思维导图与时间管理
时间管理“三步骤”
掌握时间管理的理念,是有效使用思维导图进行管理时间的基础。
时间虽然看不见,摸不着,但它是具体真实的存在。所以我们需要了解,如何把握并运用“时间”这个东西。
完整罗列
排列目标时间段的所有事务的过程,我们可以用思维导图进行“自由发散联想”:拿出一张白纸横放,先简单的绘制中心图(中心图可以用“大圆圈+时间关键词”表示),然后围绕中心发散出你认为需要完成的任务。
重要性排序
这是时间管理的核心所在。
时间管理能力的优劣,主要是在这个环节见分晓。
1.时间管理四象限
如果代办事情属于第一类“既重要又紧急”那么它基本是我们开始做的第一件事情。因为“一年之计在于春,一之计在于晨”,最好的精力要用在最重要的事情上。
如果事情属于第二类“重要但不紧急”,这类事情很可能是需要用“细水长流”的方式去完成。比如“健身”“学英语”“心灵成长”等。
我们可以把这类事情作为每天固定的日程安排,这样,它们就变成生活理念和生活习惯的一部分。
如果事情是第三类“”紧急但不重要”的,那么我们最好让别人代替我们去做,或者只用当天零碎的休息时间去完成它们。而绝对不能将这类事情作为今天要做的第一件事情。
最后,如果我们发现想要做的事情属于第四种类型“既不重要也不紧急”,那么我们就可以直接从当天的行动计划中划掉。
2.二八定律
这个原理又叫“帕累托定律”或“最省力法则”。它体现了生活中的不平衡现象,也反映出投入和产出之间的比例关系。具体来说,研究者通过统计发现:
20%的时间带来生活中80%的价值;
公司20%的员工创造80%的效益;
20%的人明天的事情今天做分之80的人今天的事情明天做……
由此可见,做最重要的事,见最重要的人。执行时关注核心环节,用人时关注核心人才。人们追求“帕累托最优”过程就是一个决策的过程——将有限的资源进行最优配置,实现最大价值。
有了以上基本原则,相信我们对于如何将各种事情进行编号和排序,就有了一些思路和标准。
然后,每次完成排序之后,先完成排序前三的事情。多数时间管理专家都认同,如果当天我们做完了最重要的前三件事,那么当天已经完成80%的任务了。
制定计划
在这里,我们重点来聊聊计划的时间期限——死亡期限的重要性。
时间期限是指,帮我们制定行动计划的时候,每项任务具体的细节流程都需要附上对应的“完成时间”这也像是一个自己与自己签订的协议。
“如果没有时间限制,就不存在时间管理了。”设定时间期限的关键在于:坦诚面对自己——不要虚报时间,尽可能客观计算时间成本,给自己充分而合理的行动时间。
如果自己欺骗自己,当下我们做计划的时候,可能很开心,但结果会后患无穷。
第一,我们可能逐步因此而厌恶与自己协商时间计划,因为每次沟通都是一场自我欺骗。
第二,我们也可能会在自责中失去实现目标的动力,因为过于理想化的时间预期让我们失去自信和行动耐心。
当然,随着我们不断总结和回看自己以前的时间目标,并不断认识自己的行为特点,时间设定的准确性就会不断提升。
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