办公文秘工作职责规范
办公室文秘这一职位是中介性的职位,整个集团的上传下达都是由办公室承接代办的。下面是我分享的办公文秘工作职责规范,一起来看一下吧。
一、执行办公用品的采购、发放、管理
1、新员工入职时,由部门经理根据办公用品实际需要,提出申请,向行政文员签字领取。其余时间,员工急需领取办公用品,必须签字,并写清楚领用时间、项目、数量等。
2、员工离职时,部门经理应认真清点其办公用品,并到行政部填写移交清单并签字。
3、行政文员每月对办公用品进行一次盘点,办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购,特殊物品采购由部门主管、副总同意后另行购买。
二、信件的收发、文件资料打、复印,传真管理
1、公司所有打印、复印文档工作及信件、报刊收发管理工作由行政文员统一负责。收到信件资料由行政文员及时通知或递送给收件人。对投递错误的信件,退回或转移。 发件时,由发件人填写好资料,再由行政文员执行发送。
2、行政文员妥善保管外部提供的文件资料打印、复印或快递的结账单据,并负责核对单据数量、金额,便于财务结算。
3、员工不得利用公司机器打印或传真与工作无关的文件,行政文员有权监管教育。
三、执行印制名片的联系、校稿与管理
1、公司名片格式统一化,由公司行政文员依据企业形象规划并联系印刷业务。
2、需做名片的'员工,先填写名片印制申请单,经部门经理签字后交由行政文员负责办理。
3、名片印制前需校稿,确认名片职务、部门是否相符,姓名、联系办法等需确认无误。自确认名片内容起,一周内,行政文员将做好的名片发放给名片印制申请者。
四、执行固定资产及低值易耗品的管理
1、负责对公司的固定资产进行盘点、登记。做到编好号、贴标码、注明使用状况、统计数量、并责任到具体员工。使用者离开本公司时,公司资产收归行政部管理。对需要报废的资产进行报废登记处理。
2、行政文员根据盘点状况,制作《公司固定资产使用情况登记表》,发给公司相关负责人。
3、行政文员负责对打印机、传真机等其它办公设备、设施的保养维护和联系维修工作。
五、执行书籍、文件、资料的规范管理
1、公司所有书籍应编码贴号、做好编目、分类存放、按顺序排列整齐,及时更新登记表。
2、公司员工借书、领取文件资料时,必须签字登记。应注明“日期、姓名、编号、项目名称、数量、归还日期、备注”等。
3、员工借书的限期不超过一个月,行政文员应提醒催还。员工离开公司时,应归还所领文件、资料给行政文员。书籍、资料被归还时,行政文员应备注说明归还日期。
六、执行公司证照、年检及员工社保卡的申办
1、公司变更或申请办理分支机构,先准备办理营业执照相关资料,然后到工商局领取营业执照登记申请表;营业执照申办完毕后,持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证;组织机构代码证办理完毕后,准备相关资料办理税务登记证。
2、公司年检一般从三月份开始,至六月底结束。可登录“深圳市工商行政物价管理局”网站,了解当年度办理年检的需要的资料,先进行网上申请,再交实物资料到工商局办年检。
3、需办理社保卡的员工,先提交“劳动保障局数码照片回执”,行政部打印“制证清单”后,行政文员到社保局四楼交钱办理。后凭社保局回执领取社保卡。
七、饮用水管理、订餐、订会议厅、订房、订票等
1、根据饮用水的饮用情况,及时负责公司饮用水的订送。确认送水桶数、空桶回收数量。
2、公司负责人或其它部门根据实际需要,提出订餐、订会议厅、订票、订房申请时,行政文员予以代办,结款方式根据实际情况而定。
3、订餐、订会议厅、订票、订房工作需一定的提前量(订票一般提前2~3天知会行政文员,订餐、订房一般提前1~2天,订会议厅一般提前10~20天)。
八、来访者接待、会议活动、员工考勤统计管理
1、负责公司来访客户的礼貌接待与服务。
2、公司会议,由行政文员统一发出通知。如需投影设备,会前应做好会场布置及设备调试。会议所述内容由行政文员记录、整理存档。会后,行政文员负责清理会场、查收设备。协助客服部,负责做好课程活动前,宣传资料、横幅、食品、水杯等相关物品的准备。
3、每月需制作考勤签到表。负责员工每月病假、事假、加班、迟到等考勤的管理与统计。
九、执行公司领导交待的其它临时性的突发事情
1、优先完成公司领导交办的各类紧急事务。
2、规定时限内完成不了的,应向领导说明其原因,并尽力尽快完成,最终汇报完成结果。
3、有任何工作困惑,可通过邮件或面谈的方式提出,记住:透明沟通,工作畅通。
总体来讲,行政部属于服务保障部,是为公司包括其它部门服务的,所以也要协助处理一些日常事务。否则会影响正常工作秩序,甚至会影响经营活动。故日常事务的处理是行政工作的重要方面。
文秘工作主要是干什么?
文秘的主要职责:1. 接听、转接电话;接待来访人员。2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。3. 负责总经理办公室的清洁卫生。4. 做好会议纪要。5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。6. 负责传真件的收发工作。7. 负责办公室仓库的保管工作,做好物品...
文秘工作内容安排文秘工作内容及职责
1、一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。2、 二、负责各种文件的起草、保送工作;及时做好上级文件的签收、传递、催办工作;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。3、 三、做好来访接待工作及各种会议的记录及会务工作。4、 四、具体办理本单位人员的...
文秘的岗位职责是什么文秘的岗位职责有哪些
文秘的岗位职责有哪些 篇1 所在部门:办公室 直接上级:办公室主任 本职:负责公司内、外部文书处理,协助办公室主任进行相关会议的组织,并做好记录,协助办公室主任做公司的接待工作,协助办公室主任做好其它各项工作。 职责与工作任务: 1、负责公司内、外部文书处理:负责集团公司相关资料文件的接收、装订、传阅、送签;...
办公室文秘工作的岗位职责
办公室文秘工作的岗位职责【篇1】1.在办公室主任的具体指导下,完成办公室的有关工作。2.做好文书处理工作,负责收文、发文、文书立卷工作。3.按规定保管和使用学校和校领导印鉴、签发介绍信、证明书。4.负责全校性综合统计与报表填报工作。5.负责撰写学校简报、大事记,做好校史资料积累及学校信息传播...
最新文秘的岗位职责
一、在办公室主任的指导下,负责日常行政和文秘工作,包括文件起草、装订、传递以及文件回收、保密等工作。二、确保高效会议管理,记录会议内容并负责会务,同时处理招聘、培训、考核等人力资源相关事务。三、印章管理、来访接待和信息接收与报送都是文秘的职责范围,包括管理单位印章,开具介绍信,以及维护微机...
办公室文秘的工作内容有哪些
办公室文秘的工作内容主要包括以下几个方面:一、基本条件 1. 实施简单的办公室管理。2. 起草文书,具备一定的文字能力。3. 熟悉Office办公软件操作,打字速度达标。二、主要工作内容 1. 负责接听电话、转接以及接待来访人员。2. 管理办公室信息、机要和保密工作,整理办公室档案。3. 维护总经理办公室的...
文秘的工作职责和内容
文秘的工作职责和内容如下:1、接听、转接电话;接待来访人员。2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。3、负责总经理办公室的清洁卫生。4、做好会议纪要。5、负责公司公文,信件,邮件,报刊杂志的分送。6、负责传真件的收发工作。7、负责办公室仓库的保管工作,做...
文秘主要做什么工作
文秘工作职责:1、负责总经理的办公服务工作。2、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料;负责组织起草总经理会议材料。3、负责公司文秘业务指导。4、负责公司办公会的有关事宜,并办理会议议定事项。5、负责督促、检查、催办上级批件,公司领导批件及总经理办公会议定事项的办理工作。6、...
公司文秘人员的主要职责
21、圆满完成总经理交办的其他工作任务。 公司文秘人员的主要职责篇3 一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。 二、负责各种文件的起草、装订及传递工作;及时处理上级文件的签收、传递、 催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理。 三、做好各种会议的记录及会务工作。 四、办...
文秘的基本岗位职责
文秘的基本岗位职责(精选篇9) 1、负责企业内、外部文书处理:负责企业相关资料文件的接收、装订、传阅、送签;负责企业内的复印、传真、打印等工作。 2、协助办公室主任进行相关会议的.组织,并做好记录:负责会议的记录和整理;负责会议场所的安排与布置;负责会议的服务工作及相关活动的安排;负责会议相关资料的编印。
滑畏组织: 1、接听和转接电话;接待人员.2、负责办公室的文秘、信息、机要、保密工作,做好办公室档案的收集整理工作.3、负责总经理办公室的清洁和卫生.4、做会议记录....
卧龙区13383982781: 办公室文秘有什么工作职责 - ?
滑畏组织: 一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作. 二、负责各种文件的起草、保送工作;及时做好上级文件的签收、传递、催办工作;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作. 三、做好来访接待工作及各种会议的记录及会务工作. 四、具体办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的事宜. 五、做好单位印章管理,按规定开具介绍信. 六、对外宣传工作. 七、做好联网微机管理工作,每天定时开机接收文件;做好信息收集及报送工作. 八、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理 至少需要一定的公文写作基础
卧龙区13383982781: 文秘的职责是什么?? - ?
滑畏组织: 综合文秘岗位职责一、协助办公室主管做好日常行政事务.二、负责文书工作,包括各类文件的起草、打印、收发、传阅和归档工作.三、协助做好社区文化建设工作,搞好对外宣传和公共关系.四、做好会议记录和整理并及时分发至各部门....
卧龙区13383982781: 谁有企业办公室文秘岗位职责呀? - ?
滑畏组织: 办公室文秘岗位职责 1、负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订. 2、管理饮水. 3、保管登记和按规定发放公司办公用品. 4、负责接转电话和记录工作. 5、负责传真收发与登记. 6、负责接待来宾. 7、负责考勤和加班申报单的报表与汇总. 8、收发报刊函件及整理保管报纸. 9、完成其他临时工作.
卧龙区13383982781: 办公室文员工作职责有哪些 - ?
滑畏组织: 1. 负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作. 2. 办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续. 3. 接听、转接电话;接待来访人员. 4. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工 作. 5...
卧龙区13383982781: 文秘工作职责 - ?
滑畏组织: 一、 负责领导日程安排提示;负责本部门工作日程安排及各项例行检查. 二、 负责公司总经理办公室及行政管理办公室卫生清洁、物品管理工作. 三、 负责公司文件、信件、报刊分发工作;负责当日会议安排准备工作. 四、 负责公司各种会...
卧龙区13383982781: 办公文员的工作职责?
滑畏组织: 1、文件的撰写、整理及打印等. 2、办公用品及办公设备的管理. 3、公司日常考勤的记录及统计汇总. 4、公司会议的通知、记录及监督会议决议的执行等. 5、公司的绩效考核,主要负责考核项目的设定、考核的表格制作及考核项目的具体实施,并及时上报经理. 6、公司的人事档案的管理:建立、更新、维护及保管等 7、负责监督公司各项规章制度的贯彻和执行情况. 8、人员的招聘:信息发布、简历筛选、面试、入职手续的办理等 9、培训工作:公司发展概况、规章制度、岗位职责、工作流程等
卧龙区13383982781: 办公室文员到底要做什么? ?
滑畏组织: 可以这样说,办公室文员的工作是很琐碎、很繁杂、很劳累的工作,具体要干些什么,据我们单位的安排,办公室文员要做的工作是: 1. 上传下达,接听、转接电话;并把电话的内容向有关领导或部门传达,接待来信、来访人员. 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作. 3. 负责领导办公室的清洁卫生. 4. 做好会议纪要. 5. 负责公司公文的上报、上级来文的收发、转送、保管、存档工作. 6. 负责传真件的收发、转送工作. 7. 负责办公用品的采购、分发工作,做好物品出入库的登记. 8. 按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责. 9、撰写和打印处理上报的材料. 10、随时接受领导交办的其他临时工作.
卧龙区13383982781: 文秘的主要职责,和一些必备的知识、要求是什么? - ?
滑畏组织: 一:具有良好的形象和气质; 二:具有较强的写作能力,懂得写各种各样的文种; 三:具有较强的接人待物能力; 四:具有处理复杂的人际关系的能力,也就是说要具有较强的社交能力; 五:具有能熟练操作电脑的能力; 六:必须懂得相关的文秘礼仪; 七:必须对各个国家、民族(包括少数民族)的宗教信仰和生活习惯有所了解; 八:必须具有吃苦耐劳、无私奉献、兢兢业业、的精神; 九:必须对自己所在的公司的一切包括:公司的各个部门的运作、各个部门的功能、公司的历史等各个方面有所了解; 十:能准确地领悟领导的意思; 十一:具有丰富的知识; 十二:必须懂得相关的法律
卧龙区13383982781: 文秘的工作职责是什么?回答的正规点,谢谢 - ?
滑畏组织: 1、首先待人接物要文明礼貌, (你的一言一行完全代表公司形象)2、做事要头脑清淅,汇报要简明扼要, (领导工作都很忙,絮絮叨叨既浪费时间,又让人烦)3、办公室接电话要说普通话,语言要文明. (请问、谢谢、对不起、抱歉等文明用语不可少)4、要学会电脑的基本操作,画表格、打字、文档存盘.等等一些问题.有什么具体一点的,请再和我联系吧.我会帮你解决的,希望咱们互相学习.我相信,你一定能成为一名优秀的文秘人员.