OA、CRM、SCM等业务系统对接，只需极少量开发就可快速实现业务审批、文件流转用章全程电子化闭环。

印章管理制度

第一条 目的

为保证公章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理制度。

第二条 适用范围

本制度适用于集团公司及其子公司。

第三条 印章的刻制和启用

一、印章的刻制

1、公司印章的刻制均须报公司主要负责人批准，由集团公司行政人资部或子公司综合办开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。

2、印章的形体和规格，按国家有关规定执行。

二、印章的启用

1、新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。

2、印章启用应报公司主要负责人批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。

第四条 印章的保管、交接和停用

一、公司各类印章必须有专人保管

1、公司公章、合同专用公章由公司主要负责人指定专人保管，财务专用章、、由指定两人分别保管，各部门印章由各部门指定专人专柜保管。各印章保管人员名单须报集团公司行政人资部或子公司综合办备案。

2、印章保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

3、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人填写《印鉴使用签批单》，征得其部门主管同意，并经公司主要负责人批准，由印章保管人陪同前往办理。如确因印章保管人不便陪同的，由借用人填写借据，经公司主要负责人批准，方可带离公司。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。

4、 印章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作。

二、印章保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管。

三、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。

四、印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

五、有下列情况，相关印章须停用：

1、公司名称变动；

2、印章使用损坏；

3、印章遗失或被窃，声明作废。

六、印章停用时须经公司主要负责人批准，及时将停用印章送集团公司行政人资部或子公司综合办封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。

第五条 印章使用

一、使用范围如下：

1、凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章；

2、凡属部门业务范围内的加盖部门章；

3、凡属合同类的用合同专用章；

4、凡属财务会计业务的用财务专用章。

二、使用程序

1、公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用印都须先经部门主管审核、公司分管领导批准，填写《印鉴使用签批单》后方可用印，同时需将用印文件的复印件交印章保管部门备案。

2、印章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，印章管理人有权拒印。公司财务印章管理细则 印章由谁来保管 出现问题谁来负责

3、严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。因工作特殊确需用印时，须经公司领导签字同意方可；待工作结束后，必须及时向公司签字用印的领导汇报用印空白文件的使用情况，未使用的必须立即收回作废，已使用的合同协议类文件须报印章管理部门备案。

第六条 银行印鉴章管理

一、印鉴章保管要求

1、 二枚印鉴章必须分开保管，不可一人同时保管使用，一般情况，财务负责人和会计各保管一枚印鉴章。

2、 上班时间，印鉴章必须放在带锁的抽屉中，休息或离开位置时必须上锁；下班时印鉴章必须放入柜，不得随意摆放。

二、印鉴章带离财务部门，必须进行登记注明用途，财务负责人审核，同时报公司主要负责人审批。印鉴章带离必须是公司内部2个人员，同时一定是财务部门和综合办各出一人。

三、印鉴章加盖在非银行票据的纸质文件，必须报财务负责人审核，公司主要负责人批准，并进行登记。

印鉴章加盖在非银行票据的纸质单据（如收据、优惠券等）上，必须有本公司相关文件的规定，财务负责人批准后予以盖章。

四、刻制印鉴章，须经财务负责人书面申请，公司主要负责人审核，报集团公司审批后，予以刻制。

第七条 违纪处理

一、违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。

二、印章保管员应将《印章使用签批单》保存好，每年年底底交相关行政部门汇总存档。

完

很多情况老板都离不开掌控公司的大权，财务管章确又不能签字。有时候是决定性是瞬间的，而改变公司命运的每一项大小决策，都需要一个重要的权威物件就是公章，一签一章，一锤定音。

使用电子公章可以有效管理企业，并且提高办公效率。
电子公章一经公安机关备案，并有合格的密匙作为保密手段，是等同实物公章的，用途和实物公章一样，只不过是电子公章用在网络上，实物公章用在现实中。作为管理方面来讲，需要注意以下几个方面：
1.严格管理流程。根据使用流程制定相关的规章制度，明确使用程序和管理办法，参照公章的使用流程制定符合电子公章的管理办法，使电子公章的使用规范，严格按照流程进行操作。用章首先需要得到主管领导批准，再将存储有电子公章的介质 （例如USBKey）插入电脑终端的USB接口，启动电子公章终端客户端，读入需要加盖印章的电子文书，在电子文书中需要盖章的地方点击菜单上的“盖章”功能键，按照系统提示输入 “PIN”码，当实体码正确，则会盖上印章。
2.设置专人管理。电子公章的管理员需要选配政治素质高的，有一定的电脑和网络操作知识的人员。一方面，需要政治上可靠，严守单位规章制度和纪律，尤其是用章规定，能够保证按照审批管理办法用章。同时具有与业务技能相符的电脑网络基础知识，在接受相关培训后，能够按照用章流程使用电子公章。
3.加强安全防范。一般用章程序需要电子公章软件系统配合和密钥，两样同时具备才能进行盖章。所以在进行保管时，电子公章和密钥要分离保管。电子公章一般是存在存储介质 （例如优盘或者 USBkey）中，所以一般电子公章存储介质是存在保险柜中，专人负责。而密钥则是密码程序，两者要分开存放，提高防范措施。
4.权限验证系统。同时在电子公章启用后要设置使用权限，根据电子公章使用系统划分为四个角色，即平台管理员、系统管理员、公章管理员、公章使用人，根据人员身份不同，设置不同的权限，使对公章的使用能够实时进行监控和查询。由于权限不同，可以分别对不同的身份进行授权和变更。同时加强验证管理，在客户端使用电子公章或者查阅电子公文时，可以对电子公文的公章进行验证，一般是查阅公章的签章人姓名、公章名称、签章时间、签章方式、电子文本信息等，进行身份验证和公章验证，确保公章的使用合法合权。

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晨沈八味： 措施1:每一份合同的审批、盖章、归档都与企业的运营发展息息相关,规范内部的印章使用制度与规范,是第一步; 措施2:企业经营、业务拓展不断与时俱进,办公理念不断信息化、移动化,唯独印章使用与管理观念停滞不前显然不合理. 将在线化的文件审批流程与可靠的电子印章功能集成,实现合同文件审批、盖章、归档全程无纸化闭环是目前实现成本最低、改善效果最佳的印章管控手段之一; 措施3:对于部分观念还比较滞后的企业而言,完全使用电子化的印章管控方式可能不现实,笔者认为借助物理印章与实体印章一体化管控平台实现传统用章模式向电子管章模式的过渡也是有效的解决途径之一.

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晨沈八味： 首先是制定好完善的公司部门印章管理制度办法,这是印章管理的前提,印章管理办法网上有很多,可以摘抄下来结合自身公司的特点进行修改整理; 之后就是如何有效的去执行制度办法,传统人工印章管理均有一定局限性,企业很难保证印章...

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