如何开会更高效

如何开会更高效？~

在体验了一个月 MAXHUB V5 科技款会议平板后，我发现开会原来也可以很轻松

我想很多小伙伴都跟我一样，并不喜欢开会。以前甚至待过一家公司，动不动就开会，但是开会的内容都是一些鸡毛蒜皮的事，感觉特别没意思又浪费时间。
所以在自己创业的时候，我也一直秉持让自己的会议是正确、有效的会议。能用一句话讲完解释清楚的内容绝对不用五句话。
开会的核心目的就是为了在短时间内把一件事传递清楚，让下属知道怎么做以及知道如何反馈，而不是聊家常占用大家过多的时间，所以跟大家分享有效开会的几大步骤：
有效地开会一般分为三步：
会前：清楚把开会的目的和内容整理好。
四问自己：要说什么？说给谁？为什么说？用什么形式？
用一句话概括出这场会议的核心内容。
比如：“今天下午2点要给宣传部门的小伙伴们用视频会议的形式商议下一期的项目如何进行宣传，才能为公司保证最大化的转化。”

像我之前待过的一家公司，明明开会的目的是商量【如何进行暑假招生】，但是在会议上七扯八扯，一会聊家常一会聊教学，所以那场会议不仅没有达到最佳效果，还浪费了大家的时间，又得再找时间继续商量，一整个大无语！！
所以开会前，确认目标，然后围绕目标进行讨论。

2.会中：有效的聊天。
积极让部门成员参与讨论，从而让开会的效果得到更大的提升，为项目的开展做好铺垫。
这里说的“有效”是指，大家要根据会议的目标目的来进行讨论，提出良好的意见跟想法，这也叫作“大脑风暴”。但是作为管理者，一定要注意这个过程中大家的情绪起伏，因为在头脑风暴的过程中，大家都容易有些自己的情绪，所以这时候，管理者要随时注意大家、也要随时喊停，以免造成大家意见上的不合。
比如说，可以在进行了半小时的讨论之后，让大家休息一下，放松下大脑，这个时间，也正好让大家有更多的思考。也能避免很多问题。

3.会后：提炼核心内容、总结问题并且反馈给参与部门。
商量项目确定之后，可千万不能直接拿录音笔或者逐字稿给到相关部门，这样只会增大对方的工作量，我们都不喜欢看密密麻麻的文字，如果能整理出来大致的大纲内容，对于对方来说，内容简单明了，也减少了工作的失误率。
反馈内容包括：明确每个人接下来该做什么行动，在什么时间内完成，要达到什么效果。

一、是会议，必有准备

永远不开没有准备的会议，会议的成本是时间，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以，会议由事先检查制度，没有准备好的会议必须取消。在会议前，必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。

二、是会议，必有主题

开会必须要有明确的会议目的，在会议准备的PPT前3页，必须显示会议主题。 没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。

三、是会议，必有纪律

开会设一名纪律检查官（一般由主持人担任）议前先宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于会议上不安流程进行要提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。

四、是会议，会前必有议程

要在会议之前明确清楚的会议议程，会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。

五、是会议，必有结果

开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会议议程中来，会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间尽量控制在1.5-2H以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒，现在还有60分钟，还有30分钟，还有10分钟。会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。

六、是开会，必有训练

培养员工，让员工减少犯错，提示技能，本质是提高了时间价值。很多企业有专门针对如何开会的培训，对每个层级的员工都有足够的“会议训练”，而许多企业缺乏这样的培训：如何开会，如何主持，如何记录，如何追踪，如何对待分歧，如何会场汇报等的。这些必要的训练，会让公司的会议变得高效。

 

开会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就会影响开会的效果，适当注意一些艺术和技巧，就会化险为夷，例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评，在会中要做到就事论事，对事不对人，争论时也要尊重别人，不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。有时候要采取民主集中模式，开放心胸，容纳意见，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人，如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。

七、是开会，必须守时

要在会议之前明确清楚的会议议程，会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。

 

八、是开会，必有记录

一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成，这点特别重要，企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病，由于会议没有形成决议，导致会议的作用没有体现出来，更会让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不想主持开会或者参与开会。

九、是散会，必有事后追踪
记住“散会不追踪，开会一场空”。加强核对检查：要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、核对检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯，企业的高层也缺乏这样的要求。

如何实现会议的快速高效是很多领导人头疼的事情。
在进入正题之前，首先我们要明确的两件事，一是我们为什么要开会，二是在会议里面不同的人所扮演的角色。
其实很多时候会议效率低下，主要原因是我们不知道究竟为什么要开会。在办公室坐着坐着突然就被叫去开会了，然后听的稀里糊涂开始犯困，最后布置了一个觉得很头疼的任务就出了会议室了。如果我们能明确到底为什么要开会，效率可言至少提高一半。说到底，开会一般是为了去解决一个团队共同的问题的。它不应该提倡各位与会人员即时对某个问题提出看法，应该是最开始的时候就已经针对脑子里成成形的想法各抒己见，按照问题的核心找出最佳解决办法。头脑风暴式的会议不应该算作正式的会议，因为它的着眼点是要激发大家的思维，围绕问题创造出新的可能方案，却并不一定要求当场就得出问题的解决办法。布置任务式的会议是最让人难受的，因为我们都在被动地去接受，而没有办法去表达自己。因而我建议布置任务这样的东西，以邮件的形式传达清楚，包括责任人、责任范围、截止时间、任务需要达到的效果等。所以，一句话，我们为了解决阻碍共同利益的问题而开会。
在会议里面的角色，大家应该体会很深。一般有人在主讲，有人一直处于被动听意见的状态。其实我们可以分为会议的引导者以及参与者。会议的引导者大致相当于主持人的作用，他负责贯穿会议的主线保证讨论不跑题，并且时刻调度会议气氛;参与者主要是负责发表及倾听意见的。如果你是会议的召集者，一般就要作为会议的引导者。
接下来要解决的问题是：当我们要开会的时候，我们应该干什么?
事情都有从准备到进行到收尾的过程，会议也一样。
准备工作：会议的召集者最好提前通知各位与会者会议即将讨论的内容，以及讨论需要达到的效果。比如“我们今天晚上要吃什么?我们的要求是必须荤素搭配，还要有汤”。会议的参与者提前阅读邮件或者其他通知，在脑中对问题进行解析，将自己的思路形成草稿或者简单记录下来，到开会的时候发表自己的意见。
我个人认为，在进入会议室之前非常重要的一个环节就是清空自己的大脑。不管是引导者还是参与者，都需要把自己开会时间之前脑子里的想法和情感放空，让自己全身心地投入到会议之中。只有在这种最自然的状态下，创意才能自然而来，我们才能专注于解决问题并且提出新的见解。不要去想之前有什么烦心事，到了该做什么事的时间就做什么事，这样效率才最高。
如何开会：在会议最开始的时候，引导者最好按照之间发给参与者的邮件重申一下会议需要解决的问题和达到的目的，然后逐项引导大家共同商定问题的解决办法。不要试图让大家从零开始去讨论什么然后得出结论，这是不管花多少时间都没法做成的事情，但是我们可以试图对问题的解决思路达成一致意见，这才是团队以后执行工作的关键。除了引导会议内容，也要注意引导会议气氛。当气氛很沉闷的时候，可以通过小的技巧去打破这种局面，这种技巧在网上很多，我不赘述了。但是当气氛过于活跃，以至于会议开始逐渐跑题，引导者一定要把方向给拽回来，不然耗费的时间就大了去了。
开会过程中，引导者和参与者都要学会的是沟通的本领，包括认真倾听、保证自己正确理解他人的观点以及不着急去反驳别人。开会的时候很容易出现的状况就是大家争的不可开交，但其实如果我们真的理解了对方的意思，到最后往往会发现彼此说的东西并不矛盾，只是我们的表述非常的不一样而已。所以在会议中，请务必保证自己在批评或者反驳他人意见之前，自己是正确理解了别人的意思的。引导者要比其他人更注重对会议的记录以及即时的梳理，在希望得出最后的解决办法的时候，最好按照问题的逻辑顺序重申一下已经发表过的观点，保证是没有错误理解的。最后大家统一意见，回去着手布置相关工作和实施。
开会以后：引导者还是非常需要将会议的内容按主次整理好，再次发给与会者邮件。邮件的意义首先是校对会议中的信息是否被正确理解，再次就是确保每个人都知道问题的核心和解决思路是什么。引导者也可以通过与会者对邮件的反馈采集会议的相关信息，以便今后效率提的更高。
这些是我从书里获取知识后的自己实战得到的经验。我们将会议压缩到了20分钟以内，原先是一个半小时。每个人都带着自己的想法来开会，开会的过程中保持倾听和理解，开会结束后任务相关联的人再在一起讨论和细化。效果非常好，大家的态度很积极，讨论也很热烈。每个来开会的人都知道我们可以高效地完成一件事，所以没有人不怀着热情和解决问题的信心地参与到里面。

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