公司印章如何使用及管理办法？

如何做好公司印章管理~

公司公章管理制度
一、公司印章指公司行政章、合同章及财务章，公章由公司财务办公室负责管理，未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用。因故需临时交接，须经总经理批准并严格办理交接手续；
二、一般性介绍信及身份证明，须经综合管理办公室负责人或公章主管人员审核后，方可盖章，以备查；
三、对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰；
四、公章禁止带出院外使用，如因特殊需要，必须经总经理批准，由综合管理办公室人员携带前往，用后立即带回；
五、公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经总经理同意。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章；
六、公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有总经理及相关负责人的签字，不得随意盖章；
七、公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。下班时间和节假日期间应采取防盗措施；
八、盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责。

扩展资料：
公司印章主要分为五种：
（一） 公章，用于公司对外事务处理，工商，税务，银行等外部事务处理事需要加盖。
（二） 财务专用章，用于公司票据的出具，支票等在出具时需要加盖，通常称为银行大印鉴。
（三） 合同专用章，顾名思义，通常在公司签订合同时需要加盖。
（四） 法定代表人章：用于特定的用途，公司出具票据时也要加盖此印章，通常称为银行小印鉴。
（五） 发票专用章，在公司开具发票时需要加盖。
印章被盗、抢或丢失如何办理：如果确属印章被盗（抢），则该因印章的使用而发生的纠纷，企业不承担责任。
1、首先因为公章在公安机关有备案，所以丢失后第一步应该由法人代表带身份证原件及复印件、工商营业执照副本原件及复印件到丢失地点所辖的派出所报案，领取报案证明。
2、接着要让公众知晓你丢失的公章已经作废，所以公章丢失后的第二个步骤就是持报案证明原件及复印件；工商营业执照副本原件及复印件在市级以上每日公开发行的报纸上做登报声明，声明公章作废。报纸会在第二天刊登。
在哪个报纸登报声明可询问当地工商局，每个地方规定不同。而这里需要提醒大家注意的是，大部分报社都会要求公司全体股东到场签署同意登报声明才许可予以登报，这也为许多公司的公章遗失补办设置了一定障碍。
3、第三个步骤就应该持以下文件到公安局治安科办理新刻印章备案：《营业执照》副本复印件、法定代表人身份证复印件2份、企业出具的刻章证明、法人委托授权书、所有股东身份证复印件各一份、股东证或者工商局打印的股东名册、派出所报案回执及登报声明的复印件
4、第四个步骤，办理好新刻印章登记后就可以在公安局治安科的指导下新刻印章了，新刻的印章需要与之前丢失的印章有不同，些许不同也可以。
5、最后一步就是持以上办理的材料到印章店刻一个新的印章了。
参考资料：百度百科——印章治安管理办法

"以往，公司传统印章的管理需要建立日常的保管制度，必须由专人保管，设定岗位职责，且携带出去不方便，有被盗、弄丢的风险。随着科技的发达，智能印章出现了，拯救了公司印章管理的难题。章管家智能用印系统，通过运用物联网、移动互联技术给传统印章加上一把“智能锁”，变成了一枚便于携带的智能印章,实现对印章使用前可控制、使用中可监控、使用后可追溯，从而帮助企业有效的解决公章防私盖问题，实现把控业务风险的目的。"

（一）印章使用流程

1.指纹/密码登录，放入文件：用户授权登录后方能进行文件取放工作，且用印过程文件全程多存2.选择所需印章：印章库存四枚印章，盖章申请可供用户自由选择3.选择盖章位置：盖章位置视觉引导，真正做到点哪里盖哪里4.拍照上传，申请用印5.上级APP授权用印：APP端收到拍照文件和申请用户等信息，给予授权与否操作6.自动盖章，拍照上传7.用印历史云端存档：户可在APP上查询用印的历史记录

（二）公司印章管理办法

1.印章远程管理：手机APP与智能印章操作相连，印章不在身，也能远程知道印章地点

2.印章监控管理：使用印章需要管理员授权，审核文件内容，监控印章盖印次数，内容

3.印章安全管理：打开印章需要管理员的指纹解锁，强制使用，印章将自动锁定并被实时上传报警记录。

为了保障企业印章管理安全规范，企业印章应该从两个方面着手：怎么使用，怎么保管。

一、怎么使用

实体印章线下使用的模式沿袭多年，其中存在的印章偷用盗用、人情章等违规行为日渐明显，甚至还有私自刻制印章等违纪行为。

出现上述情况主要有几方面的原因：

1、谁使用、用在哪信息不准确，传统纸质台账无法作为审计的有效凭证，给印章管理留下隐患；

2、仅通过肉眼查看，印迹真伪鉴别难，给私刻印章留下可乘之机；

针对以上使用环节出现的漏洞，通过电子化的使用流程可以有效规避：

1、电子签章技术是通过数字签名、CA认证以及信息加密技术实现的，基于《电子签名法》等法律法规建设。使用时经权威CA认证身份、操作全程留痕、可通过系统追溯每一次使用。有效改善传统物理印章使用与台账记录带来的管理漏洞；

2、其次，数字签名技术具备签署身份可识别、签署内容不可篡改的特性。并且可在线实时鉴别真伪，解决了物理印章真伪鉴别滞后（产生纠纷事后限定权责时鉴定显然起不到任何防范风险的作用）、鉴别流程繁杂（需当事人携带纠纷文件至专业机构去鉴别，如公安三所）等问题。

二、怎么管理

解决了“怎么使用”的问题后，再来了解一下“怎么管理”。管理环节应分为“管章”和“管文件”。

1、一方面，印章管理员的职业操守关系到企业印章使用的安全性；另一方面，集团型企业中。集团总部如何管理分支结构印章，做到权限收放自如、管而不僵也十分关键。

2、印章的固然重要，盖章后的文件归档管理问题也是企业需要着重注意的。

针对印章管理与合同管理问题，我们提供了一体化的管控方案。

1、通过电子印章技术实现印章物理印章统一收归、集中管控；分支机构在线提交印章试用申请，总部在线授权并用章，解决跨区域、跨层级、多人协作用章的问题；

2、对文件盖章后的归档管理问题，以电子化归档方案给予解决。在线归档、智能检索、分类管理、权限受控，保障文件信息安全，避免盖章后的文件寄送、存储等占用空间、被偷窃、被遗失或损毁等隐患。

（一）企业要建立岗位法律风险防控体系，印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书，明确印章管理岗位的法律风险防控职责；同时，要加强对印章管理岗位人员法律风险防范的教育，使其认识到印章对企业管理的重要意义，不断提高印章管理的技能和法律风险防范意识。

（二）企业要制定印章管理规定，指定印章归口管理部门，明确企业各部门印章管理职责，明晰印章刻制、使用的业务流程，做到有规可依、有章可循。

（三）企业新注册设立的单位在领取营业执照后，应直接到行政服务中心公安机关刻制印章并备案。企业临时刻制印章，包括项目部印章，必须由印章管理部门统一提出，经过法律部门、专业部门审查，报公司主要领导审批。经批准后，由印章管理部门统一在公安机关指定的单位刻制并备案。印章管理部门在印章交付使用前，应下发印章启用文件，未经启用的印章不能使用。

（四）企业应当建立统一的印章使用台账，制定印章使用申请表。申请使用印章的单位必须按印章管理规定履行审批程序，经过有权部门和企业领导批准。经企业领导批准后，印章使用单位应填写统一的用印登记表，企业文书人员对用印文件要认真审查，审核与申请用印内容、用印次数是否一致，然后才能在相关文件上用印。用印时必须由印章保管人员亲自用印，不能让他人代为用印，同时不能让印章离开印章保管人员的视线。

（五）印章保管人员必须加强对印章的保管，未经企业主要领导批准，不允许将印章携带外出，特殊情况下需携带外出时，必须指定监印人随同。印章遗失必须在第一时间向公安机关报案，并取得报案证明，同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明。

（六）禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章。如遇特殊情况，必须经总经理同意，而且公章使用人应在《公章使用登记表》上写明文件份数，在文件内容实施后，应再次进行核准登记。公章使用人因故不再使用预先盖章的空白文件、资料时，应将文件、资料退回行政部(或办公室)，办理登记手续。在使用预先盖章的空白文件、资料过程中，公章使用人应承担相应的工作责任。

（七）企业必须定期检查印章使用情况。企业印章管理部门应按照印章管理规定组织法律、监察等部门对所属单位印章使用情况进行检查，发现问题及时采取相应措施。

（八）企业应加强对项目部印章、部门印章的使用管理，限定其用途和使用审批程序，严格按公司行政公章的使用程序要求各级印章保管和使用单位。项目部印章和部门印章要严格限定使用范围，不能用于对外签订合同，不能在对外承诺、证明等材料上使用，必要时要将使用权限通知业主、原材料供应商等利益相关方。项目部和企业的部门要指定印章用印和保管人，建立使用台账，绝不允许分包方使用项目部印章。

（九）企业所属部门发生变更或被撤销后，印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录；所属分公司注销后，在工商注销手续完成后，必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录；项目部关闭后，项目部印章及用印记录必须全部上缴企业印章管理部门。企业印章管理部门会同法律部门将收缴的印章统一销毁，用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。

（十）企业在遇到仿冒本单位或项目部印章的情况时，企业印章管理部门要及时将有关情况通报法律管理部门，由法律管理部门按法律规定解决。基本做法如下：首先，及时向公安机关报案，追究仿冒人的法律责任；其次，在相关报纸上发布澄清声明，及时知会潜在客户；再次，及时通知仿冒合同的相对人，陈述相关事实，解除相关合同，如果相对人不予配合，要及时向当地法院申请，通过法律途径认定合同无效，解除相关合同。

正规的公司都有《印章管理办法》，基本原则是专人保管，专人负责，用章要登记，必须经某一级别负责人签字才可以使用。

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