档案管理注意事项

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　　导语：档案管理工作是十分重要的环节。随着社会的发展进步，档案的数量逐渐增加，档案的内容也日益丰富，档案的管理与利用之间的矛盾也日渐突出出来。因此，要进一步规范对于档案的管理工作，加强对于档案管理人员的业务培养，不断提高他们的综合素质，并在档案管理的过程中融入现代化的管理技术，使档案工作得以更好的进行。

　　档案管理注意事项

　　 文件分类

　　公司档案的文件管理，最忌讳的就是乱七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某个文件时，需要从所有的文件中一个一个的翻找。所以公司文件的收放，第一件事就是进行文件分类。

　　 分类装好

　　分好类别的文件，不要就那么一堆堆的散着，日子久了又会成为一堆乱纸。各个公司都会有档案袋，或者文件夹，按照文件的类别，进行逐一装盒收纳。

　　 标签表明

　　把文件逐一装好之后，记得一定要在各个档案盒或文件夹上标明，注明此文件盒里装的是哪类的文件，包括共有几份，都要做个简单说明。

　　 特殊文件

　　每个公司都会有特殊的一些文件，比如不能随意被人翻看的，或者需要加密的，对于这些文件，一定要做到单独保管，并做好单独的标记，用于提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，这一类文件，最好多加一把锁。

　　 做好收放记录

　　公司用档案的，一般就是大小领导们，只是不要太信任那些领导，他们都记性有时候也是非常差的，当他们拿走了文件并不知放在哪儿的时候，他们最大的可能就是埋怨你的保管不力，那么你一定要做一个收放记录登记本，谁拿走谁签名，领导绝对不会因为你的认真而责备你的。

　　 钥匙的保管

　　一般公司的档案卷柜，都是由专门的人员进行保管的，平日里的钥匙要做到不离身，下班后的钥匙，根据公司规定进行上缴或者自己随身佩戴，记住，上缴之后的责任不在你身上，而随身佩戴就表明你一直承担着责任，所以，对于钥匙的保管，一定要谨慎，不要随意交给他人。

　　档案管理注意事项

　　 1 强化队伍建设，全面提高从业人员的政治素质和业务水平

　　首先是提高档案人员的政治理论水平政治态度及职业道德。这就要求档案人员要认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平建设有中国特色的社会主义理论，要与时俱进，加强政治纪律，提高政治鉴别力和政治敏锐性，要在涉及档案工作的路线、方针、政策等重大原则问题上同党中央保持高度一致，恪守档案工作纪律，贯彻执行《档案法》，严守党和国家的机密，热爱档案事业。

　　其次是提高档案人员的业务素质。档案人员应具有较高的、相应的专业知识水平和业务实践能力，即不仅学习掌握档案学理论知识，还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术，比如文史知识、社会学、统计学、现代化设备的操作技术等。档案人员不但要有继承传统档案工作理论的观念，还要有研究探索档案工作发展中出现新情况的意识，利用先进技术解决新问题，丰富和发展档案工作的理论与实践。

　　再次是恪守档案管理人员的职责。作为档案管理人员，要定期对档案进行查看。首先要保持档案的完整性，确保档案的安全，即保证档案无因人为原因造成破损，档案内容以及实体不被他人窃取。一旦发现档案有破损的情况，要及时对其进行修复。其次，要保证档案有序排列，规范整齐，按照档案的类型及大小进行排列，保证档案方便查阅。再次，要将档案集中保管，不可将档案分散开来，造成档案管理不便甚至是档案丢失的情况发生。档案的保管工作十分重要，对于管理人员来说可能比较辛苦，但是这是一份光荣的职业，因此档案管理人员要持之以恒，努力完成本职工作，时刻保持警惕，确保档案的安全与完好。

　　另外要注意发现和培养适应现代化管理的人才。随着社会的发展，科学技术的进步，档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案工作中，需要人去操作、去管理。因此，各级领导要敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年青干部，发挥他们的聪明才智，大胆启用。另一方面由于档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习.积累经验，才能逐渐适应或逐步完善，因此，必须抓紧做好档案干部的稳定工作，促进档案工作的持续稳定发展。还要加强现有人员的继续教育，以适应目前的现代化档案管理工作。

　　 2 要突出做好档案保管过程中的保密工作

　　保护国家机密不外泄是每个公民的责任和义务，尤其是对于档案管理人员来说，更是一种神圣的职责。档案管理工作人员确实对于档案的保密工作尽职尽责，但是也由此产生了一些弊端，很多档案由于长时间被束之高阁，发挥不了其应有的价值，久而久之就变得一文不值，加上有些领导不能及时全面的对这些档案进行查阅，导致了档案的浪费，档案管理人员的管理价值也没办法在利用档案的过程中得以体现。档案的保密工作确实十分重要，但是对档案的保密是为了更好的加以利用，否则档案的保密工作也变得毫无意义。档案的利用应建立在保密的基础上，即在正确的时间、地点以及合理的范围内使用档案，这样才能体现出档案存在的价值。

　　档案的保密重点之处在于档案的库房管理。对于有条件的机关单位来说，档案的库房应设置在单独的建筑内，由专人管理。但是有些单位不具备条件，把库房设置在办公楼内，需要注意的是，这些在办公楼内的库房不应设在办公楼的最底层，而且应该与办公室与阅览室区分开，库房的门窗要采取一定的加固加密措施，防止档案被窃取。另外，应该制定严格的库房管理制度，并有专人对库房进行管理与保护，禁止一切无关人员进入库房，这样才能保障档案的保密与安全。

　　 3 做好档案利用中的监督工作

　　 3.1 采取科学合理的监督措施

　　在利用档案的过程中，为了安全起见，档案室要安装监控探头，以方便对于利用者的实时监督。作为监管人员，要在利用者入馆前向他们交代清楚利用档案时应遵守的规章制度与注意事项，并与他们交谈，根据不同利用对象的不同目的，有的放矢的.开展监督工作。对于那些有不良习惯的来馆查阅档案人员，管理者要对其进行及时的提醒，以防止在档案上留下划线或是口水等记号，保证档案的整洁。在利用者查阅完档案后，应提醒他们及时将档案交回，管理人员要仔细查看被查阅被利用过的文件，检查其是否有缺失或是破损的现象，一旦发现问题，要立刻查出，并在利用登记簿上备注说明。对于那些被严重损毁的档案，应该向相关领导报告，追究利用者的责任，并尽快对档案进行修复，以挽回不必要的损失。

　　 3.2 建立健全的档案利用制度

　　档案的利用具有一定的规章制度，一般包括阅览制度、复制制度以及外借制度等。管理人员要针对不同的利用对象，确定不同的利用范围，规定不同的审批手段，保证利用档案的工作有制度可依。值得注意的是，档案利用制度的内容应该简洁明了，便于执行，同时还要严谨，没有漏洞。在以后的实践中，要总结经验和教训，不断充实档案利用制度的条款，使其更加完善，更好的服务于档案的保密工作。

　　档案管理注意事项

　　1、人事档案管理范围：专业技术干部、正科及以下管理干部、工人等各类人员(包括出国不归、失踪、除名、逃亡职工和残死亡、离休、退休职工)的人事档案。

　　2、干部、工人退职、时必须奖其档案交给省人才交流中心管理。

　　3、干部、工人在受刑事处分或劳动教养期间，其档案由本院人事档案室保管，刑满释放或解除劳教后，重新安置的，其档案转至有关主管单位保管或移交人才交流中心管理。

　　4、除人事档案管理人员外，无关人员不得进入档案库。

　　 5、档案的管理

　　(1)根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防晒、防潮和防蛀。

　　(2)对所管理的人事档案必须逐人登记注册。

　　(3)每季度核对一次档案的分类、编目、序号，发现编错或放错位置纠正;每装卸要按登记册全面检查一次档案，发现漏缺档案朣查找。

　　(4)任何人不得私自保存他人的档案材料，对私自保存他人档案材料拒不交出者，应追究其责任。

　　(5)要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。

　　 6、管理干部、工人必须建立档案正本。

　　 1、档案正本是全面反应干部、工人历史和现实情况的实物材料，构成包括下列十项内容。

　　(1)履历表及其他简历材料等。

　　(2)自传及属于自传性质的材料。

　　(3)各种鉴定。

　　(4)各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历证明等。

　　(5)政治历史审查材料及甄别复查材料，工龄更改材料等。

　　(6)参加中国共产党和共青团的材料。

　　(7)各种奖励及县团级以上机关批准的英雄模范先进事迹材料。

　　(8)处分、撤销处分和甄别复查材料。

　　(9)任免呈报表，确定或晋升技术职务、学位、学衔审批表，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，离休、退休、退职审批表等。

　　(10)其他可供组织参考材料，如本人的思想、工作、学习总结检查，死者生平介绍，更改民族材料等。

　　 2、查阅和借用人事档案，应遵守下列规定：

　　(1)一般不得查阅人事档案，如必须有关人员的情况，由档案管理人员提供。

　　(2)必须查阅档案时，只限于组织、人事部门派出的赏干部到档案室查阅所需情况;各党支部发展党员必须查阅档案时，支部书记和组织委员查阅。

　　(3)任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案。

　　(4)查阅档案者，必须填写查阅什么问题，查阅日期逐项进行登记。

　　(5)查阅档案，必须严格遵守保密制度，严禁在档案卷内涂改，圈划及撤换档案材料，不得向无关人员泄漏被查档案内容，违者应追究责任。

　　(6)查阅档案时，不得抄录档案内容，如特殊情况，须经人事办主任允许后方可抄录，抄录的材料应近期送回档案室处理。

　　(7)外调人员一般不得查阅档案，如特殊情况需查阅时，必须持县级以上组织、人事部门介绍信，并有两名正式党员方能查阅。

　　(8)档案一般不是，在特殊情况下，经批准可以借出，但借出时要及时登记，按期归还，如不按时归还，要及时催收，以免遗失。

　　 3、转递档案应遵守下列规定：

　　(1)档案要通过机要交通仁慈，不能公开邮寄或本人自带。

　　(2)档案转出要及时追收回执，以防档案丢失。

　　(3)收到外单位的档案，要及时核对，核对无误差后，在回执上签名盖章后退回回执。

　　 4、凡归档的材料，均应 经过认真的鉴别;属于归档的材料，必须手续完备，完整无缺;需经组织审查盖章和本人签字的，应盖章签字后才能归档。

　　5、凡归入档案的材料，均应按照中央组织部《关于干部档案材料收集，归档的暂行规定》整理，不应归入干部档案的材料，不得入档;凡归入工人档案的材料，要参照省劳动局(1981)63号文件的准则归档;归档材料应做到分类准确，编目清楚，目录排列合理，标题完整，装订整齐，字迹清楚。

　　 6、保管档案工作人员守则如下：

　　(1)认真学习，严格执行党的方针政策，初中“三个代表”，努力提高政治思想觉悟和政策水平。

　　(2)严格遵守保密制度，不得擅自向他人提供档案材料或泄露档案内容。

　　(3)严禁在档案库吸烟，保护档案安全，经常打扫和保持档案室的清洁卫生。

　　(4)不得擅自转移、分散和销毁档案材料。

　　(5)热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，努力提高业务水平和工作能力。

　　(6)坚持党的原则，认真贯彻执行党的政策，严格按照档案工作的各项规章制度办事。

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。

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清涧县18934284617： 档案管理需要注意些什么 - ？
潮史盐酸： 档案管理工作要注意防止和克服“八重八轻” 一、重集中突击,轻日常推进.上边推一推,下边动一动,突击收集材料、突击整理案卷、突击改造保管条件,打歼灭战较多,平时重视不够,工作缺乏力度.二、重达标定级单位,轻无达标升级单...

清涧县18934284617： 做档案管理工作应该注意什么? - ？
潮史盐酸： 我是学档案管理的,虽然现在还不是很专业,但是基本的知识还是懂一些的 档案的保存要注意几点:1.技术要求:库房的温湿度和“十防”2.注意异地保存,即备份 分类要遵循全宗原则

清涧县18934284617： 档案管理程序注意事项 - ？
潮史盐酸： 答:档案管理分为: 分类、编号、时间、事件、注意保持室内干净卫生..要调理清晰、分门别类、时间紧凑.

清涧县18934284617： 档案管理应注意哪些细节问题? - ？
潮史盐酸： 首先注意文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作,保证文件档案资料的齐全完整,提高案卷质量的整体性,分类的合理性还有是不是经常使用.其次是是否美观直观更便于操作.第三,现在是计算机信息化时代,一定不要纯粹使用手工管理,而应该选择一款适合本单位的档案管理软件,比如量子伟业、万能档案、易度等,都不错.

清涧县18934284617： 毕业生档案管理的注意事项 - ？
潮史盐酸： 1、档案别转错了地方,按照三方协议填写的接收地址投送(一般是单位所在地人才中心或人才市场);2、毕业接近一年时,别忘了做好转正定级手续,把手续放进档案中去;3、与单位签订的劳动合同、保险、奖励或职称、项目方面的信息,单位要及时记载入档,在你离职后15天内将单位档案送到人才中心与学校转过来的档案合并(人才中心工作人员完成).其实没有特别的要求.

清涧县18934284617： 档案管理人员应该注意什么·· - ？
潮史盐酸：首先注意的就是要保密,特别是管理人事档案更要注意,同时要注意档案室的安全包括防火,防水不要让,闲杂人员进入.查阅档案要有手续,并要有记录.管理档案要按类别,时间顺序分类.要根据内容做目录.

清涧县18934284617： 档案管理员在工作中需注意哪些事项 - ？
潮史盐酸： 档案管理具体的内容要看你所从事的工作是什么性质的,每个单位对于档案管理员都会有不同的内容要求.摘了两篇如下: A.学校档案管理员职责: 1、政策执行; 贯彻执行上级有关档案工作方针、政策、指示和规定. 2、档案保管 负责接收本...

清涧县18934284617： 档案管理人员应该注意什么问题? - ？
潮史盐酸： 对各类档案进行收集、分类、立卷、归档、利用等

清涧县18934284617： 关于档案管理的注意事项? - ？
潮史盐酸： 问题很笼统,不只是人事档案还是综合档案.总之管理档案需要耐心、责任心,管理需要按原则、规章制度办事就可,关键要有保密知识,不可公开的部分,绝不要利用职务之便

清涧县18934284617： 在档案管理过程中应注意哪些问题? ？
潮史盐酸： (1)顾客档案管理的重点不仅应放在现有顾客上,还应更多地关注未来顾客或潜在顾 客,为吸引新顾客、开拓新市场提供资料.(2)顾客档案管理在于应用、管理,提高档案的质量和效率.不能将顾客档案束之高 阁,应以灵活的方式及时全面地提供给推销人员和有关人员.确定顾客档案管理的具体规定和办法.顾客档案不能秘而不宣,但由于许多资料 的公开会直接影响与顾客的合作关系,不宜流出商家,只能供内部使用.所以,顾客档案 应保密.