为何要加强历史档案的收集工作?如何开展?、、、
一、档案收集工作的内容
档案收集工作,就是按照党和国家的规定,通过例行的接收制度和专门的征集办法,把分散在各机关、个人手中或散失在其他地方的档案,分别集中到各有关机关档案室或各级各类档案馆,实行集中统一管理
档案收集工作的内容主要有三个方面
(一)机关档案室对本单位需要归档文件的接收和征集工作。
〔二)档案馆对现行机关和撒悄机关具有长久保存价值档案的接收工作。
(三)档案馆时分散在社会上的各个历史时期形成的档案的接收
和征集工作
二、档案收集工作的意义
档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节.做好收集
工作有着十分重要的意义。
(一〕收集工作是档案工作的起点
收集工作是档案工作其他环节的重要基础,没有起点其他环节就不复存在。档案工作的对象是档案,如果没有档案也就不会有档案工作。档案收集的齐全与否,直接影响档案工作其他环节,尤其是直接影响到社会各方面对档案的有效利用。
(二)收集工作是档案馆(室)贯彻集中统一、分级管理原则的重要措施
档案是党和国家的宝贵财富,对国家规定应该归档的各种门类和载体的档案,各单位不得分散保存,任何个人更不能据为己有。只有通过行之有效的档案收集工作,才能把档案集中到各机关档案室和各级各类档案馆,形成统一的档案信息保管基地,实行集中统一、分级分专业科学管理
(三)收集工作是决定档案工作存在和发展的重要条件
档案数量的多少决定档案工作规模的大小,档案的质量高低决定档案工作的水平高低。档案馆(室)所管理的档案是靠收集工作取得的,只有收集工作搞好了,才能有效地开展整理、鉴定、保管、编研等工作,档案工作才能存在并得到发展。
(四)收集工作是衡量档案馆(室)工作质量的重要标尺
收集工作是档案馆(室)取得档案的手段,收集工作的效果决定档案馆<室)藏档案的数量多少与质量高低。只有丰富档案馆(室)藏档案,才能更好地发挥档案馆(室)的作用,才能更好地体现档案馆(室)的工作水平和质量。
档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。关键词:档案管理
问题
信息一体化1
新时期企业档案管理体制、模式的建构背景
随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展,历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式,并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础,档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响,为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。
2
企业档案存在的问题
2.1
企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则
企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动,一次考试在进行,整个过程加班加点,在短时间内取得了一定的效果,但达标以后,就出现后力不足,没有长期性和连续性,再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够,对档案在企业中的重要作用的认识不足,甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方,档案室在某些人眼中成了废纸仓库,造成了档案工作有领导、无计划;在任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。2.2
缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造
目前,一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法,档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后,给档案工作带来消极后果,主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点:一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识,财力投入少;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备,但由于档案管理人员操作不熟练,导致先进设备没有起到先进作用。三是,领导重视不够,虽有微机和档案网络,但档案并没有录入电脑,还按手工在进行工作。2.3
档案工作缺乏制度化的管理程序
当前企业档案管理不规范主要表现在:一是档案收集不规范。在收集过程中,制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。企业近几年发展较快,新档案人员不断进入,档案人员的专业素质参差不齐,在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷,卷内目录与实际整理文件不相符,卷内资料漏失现象比较普遍。此外,在立卷时间上,有时会累积起来一次立卷,既不符合事毕立卷要求,又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在,在行政上无法对各大部进行管理,在进行这项工作时,须向主管领导汇报,但主管领导一般都是兼任,本身的各项工作时间都较紧张,档案人员要想向领导说明一项工作较为困难,各项工作开展起来也较为困难,现在某些部门自设资料库,给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧,借出的档案没有按期归还。3
新时期企业档案管理体制模式——信息一体化管理模式
3.1
信息一体化管理
信息一体化管理,其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在企业,这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为企业服务的过程中,既要注意提供历史的信息和现时的信息,又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等编研成果,为展现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证;另一方面,还可以依托现代信息技术和网络技术,在网上采集与企业业务有关的信息,并进行筛选、汇编,为企业的科学决策和管理提供含量较高的有价值的信息。这种管理模式便于建立计算机管理系统,实行现代化管理,同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。3.2
档案一体化管理
档案一体化就是利用计算机技术的强大功能,遵循文件运动周期理论,对文件从制作、现行使用、暂时保存到永久保存四个阶段实行全过程的管理,达到文件与档案数据资源的最佳管理和利用效果。从系统论的角度出发,对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理,使之实现系统化和规范化,从而发挥各自以及总体的最大效能,确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。具体来说主要包含以下几个方面:3.2.1
档案一体化的目标
实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础,在文件从产生到最终转化为档案的过程中,既加强企业内部文件、档案工作的一体化,也注重各个不同文件职能机构的业务衔接,从而使文件到档案全过程都得到有效控制。
3.2.2
档案一体化的原则
在实行信息一体化管理的过程中,必须要遵循以下原则:一是全程管理原则,电子文件环境中,文件、档案界限不再显而易见,文件和档案工作人员界限也日趋模糊,文件与档案工作实行全程管理,将可以大大提高信息共享,提高效率;二是前端控制原则,前端控制原则是以文件生命周期为基础,将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中,文件形成是前端,处理、鉴定等是中端,永久保存或销毁是末端;三是集成管理原则,集成管理是对管理要素的科学重组,是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度,因精密组合而减少疏漏,提高可靠性,增加相关作业密度,减少重复而降低功耗,提高管理效率。
3.2.3
文件、档案一体化管理的具体内容
文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成控制的一体化、流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件就是在系统设计阶段,就应当树立档案管理意识,确保生成文件符合档案管理功能要求;流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理协调,使文件、档案都能发挥最大的效用。
3.2.4
文件、档案一体化管理的技术保障
文件、档案一体化管理的技术保障是计算机和网络技术为代表的信息技术。档案一体化管理不只是理论上设想的一种管理思路和模式,更多是实践中需要实施的一种管理方法和手段,它需要强大的技术支持。首先,数字化技术的应用和推广简化了文件、档案管理的工作程序、提高了文件、档案管理的工作效率,并且也改变了文件的生成方式和载体性质。其次,网络技术的出现改变了文件运转的的方式和特点。这些都使得文件、档案一体化管理有了实现的技术基础。
总之,基于我国现代企业管理的现状,档案人应积极吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,来适应档案管理工作的新形势。
2.重视调查研究。收集历史档案,应重视调查研究。要通过深人细致的工作,调查了解在本地区范围内,曾经有过什么样的机关、组织或著名人物,这些机关的职能和任务、成立和撤销的时间、文书处理和档案保管状况、出版过何种刊物,历史上知名人物的后裔是否还保存有文件材料、手迹、家谱、族谱等等。在摸清哪些方面和哪些人可能保存有档案材料的基础上,有步骤、有针对性地开展收集工作
3注意方式方法。开展历史档案的收集工作,涉及的面很广,政策性强,必须注意方式方法。若向个人征集,要进行耐心细致的思想动员工作。只有本人自愿,才能把保存的历史文件捐献出来。假如某些人一时不愿交出.可以考虑把急需的档案先借来复制,或者先登记线素,多做工作待以后继续收集,切不可采取生硬方法,以致造成不良后果。对废品收购部门、古旧书店、文物商店、造纸厂等单位,要多做宣传,并签订合同,搞好协作,让他们收集到历史档案资料时,及时交给档案馆。同时,应切实维护好上述单位的利益
收集历史档案,应采用精神鼓励和物质奖励相结合.实行国家接收、个人捐献或档案馆购买等多种方法。
记录收集前代事件以供后代查阅,还可以以古鉴今。
掌握前朝事迹······
档案工作的重要性和意义
当人们为一个历史事件争论不休的时候,最有说服力的就是档案,能够帮助我们找到真实的记忆,辨别演绎的真伪,判断“当时”的文明的程度。人类自从懂得做标记(文字图案的最早出现)以来,就想着要为后来者留下点什么,试图让后来者明白他们在做什么、要做什么,有什么经验可承,有什么教训当鉴,为我们留...
简述档案与历史的关系
历史研究很大程度上依赖于档案的保存和整理。历史学家在撰写历史著作时,往往需要引用大量的档案资料来佐证自己的观点。档案的丰富性和真实性,使得历史研究更具说服力和科学性。例如,在研究二战历史时,战时的军事档案、政府文件以及个人的回忆录等档案资料,都为揭示那场全球大战的真相提供了宝贵的线索。...
研究档案的保护环境,对延长档案寿命有何意义
1、保护档案资料:档案是历史的见证,对于研究历史和了解文化有着非常重要的价值。档案的保护环境可以保护档案资料不受到损坏和腐蚀,从而保证档案资料的完整性和可读性,方便后人进行研究和利用。2、延长档案寿命:档案的保存需要几十年甚至上百年的时间,因此需要保持档案存放环境的稳定性,以延长档案的寿命...
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加强档案管理工作的几点建议 时至年底,各项考核工作纷至沓来。作为展示工作成果的重要依据之一,档案资料理所当然地成为考核工作必须的检查项目。档案资料的重要性尚且不止如此,有的还关系到单位的机密和权益。因此,我们应给予档案管理工作高度重视,采取有效措施加强管理,切实提高档案资料的保密性和利用率...
浅析新常态下如何加强档案管理工作
本文旨在研究在新常态下如何加强档案管理工作,以期立足我国现代企业管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感,激发广大档案管理工作人员的工作热情。本文采用例证分析的方法,对档案管理工作的意义、...
档案工作的原则是什么?
此外,档案实体应由各级档案机构分别集中统一管理,以遵循这一组织原则。2. 档案工作的基本要求:档案工作的基本要求是保护档案的完整与安全。为此,必须采取各种有效措施,确保档案不受损害,维持其历史真实性、完整性、可用性。3. 档案工作的根本目的:档案工作的根本目的是充分利用档案信息资源,为社会各...
历史档案的整理原则一般遵循什么
历史档案的整理原则一般遵循原始性、完整性、系统性、可读性和安全性。首先,原始性是指档案整理过程中应尽可能保持档案的原始状态和原始信息。这是因为历史档案作为第一手资料,其原始性对于研究历史事件和人物具有不可替代的价值。例如,在整理古代文献时,应避免过度修复或篡改,以确保文献的历史真实性和...
档案整理的意义
再结合企业发展史上的重要事件的整理、以及优秀员工代表的事迹总结,企业文化就丰富起来了。5、企业宣传的资料库 档案管理好的企业需要进行宣传时,只需在档案室调取资料就行了,不需要临时抱佛脚,打乱正常工作,也不需要像演员彩排似的,劳命伤财,准备道具、背景。档案管理好的企业,宣传资料真实可信,对...
国家鼓励什么参与和支持档案事业的发展
5、加强档案保护和文化传承 国家鼓励保护、修复和利用重要的历史档案和文献,保护国家和民族的档案遗产。这包括开展文化遗产保护和档案数字化项目,推动档案资源的开放利用,促进档案的文化传承和研究。查询档案步骤:材料准备:身份证、户口本、学历证书等。1、确定档案所在机构:首先需要确定所要查询的档案...
邱老师说档案是什么意思
历史是不断发展的,档案是历史的见证,保持档案纪录,可以起到记忆历史的作用,帮助人们了解历史,从而更好地把握人类未来的发展趋势,促进社会进步和人类文明的发展。邱老师还指出,档案管理是一项十分重要的工作。档案管理需要加强现代化、数字化等方面的建设,更好地保障档案的安全,提高工作效率,同时为...
蹉彦去氧: 时间的流失是不会停歇的··历史的存在只是昨天的映照,唯有文字的记载还能留住过往的时间··所以档案资料很重要·····
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蹉彦去氧: 谈人事档案管理工作的重要性在人们的工作生活中,档案的确扮演着重要的角色.它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹,是工作经历的记录.现在很多人误认为人事档案没用,要不要都可以.而在现代劳动用工管理中,...
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蹉彦去氧: 一、档案收集1、档案收集工作的意义:档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节,与档案工作中其他各项工作比较起来,它处于一种特殊的地位,作好档案收集工作对整个工作都具有重要意义.(1)收集工作是档案工作的起点;是档...
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蹉彦去氧: 赵显瑞档案的收集和归档是档案管理工作的前提和基础.因此,必须重视并做好这项工作,这是管好用好档案的第一步. 一、档案收集要坚持“宁多勿漏”原则.档案是来源于各项活动的原始记录,它真实再现了各项活动的过程和结果.档案...
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蹉彦去氧: 有了历史数据,我们的销售计划及分析才更有说服力,也能更客观点,有了历史数据,才能知道自己今年的工作是否有增长,才能有所比较,这种历史数据应该包括销售数量,金额,网点数量,网点面积,平效率等,能细分到月或者周,那肯定更加有对比性,最好有相关的气候情况收集,促销活动内容及促销实施的数据评估、每年的增长情况,更细点的话,同类竞品的相关情况,市场占有率等
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