秘书应该具备的职责

初级秘书的主要职责有哪些~

合格的秘书，必须清楚知道身为秘书应具备的基本职责。按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务秘书、生活秘书。
初级秘书的基本职能：
　　一、做好办公室日常行政事务及文秘工作。
　　二、负责各种文件的起草、装订及传递工作;及时处理上级文件的签收、传递、催办;
　　做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。
　　三、做好各种会议的记录及会务工作。
　　四、办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。
　　五、做好单位印章管理，按规定开具介绍信。
　　六、做好来访接待工作。
　　七、做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件;做好信息收集及报送工作。
　　八、负责本单位办公用品的采购和供应工作。
　　九、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理。

1,秘书的职责

日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

接待事务（来访接待、安排服务等）

会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

行政事务

信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

写作事务（各种文体的写作）

协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

其他领导临时交办的任务

2,总经理助理的工作内容：

协助总经理制定战略计划、年度经营计划及各阶段工作目标分解；

起草公司各阶段工作总结和其他正式文件；

协助总经理对公司运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系，尤其是业务部门间的日常
工作关系以及事务处理，必要时可单独召集业务沟通会议或工作会议；

配合总经理处理外部公共关系（政府、重要客户等）；

跟踪公司经营目标达成情况，提供分析意见及改进建议；

在公司经营计划、销售策略、资本运作等方面向总经理提供相关解决方案；

撰写和跟进落实公司总经理会议、专题研讨会议等公司会议纪要；

协助总经理进行公司企业文化、企业战略发展的规划，配合管理办开展企业文化工作；

完成其他临时交办的任务。

秘书要具备哪些基本素质（1）
a.认真
在企业，每一个人都要“认真”工作，这是理所当然，做到“认真”二字也是很普通的要求，但是，从另一个意义上来说也是很困难的。特别是对于年轻人来说，谁没有个小爱好，想自在一点呢？与朋友在电话里聊天是一件很惬意的事，但无论哪家企业都不会允许有这种享受及类似的行为。作为秘书，不仅要遵守公司的规章制度，而且还要比一般员工做得更好，因为你在领导身边工作，他们对你的要求自然更严，标准更高；他们不可能容忍你工作毛手毛脚、大大咧咧和拖拖拉拉。

现在有许多女孩子选择秘书作为职业，仅仅是受了一些电视和小说的影响，以为做秘书轻松和浪漫，既不像营业部的销售人员那样有销售指标定额的压力，也不像研发部的科研人员那样必须按时完成相关项目，工作业绩指标弹性很大。所以，一些秘书在上班的时候出现注意力不集中的现象是难免的，如打电话时嘴里嚼着口香糖，手里玩着铅笔；做事马马虎虎、粗枝大叶、缺乏主动性和责任感，等等。

b.诚实

所谓诚实，就是说老实话，办老实事，做老实人。当然，作为白领都需要诚实，但为什么对于秘书这一点需要特别强调呢？

比如，你把客人说的“下午14点来拜访”听成“下午4点来拜访”，工作中出现了差错，就应该实事求是地向上司认错，不是掩盖事实，或者往他人身上推以逃避自己的责任；另外，有些人为了自己或自己朋友的私利，故意隐瞒事实的真相，不如实及时地向上司汇报，从而给上司的决策造成失误。所以，对于秘书来说，诚实是最重要的素质。

给上司当秘书必须聪明，否则他不会真正地信任你。但是，秘书必须明白，虽然每个上司都有他犯糊涂的时候，但上司很少有弱智的，跟他玩聪明耍心眼，最终结果往往是搬起石头砸自己的脚。所以，对于秘书来说，如果少些小聪明，可能是一样好事。

c.保守秘密

前面已经说过，作为秘书你必须让上司放心，所以，保守秘密是秘书起码的职业素质要求。

为了严守机密，秘书应有非常丰富的知识和经验，具有高度的职业敏感，在头脑中有一把尺子，随时衡量各种信息在信息方面的价值以及与各方面的利害关系。那么，有哪些东西属于应当保密的范围？如企业领导人的人事变动、机构调整、新产品开发等内容。由于它们关系到企业的生存与发展，所以它们的信息价值很容易判断。但是，有很多东西就不那么容易辨识。比如，上司在访问某用户时，就双方的合作提出了新的方式，对这种新的方式要不要保密呢？秘书认为这种方式在书刊杂志上作过大量的介绍，没有什么保密的价值，因此，秘书在接待另一家老客户时，无意之中把这件事说了出来。因为现在所处的这个社会是一个竞争的社会，可能说者无意，听者有心，于是他提前采取了行动，占据了市场的主动，结果给自己带来了无穷的后患。类似的情况很多。由于对象和时间的不同，同一条信息的信息价值也大不相同。秘书一定要把握这种信息价值的微妙之处，既不粗枝大叶、无所顾忌，也不风声鹤唳，草木皆兵。

比如，当客人起身告辞时，随便问了一句：“请问你们经理住在什么地方？”对于这个问题，你该怎样回答？“对不起，事关机密，无可奉告。”如果你这样回答，从保密的角度来看，的确无可非议。但是，因为像这种级别的信息可以说是公开的秘密，对方可从许多渠能知道，所以，你这种保密，除了能得到一个“神经质”的绰号外，就没有什么实际意义了。

忠诚对于秘书来说，实质就是她的职业生命。如果一个秘书对她服务的上司或公司没有忠诚感，就不能算是一个真正的职业秘书。特别是对于那些快速成长的高科技公司，或者以服务业为主的公司来说，秘书忠诚度更为重要。因为这种新兴的公司，它们在市场中的核心竞争力，可能就是一项专利，或者是一个技术诀窍，或者是一个创意，有时甚至只是一条商业机密，就像当年的可口可乐公司一样，就只有一个配方。如果秘书为钱，或者为了泄私愤，完全有可能利用职务之便，出卖公司的这种无形资产，而且可以做得人不知、鬼不觉，甚至把老板卖了，老板还会夸她精明。

大致也有以下11个方面：
　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
　　接待事务（来访接待、安排服务等）
　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
　　行政事务
　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
　　写作事务（各种文体的写作）
　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
　　其他领导临时交办的任务

办公室秘书需要具备的七种素养，看看你具备几种？

最简单的：秘书秘书，百密不能有一疏

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