如何做一名出色的主管主管管理团队的技能主管沟通等培
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1、 提前上班:赢得上司赏识的第五个方法就是提前上班,别以为没有人注意你的出勤情况,上司可是睁大眼睛在瞧着呢,我们同事之间的竞争就是时间管理的竞争(我在第二讲已经讲过),每天提前一点到达,可以对一天的工作做个规划,当别人还在考虑当天该做什么时,你已经走在别人前面了,还记得我在第二讲中说的什么是按时上下班?就是提前10分钟晚走10分钟。
2、 善于学习:要想成为一个成功的人,树立终生学习的观点是必要的,既要学习专业知识,也要
不断拓展自己的知识面,往往一些看似无关的知识会对你的工作起了很大作用。对学习两个字究竟怎样理解,有相当一部分人,包括我本人在内过去对学习也理解有误的,学习两字包含两层意思:学就是接受知识,是接受型的;习就是要在接受知识的基础上,改变我们的行为。而改变行为首先又在于心灵的转变,因为真正的学习,要把学与习联系起来,这里面有三层的意义:一、是吸收新知识,新技术。二、改变我们的行为;三、要把学习与心灵的转变联系起来。事实上,你我心底都深深地渴望这种真正的学习,看过很多企业从成功走向失败后,我认为其失败的最大原因是过长时间保持了原来得以成功的手段,环境变了,企业没有跟着变,还抱着过去的想法、模式及思路,结果导致失败,就是说,个人也好,企业也好,必须要有学习的能力,如果没有,个人和企业都会失败的。现在我们所处的时代和生存的环境,已经完全变了,要想获得生存和发展,必须适应这个环境,这个时代因此,无论是个人还是企业,都要具有很强的学习能力,终身的学习绝不是口号,现在是知识爆炸的时代,若不抱定终身学习的态度,他日就可能被下属迎头赶上,或被同事远远抛落,因此,身为主管,务必培养自己的专长,不断精益求精,才能是自己立于不败之地。
3、 反应要快:上司比你的时间宝贵,他的鸡蛋比你的要大要多要值钱,他可能是金蛋,你的是银蛋,
所以不管他临时指派你什么样的任务给你,都比你手头的工作重要,接到任务以后要反应敏捷,准确
及时地完成,给上司的印象是金钱买不到的。处于这个时代的企业人,最重要的条件就是如何尽快地付诸行动,如何迅速做出决定,如果不能努力储备实力跟上时代快速的脚步,总有一天会被工作和时代淘汰的。
4、 工作要一心一意:每个上司都喜欢自己的员工工作是一心一意,不喜欢那些成天想着到外面
去找更好机会的员工,在跳槽成风的今天,这一点显得尤为重要,只有让上司觉得你是想在这里认认真真地工作,希望能为公司贡献自己的力量,才能赢得上司的好感。有人为了多赚钱,在外兼职,这是一种工作不专心的表现,虽然可能并没有荒废自己的工作,但对于上司来说,这本身就是对公司不忠诚的表现。被上司发现后,必然没有好结果,即使不被辞退,以后的发展和晋升肯定不会再被考虑了。还有的人喜欢在上班时处理私人事务,甚至有些人,在上班的时间利用公司的电话和朋友聊天,这些行为更有悖于最基本的职业道德,被上司发现后会被认为对公司不够尊重,不把工作当回事,只是在混日子。
5、 较强的左右协调能力:作为一个主管,负责的是整个公司,多个部门中的一个,要顺利开
展工作,必须也必然要其他部门合作,得到其他部门的支持和帮助,当然,自己的部门也是要支持帮助其他部门,这是协调能力的重要表现,此外,作为主管,还要善于协调下属的工作,下属工作时考虑的是自己的本职工作。这时主管一定要从整个部门及至公司的全局出发,统筹考虑,进行工作分配和工作进度的协调,还要实施执行过程中的督促与检查。发现问题及时协调处理。同时主管还要负责员工之间人际关系的协调,如果自己部门内出现内讧,工作肯定无法开展,消除误会,化解矛盾,也是主管的一大工作职责。赢得上司的最后一个方法是:
6、
具备“三心”:责任心、进取心、事业心。这也是联想集团老总柳传志对员
工的要求,对员工来说,要有责任心,这是对所有员工最起码的要求,没有责任心,我们的员工将无法与公司融为一体,无法从公司的利益出发考虑问题,去做他的工作,此外,员工还要有进取心,有进取心的人,才会把精力放在工作上面,而不会把精力放在那些鸡毛蒜皮的小事上,因小失大,拿破仑不是说过吗:“不想当将军的士兵绝不是好士兵。”就是这个意思。
五、 如何推销你的建议给上司
我们在推销建议的时候,要注意,要在适当的情境,适当的时机,用上司可以接受的方法来推销你的建议,要事先准备好,阐明目的及方法,要站在上司的立场上来思考问题,分忧解难,而不只是提出问题,要加上解决的行动方案,并且一定是站在公司及部门整体利益上推销你的建议,具体可以分为五步:
第一步:就是研究、检讨过去成功的案例,要把上司的目标编入你的计划建议中,保证目标的一致性; 第二步:就是做计划,通盘考虑,使部门的目标和上司的目标相连接,加入有效性的测量,注意成本与利益;
第三步:就是准备,将所有资料读两遍,采用图表安排简报的时机;
第四步:进行书写简报,先报告利益,在报告细节;要冷静,热忱,如不能回答上司的疑问,应该再设法在24小时内找到答案;
第五步:跟催:就是永远保持感恩的心,看看上司接下来的行动是什么,建议被采纳了,应该谢谢上司的栽培,使我的能力得以发挥;没有采纳也要谢谢上司,因为我们知道了,自己的想法不妥之处,让我们能力得到了提升和进步。一个人要成功的话,必须永远保持感恩的心,我觉得这样的一种心态是很重要的,但是有些人学了一些方法后,他就以为他是世界上最棒的,他就开始批评他的老师,批评他的上司,开始批评这,批评那,后来什么都是自己最好,我觉得这都不是很理性的行为,不知道这些人想过没有,他自己的能力是怎么来的,一个成功的人,必须是一个感恩的人,一个心存感恩时的人,他也必定是一个成功的人。
六、 如何及时向上司反馈反面意见
首先你要认同这项工作,委婉表达看法,保留上司的面子;
其次,要访谈他人意见作为参考,意见对立时,要寻找支持的案例及客观参考信息,自我检讨意见的有效性,寻求其他方案,必要时退让自己的看法,光荣地失败,还要在案例中学习作为下次教材,如果你向上司提意见的话,限用一分钟发表时间比较合适,上司一般来说都对厂的意见感到不耐烦,如果你能在一分钟内说完你的意见,他就会觉得很愉快,而且觉得很有理,也比较容易接受,反之,倘若他不赞成你的意见,你也不会浪费他太多的时间,他会为此感谢你,如果想再具体界定一下的话,那么最好将你的语速保持在每分钟200个字的左右的标准。比这个标准慢就显得过于缓慢,最后一定要重新说明你的承诺,这一点是特别重要的,如果你提完反面意见,就默不作声地走开了,上司肯定想:这小子会不会按我说的办呢?他肯定不放心了,所以,你要重新说明你的承诺,比如我们可以这样说:根据你刚才的指示,我会怎么、怎么做。如果上司觉得不是,他会再更正的,千万不要以为我们提了反对意见,上司就对我们失去信心了。我们应该是积极主动地回应上司,如果你在跟同事,下属沟通完之后,你的同事下属走开了,你应该叫住他,问他根据刚才沟通后他打算怎么做,有些下属是怕上司的,有些时候,
不懂装懂,下属只有理解了,才能做好,下属的工作就是我们的工作,如果下属不主动,那你是上司,你就要主动。
七、 有效批评下属的5个方法
批评要讲究策略,假如某人的工作,不能令人满意,你绝对不可绕开这个问题,必须要表达自己的看法,不过,在提出批评时,一定要讲究策略,否则就有可能出现适得其反的结果,这里应该注意的是: 1、绝对不当众批评人,不要在第三者面前公开责备他;
2、要记住批评的目的只是指出错在哪里,具体告诉员工什么地方错了,而不是要指出犯错的是谁,批评要对事不对人;
3、让他们清楚滴知道你对这项过错的感受,批评时情绪不可冲动,要创造出一种易于交换意见的气氛,明确同自己下属保持亲密关系是正常的,因此对员工既要关心又要严格,既要十分亲热又不能损害自己监督的作用;
4、无论批评什么事情都必须找点值得表扬的事留着批评前和批评后说; 5、成功运用每一个下属的长处,有句名言:“没有平庸的人,只有平庸的管理。”每个人总是有长处的,高明的主管要善于从每个普通的员工身上,发现有价值的东西,并加以引导和开发。一位香港企业家认为经营管理人员有三个层次:第一个层次是商人,只做生意;第二个层次是企业家,拥有一份实业;第三个层次是组织者,是运筹帷幄的人。而组织者最主要的才干是善于把每个人安排到适当岗位上去,主管的任务在于适用每个人的长处,把每个人的长处作为共同绩效的建筑材料来建成组织的大厦,试想一下,哪个单位的绩效不是各个成员发挥各自的长处共同做出来的。因此,主管在用人的时候,要首先把着眼点放在人的长处上,弄清这个人有什么长处,如何用他的长处。唐太宗李世民曾经说过:“我成功的原因只有一条最重要,那就是我认为一个人做事,不能样样都会,我用人总是用他的长处,避免用他的短处。”然而许多主管却首先盯住人的短处,这个不能让他做,那个不能让他做,思来想去,最后这个人什么也不能做,成了废人,一个主管如果不能发掘人的长处,并设法使长处发挥作用,那么他就只能受人的短处影响,被短处的阴影所笼罩,用人的短处,那就误人前程,甚至可以说是:“虐待”人,至于短处,那是人人都有的,主管管理者当然也要看到人的短处,但要设法帮助克服,设法不让短处对集体和他人发生影响,避免损害组织的绩效,要注意的是,必须在发挥长处的前提下来克服短处,不能本末倒置,事实证明,人的长处得到了发挥,他也就乐于接受批评,克服短处。
八、被上司骂时应做到不反抗辩驳
任何人有可能被上司骂,但被上司骂时,应做到不要反抗辩驳,虽然被骂是不舒服的,但也不能反抗即使是上司骂得没道理,但还得坦诚接纳他,这时该怎么办呢,我觉得左耳进,右耳出就行了。记住,当场不要有任何辩驳,骂人时也就是上司亮出家法的时候:“不,错的是你,我没有错。”如果这样,你直接顶撞回去,只会因此引爆一场战争而已,即使错在上司,只要引起争执,权力大的最后总是赢家,上司也有上司的尊严,扛出家法哪有那么容易收回去的。所以当场对决,绝对是挨骂时最差劲的应对方式,那该怎么办才对呢,无论如何一定要道歉,被骂者要对上司说:“抱歉,对不起。”道歉要发自内心,不要以当时的心情来道歉,以平常的心来道歉,也许第二天或者两三天过后,找适当的时机再委婉地告诉他,这是比较好的方式,这时上司也已经冷静下来,他如果已经察觉到自己的错误,应该会听你的说明,也能听进去,自己有错时一定要懂得反省,有时甚至还应该再度表示歉意,如果自己没有错,也要先将事情冷却下来,再去说明,这种事后的处理方式,绝对可以让挨骂转化为正面的帮助,挨骂时最重要的是下属要赶快摆脱当时的情绪,如果不能摆脱骂人,挨骂的情绪,必定无心着手进行下一个新的工作,骂人以后,上司会担心下属是否真的了解自己的用心,而下属也会不满地认为,真有那么严重吗,结果使双方失去了彼此的信赖,所以为了摆脱这种气氛,最好由下属来做个正式的道歉,毕竟我们是身体,是手和脚,上司是头嘛,头是需要面子的,能够敞开胸怀的下属是绝对不会吃亏的。
九、 如何接受上司的命令:我们先 看“命”这个字是由“口”和“令”
组合而成,亦即用口传达给对方的是一件非常重要的事。如何接受上司的命令呢?有以下步骤:一、上司呼叫你的名字时应注意,上司呼叫时要用有朝气的声音立即回答,不要默不作声地走向上司,更不要使用:“干什么,什么事。”这是同级之间的用语,一定要带上记事本,以便随时记下上司的指示。步骤二:记录上司交代的事项的重点。我个人认为,作为一名主管,必须的一个工具就是记事本,不拘大小,随身携带,你如果没有记事本,我觉得不是一个好的主管,因为你的记忆力不可能这么好,记事本具有核对功能、备忘和检查工作,避免日后“有交代吗?”“没听到啊。”等的纷争,边做笔记边回答“是、好的、知道了。”步骤三:如何正确理解命令,不清楚就问清楚,但切忌使用反问句。尽量具体地向上司确认,让上司把话说完,然后再提意见和疑问,使用6W3H来理解,那什么是6W3H呢? 6W:What(什么事) When(什么时候) Where(在哪里) Whom(对象是谁) Why(什么目的) Which(哪些选择) 3H:How(怎么办) Hom many(多少数量) Hom much(费用如何)
我希望所有的同事在你的工作日志本上的第一页就写上这6W3H。每次你自己发布命令或者听老总发布命令的时候,一定参照6W3H来做。如果我们使用6W3H,你说是不是我们的上下级之间,就少了很多障碍,如果有这些要素,自己也知道怎么做了吧,如何进行你的工作,那就是我们讲过的PDCA循环啊:计划、执行、检查、处理、改进、再执行。
十、 如何向上司汇报工作?
最后我们再来看看如何向上司汇报工作,
第一:要精简,有效使用上司的高峰时间;
第二:有针对性,这一点要特别强调,写报告不要在一个报告里面搞两个三个内容,你叫上司怎么批呢,上司是没法批的,要有针对性,讲一件事,就讲一件事情,很多的时候,你搞的有些事情上司同意,有些上司不同意做,你说你叫他怎么批呢,所以一个报告就写一件事情;
第三:从上司的角度来看问题; 第四:尊重上司的评价,不要争论;
第五:补充事实,如果上司不清楚,再找机会补充事实,报告对象是直接上司,注意切忌越级汇报,除非直接上司指示。对上司要尊重,有礼貌,进入上司办公室要事先联络和敲门示意,不可随意闯入,待确认后,再汇报,对上司汇报工作时,还要遵行事项前置的原则:即先告诉上司你要讲几件事,需要多长时间,然后再汇报。我举个例子:你应该这么说:“张经理,我想找你汇报两件事,大概需要10分钟,请问现在可以吗?”如果你这么做,我想没有上司不喜欢您的。 那书面报告怎么写呢?
第六:书面报告遵循30-2-8原则。什么是30-2-8原则呢?就是第一个“30”代表30秒,是指
“一见钟情”的标题,引起上司的兴趣。第二个“2”代表“两分钟”,是指引人入胜的摘要,告诉大概的主要事项。第三个“8”代表8分钟,是指爱不释手的正文,换句话 说,我们的上司看报告是时候,只能3个A4纸,他那样就会看得比较仔细,越过了他根本就没有心思往下看,所以要精练,简单,先明确标题,主题及结论,切勿画蛇添足,尽可能表格化。
最后,我对今天讲的进行一下总结:如何处理好上下级关系是管理的核心问题之一,下属作为被领导者,要维护好上司的威信,遵守组织原则,服从分配,积极工作,要体谅上司的难处,设身处地为上司分忧,满腔热情地帮助上司,补台不拆台,上司工作出现差错是时候,要提出善意的批评和建议,与上司发生矛盾分歧时,要宽容大度和气坦诚地向上司讲明白自己的观点和态度,不要针锋相对,大吵大闹激化矛盾,要处理好上下级关系,就必须特别重视争取“最大合力”和“助力”,一旦你真正处理好了与上司的关系,你就会觉得你们更像是伙伴,而不是上下级,作为伙伴,上司会托付给你更多的责任,使你事业有进步,工作更满意。谢谢!
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