极简主义神器:一页纸项目管理

作者&投稿:出樊 (若有异议请与网页底部的电邮联系)
~ 项目管理最重要的是沟通,项目经理90%以上的时间都花在沟通上。

项目管理的文件特别多,项目启动书、项目管理计划、干系人册等,加上零零总总的各种会议记录,如果是大项目,项目文件没有成千也上百了。

作为项目经理兼顾着横向和纵向的沟通,横向牵涉到各部门、外包公司等,纵向牵涉到对上沟通和对下沟通,就像侠士仗剑走天涯一样,项目经理亟待一页纸协助沟通和推进

人人都是产品经理社区推荐了【美】克拉克著的《一页纸项目管理》,虽然是小表格一张,但麻雀虽小五脏俱全。

最近主要做两个项目,其中一个是跟京东金融合作消费金融和供应链金融,设计到APP开发等事宜,因为考虑到保密性,故而不以其为例,换成我的健身项目——拉丁舞(任何事情都可以看做项目进行管理,重要的不是项目,而是管理项目的思维)

图1位制作一页纸的项目管理表,包含了几个重要的要素,项目的领导、项目名称、项目目标、项目的结束时间、项目的主要任务、项目的负责人/优先级等,这些表头部分比较重要,一般在项目启动阶段,由项目负责人、项目经理等沟通确认。

先把大的项目目标进行分解,可以按照阶段或者程度进行分解,比如我将大的项目目标分解成三个“瘦10斤、舞蹈表扬和拉丁教学”

目标分解后,跟主要任务一一对应起来,主要任务中涉及到某项目标时,用“O”表示,比如“压脚背”这项任务,涉及到“拉丁舞教学”,但不涉及到“瘦10斤”和“舞蹈表扬”;“开胯”,涉及到“瘦10”斤和“拉丁教学”的目标。

对比图1和图2,分解的三个目标被圈出来,发现空心“O”变成实心;主要任务中“压脚背”、“找准重心”、“力量下沉”的1月和2月工作,空心“O”变成实心。

意味着项目进行到2月底,“压脚背”、“找准重心”、“力量下沉”的工作任务已经全部完成,所以此三项工作涉及到的目标也全部完成。

对比图2和图3,注意细节,如果力量下沉这一项工作,在3月份,安排了工作,那么力量下沉对应的2个目标“瘦10斤”和“拉丁教学”就没有完成,还是空心“O”。

请看图4,纵向看“压脚背”、“找准重心”、“力量下沉”和“开胯”4项任务,1月份工作均完成,所以空心“O”变成实心。

项目执行到2月份,只有“找准重心”和“动作的延展性”两项工作完成了,所以空心“O”变成实心,没完成的两项工作“力量下沉”和“开胯”,还是空心,意味着工作没完成,训练没赶上进度。

请看图5,这张表在这完全体现了精妙之处,原本项目人员安排表,就是一张单独的表格,这里非常巧妙的嵌到一页纸的表中。

将项目成员列出来,比如项目成员“霞客”和“班长飞飞”。字母“A”到“B”优先级别逐渐降低,字母“A”代表最高优先级别。

主要任务涉及的项目成员,就用字母在“负责人/优先级”一栏中表示出来,比如“压脚背”这项主要任务中,只涉及到“霞客”,“班长飞飞”一栏中便空着。

主要任务涉及到2名以上的成员,就用字母表明优先级别,主要任务“开胯”中,“霞客”优先级别高于“班长飞飞”,故而“霞客”对该项任务负主要责任。但主要任务“完整舞蹈表扬”,“霞客”和“班长飞飞”的优先级别都是“A”,两人都对结果负责任。

看图6,先将大块的成本支出标记出来,比如“课程费”、“服装费”和“交通成本”。

按照项目的时间进度核算项目成本,比如到2月份,项目的成本进度应该在20%:

红、黄、绿就跟交通信号灯一眼,让人一眼明白,成本的情况,一秒找到重点。

看图7,如图所展示的,对项目进行概括性表述,尤其是预测性内容,项目是否可以如期完成,费用是否OK,有什么变更或者问题,针对问题是否已经出具解决方案,人员安排到位否,是否安排培训……

总结性的文字,起到的是画龙点睛的效果,少而精即可。

再用不用担心浪费纸张啦,爱护地球,珍惜资源,一张A4纸即可;

直接沟通,有总负责人、各工作任务负责人,如果有需要,甚至可以越级沟通,只要可以解决问题;

一目了然,一张在手,心里不慌,完全不用担心鸡同鸭讲的局面。


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通荷迈思: 首先要看的肯定是项目管理方面的书,偶以前看过一本《一页纸项目管理》是(美)克拉克•A•.坎贝尔的书,感觉很不错.二就是企业管理方面的书.最近我的朋友向我推荐了一本《领导解放 企业重生》,她说看完了挺管用的.

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