人事档案管理办法

人事档案管理暂行规定~

　　为了对人事档案进行妥善保管，规范人事档案的管理，公司制定了人事档案管理的暂行规定，下面我给大家介绍关于人事档案管理暂行规定的相关资料，希望对您有所帮助。
　　人事档案管理暂行规定如下 　　第一条、为确保人事档案的机密性，完整性和准确性，为人事决策提供信息和依据，特制定本制度。
　　第二条、本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。
　　第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理。
　　第四条、新员工第一次建档后，日后所有有关个人人事资料都随时归档，包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等，以保证档案的完整性、保密性及可查性。
　　第五条、新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档，目录如下：
　　1、招聘登记表
　　2、聘用通知书
　　3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。
　　4、身份证复印件
　　5、照片
　　6、员工转正申请表
　　7、聘用合同
　　8、奖惩材料
　　9、任免、升降、调薪等材料
　　10、其它材料
　　第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册，记载档案的接收、 存入、提供、使用和变动情况。
　　第七条、要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。
　　第八条、所有人事档案都属秘密文件，应妥善保管，不得随意泄密。
　　第九条、人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的档案。总经理有权查阅任一员工的档案，除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案。
　　第十条、任何人不得借阅自己本人档案。
　　第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。
　　第十二条、收回档案时，档案管理人员必须认真检查核对，否则追究当事人的责任。

一、人事档案管理政策依据
　　v《山东省人事代理暂行办法》(鲁人﹝1997﹞3号)
　　v《济南市人事代理暂行办法》(济政办字﹝1998﹞81号)
　　v《山东省流动人员人事档案和人事关系管理的具体办法》(﹝1990﹞鲁人字第24号)
　　v《流动人员人事档案管理暂行规定》(人发(1996)118号)
　　v《中华人民共和国档案法》
　　v《干部档案工作条例》(组通字﹝1991﹞13号)
二、流动人员人事档案的范围
　　v待业的大中专毕业生人事档案;
　　v非国营单位聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案;
　　v外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案;
　　v其他流动人员的人事档案;
　　v注：按照组织部现行规定，机关事业单位、国有企业离职人员，未再就业前，人事档案由原单位保管，就业后将档案转至新单位档案主管部门管理。
三、流动人员人事档案的管理
　　v流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案，严禁个人保管他人人事档案。
　　v 流动人员人事档案管理遵循“集中统一，归口管理”的原则，接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。
　　四、档案工作人员职责
　　v一、保管干部档案，为国家积累档案史料。
　　v二、收集、鉴别和整理干部档案材料。
　　v三、办理档案的查阅、借阅、转递。
　　v四、登记干部职务、工资等变动情况。
　　v五、为有关部门提供干部的情况。
　　v六、做好人事档案的安全、保密、保护工作。
　　v七、调查研究干部档案工作情况、制定规章 制度 ，搞好干 部档案的业务建设和业务指导。
　　v八、推广、应用干部档案现代化管理技术。
　　v九、定期向档案馆(室)移交死亡干部档案
　　v十、办理其他有关事项。
五、人事档案保管保密制度
　　v一、牢固树立安全保密观念、增强保密意识，严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》
　　v二、干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房面积每千卷需20-25平方米;库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室，档案库房、阅档室、档管人员办公室应三室分开。
　　v三、库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施齐全，保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度(要求14℃-24℃，相对湿度45-65﹪)，安全防护措施要经常检查，杜绝隐患。
　　v四、档案管理人员离开库房时要及时关灯、锁好门窗，无关人员一律不得进入库房。
　　v五、任何个人不得私自保存他人档案，禁止通过电话、传真索取或提供干部的全面情况和设计干部的政治历史或其他重要问题的情况，不得携带档案及材料出入公共场所。
　　v六、保管干部档案，应建立登记和统计制度，每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。
六、人事档案查阅档案制度
　　v1、查阅干部人事档案应填写《查阅干部档案审批表》，按照查阅干部人事档案的规定办理审批手续。
　　v2、阅档人员必须是中共党员。
　　v3、任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案。
　　v4、档案一般不外借，如必须借出使用，要说明理由，经主管部门批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。
　　v5、阅档人员要严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、勾划、抽取、撤换材料;阅档人员不得泄漏或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违反《中华人民共和国档案法》处理。
　　v6、阅档人员不得擅自拍摄、复制干部档案内容，因特殊情况需要从干部档案中取证的，必须经管档单位领导审核批准。
　　v7、阅档人员在查阅干部档案时严禁吸烟

第一条 为规范公司人事档案管理，维护公司和员工权益，特制定本办法。

第二条 XXX是公司人事档案（含公司退休员工档案）的归口管理部门，负责人事档案的收集、归档、保管、借阅及传递的管理。

第三条 XXX按人事档案归档的内容有计划、定期向各部门收集人事档案资料，经整理后入档。

第四条 各部门按人事档案归档要求的内容和规定及时向XXX报送员工的有关档案材料。XXX收到人事档案材料后，须经整理、鉴别认定后入档。

第五条 各部门因工作需要需查阅人事档案时，须持本部门开具的《查阅档案材料介绍信》，且至少要有两个人到XXX档案室内查阅，少于两人的不予提供查阅。对于非公司内职工查阅公司相关人员档案时，需填写《查阅人事档案材料审批表》，经XXX领导签字同意后按程序办理。

第六条 查阅档案必须严格遵守以下规定：

（一）未经人事档案员允许，查阅人不准摘录或复制档案内容；

（二）查阅人不准查阅本人或直系亲属档案材料；

（三）查阅人不准泄露被查阅人档案内容。

第七条 人事档案借阅管理

（一）凡需要办理人事档案借阅手续的，经办部门须至少提前一天向XXX提交所需内容、时间、目的等情况，以便XXX及时办理相关手续；

（二）经办部门借用人事档案须经XXX主管领导批准，借用时间不得超过三天，确需超期借用时必须补办延长手续。

（三）查阅、借用人事档案，经办人双方必须履行交接手续。查阅、借用后XXX人事档案员须查对档案无任何问题后收回归档。不履行交接手续和不经查对即归档的，追究人事档案员责任。

（四）对借用的档案，借用人必须妥善保管，不准转借、传阅、涂改、复印、拍照、不准抽撤张页及泄露档案内容。对违反规定视其情节和造成后果，予以行政处理和经济处罚。

第八条 凡经公司批准由公司调出的人员，XXX负责其人事档案调转手续的办理，将其人事档案发送调往单位或转交调出人员自带。

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