古代秘书工作人员的基本职能是什么

秘书基本职能有哪 65533~

秘书职能及其方法规律
(一)办理事务
秘书的事务工作是相对于领导人的政务工作而言的.政务是指领导者所从事的具有全局性和战略性意义的公务活动,如决策.事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作,如电话接打,会议服务,信访工作,文书处理等.政务是事务的统帅和核心,事务是政务的基础和保证.两者是相辅相成的.
秘书的事务工作无论是经常重复出现的还是偶发的,在办理的过程中都有一定的程序性.秘书人员在办理事务的过程中要遵循被动中求主动,原则中求灵活,繁杂中求规范的原则.
(二)协调关系
现代的管理活动处处离不开协调.任何组织只有通过协调,才能形成整体的合力,实现共同目标.秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织,各项工作,各个人员之间的关系,促进各项活动趋向同步化和和谐化,以实现组织目标的行为过程.
与领导部门和职能部门的协调不同,秘书部门的协调有从属性,广泛性,间接性等特征,在协调关系的过程中要遵循政策指导,客观公正,平等协商,注重整体,灵活适度等原则.
(三)辅助决策
在实际工作中,任何决策都是一个过程而不仅仅只是拍板这一个环节.因此,辅助决策定义为:在决策过程中,在知识(包括理论),能力(包括技术),经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿,以提高决策的科学性和时效性.
秘书人员辅助领导进行决策一般要经过:协助领导确定目标,协助领导设计方案,协助领导评优选优,协助领导实施反馈等四个阶段.
第四章 秘书职能及其方法规律
(四)综合服务
秘书是为以领导为核心的集团服务的,秘书通常提供的是全方位的服务,既包含公务,如果领导需要,有时也包括办理一些私事.所以,秘书一定要有牢固的服务意识,"全心全意地为领导及其集团服务".当然,在服务的过程中要注意方式方法,还要善于运用资源.

二,秘书日常事务职能
(一)办公用品管理
(二)接待
(三)安排领导活动
(四)值班
(五)通讯工作
(六)印章管理
(七)机要保密

三,秘书专项职能
(一)信息管理
(二)调查研究
(三)会务工作
(四)公文处理
(五)档案管理
(六)信访工作

四,秘书特别受权职能
(一)公文写作
(二)督查
(三)协调
(四)谈判
受权谈判中秘书工作的任务:
①协助领导确定谈判的中心议题和准备达到的目标.
②准备好谈判各方的有关材料.
③对谈判中意外情况的预测和准备.
④把握谈判进程.
⑤总结和评价谈判的经验教训,及时搞好信息反馈.
第四章 秘书职能及其方法规律
五,秘书深层职能
秘书的深层职能主要指的是秘书的参谋辅助职能.
①明确角色定位,不失职不越权.
②明确参谋定位,谋而不断.
③立足规劝层面,谏而有度.

一、 秘书的涵义

从秘书职位的角度来看 "秘书"概念的发展变化。

秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。

（一）秘书官职化时代

1.中国秘书官职化时代

在我国，"秘书"一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人。
即带有神秘色彩的图书。根据古籍记载，这些图书主要有两类：

宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为"秘书"。如《晋书·荀勖传》："及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在'秘书'。"


指谶纬图箓。这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。


至东汉后期："秘书"不仅指物，也指机构和人员。

古代的秘书工作者，被称为"史官"、"御史大夫"、"尚书"、"长史"、"主簿"等。
唯有一次例外，那就是东汉末年

魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构--尚书台的势力，曾设秘书令，以"典尚书事"，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。


至清末，我国的秘书工作真正名实相符。

辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。
其一：秘书一词已完全摆脱了"图书"的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。

其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以"秘书"相称。


2.国外秘书官职化时代

"秘书"这个词来源于保密者。
指那些被国王和王后雇佣来保守国家和私人秘密的人.


今天cretary第一个字母S大写的时候，意为部长或大臣，这是政府部门的高级官员

Secretary of State 在英国是指（主管政府一部门的）国务大臣，在美国则指国务卿。

The Secretary of State for Foreign and Commonwealth Affairs意为外相

The Secretary of State for Home Affairs 则是内政大臣

Chief Cabinet Secretary 日本的"内阁官房长官"

沙特的石油部长、印度的外交部常务副部长等。


资产阶级革命后，秘书职位主要承担的是辅助性管理这一内涵开始得到社会的认可和接受。
另外，国外私人秘书的发展历史也相当悠久。
贵族成员多喜欢雇佣私人秘书为他们处理信笺、帐目和邀请函等。商人也有秘书，他们通常被叫做"办事员"。

如英国著名的政治学家和哲学家约翰·洛克就曾长期担任著名领袖人物的私人秘书。16世纪英国的著名诗人约翰·邓恩也曾是掌玺大臣的私人秘书。


总之，在秘书职业社会化以前，秘书主要指在政府部门中担任高级官员的人或为政府部门及高级官员提供辅助服务的公职人员，因此，我们将这一时期成为秘书官职化时代。
（二）秘书社会化时期

1.国外秘书工作的社会化、职业化发展

英文Secretary出现了另一个重要含义 ,秘书作为一种社会职业，开始确立。
第一个字母S小写的时候，就泛指受雇佣在办公室中从事处理信函、保管档案、安排业务等普通意义上的秘书工作人员


2.我国秘书的社会化职业化发展

我国的私人秘书始于清朝，称幕客
幕客也称"西席、馆师、宾师"等，俗称师爷

由地方长官私人聘请，不拿官方俸禄,

不占政府机构编制，是地方长官的私人秘书


改革开放以前，我国的秘书主要是一种行政职位。

改革开放后，秘书开始由官职走向社会化、职业化。

（三）秘书和秘书实务的涵义

秘书：是指以全面处理信息和事物的方式直接辅助领导者（或雇主）实施管理的人员。

该定义可从3个角度来理解:

秘书服务的根本对象是领导者
秘书活动的基本方式是处理信息和事务
秘书活动的根本性质是辅助性
秘书实务:秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程。

二、 秘书人员的称谓、类别、层次

（一）秘书人员的称谓

社会上对秘书人员的各种称谓
打字员、文秘、内勤、文书、文员、办公室主任

XX主管（培训主管、业务主管）

XX助理（人事助理、执行助理）

初级秘书、高级秘书等等


对这些称谓的分析

对秘书称谓的不规范带来的问题

1.秘书称谓的不统一给界定秘书职务带来了困难，不利于对秘书人员进行科学的管理

2.容易造成秘书角色认知的差异，一个单位中同时存在秘书、文书等称谓，使得非秘书称谓的人员不能以秘书的角色规范来要求自己

3.不利于秘书学科基本术语的准确表达。


（二）秘书的类别

按秘书的从属和服务对象的角度，可分公务秘书和私人秘书两类

以秘书在组织内部的工作分工来分，可以分为：行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘 书、文字秘书、信访秘书、公关秘书

以秘书从事工作的行业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等
（三）秘书的层次

在秘书职位的纵向层次上分为:初级秘书、中级秘书和高级秘书。



该图包含4层含义：

体现了不同级别的秘书从低到高的不同辅助层次

体现了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例

体现了不同层次的秘书在知识、经验和能力上的级差

体现了不同层次的秘书人员在级别和工资待遇上的差别
三、 秘书的职业特征


（一）秘书的职业特征

服务的直接性和稳定性

知识化和专业化

年轻化和女性化
（二）秘书日益成为现代社会急需的软人才

秘书是"软人才"中的代表之一。

秘书的职业通道很长，中国加入WTO，为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。

一、 秘书工作的性质

（一）秘书的根本性质：辅助性

辅助性是秘书部门天生的属性

辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求

辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的
（二）秘书工作的特征

与其他具有辅助性职能的工作相比，秘书工作具有以下的特征：

1.中介性


秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。

2.直接性

秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上

3.全面性

是体现在职能辅助的全面性上

是体现在过程辅助的全面性上

4.服务性

人们把秘书工作比喻为"上管天文地理，下管鸡毛蒜皮"，把秘书工作说成"没大没小，没完没了"。

5.被动性

秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。

秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。
6.潜隐性

秘书工作的潜隐性表现在三个方面：

活动名义的假借性

活动过程的幕后性

劳动成果的潜在性
7.机密性

关于这点，我们将在后面具体阐述。

二、 秘书工作的要求

主要可概括为"四个转变"和"六个要求"

（一）秘书工作的"四个转变"

秘书工作"三服务"（为中央服务；为中央个部门和各省、自治区、直辖市服务；为人民服务）

秘书工作应该发挥"四个作用"（参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用）

实现"四个转变"

四个转变 1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；

2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息；

3.从被动服务转变为主动服务：

4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展，而这也是发达国家秘书工作的特点。


（二）秘书工作的六个强调

强调调查研究工作

强调信息工作

强调信访工作

强调协调工作

强调督察工作

强调党务、政务服务工作


三、 秘书工作的内容

职能和职责的区别

职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题

职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。


（一）秘书的职能

1.辅助决策

（1） 辅助决策的含义

在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

（2） 辅助决策的特征

体现在以下几个方面：
辅助内容的综合性

辅助时间的经常性

辅助环节的全过程性


（3） 辅助决策的原则

超前原则

定位原则

信息原则

谏诤原则


（4） 辅助决策的过程

协助领导确定目标

协助领导设计方案

协助领导评优选优

协助领导实施反馈


2.协调关系

（1） 协调关系的含义

秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

（2） 协调关系的特征

从属性

广泛性

间接性


（3） 协调关系的原则

政策指导

客观公正

平等协商

注重整体

灵活适度


（4） 协调关系的过程

摸清情况

找出症结

恰当协调

督促落实

检查反馈


3.处理信息

（1） 处理信息的含义

信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

（2） 处理信息的原则

及时性原则

保真性原则

适用性原则

预测性原则


（3） 处理信息的内容

历史信息

上级信息

内部信息

公众信息

社会信息


（4） 处理信息的过程

信息的收集

信息的加工

信息的传递

信息的反馈

信息的储存


4.办理事务

（1） 办理事务的含义

事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

（2） 办理事务的特征

综合性

服务性

繁琐性

突击性


（3） 办理事务的原则

被动中求主动

原则中求灵活

繁杂中求规范


（4） 办理事务的程序

自然程序

理论程序

指令程序

法定程序

技术程序

习惯程序


（二）秘书的职责

大致也有以下11个方面：

日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

接待事务（来访接待、安排服务等）

会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

行政事务

信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

写作事务（各种文体的写作）

协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

其他领导临时交办的任务
[案例]：根据上述内容，请思考：

1. 雷秘书是如何辅助领导进行决策的？

2. 秘书辅助决策的原则是什么？

一、国外秘书工作的职业特点和发展趋势

（一）国外秘书工作的职业特点

1.社会化、行业化

2.专业化、知识化

3.自动化、高科技化


既然技术能解决一切问题，能保证秘书的高效率工作，是否意味着未来的秘书工作将不再具有重大意义，秘书也将为机器所取代呢？

4.科学化、制度化


以马里兰州初级大学为例，公共课有：速记、打字、阅读与写作、健康生活原则、办公工作程序、计算机应用、秘书学、体育、会计学。行政秘书的专业课程有：商业数学、企业法、簿记、演讲、社会科学、行政秘书听写和录音、行政秘书准则等。法律秘书的专业课程有：美国政府组织和企业法、法律秘书准则、法律专门术语、法律秘书听写和录音、法院及法律事务程序、联邦及马里兰州法院条例等。医药秘书的专业课程有：生物学、生理学、人体解剖学，心理学、医药学、医药专门术语、

美国 "秘书专业证书"（CPS）考试，行政管理协会（AMS）还举办了CAM考试，英国有"特许秘书和行政人员工会"（ICSA）法国有秘书的职业培训和考试制度，还在国家行政学院通过严格择优培养高级秘书人才。德国专门开办了"欧洲秘书培训班"，并由"欧洲秘书协会"和"国际贸易协会"联合主持考试，合格者成为驻外机构的秘书。日本由全国秘书协会主持CBS的资格考试。

（二）国外秘书工作的发展趋势

1．秘书工作日益向智能型转化。

2．秘书人员的学历日益提高，秘书工作也日趋终身化。

3.对秘书理论的研究日益加强。

二、各国秘书工作的发展简况

（一）美国的秘书工作

1.美国秘书工作概况

2.美国秘书的分类和分级

（二）英国的秘书工作

1.英国秘书工作概况

2.英国国家秘书的分类

（三）德国的秘书工作

1.德国秘书工作概况

2.德国秘书的主要分类和各类秘书的工作概要

（四）法国的秘书工作

1.法国秘书工作概况

2.法国的政府秘书机构及其主要工作

（五）日本的秘书工作

1.日本的秘书与秘书工作概况

2.日本秘书的类别及其工作的主要内容

三、"国际行政管理者协会会"和秘书节


INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS 缩写IAAP，即"国际行政管理者协会会"，是世界上30多个国家和地区的秘书成员交流秘书工作经验的中心和汇集互通信息的阵地。其前身为"国际职业秘书协会"（PROFESSIONAL SECRETARIES INTERNATIONAL），是当今世界有名的跨国性的职业组织。该组织成立于1942年，原名美国全国秘书协会，其总部设于美国密苏里州堪萨斯城。会员4万多人，700家分支机构，除美国的在职秘书外，包括欧、亚、拉美各洲30多个国家和地区，如英国、德国、意大利、瑞士、挪威、比利时、冰岛、澳大利亚、日本、菲律宾、马来西亚、新加坡、印度尼西亚、香港、台湾、巴西、秘鲁、哥伦比亚、玻利维亚、巴拿马以及南非等等。其宗旨是：作为秘书的代言机构，维护秘书的合法利益；通过连续教育，提高秘书人员的素质和水平；介绍最新技术，增强业务技能，提高秘书的职业地位。

"国际行政管理者协会"提供给会员的刊物有：

《秘书》杂志: 为国际秘书领域主要刊物，交流介绍秘书工作方面的新思想、新观念、新动态、新技术
《秘书工作范例》: 为国际职业秘书协会同各分支机构中企业经理代表人物合作创办的一种多方面综合论述刊物，适用于各种办公室环境，反映秘书职责的共同特性
《职业秘书道德准则》: 建立和传播职业行为标准，体现秘书的职业道德观念。


"国际行政管理者协会"每年举办"特许职业秘书考试"，于世界设250个考场同时进行，报考条件很严，高中生要有6年秘书工龄，大学生要有共6年的大学学龄和秘书工龄才能报考。有学士学位的人须完成一年经过证明的工作经验亦能报考。考试科目为：企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。考试连续进行12小时。1980年曾有6000人报考，1000人合格。合格者获"特许职业秘书"资格（简称 CPS）。在美国，所有秘书都期望获此资格，以求个人有所发展。

自1952年起，"国际行政管理者协会"还将每年4月最后一个工作周定为"秘书周"，该周的星期三定为秘书节，并举行相关的庆祝活动。举行这样的庆祝会被认为是为了认同办公室里工作的秘书的贡献，和吸引更多的人从事秘书或行政工作。2000年，"国际行政管理者协会"宣布将秘书周和秘书日改名为行政专员周和行政专员日，与当今不断变化的工作名称和职责增加保持一致。

加拿大总理克雷蒂安的贺词：

我很高兴对参加2002年行政专员周和50周年庆典的各位致以最热烈的祝贺。纪念周为领导者提供了一个认可在加拿大及世界各地行政人员所做出的贡献的很好机会。行政专员工作高效，知识丰富，技能娴熟，掌握了最新的办公技术和具有异常完美的组织协调能力。我希望和领导者及其需要合作工作的人一起，为你们的辛勤工作和杰出贡献致以真诚祝贺。

主书：战国时魏国为国君保各种文字资料的人员。
长史：秦时为丞相属官，如李斯曾任长史，相当于丞相的秘书长。两汉以后成为将军属官，是幕僚之长。
御史大夫：秦朝时负责监察百官，代表帝接受百官奏事，管理国家重要图册、典籍，代朝廷起草诏命文书等。西汉时，御史大夫与丞相、太尉合称三公。丞相缺位时，往往由御史大夫递补。晋以后御史大夫不再负责文书工作。
令史：汉代郎以下负责文书工作的官职。分：兰台令史、尚书令史。
谏议大夫：西汉时称秘书工作人员的谏大夫。东汉时改称谏议大夫。隋、唐时录属于门下省，职责是黄门侍郎：西汉时在宫内内服务的郎官。东汉时黄门侍郎为专职，职责是侍从皇帝，传达诏命。南朝以后黄门侍郎负责掌管机密文件。
左右曹：汉代处理皇帝文书的官职。这种官职不是专职，而是加职。大臣能得到左右曹加官，就能处理皇帝的文书。
译官令九译令：汉代设置的翻译官，负责翻译异国来信之语言。相当于当代的外文秘书。
符宝郎：东汉时掌管天子印玺及符节的官。
御史中丞：汉代御史大夫的下属官员，负责中央馆、图书馆，处理直达君主的一切奏章，监督在外行从事：汉代刺史的佐吏，如别驾、治中、主簿等都为从事。当时各郡国也有从事。
最后……师爷~不是官职~
书佐：汉代主管文书的小吏。像功曹书佐、典郡书佐等，负责起草和缮写文书。
尚书：尚书是主管文书的意思。汉代在宫廷中主管文书的官称为尚书。
二千石曹尚书：汉代郡国守相的官傣为二千石，古习惯上称地方行政长官为二千石。那时尚书是分曹办事，分管郡国守相文书的尚书被称为二千石曹尚书。
三公曹尚书：东汉时以太尉、司徒、司空为三公。那时尚书是分曹办事，分管三公职掌的文书的尚书被乐为三公尚书。
尚书令：尚书的主管为尚书令。隋、唐时逐渐形成以尚书为尚书省长官的制度，这样尚书令就不是主管文书的官，而是中央行政监督各部门的最高首长

---

绥德县13977705663： 秘书学的相关问题!!!？
龙高双黄： 问题一秘书职能是秘书活动的任务、职责、作用和效能的统称.试叙述秘书的基本职能? 1:后勤保障职能(后勤保障职能秘书的传统职能;后勤工作是为了保证领导机关的正常运转) 2:办理文书的职能(办理文书的职能秘书的传统职能) 3...

绥德县13977705663： 秘书工作的作用有哪些 - ？
龙高双黄： 秘书是协助领导处理日常事务工作,掌管文书的人员,他们以辅助领导决策,综合协调各部门或各人员的工作,沟通收集处理信息,办文、办会、办事等为主要职能,是领导者、主事者的参谋和助手.做好日常事务管理(办公室管理、通信管理...

绥德县13977705663： 秘书的相关工作有什么?如题 谢谢了 - ？
龙高双黄： 秘书是传统的职业之一,简单的说,就是负责掌管文档、安排事务并协助或部门负责人处理日常工作的人员.不管是在日常工作中还是接待迎送等礼仪方面,有很多问题都是需要注意的. 日常工作方面 1、有些事要想到领导前边 虽然你要听领...

绥德县13977705663： 论述中国古代秘书的素质要求 - ？
龙高双黄： 作为一种古老的职业,中国古代秘书工作经过数千年的发展和演变,经历了从发轫到初步形成,从逐步发展到走向成熟的过程.随着社会形态和制度的更替,秘书机构也随之演进完善,统治者不断健全各项秘书工作法规与制度,秘书官吏名目繁...

绥德县13977705663： 什么是古代秘书工作 - ？
龙高双黄： 我国古代秘书工作起源甚早.《世本》载:“黄帝之世,始立史官,仓颉、沮诵居其职.”最早的秘书人员称为“史”.而黄帝的这些专职秘书人员已有明确分工,显然在黄帝之前已存在秘书和秘书工作.

绥德县13977705663： 文秘的具体工作是什么?？
龙高双黄： 秘书人员的职业定义是:从事办公室程序性工作,协助领导处理政务以及日常事物,并为决策以及实施提高服务的人员.秘书人员具体有以下8大项工作. 一、 商务沟通 (一)接待工作 1. 全方面的收集类别资料,为来宾接待工资做好准备. 2. ...

绥德县13977705663： 秘书的来源 - ？
龙高双黄： 古代掌管典籍或起草文书的官是秘书,现代秘书与之还是有些渊源的.汉代设有秘书监、秘书郎,三国魏有秘书令、秘书丞,由此可见,早就有“秘书”之名.但那时的秘书不是官名,一定要在秘书后缀上“令、监、丞、郎”等字,才能算是完...

绥德县13977705663： ＂秘书＂这个词是怎么来的?有知道的吗? - ？
龙高双黄： 从秘书职位的角度来看 ＂秘书＂概念的发展变化. 秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程. (一)秘书官职化时代 1.中国秘书官职化时代 在我国,＂秘书＂一词最早出现于汉代.最初的含义是指物而非指人. 即带有神秘色彩的图书....

绥德县13977705663： 名词解释:“信息资料” 这是秘书基础中的 谢谢各位了! - ？
龙高双黄： 秘书:是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员.他们以辅助决策,综合协调,沟通信息,办文、办会、办事等为主要职能,是领导者、主事者的参谋和助手. 主要职责:1. 接听、转接电话;接待来访人员.2. 负责办公室...